Materi – 04 Prosedur Kantor.

Presentasi berjudul: "Materi – 04 Prosedur Kantor."— Transcript presentasi:

1 Materi – 04 Prosedur Kantor

2 Prosedur Kantor Materi – 04 Urgensi Prosedur Kantor
Pengertian Prosedur Kantor Jenis Prosedur Tujuan Prosedur Manfaat Prosedur Keterbatasan Prosedur Karakteristik Prosedur Pedoman Menyusun Prosedur Unit Kerja yang Menangani Sistem dan Prosedur Kantor

3 Urgensi Kantor Rencana kerja tetap;
Cara untuk mengkoordinasikan kegiatan; Alat komunikasi; dan Dasar untuk kontrol kinerja

4 Pengertian Prosedur Kantor
Prosedur merupakan istilah yang berkonotasi dengan urutan kegiatan yang direncanakan untuk menangani pekerjaan yang berulang, seragam, dan tetap Rao, M.E.T. (2000:83)

5 Kesimpulan Pengertian Prosedur Kantor
1 2 Prosedur merupakan urutan kegiatan yang telah ditentukan Prosedur dimaksudkan untuk memperoleh cara yang seragam dalam melakukan pekerjaan. 3 4 Prosedur menentukan orang yang sesuai untuk melakukan pekerjaan dalam kaitannya dengan waktu, tempat dan sifat pekerjaan. Prosedur mencakup wewenang ketika pekerjaan ditugaskan untuk bawahan

6 Jenis Prosedur Kantor Primary Procedures (Prosedur Primer)
Dimaksudkan untuk memperlancar penyelesaian pekerjaan sehari-hari. Beberapa contoh dari jenis ini adalah prosedur pesanan dan penagihan serta prosedur pembelian Secondary procedures (Prosedur Sekunder) dimaksudkan untuk memfasilitasi pekerjaan yang dilakukan oleh prosedur primer. Beberapa contoh dari jenis ini adalah prosedur surat-menyurat, layanan telepon, dan layanan arsip

7 Tujuan Prosedur Kantor
1 menjamin kelancaran arus informasi dalam urutan yang benar; 5 menyesuaikan informasi yang tidak akurat; 6 2 memasukkan informasi tambahan yang dianggap perlu; menghindari kemungkinan kecurangan; 3 menyediakan batas pengendalian yang tepat; 7 mengkonfirmasi persyaratan hukum; 4 8 memungkinkan penyisipan informasi yang hilang sesuai dengan persyaratan sistem; memberikan informasi yang tepat kepada supervisor dan manajer dengan tepat waktu;

8 Tujuan Prosedur Kantor
9 12 mengintegrasikan prosedur dan sistem lainnya; mempertahankan kinerja karyawan pada level tertinggi; 10 13 menjadi ekonomis; menyajikan semua informasi dalam bentuk yang paling cocok; 11 14 menjawab dengan cepat pertanyaan dari staf, pelanggan, pemasok, dan lain-lain; menunjukkan keakuratan informasi

9 Manfaat Prosedur Kantor
1 Prosedur memberikan urutan tindakan 4 Berfungsi sebagai dasar pengendalian 2 Ekonomis dalam penggunaan sumber daya 5 Dapat digunakan untuk melatih karyawan baru 3 Memfasilitasi koordinasi 6 Memastikan kelancaran operasional

10 Keterbatasan Prosedur Kantor
1 3 Keterbatasan Perencanaan Keterbatasan Situasi Prosedur harus direncanakan dengan matang dan memadai sebelum diaplikasikan. Sebuah prosedur harus selalu up to date agar tidak usang karena perubahan dalam organisasi Suatu prosedur mungkin tidak berfungsi pada semua situasi. Prosedur mungkin gagal untuk menangani situasi yang tidak biasa 2 4 Keterbatasan Kekakuan Keterbatasan Integrasi Prosedur mungkin cenderung kaku karena merupakan “salah satu cara terbaik untuk melakukan pekerjaan”. Setiap prosedur harus fleksibel dan tidak membatasi inisiatif karyawan Prosedur yang berbeda membutuhkan integrasi untuk mencapai tujuan, tetapi integrasi sistem adalah tugas yang sangat sulit

11 Karakteristik Prosedur Kantor
1 4 Konsisten Efisien 5 Fleksibel 2 Efektif 3 Sederhana 6 Diterima

12 Keterbatasan Sistem Kantor
1 3 Kesulitan membangun sistem Sistem tidak dapat berguna sepanjang waktu Merancang sistem yang cocok didasarkan pada banyak faktor yang mungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan dengan perubahan organisasi 2 4 Kesulitan mematuhi sistem Investasi sistem Pekerjaan tertentu selalu membutuhkan fleksibilitas dalam pelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan Penerapan sistem melibatkan timbulnya pengeluaran tambahan. Sebagai contoh, sistem mekanisasi pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada komputer

13 Pedoman Menyusun Prosedur Kantor
1 tujuan dari pekerjaan harus ditentukan, karena pemahaman tentang tujuan diperlukan dalam menyusun prosedur 5 prosedur harus meminimalkan kertas kerja 6 prosedur harus dapat mengurangi waktu kerja 2 setiap langkah dalam prosedur dianalisis dan dirumuskan dengan hati-hati untuk memastikan pencapaian tujuan 7 prosedur harus mengurangi pemeriksaan yang tidak perlu 8 3 prosedur harus memfasilitasi kelancaran arus kerja tanpa tersendat setiap langkah dalam prosedur harus dapat mempercepat pekerjaan 4 prosedur harus menghindari duplikasi pekerjaan 9 prosedur harus memanfaatkan penggunaan spesialisasi yang terbaik

14 Perbedaan Sistem, Prosedur, Metode
Sistem merupakan sekelompok bagian yang saling terkait dan saling bergantung yang beroperasi secara berurutan, dan menurut rencana yang telah ditentukan, dalam rangka mencapai tujuan tertentu Prosedur Prosedur mengacu pada serangkaian langkah berurutan atau operasi yang diperlukan untuk menyelesaikan fase utama pekerjaan kantor secara seragam dan konsisten Metode Metode adalah cara manual atau mekanis untuk melakukan suatu operasi dalam prosedur tertentu

15 Unit Kerja yang Menangani Prosedur Kantor
1 3 menggunakan konsultan, untuk melakukan pengembangan sistem yang akan digunakan dalam organisasi yang lebih kecil manajer kantor diberikan tugas analisis sistem untuk mengembangkan sistem 2 4 manajemen puncak membuat sebuah komite untuk mengembangkan sistem sebuah departemen atau bagian terpisah dibuat untuk mengembangkan sistem

16 Materi – 04 Terima kasih......