A. Kedudukan Evaluasi dalam Manajemen

Presentasi berjudul: "A. Kedudukan Evaluasi dalam Manajemen"— Transcript presentasi:

1 A. Kedudukan Evaluasi dalam Manajemen
Evaluasi Sistem 1 A. Kedudukan Evaluasi dalam Manajemen Evaluasi merupakan salah satu bagian dari model manajemen strategis (strategic management). Strategi didefinisikan sebagai suatu proses penentuan rencana para pemimpin puncak yang berfokus pada tujuan jangka panjang organisasi, disertai penyusunan suatu cara bagaimana agar tujuan tersebut dapat tercapai. Masalah strategis akan mempunyai konsekuensi yang multifungsi, biasanya mengorbankan biaya besar, berorientasi pada masa depan serta mempengaruhi kemakmuran anggota organisasi dalam jangka panjang. Hal-hal yang bersifat strategis hendaknya dikelola dengan apa yang disebut Manajemen Strategis.

2 Evaluasi Sistem 2 Model Manajemen Strategis

3 Evaluasi Sistem 3 Visi, Misi dan Falsafah Visi :
merupakan suatu keinginan terhadap keadaan di masa datang yang dicita-citakan oleh seluruh personal perusahaan, dari jenjang paling atas sampai jenjang paling rendah. Misi : merupakan penjabaran secara tertulis mengenai makna visi agar seluruf staf perusahaan menjadi paham dan jelas. Falsafah : merupakan tuntunan bagi semua anggota organisasi dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari dalam rangka mencapai visi dan misi. Falsafah harus tertanam dalam tingkah laku selurug anggota organisasi.

4 Tujuan Organisasi dan Strategi Induk
Evaluasi Sistem 4 Tujuan Organisasi dan Strategi Induk Tujuan Organisasi Tujuan adalah pernyataan luas tentang apa yang akan dituju dan diwujudkan oleh organisasi dan merupakan penjabaran dari misi organisasi. Strategi Induk Strategi induk merupakan strategi unggulan dari suatu organisasi. Sebelum menentukan strategi induk, organisasi perlu melihat berbagai faktor baik internal maupun eksternal. Faktor internal mencakup kekuatan dan kelemahan organisasi. Sedangkan faktor eksternal mencakup peluang dan ancaman. Setelah analisis faktor- faktor internal dan eksternal ini maka organisasi selanjutnya, khususnya top level manajemen, baru memutuskan strategi induk apa yang akan dilaksanakan. Strategi ini hendaknya bersifat konsisten dan realistis seusai kondisi dan situasi lingkungan.

5 Sasaran Jangka Panjang
Evaluasi Sistem 5 Sasaran Jangka Panjang Upaya mencapai tujuan perusahaan merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan memerluhan tahapan. Untuk menilai apakah suatu tahapan sudah berhasil dicapai atau belum, diperlukan tolok ukur keberhasilan, misalnya kurun waktu dan hasil yang akan dicapai dirumuskan secara jelas dan secara kuantitatif. Pembuatan sasaran jangka panjang harus mengacu pada strategi induk yang telah ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan sasaran jangka panjang ini, masing-masing fungsional perusahaan menciptakan sasaran jangka pendek dan menengah.

6 Strategi dan Kebijakan Fuungsional
Evaluasi Sistem 6 Strategi dan Kebijakan Fuungsional Strategi dan kebijakan fungsional merupakan implementasi dari sasaran-sasaran jangka pendek. Sehingga strategi dan kebijakan ini harus dapat dijadikan pedoman untuk melakukan berbagai aktivitas lapangan di level-level operasional. Misalnya strategi manajemen keuangan, strategi manajemen sumber daya manusia, strategi manajemen pemasaran, strategi manajemen sistem informasi dan sebagainya.

