Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan Kick Off meeting Tool Box meeting

Presentasi berjudul: "Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan Kick Off meeting Tool Box meeting"— Transcript presentasi:

1 Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan Kick Off meeting Tool Box meeting
PELAKSANAAN PROYEK Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan Kick Off meeting Tool Box meeting Rapat harian Rapat mingguan Rapat bulanan

2 Kick Off Meeting 1. Penjelasan menyeluruh dari manajer proyek tentang :
Rencana Anggaran pelaksanaan (RAP ) Target Waktu Pelaksanaan Target Mutu yg hrs dicapai Koordinasi dgn Subkontraktor, mandor, dll yg terkait Keuangan , peralatan dll 2. Pembagian tugas pekerjaan 3. Menyususn standar Operation procedure 4. Menyusun program jangka pendek

3 B. Tool Box Meeting 1. Peserta Rapat Site Manajer, Kepala pelaksana, Para pelaksana, Administrasi, Logistik, Peralatan, Sub Kontraktor 2. Membahas a. Metode kerja tg akan diterapkan b. Personil/ unit kerja yg terkait c. Lay out penempatan bahan dan alat d. Mencari tenaga( mandor, tukang dll) C. Rapar harian 1. Peserta Rapat Kepala pelaksana, para pelaksana , mandor. Dipimpin oleh Site Manajer 2. Agenda Rapat Melakukan evaluasi apakah target hari itutercapai Membicarakan hambatan/ kesulitan yg terjadi pada hari itu Menetapkan target/ rencana untuk esok hari 3. Waktu : Diadakan pd siang/ sore, dimana para pekerja sdh mengerj. Target dg lancar

4 D. Rapat Mingguan 1. Peserta Rapat : a
D. Rapat Mingguan 1. Peserta Rapat : a. Site Manajer, staf teknik, staf administrasi, staf logistik, peralatan b. Dipinpin oleh Manajer Proyek atau site Manajer c. Bila perlu dapat mengundang pengawas lapangan 2. Membahas : a. Pencapaian prestasi phisik minggu lalu b. Langkah percepatan kalau terlambat c. membuat rencana kerja minggu yad E. Rapat Bulanan Peserta rapat terdiri dari unsur proyek, Kontraktor dan pengawas a. Manajer Proyek, site manajer, kepala pelaksana, staf teknik, staf administrasi b. Konsultan pengawas c. Kalau ada masalah yang lebih komplek : wakil pimpro, wakil pemilik

5 2. Rapat membahas masalah-masalah yg sangat penting a.l:
a. Evaluasi biaya: penyimpangan dari RAP b. Kinerja Proyek: untung/ rugi c. Penerapan rencana mutu d. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3 ) e. Program minggu/ bulan depan f. Keuangan ( penerimaan termyn, pembayaran utang, pajak dll) g. Personalia

6 PENGENDALIAN Definisi :
Pengendalian (kontrol) adalah suatu kegiatan yang menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan atau agar pelaksanaan sesuai dengan yang telah ditetapkan/direnca-nakan. Tiap-tiap pekerjaan yang dilaksanakan harus benar-benar diinspeksi dan dicek oleh pengawas dilapangan, apakah sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum. Dengan pengendalian yang baik thd pelaksanaan kegiatan yg ada, maka keterlambatan jadwal yg mengakibatkan pembengkakan biaya proyek dapat dihindari. Untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yg tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktu dlm mengendalikan seluruh unsur pekerjaan proyek, diperlukan konsep pengendalian yg efektif yg dikenal dgn nama Management By Exeption (MBE) yaitu dengan membandingkan antara perencanaan dgn parameter proyek yg dpt diukur setiap saat.

7 Secara garis besar obyek pengendalian ada 3 hal : 1
Secara garis besar obyek pengendalian ada 3 hal : Penilaian mutu/kualitas konstruksi Penilaian biaya Penilaian waktu Penilaian/pengendalian thd mutu dilakukan secara tersendiri oleh pengawas teknis melalui gambar-gambar rencana dan spesifikasi teknis. Penilaian/ pengendalian jadwal dan biaya proyek mencakup pemantauan kemajuan pekerjaan dan analisis biaya. Proses Pengendalian: Proses pengendalian berjalan sepanjang proyek guna Mewujudkan pelaksanaan yg baik dalam setiap tahap. Pemantauan harus dilakukan selama pelaks proyek, untuk mengetahui prestasi/ kemajuan yg telah dicapai.Hasil pemantauan berguna untuk pengambilan tindakan yg tepat terhadap masalah yng timbul selama pelaksanaan. Begitu pelaksanaan dimulai fungsi manajemen didominasi oleh kegiatan pengendalian.

