Suprastruktur Otomasi Kearsipan.

Presentasi berjudul: "Suprastruktur Otomasi Kearsipan."— Transcript presentasi:

1 Suprastruktur Otomasi Kearsipan

2 Tujuan Permbelajaran Mahasiswa dapat:
Menjelaskan peran pemimpin dalam membangun otomasi kearsipan; Menjelaskan peran sumber daya manasia dalam otomasi kearsipan Menjelaskan pentingnya peraturan dalam mendukung otomasi kearsipan Menyususn fondasi yang kuat dalam membangun otomasi kearsipan baik dalam perencanaan maupun sumber daya manusia.

3 Kepemimpinan DEFINISI KEPEMIMPINAN
kepemimpinan didefinisikan sebagai seni atau proses mempengaruhi kegiatan manusia yang berkaitan dengan tugas mereka, supaya mereka rela bekerja dan berusaha ke arah pencapaian tujuan organisasi.

4 Tiga faktor penting dalam kepemimpinan:
Kepemimpinan mesti melibatkan orang lain atau pihak lain seperti bawahan yang dipertanggungjawabkan atau para pengikut Pemimpin mempunyai otoritas untuk memberi arahan dari kegiatan – kegiatan pegawai, jika pegawai - pegawainya tidak bisa melaksanakan tugas dari pemimpin mereka Selain berkuasa untuk memberi arahan tentang apa yang perlu dilakukan, pemimpin bisa juga mempengaruhi melalui arahan yang dilaksanakan oleh pekerja – pekerjanya

5 KELAKUAN DAN GAYA KEPEMIMPINAN
Pemimpin yang otokratik: dogmatik dan positif, memerlukan stafnya untuk menurut perintah, memimpin dengan kemampuannya Pemimpin yang demokratik: menggalakkan pelibatan dan penyertaan staf dalam tindakan dan pembuatan keputusanya kepemimpinan yang ketiga bercorak laissez-faire: sedikit sekali menggunakan kuasanya, memberi staf penuh kebebasan untuk mengendalikan kerja mereka, berperan sebagai pemberi panduan kepada terlaksananya operasi – operasi stafnya, memberi arahan sehubungan dengan ruang lingkup kumpulan pekerjanya

6 Rensis Likert dkk dari Universitas Michigan :
Pengurusan bercorak sistem 1, yaitu pengurus – pengurusnya membuat sendiri semua keputusan tentang hal – hal kerja dan mengarahkan stafnya untuk menuruti perintah. Pengurusan gaya sistem 2 masih juga mengeluarkan arahan – arahan, tetapi pekerja diberi kebebasan untuk memberi pendapat tentang perintah – perintah tersebut Pengurusan sistem 3 menetapkan tujuan – tujuan dan arahan – arahan setelah berunding dan berbincang terlebih dahulu dengan para pekerja bawahan pengurusan sistem 4 sebagai yang paling melibatkan penyertaan semua ahli dalam kumpulan pekerja di dalam pembentukan tugas dan penilaian tentang tugas

7 R. Tannenbaum dan W.H. Schmidt
Konsep kontinum kepemimpinanan: kepemimpinan melibatkan berbagai jenis gaya, yang berkisar di antara gaya yang tertumpu kepada ketua sampai kepada yang amat tertumpu kepada pekerja. pengurus – pengurus perlu menimbangkan beberapa perkara sebelum memutuskan bagaimana mereka akan melaksanakan tugas – tugas pengurusan mereka.

8 Elemen – elemen terpenting di sepanjang kontinum
Kuasa – kuasa yang menentukan kepribadian pengurus. Sifat pekerja yang dipertanggungjawabkan kepada pengurus: Mampu bertanggungjawab dalam membuat keputusan; Ingin kebebasan bertindak dan berdiri sendiri; Mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang mencukupi untuk mengendalikan dan menyelesaikan masalah dengan cakap; Menanamkan komitmen dan menghayati tugas organisasi.

9 5 bentuk perbedaan di dalam corak kepemimpinan demokratik (Vroom dan Vetton):
1. Pemimpin sendiri yang membuat keputusan dengan menggunakan aturan yang ada pada waktu tersebut. 2. Pemimpin mendapatkan arahan yang diperlukan dan staf di bawah arahannya, kemudian membuat keputusan sendiri. 3. Pemimpin menyampaikan masalah kepada staf bawahannya yang relevan, secara individu, untuk mengambil suatu keputusan. 4. Suatu masalah disampaikan oleh pemimpin kepada staf bawahannya, untuk mendapatkan ide – ide. Keputusan kemudian diambil tidak harus dari pengaruh staf. 5. Pemimpin membicarakan suatu masalah bersama staf bawahan untuk mencapai persetujuan tentang penyelesaian masalah tersebut. Pemimpin tidak coba mempengaruhi apa pun keputusan yang perlu diambil, bahkan sanggup menerima dan melaksanakan keputusan yang mendapat sokongan dari ahli dalam kumpulan.

10 Garis – garis panduan untuk menjadi pemimpin yang baik.
Mengetahui dan melatih diri anda Mengetahui dan memahami gaya anda Mempercayai hal – hal terbaik tentang orang lain Memenuhi keperluan – keperluan staf merupakan cara mudah kenyataan pemikiran Maslow dan McGregor Sesuaikan kepada ciri – ciri kerja Bertindak sebagai pemimpin

11 Sumber Daya Manusia Peran SDM : pengembang, Pengelola.
pengguna kearsipan Tujuan pengembangan SDM: Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya pengelolaan arsip serta pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaannya. Pengembangan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi agar hasil pendidikan dan pelatihan tersebut sesuai dengan kebutuhan implementasi.

12 Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi aparat pelaksana yang menangani kegiatan bidang kearsipan dan aparat yang bertugas dalam memberikan layanan arsip. Perubahan pola pikir, sikap dan budaya kerja pejabat dan staf yang mendukung implementasi sistem pengelolaan arsip berbasis TI.

13 Tujuan penilaian SDM: Memberi timbal balik ke pegawai untuk meningkatkan performa yang berikutnya. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pegawai. Kriteria dokumen yang digunakan untuk mengalokasikan penghargaan organisasional. Membentuk suatu basis untuk kenaikan gaji berdasarkan keputusan personel, tindakan disiplin, dan lain – lain. Menyediakan kesempatan untuk diagnosa organisasional dan pengembangan. Memfasilitasi komunikasi antara pegawai dan administrator. Validasi tehnik yang dipilih dan kebijakan SDM.

14 Variasi keahlian sosial yang dibutuhkan untuk kerja tim yang sukses:
Mendengarkan. Mempertanyakan Membujuk Menghargai Menolong –. Berbagi. Berpartisipasi

15 9 peran yang harus dimiliki tim yang sukses (Meredith Belbin (1993)) :
Koordinator Pembentuk Pencetus Investigator Sumber Implementer Pekerja Tim Pelengkap Monitor evaluator Spesialis

16 Terima kasih