7 Program Kerja dan Anggaran
Evaluasi Sistem 7 Program Kerja dan Anggaran Strategi dan kebijakan fungsional selanjutnya diterjemahkan dalam berbagai bentuk program kerja. Pembuatan program kerja ini juga harus dilengkapi dengan anggarannya. Dalam melakukan perencanaan program kerja dan anggaran ini haruslah mengandung asas-asas untuk mencapai tujuan, bersifat realistis, wajar, efisien serta merupakan cerminan dari strategi dan kebijakan perusahaan. Dengan adanya program kerja dan anggaran ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan antara lain : Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan Sebagai alat koordinasi, alat pengawasan kerja, dan alat evaluasi kegiatan perusahaan

8 Pelaksanaan dan Pengendalian Kinerja Umpan Balik
Evaluasi Sistem 8 Pelaksanaan dan Pengendalian Kinerja Umpan Balik Pelaksanaan dan Pengendalian Pelaksanaan merupakan realisasi dari program kerja dan anggaran yang telah disusun. Sedangkan pengendalian ditujukan untuk lebih menjamin bahwa semua kegiatan yang diselenggarakan didasarkan pada perencanaan yang telah disepakati dan tidak menyimpang dari batas-batas toleransi. Kinerja Seluruh kinerja perusahaan hendaknya dievaluasi setelah periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, tri wulan, tahunan dan sebagainya. Umpan Balik Evaluasi seharusnya menghasilkan informasi penting yang berguna, misalnya sebagai umpan balik bagi formulasi atau implementasi strategi. Jika terjadi penyimpangan maka perlu adanya perbaikan atau perubahan rencana dan pengendaliannya.

9 B. Kebijakan dan Program Kerja
Evaluasi Sistem 9 B. Kebijakan dan Program Kerja Kebijakan Kebijakan disusun dalam rangka pelaksanaan sasaran jangka pendek yang bersifat fungsional. Sehingga dalam setiap area fungsional, diperlukan kebijakan-kebijakan strategis fungsionalnya. Kebijakan ini harus tersusun dengan tegas dan jelas. Misalnya dalam area manajemen sistem informasi disusun kebijakan strategis fungsional sistem informasi agar sistem informasi yang dioperasikan dalam organisasi dapat berjalan dengan baik.

10 Evaluasi Sistem 10 Contoh Kebijakan
Sistem Informasi Pemasaran. Contoh kebijakannya : a. Data Masukan. Untuk membuat informasi pemasaran, data yang dibutuhkan hendaknya diambil dari kegiatan penjualan yang rinci, hasil riset pemasaran dan hasil intelejen pemasaran. b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas, hendaknya sistem informasi pemasaran dapat menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas produk, distribusi/tempat, promosi, tenaga pemasaran, harga dan bauran terintegrasi.

11 Evaluasi Sistem 11 Contoh Kebijakan
Sistem Informasi Manufaktur. Contoh kebijakannya : a. Data Masukan. Untuk membuat informasi manufaktur, data yang dibutuhkan dapat diperoleh dari kegiatan manufaktur dan mesin ketika bahan baku diproses menjadi barang jadi dan juga dari hasil intelejen manufaktur. b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas, hendaknya sistem informasi manufaktur dapat menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap waktu produksi, mengukur volume persediaan, mengukur kualitas bahan baku sampai produk masuk ke pasar, serta mengukur biaya yang terjadi dalam proses produksi.

12 Evaluasi Sistem 12 Contoh Kebijakan
Sistem Informasi Keuangan. Contoh kebijakannya : a. Data Masukan. Untuk membuat informasi keuangan, data yang dibutuhkan antara lain dari hal-hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, dari data audit internal maupun dari intelejen keuangan. b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas, hendaknya sistem informasi keuangan dapat menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas peramalan (forecasting) yang menjadi landasan perencanaan strategis, manajemen dana yang berkaitan dengan arus dana perusahaan dan pengendalian dana yang menyiapkan dana operasional tahunan.