8 1. PENGENDALIAN BIAYA BAHAN 2. PENGENDALIAN BIAYAUPAH
PROGRAM PENGENDALIAN 1. PENGENDALIAN BIAYA BAHAN 2. PENGENDALIAN BIAYAUPAH 3. PENGENDALIAN BIAYA SUB KONTRAKTOR 4. PENGENDALIAN BIAYA PERALATAN 5. PENGENDALIAN PHISIK

9 1. PENGENDALIAN BIAYA BAHAN
Langkah Pengendalian Volume a. sebagai tolok ukur dan pedoman pengendalian adalah rencana kebutuhan bahan - Bon penerimaan barang - Bon pengeluaran barang - Kartu stok b. Pemasukan dan dan pengeluaran bahan dicatat dlm kartu stok c. Setiap bulan dibuat Evaluasi bahan ( laporan evaluasi bahan ) d. dari data laporan tsb, dpt diketahui jinis bahan dan besarnya penyimpangan e. Manajer Proyek harus segera mengambil tindakan mengatasi kenaikan biaya yg terjadi

10 Bagaimana mencegah Kerugian 1
Bagaimana mencegah Kerugian 1. Mengurangi risiko kerugian akibat kehilangan/ kerusakan barang, dpt ditempuh dengan cara-cara sbb: a. Barang-brang yg mudah dicuri hrs ditempatkan dlm gudang tertutup dan dikunci b. Pasir dan kerikil diberi penyekat. Shg tidak tercampur. c. Barang-barang yg mudah rusak terkena air/ panas PC, triplek, kayu dll) disimpam dlm gudang tertutup diberi atap pelindung). d. Sistem pengeluaran hrs tertib dan ketat, hrs ada persetujuan dari petugas yg diberi wewenang e. Pengeluaran secukupnya untuk kebutuhan hari itu saja, untuk mengurangi risiko atau hilang.

11 2. Menekan harga: a. Mencari penawaran dari beberapa pemasok/ suplier agar terjadi persaingan harga. b. Pembelian dgn cara kontan/ tunai atau memperpendek jangka waktu pembayaran, Hal ini dpt ditempuh kalau kondisi keuangan memungkinkan. d. menggunakan pemasok yg sudah sering dipakai/ sudah langganan, shg mendapatkan pelayanan harga yg lebih murah. d. kepandaian dlm negosiasi/ tawar menawar untuk memperoleh pot harga/ discount yg lebih besar. 3. Penghematan dlm pemakaian bahan : a. Mengurangi barang.bahan yg terbuang karena kesalahan perencanaan pemotongan

12 b. Pekerjaan dilaksanakan dgn hati-hati, agar tdk terjadi kesalahan/ kerusakan shg banyak perbaikan-perbaikan c. Memanfaatkan bahan-bahan sisa, potongan potongan d. Pengawasan terhadap mandor, tukang, pekerja hrs betul – betul ketat, agar tdk terjadi kesalahan dlm pelaksanaan. e. pekerjaan dilaksanakan dgn metode/ cara yg benar dan tepat( alat, tenaga dll) 2. PENGENDALIAN BIAYA UPAH Dalam setiap kegiatan proyek, pengendalian upah menkadi kegiatan yg sangat penting dan menentukan keberhasilan suatu proyek

13 Macam pembayaran upah: 1
Macam pembayaran upah: 1. Upah harian langsung Dibayar langsung kpd tukang/pekerja untuk mengerjakan pekerjaan yg belum diborongkan. 2. Upah harian mandor Dibayarkan melalui mandor, untuk pekerjaan yg diserahkan mandor, tetapi belum masuk dalam SPK borongan 3. Upah borongan Dibayarkan kpd mador berdasarkan volume pekerjaan yg sudah diborongkan dlm SPK Bagaimana Cara pengendalian Upah 1. Menghitung vol pekerjaan sesuai dgn lingkup pekerjaan dalam kontrak

