HUMAN RESOUCE INFORMATION SYSTEM

Presentasi berjudul: "HUMAN RESOUCE INFORMATION SYSTEM"— Transcript presentasi:

1 HUMAN RESOUCE INFORMATION SYSTEM

2 Human Resource Information System (HIRS) adalah sistem informasi yang mendukung aktivitas pengelolaan sumber daya manusia. Sistem ini merupakan integrasi antara sistem strategis, sistem taktis, dan sistem operasional dalam fungsi pengelolaan sumber daya manusia. HIRS juga dapat diartikan sebagai program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

3 Fungsi HRIS Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring) SDM membantu menerima karyawan baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktik kekaryawanan dan menasihati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

4 b. Pendidikan dan pelatihan
Selama periode ke karyawanan seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan. c. Manajemen data Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

5 d. Penghentian dan administrasi tunjangan
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan karyawan yang berhak. e. Perencanaan karier (career planning) Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan, dan jenjang karier bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap karyawan memilikijalur karier menurut tugas, tanggung jawab dan kompetensi yang ia miliki.

6 f. Hubungan karyawan (employee relations)
Berfungsi sebagai internal public relation bagi setiap kebutuhan karyawan terhadap informasi, kebijakan, dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari karyawan mengenai berbagai aspek dalam organisasi. g. Separation management Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungn kerja dalam organisasi. Kondisi ini banyakyang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation

7 (indisipliner, dan lain-lain), atau early retirement (pensiun dini atau sebelum masanya).
h. Personnel Administration and HRIS Biasa dikenal dengan personalia atau kekaryawanan adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap employee, database, payroll, dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

8 Tahapan pengembangan HRIS
Kebutuhan terhadap sistem informasi sumber daya manusia. Pengembangan HRIS lahir dari suatu kebutuhan terhadap sistem informasi sumber daya manusia yang cepat dan leluasa memberikan fasilitas pencarian informasi SDM, baik kuantitas maupun kualitas.

9 b. Fase 1: System Planning
Pada fase system planning, perencanaan- perencanaan penting dilakukan, seperti pengembangan HIRS, mempertimbangkan karateristik organisasi, ketersediaan anggaran/dana, regulasi pemerintah, dan lain sebagainya. c. Fase 2: System Design Dalam fase ini mulai dirancang secara sistematik sistem HIRS yang komprehensifseperti bagaimana fungsi HR dihubungkan dengan fungsi-fungsi lainnya dalam organisasi, tampilan aplikasi sistem, dan lain-lain.

10 d. Fase 3: system Development dan Vendor Selection.
Setelah fase system design, dilakukan system development. Pada tahapan ini, organisasi/perushaan dihadapkan terhadap pilihan apakah akan membuat dan mengembangkan sendiri HIRS ataukah membeli aplikasi HIRS dari vendor.

11 Hal yang menjadi pertimbangan adalah kemampuan sumber daya organisasi/perusahaan dalam membangun dan mengembangkan HIRS. Jika jumlah sumber daya yang dimiliki oleh organisasi/perusahaan di dalam membangun dan mengembangkan HIRS terbatas, maka langkah yang tepat untuk diambil adalah dengan membeli aplikasi HIRS dari vendor. Untuk itu dilakukan vendor selection dengan mempertimbangkan beberapa faktor, seperti dana/anggaran yang tersedia, kapabilitas vendor, regulasi pemerintah, dan lain sebagainya.

12 e. Fase 4: System Implementation
Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan HIRS dalam kegiatan operasional organisasi/perusahaan. f. Fase 5: System Maintenance and Evaluation Langkah terakhir adalah melakukan perawatan terhadap HIRS, serta melakukan evaluasi terhadap pengimplementasian HIRs dalam organisasi/perusahaan untuk diperoleh rencana perbaikan dan pengembangan HIRS di masa mendatang.

13 Aplikasi dalam HIRS Employee database management Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya.

14 Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama. b. Performance Management Manajemen kinerja dapat memanfaatkan HIRS sebagai basis untuk pengambilan keputusan terkait kinerja individu. Sebagai contoh, dalam peningkatan karier seseorang, HIRS dapat dijadikan sumber utama dalam keputusan karier seseorang, begitu juga untuk penetapan kompensasi maupun pelatihan yang akan diterima individu.

15 c. Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi/perusahaan. RDIS dikembangkan dengan tampilan menu mencakup seua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan perusahaan.

16 d. Competency Based Integrated System
Competency Based Integrated System merupakan sistem yang saat ini berkembang pesat mengingat setiap organisasi/perusahaan cenderng menerapkan Competency Based sebagai dasar dalam mengelola SDM. Dengan demikian, penerapan merit system menjadi sangat penting dalam organsisasi/perusahaan tersebut.

17 e. Talent Management Integrated System
Talent Mangement meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talent management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented)

18 f. Compensation and benefit management system
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam HRIS adalah: Timely (tepat waktu) Accurate (akurat) Concise (ringkas) Relevant (relevan) Complete (lengkap)

19 Model HRIS Model ini meliputi tiga sub sistem input, yaitu: a. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan. b. Penelitian sumber daya manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus seperti berikut::

20 Penelitian suksesi (succession study)
Penelitian suksesi (succession study). Penelitian ini dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam satu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.

21 Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan karyawan untuk berbagai alasan. Inteligen sumber daya manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi hal-hal sebagai berikut: - Inteligen pemerintah. Dimana pemerrintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai pertauran ketenagakerjaan.