13 Evaluasi Sistem 13 Contoh Kebijakan
Sistem Informasi SDM. Contoh kebijakannya : a. Data Masukan. Untuk membuat informasi SDM, data yang dibutuhkan antara lain berupa data keuangan pegawai dan non pegawai serta hasil riset SDM. b. Informasi (Keluaran). Berdasarkan data-data di atas, hendaknya sistem informasi SDM dapat menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan maksud untuk pencapaian tujuan organisasi perusahaan secara terpadu.

14 Evaluasi Sistem 14 Program Kerja
Setelah kebijakan diputuskan, langkah selanjutnya adalah menyusun program perencanaan jangka pendek. Program pada hakekatnya adalah kumpulan proyek. Untuk membuat proyek yang baik, ada beberapa teknik pendekatan yang sudah umum dipakai, terutama untuk mengoptimalkan sumber daya organisasi yang akan digunakan. Misalnya teknik Gantt Chart, PERT (Program Evaluation and Review Technique), NWP (Net Work Planning), PKT (Pola Kerja Terpadu), PIP (Performanca Improvement Planning) dan APP (Analisis Persoalan Potensial).

15 Evaluasi Sistem 15 Contoh Program Kerja Nama Program Kerja : Proyek Komputerisasi Sistem Akuntansi Latar Belakang : Penggunaan komputer belum optimal, khususnya pada aplikasi akuntansi Pelaporan keuangan semakin kompleks Pembangunan proyek komputerisasi sistem akuntansi

16 Jenis Pekerjaan, Tenaga Pelaksana, Waktu Pekerjaan
Evaluasi Sistem 16 Jenis Pekerjaan, Tenaga Pelaksana, Waktu Pekerjaan No Jenis Pekerjaan Tenaga Pelaksana Waktu Pekerjaan Keterangan 1 Pengumpulan Data (Survei Sistem) 3 orang Sistem Analis 10 hari kerja Mendapatkan data dan informasi atas sistem yang sedang berjalan termasuk hambatan sistem dan pemakaian sumber daya. 2 Analisis Sistem Melakukan analisis sistem yang akan diusulkan, mulai dari perencanaan hardware, software, brainware, prosedur, biaya dan analisis manfaat sistem baru. 3 Desain Sistem 14 hari kerja Menghasilkan desain umum, desain rinci, desain database dan interface serta rencana implementasi atas usulan sistem komputerisasi. 4 Pembuatan Program Aplikasi 2 orang Programmer 28 hari kerja Menghasilkan program aplikasi sesuai kebutuhan berdasarkan desain sistem yang sudah dibuat. 5 Tes Sistem Sistem Analis dan 5 hari kerja Melakukan tes/uji coba program dengan menggunakan kriteria data sesungguhnya di lapangan (area operasional). 6 Pelatihan SDM 6 hari kerja Ditujukan untuk tenaga pelaksana yang akan mengoperasikan sistem baru. 7 Implementasi Pengguna Sistem 1 bulan kerja Metode paralel run, dimana sistem baru akan diimplementasikan secara bersamaan dengan sistem lama sehingga dapat dibandingkan kekurangan dan keunggulan dari sistem baru. 8 Dokumentasi 1 orang 16 hari kerja Melakukan dokumentasi seluruh kegiatan pembangunan sistem baru mulai dari perencanaan hingga implementasi. 9 Penyerahan SIstem 1 hari kerja Serah terima sistem kepada user dan manajemen, ditandai dengan ditinggalkannya sistem lama

17 Evaluasi Sistem 17 Jadwal Pekerjaan

18 A. Biaya Pembuatan Software
Evaluasi Sistem 18 Anggaran A. Biaya Pembuatan Software No Jenis Pekerjaan Hari Pelaksana Biaya (Rp.) 1 Pengumpulan Data 10 SA 2 Analisis Sistem 3 Desain Sistem 14 4 Pembuatan Program 28 PR 5 Tes Sistem SA + PR 6 Pelatihan 7 Paralel Run 30 8 Dokumentasi 16 Juru Ketik Jumlah Biaya perlengkapan lain