14 3. PENGENDALIAN BIAYA SUBKONTRATOR Apa yang harus dilakukan ?
2. Mencocokan dgn volume yg tertera dlm RAP 3. Melakukan negosiasi (tawar menawar) dgn mandor sampai mencapai harga yg paling rendah/ efisien 4. Membuat SPK yg semaksimal mungkin mencapai volume 80 – 90 % total volume pekerjaan. 5. Biay dlm SPK dihitung/ dirinci dgn jelas, dan sudah termasuk pekerjaan pendudung misal pembesian, alat kerja, langsir bahan dll 6. Dihindari kerja lembur, karena upah lembur lebih tinggi sedangkan hasil kejanya lebih kecil. 3. PENGENDALIAN BIAYA SUBKONTRATOR Apa yang harus dilakukan ? 1. Membuat sub kontraktor yg bersifat Lump Sum, Fixed Price, artinya biaya yg disubkontrakan, sudah fixed/ tetap.

15 a. Kemampuan keuangan modal kerja
2. Pelaksanaan pekerjaan tsb tdk boleh terlambat dpt mengakibathsn kenaikan biaya. 3. Cara pembayaran kepada sub kontraktor , disesaikan dgn cara pembayaran dari pemilik proyek , disebut dgn back to Back payment 4. Apabila ada pekerjaan tambah, hrs dgn memo tertulis atau SPK baru yg sudah jelas lingkup pekerjaan biayanya. 5. Nilai subkontrak tdk melampaui RAP 6. dalm penentuan subkontraktor harus diperhatikan a.l : a. Kemampuan keuangan modal kerja b. Kemampuan teknis tenaga pelaksana, peralatan c. Pengalaman kerja SPK yg telah dikerjakan d. Kinerja ketepatan waktu pelaksanaan

16 4. PENGENDALIAN BIAYA PERALATAN
Pengendalian biaya peralatan (milik sendiri maupun sewa) dilakukan dgn cara: Mengusahakan pengoperasian alat secara optimal, artinya memperkecil idle time ( waktu kosong, tdk beroperasi ) Kebutuhan alat ringan sebaiknya dipenuhi secara outsourching artinya menyewa dari pihak luar, untuk mengurangi biaya perawatan, penyimpanannya, investadi dll. Menggunakan/ mempekerjakan tenaga operator yg sudah trampil dan sesuai dgn keahliannya, shg produktifitasnya dpt lebih tinggi Menggunakan peralatan yg cocok dgn jenis pekerjaan, volume, medan kerja, cuara dll.

17 5. PENGENDALIAN JADWAL PELAKSANAAN
Pengendalian waktu pelaksanaan proyek, umumnya dilakukan dgn menggunakan alat bantu, yaitu Bar Chart, Kurva S, sbg indikator terlambat/ tidaknya proyek tersebut Evaluasi kemajuan fisik dilalukan secara periodik : - Kemajuan pisik mingguan - Kemajuan pisik bulanan Keterlambatan yg terjadi, kmd dibahas dlm rapat-rapat proyek, baik mingguan/ bulanan. Apabila keterlambatan cukup besar, rapat pembahasannya diperluas dgn mengundang pengawas, komsultan

18 APA YANG MENYEBABKAN TERJADINYAKETERLAMBATAN
Karena gangguan cuaca/ hujan Karena benjana alam: longsor, banjir, jalan terputus,dll Perubahan gambar Keterlambatan pendatangan bahan/ alat Peralatan sering rusak, penggantian/ perbaikannya tidak dpt diselesaian dgn cepat Pembayaran kepada suplier/pemasok dan sub Kontraktor tidak/ kurang lancar Koordinasi yang kurang baik, intern maupun extern ( sub Kontraktor, mandor, tukang, dll )

19 BAGAIMANA MENGATASI KETERLAMBATAN
Ada beberapa tindakan yg dapat dilakukan, a.l : Menambah tenaga kerja atau menambah jam kerja/ lembur Untuk bahan yg sulit dicari di pasaran, hrs dipesan jauh sebelumnya, apalagi barang yg hrs diimpor Mendatangkan tenaga kerja/tukang yg memiliki ketrampilan khusus yg sesuai dgn jenis pekerjaannya. Mengatur rencana kerja dgn memperhatikan keadaan cuaca atau kondisi alam daerah sekitarnya Diupayakan agar pendatangan bahan tdk terlambat. Pendatangan direncanakan dgn baik, disesuaikan pemakaiannya Meningkatkan koordinasi antar subkontraktor atau pengaturan/ pekerja tdk tumpang tindih, dll