22 Inteligen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan, seperti: perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber karyawan baru. Inteligen serikat pekerja. Dimana serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

23 Inteligen masyarakat global
Inteligen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal, seperti: perumahan, pendidikan dan rekreasi. Inteligen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil. Inteligen pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti indutri komputer, terjadi perpindahan karyawan yang sering dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

24 Selanjutnya, model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai karyawan, tetapi juga mengenai perorangan dan organisas di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

25 Database HRIS Kompleksnya permasalahan yang berhubungan dengan SDM disebabkan oleh banyaknya peraturan pemerintah dan luasnya pilihan benefit membuat penyimpanan data dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasis komputer tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan memasukkan data.

26 Isi database Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya karyawan, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Database itu berupa data-data berikut: Data karyawan, di dalamnya terdapat data mengenai karyawan, berupa biodata karyawan, kinerja dan CV. Data non karyawan, di dalam data ini terdapat organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademisi dan universitas, serikat pekerja dan pemerintah.

27 b.Lokasi database Biasanya database HRIS ditempatkan pada computer sentral perusahaan dan komputer bagian departemen SDM. Namun, seiring dengan perkembangan teknologi sekarang semua komponen perusahaan yang terhubung melalui LAN dapat mengaksesnya. c. Pemasukan data Data yang dimasukkan dalam HRIS biasanya berasal/dimasukkan oleh non manajer dalam SDM, diikuti oleh non manajer di luar SDM, manajer dalam SDM dan manajer di luar SDM.

28 Output HRIS HRIS memliki 6 (Enam) Subsistem output yaitu sebagai berikut: Sub sistem perencanaan kinerja Dalam subsistem perencanaan tenaga kerja, manajemen sebuah perusahaan biasanya bertugas dalam mengidentifikasi kebutuhan karyawan di masa yang akan datang. Adapun aplikasinya dari perangkat lunak yang digunakan kebanyakan berupa pembautan badan organisasi, peramalan gaji, dan analisis evaluasi.

29 b. Sub sistem perekrutan
Dalam subsistem ini terdapat dua kegiatan/aplikasi yang biasa dilakukan, yaitu aplikasi pelacak pelamar dan aplikasi pencarian internal. Dalam penggunaan metode perekrutan ini perusahaan dapat memilih salah satu dari kedua aplikasi atau pun perusahaan juga dapat memilih keduanya. Hal ini disesuaikan dengan lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan dan efektivitas, serta biaya yang ditimbulkannya.

30 c. Sub sistem manajemen angkatan kerja
Sub sistem angkatan kerja adalah sebuah output yang merupakan sub sistem terbesar karena mempunyai aplikasi yang cukup banyak, tetapi sedikit sekali perusahaan yang menggunakannya. Aplikasi yang bisa digunakan adalah: Penilaian kinerja karyawan. Pelatihan dan pengembangan karyawan. Kontrol Posisi. Relokasi karyawan. Pengembangan keterampilan dan kompetensi karyawan.

31 Program Sukses. Program kedisiplinan karyawan. Sub sistem karyawan. d. Sub sistem tunjangan Sub sistem kompensasi adalah sub sistem aplikasi yang paling luas digunakan dalam perusahaan. Hal ini terkait degan image kompensasi yang biasanya berhubungan dengan gaji (uang). Adapun aplikasi-aplikasi yang digunakan dalam subsistem kompetesi, yaitu:

32 Peningkatan penyesuaian.
Penggajian; Kompensasi eksekutif; Insentif bonus; Jam lembur; Kehadiran. Sub sistem benefit Sasaran aplikasi dari sub sistem tunjangan adalah para karyawan yang masih bekerja dan telah pensiun.

33 Berbagai aplikasi dalam sub sistem ini umumnya sangat rumit dan sulit dilakukan, terdapat defined contribution dan defenit plans yang memungkinkan seorang karyawan mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu. Selain itu, terdapat juga fleksibel benefit plans yang memungkinkan karyawan memilih sendiri tunjangan yang disediakan oleh perusahaan.

34 b. Sub sistem pelapor lingkungan
Selain sub sistem-subsistem di atas yang ditunjukkan kepada pihak internal perusahaan, sub sistem pelaporan lingkungan ditujukan untuk pihak yang berkepentingan di luar perusahaan seperti pemerintah, serikat pekerja dan masyarakat pada umumnya. Adapun aplikasi-aplikasi yang terdapat dalam sub sistem pelaporan lingkungan, seperti:

35 Catatan EEO Analisis EEO Peningkatan serikat pekerja Catatan Kesehatan Substansi beracun; Keluhan.

36 Kriteria Keberhasilan HRIS
Biaya sistem harus sejalan dengan ukuran dan finansial organisasi. Sistem harus ditetapkan dengan waktu yang baik. HRIS harus mampu dimodifikasi dan diperluas tanpa merancang ulang keseluruhan sistem. Penekanan pada aktivitas perencanaan haruslah terbukti dengan baik. Umpan balik harus berkelanjutan guna menyediakan pengidentifikasian masalah- masalah dan kesempatan-kesempatan baru.

37 f. Arsip-arsip data haruslah diintegrasikan untuk referensi silang (cross referencing) di antara berbagai departemen. g. Data yang kritis harus tersedia pada saat diperlukan. h. Informasi kritis tersebut contohnya mencakup karyawan-karyawan kunci, dtaa keahlian-keahlian yang esensial, informasi promosi dan kinerja, serta data gaji.