19 Item Biaya Operasional
Evaluasi Sistem 19 Anggaran B. Biaya Pengadaan Hardware Oleh karena perusahaan telah memiliki perangkat komputer yang cukup memadai, maka tidak perlu dibeli perangkat komputer baru, yang dibutuhkan hanyalah 1 unit printer LQ-1000 seharga Rp C. Biaya Operasional Sistem Baru No Item Biaya Operasional Biaya Per Bulan 1 Gaji Personal a. Kepala Pengolahan Data Akuntansi Rp b. Satu tenaga operator Rp 2 Biaya peralatan administrasi Rp 3 Biaya pemeliharaan komputer 4 Biaya penyusutan komputer Rp Jumlah Rp

20 Evaluasi Sistem 20 Anggaran
Berdasarkan analisis di atas, jika bagian akuuntansi akan dikelola dengan sistem informasi berbasis komputer, maka direncanakan : Pemakaian sistem komputer dapat direalisasikan setelah 103 hari semenjak mulainya dibangun. Biaya pembangunan sistem komputer sebesar Rp ,-. Biaya operasional bagian akuntansi setelah penerapan sistem komputer sebesar Rp ,-

21 Evaluasi Sistem 21 C. Konsep Evaluasi
Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh.

22 Evaluasi Sistem 22 Model Evaluasi A = faktor yang akan dievaluasi
AB = apa yang akan diharapkan dari faktor A BD = rentetan mengenai harapan-harapan atas faktor A (jika ada) AC = fakta-fakta mengenai A CE = proses analisis data AC sehingga menghasilkan nilai E DE = adalah gap, yaitu besar perbedaan antara harapan (D) dan kenyataan (E) F = suatu tolok ukur uuntuk menilai gap G = adalah hasil evaluasi menggunakan tolok ukut F, bahwa faktor A memang bermasalah H = adalah hasil evaluasi menggunakan tolok ukur F, bahwa faktor A tidak bermasalah GI = tindak lanjut hasil evaluasi

23 Evaluasi Sistem 23 Model Evaluasi
Ada beberapa jenis model evaluasi yang dapat dipakai untuk melakukan evaluasi. Salah satunya adalah model UCLA yang ditemukan oleh Alkin (1969), dimana model dibagi menjadi 5 macam yaitu : System Assessment, yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang keadaan atau posisi pencapaian suatu sistem yang berjalan. Evaluasi ini merupakan penerapan dari model evaluasi diri. Program Planning, yaitu evaluasi yang membantu pemilihan aktivitas dalam program tertentu yang mungkin akan berhasil memenuhi kebutuhannya. Modeel ini membantu memilih aktivitas terbaik yang akan dilakukan untuk mencapai keberhasilan sistem. Program Implementation, yaitu evaluasi yang menyiapkan informasi tentang apakah program sudah diperkenalkan/diterapkan kepada kelompok/pengguna yang tepat seperti yang telah direncanakan sehingga sistem akan berhasil. Program Improvement, yaitu evaluasi yang memberikan informasi tentang bagaimana program berfungsi, bagaimana program bekerja, bagaimana mengantisipasi masalah yang mungkin dapat mengganggu pelaksanaan kegiatan. Program Certification, yaitu evaluasi yang memberikan informasi mengenai nilai atau manfaat program.

24 Evaluasi Sistem 24 Prosedur Evaluasi
Menentukan apa yang akan dievaluasi. Beberapa aspek penting yang dapat di evaluasi dalam kerangka sistem bisnis diantaranya adalah : a. Aspek Strategi Perusahaan b. Aspek Pemasaran dan Pasar c. Aspek Operasional d. Aspek Sumber Daya Manusia e. Aspek Keuangan Merancang kegiatan evaluasi. Pengumpulan data. Pengolahan dan analisis data. Pelaporan hasil evaluasi. Tindak lanjut hasil evaluasi.

