MODUL MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Presentasi berjudul: "MODUL MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI"— Transcript presentasi:

1 MODUL MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

2 Proses Dokumen-Dokumen Kantor
Kegiatan Belajar 1 Proses Dokumen-Dokumen Kantor Pengertian Dokumen Jenis-Jenis Dokumen Ruang Lingkup Dokumentasi Dokumen Kantor (Surat) Bagian-Bagian Surat Bentuk-Bentuk Surat

3 Pengertian Dokumen Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

4 Jenis-Jenis Dokumen Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
Dokumen pribadi, contoh: KTP, SIM, dan ijazah. Dokumen niaga, contoh: cek, obligasi, dan saham Dokumen sejarah, contoh: fosil, tugu, dan naskah proklamasi Dokumen pemerintah, contoh: Keppres dan UU Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya Dokumen literer Dokumen korporil Dokumen privat

5 Ruang Lingkup Dokumentasi
Dokumentasi Literer: Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan Dokumentasi Korporil: Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman Dokumentasi Privat: Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan

6 Pengertian Surat Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

7 Fungsi Surat Alat bukti tertulis, contoh: surat perjanjian.
Alat pengingat, contoh: akta jual - beli Bukti historis. Duta organisasi, contoh: bukti-bukti transaksi. Pedoman, contoh: surat tugas Sarana promosi, contoh: surat resmi perusahaan.

8 Jenis-Jenis Surat Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya.
Jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya. Jenis-jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya. Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya. Jenis-jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya.

9 Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
Kartu Pos Warkat Pos Surat Bersampul Memorandum dan Nota Surat tanda bukti

10 Jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya
Surat Permintaan Penawaran Surat Penawaran Surat Pesanan Surat surat pemberitahuan Surat Pengantar Surat Perjanjian Surat keputusan

11 Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
Surat dinas Surat pribadi Surat niaga Surat sosial Surat pengantar Telegram

12 Jenis-jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya
Surat biasa Surat edaran Surat pengumuman

13 Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya
Surat sangat rahasia: Surat ini diberi tanda SRHS atau dimasukkan dalam tiga sampul surat. Surat rahasia: Surat ini diberi tanda ”RHS atau R” atau dimasukkan dalam dua sampul surat. Surat biasa: Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

14 Jenis-jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya
Surat sangat segera: Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab/diselesaikan. Surat segera: Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan jawaban/penyelesaian yang segera. Surat biasa: Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya

15 Perlengkapan Surat Kertas Surat Amplop/sampul surat Lipatan Surat

16 Bagian-Bagian Surat Kepala Surat Salam Penutup Nomor Surat
Tanggal Surat Lampiran Perihal/Hal Alamat Dalam/Alamat Tujuan Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Nama Organisasi/Perusahaan Jabatan Penanggung Jawab Surat Tembusan/ Tindasan/ Carbon Copy (c.c.) Inisial

17 Kepala Surat Hal-hal atau informasi yang terdapat pada kepala surat:
Nama Organisasi/Perusahaan. Alamat Kantor. No. Telepon/Faksimile/Kode Pos. Website/Alamat . Nama Bankir. Logo Perusahaan. Bidang Usaha (khusus bagi perusahaan). Kepala Surat

18 Perihal/Hal Sedangkan tata cara penulisan perihal pada surat niaga:
Sebelum penulisan alamat dalam/setelah lampiran. Setelah alamat dalam atau sebelum salam pembuka. Setelah salam pembuka (ditulis di tengah). Perihal/Hal

19 Alamat Dalam/Alamat Tujuan
Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.

20 Alinea pembuka: Pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat.
Alinea isi: Berisi pesan (keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Alinea penutup: Kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat telah selesai. Isi Surat

21 Penanggung Jawab Surat
Atas nama, disingkat menjadi a.n. Beliau, disingkat menjadi u.b. Penanggung Jawab Surat Inisial: Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. Contoh: Inisial BK/sd Keterangan: BK: Bella Kasih: Pengonsep dan penanda tangan surat Sd: Sari Dewi: Pengetik Surat Inisial

22 Bentuk-Bentuk Surat Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style).
Bentuk Surat Lurus (Block Style). Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style). Bentuk Surat Lekuk (Indented Style). Bentuk Surat Menggantung (Hanging Paragraph Style). Bentuk Surat Resmi (Official Style).

23 Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

24 Bentuk Surat Lurus (Block Style)

25 Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

26 Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)

27 Bentuk Surat Menggantung (Hanging Paragraph Style)

28 Bentuk surat resmi Indonesia lama

29 Bentuk Bentuk surat resmi Indonesia baru

30 Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas

31 TERIMAKASIH