25 Evaluasi Sistem 25 Standart Evaluasi
Beberapa standar yang dikemukakan antara lain adalah : 1. Keakuratan (Accuracy); hasil evaluasi hendaknya memiliki tingkat akurasi yang tinggi menyangkut aspek -aspek kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness) dan keamanan (security). 2. Kelayakan (Feasibility); Hendaknya proses evaluasi yang dirancang dapat dilaksanakan secara layak. 3. Manfaat (Utility); Hasil evaluasi hendaknya bermanfaat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan ats sistem yang berjalan.

26 Evaluasi Sistem 26 Alat Evaluasi
Proses evaluasi dapat dilakukan dengan 2 pendekatan, yaitu pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif. Pendekatan kualitatif memanfaatkan metode statistika, sedangkan pendekatan kuantitatif biasanya memanfaatkan model matematika. Penggunaan alat evaluasi, termasuk instrumen evaluasi, sangat tergantung pada apa yang akan dievaluasi. Misalnya jika yang akan dievaluasi adalah aspek-aspek pemasaran maka digunakan alat evaluasi pemasaran. Jika yang dievaluasi adalah aspek keuangan maka digunakan alat evaluasi untuk aspek keuangan. Jika yang dievaluasi adalah aspek sistem informasi maka digunakan alat evaluasi untuk aspek sistem informasi.

27 D. Evaluasi Sistem Informasi
27 D. Evaluasi Sistem Informasi Apa Yang Dievaluasi Telah diketahui bahwa komputerisasi sudah menjadi kebutuhan utama manajemen untuk mendukung informasi dalam pengambilan keputusan manajemen. Namun banyak pula perusahaan yang tidak tahu apakah penerapan SI berbasis komputer tersebut telah berjalan secara optimal atau belum. Dalam contoh ini akan dievaluasi apakah penerapan SI berbasis komputer di perusahaan “ABC” telah berjalan sebagaimana mestinya atau belum. Data didapat dari penyebaran kuesioner pada para staf pelaksana (pengguna sistem).

28 RT = {(N1x1)+(N2x2)+(N3x3) +(N4x4) +(N5x5)} / N
Evaluasi Sistem 28 D. Evaluasi Sistem Informasi Alat Evaluasi Teknik Statistika  Rata-rata Tertimbang Menggunakan Kuesioner Responden  Semua Pengguna Sistem Analisis Data Skala Pengukuran : 1 = sangat tidak setuju 2 = tidak setuju 3 = cukup 4 = setuju 5 = sangat setuju Rata-rata Tertimbang : RT = {(N1x1)+(N2x2)+(N3x3) +(N4x4) +(N5x5)} / N N1 = Jumlah Jawaban 1 N2 = Jumlah Jawaban 2 N3 = Jumlah Jawaban 3 N4 = Jumlah Jawaban 4 N5 = Jumlah Jawaban 5 N = Jumlah responden seluruhnya

29 Evaluasi Sistem 29 Kuesioner

30 Evaluasi Sistem 30 Hasil Kuesioner

31 D. Evaluasi Sistem Informasi
31 D. Evaluasi Sistem Informasi Hasil Analisis Setelah kuesioner data terkumpul dan diolah, sebagaimana disajikan dalam tabel di atas, disimpulkan bahwa : a. Hasil persetujuan responden atas kinerja sistem informasi bernilai sebesar 3.39 (dari skala 5), atau di atas cukup. b. Hasil persetujuan responden menunjukkan bahwa masih ada beberapa komponen kinerja bernilai di bawah cukup (kurang dari 3.0) yaitu sebesar 17%, khususnya komponen pada nomor 11, 15, 16 dan 18.

32 D. Evaluasi Sistem Informasi
32 D. Evaluasi Sistem Informasi Hasil Evaluasi Walaupun berdasarkan harapan manajemen, sistem informasi di atas cukup, namun dari hasil penelitian menyatakan bahwa kualitas informasi masih perlu ditingkatkan kualitasnya. Khususnya pada komponen-komponen yang dinilai buruk atau buruk sekali