Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP

Presentasi berjudul: "Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP"— Transcript presentasi:

1 PERUBAHAN organisasional PERTEMUAN – 11 Mata Kuliah: Manajemen Perubahan
Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

2 MATERI : 1. Memahami Perubahan Organisasional. 2. Pengembangan Organisasi. 3. Tipe Perubahan Organisasi. 4. Organisasi Pembelajaran. 5. Mengubah Standar Keunggulan. 6. Change-Adept Organization.

3 1. Memahami Perubahan Organisasional
Organisasi merupakan sebuah sistem dari aktivitas yang dikoordinasi secara sadar oleh dua orang atau lebih. Suatu Organisasi mengandung EMPAT karakteristik, yaitu: -> Adanya koordinasi usaha. -> Mempunyai tujuan bersama. -> Terdapat pembagian kerja. -> Adanya hierarki kekuasaan. Organisasi diciptakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Sesuai dengan perjalanan waktu, organisasi tumbuh dan berkembang. Untuk itu organisasi harus berkembang sebagai organisasi pembelajaran. Dalam lingkungan yang semakin kompetitif, organisasi perlu melakukan perubahan sesuai dengan tuntutan lingkungan. Untuk itu, organisasi perlu selalu melakukan inovasi untuk mencapai standar keunggulan.

4 2. Pengembangan Organisasi
Pengembangan Organisasi (organization development), mencerminkan semua usaha pengembangan yang berorientasi pada membuat organisasi dan anggotanya efektif. Dengan kata lain, pengembangan organisasi merupakan usaha terencana secara terus menerus untuk meningkatkan struktur, prosedur, dan aspek manusia dalam sistem. Usaha sistematik tersebut memastikan kelangsungan dan pertumbuhan organisasi dengan meningkatkan kualitas kehidupan kerja, dan kualitas hidup pekerja pada umumnya. Semua metode utama perubahan organisasional berusaha menghasilkan berbagai bentuk perubahan dalam pekerja individual, kelompok kerja, dan/atau seluruh organisasi.

5 Tujuan dari Teknik Pengembangan Organisasi yang sudah terkenal adalah: 1). Survey Feedback. Suatu teknik pengembangan organisasi dimana kuesioner dan interview digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang masalah yang terkait dengan organisasi. Informasi ini dibagikan kepada pekerja, kemudian digunakan sebagai dasar untuk melakukan perubahan organisasional. 2). Sensitivity Training. Training digunakan untuk mengembangkan wawasan personal. Sensitivity Training merupakan teknik pengembangan organisasi yang melakukan peningkatan pemahaman pekerja atas perilaku mereka sendiri dan dampaknya terhadap orang lain. 3). Team Building. Merupakan suatu teknik di mana pekerja mendiskusikan persoalan yang berhubungan dengan kinerja kelompok kerja mereka. Atas dasar diskusi ini, masalah spesifik diidentifikasi, ditemukan dan direncanakan untuk memecahkannya dan diimplementasikan.

6 Lanjutan …… Tujuan dari Teknik Pengembangan Organisasi : 4)
Lanjutan …… Tujuan dari Teknik Pengembangan Organisasi : 4). Quality of Work Life Program. Teknik yang dirancang untuk memperbaiki fungsi organisasional dengan memanusiakan tempat kerja, membuatnya lebih demokratis, dan mengikutsertakan pekerja dalam pembuatan keputusan. 5). Management by Objectives. Merupakan suatu teknik dimana manajer dan bawahannya bekerja bersama menetapkan, kemudian mencapai tujuan organisasional.

7 3. Tipe Perubahan Organisasi
Terdapat LIMA macam Tipe Perubahan Organisasi, yaitu: 1). Development Change. Mencerminkan perbaikan keterampilan, metode, standar kinerja atau kondisi yang telah ada, yang karena berbagai alasan tidak mengukur kebutuhan sekarang atau yang akan datang. Dalam ’Development Change’ terdapat DUA asumsi: a.> Bahwa orang mampu memperbaiki. b.> Mereka akan menjadi lebih baik apabila diberi alasan, sumber daya, motivasi dan pelatihan yang tepat. Development Change dapat diterapkan untuk individu, kelompok atau seluruh organisasi dan tidak dapat dipisahkan dengan proses perbaikan dalam: -> Pelatihan teknis dan personal, seperti komunikasi, hubungan antarpersonal. -> Aplikasi proses perbaikan atau kualitas. -> Intervensi untuk meningkatkan cycle time. -> Team Building. -> Problem Solving. -> Memperbaiki komunikasi. -> Penyelesaian konflik. -> Meningkatkan penjualan atau produksi. -> Manajemen rapat. -> Negosiasi peran. -> Usaha survei umpan balik. -> Memperluas jangkauan pasar yang telah ada.

8 Sambungan ……… LIMA macam Tipe Perubahan Organisasi : 2)
Sambungan ……… LIMA macam Tipe Perubahan Organisasi : 2). Transitional Change. Transitional change merupakan respons pada pergeseran signifikan pada kekuatan lingkungan atau kebutuhan pasar untuk sukses. Transitional change dimulai ketika pemimpin mengetahui bahwa suatu masalah terjadi dan bahwa sesuatu dalam operasional perlu berubah atau diciptakan untuk melayani lebih baik permintaan sekarang atau yang akan datang. Contoh untuk transitional change adalah: -> Re-organisasi. -> Merger atau konsolidasi sederhana. -> Membebaskan diri dari kepentingan. -> Pemasangan dan integrasi komputer atau teknologi baru yang tidak memerlukan perubahan besar dalam pola pikir atau perilaku. -> Penciptaan produk baru, jasa, sistem, proses, kebijakan, atau prosedur sebagai pengganti yang lama.

9 Sambungan ……… LIMA macam Tipe Perubahan Organisasi : 3)
Sambungan ……… LIMA macam Tipe Perubahan Organisasi : 3). Tranformational Change. Transformasi adalah pergeseran secara radikal dari satu keadaan ke keadaan lainnya sehingga signifikan apabila memerlukan pergeseran budaya, perilaku dan pola pikir untuk melaksanakan dengan sukses dan berlanjut sepanjang waktu. Dengan kata lain, transformasi memerlukan pergeseran dalam kepedulian manusia yang secara lengkap mengubah cara organisasi dan orangnya melihat dunia, pelanggan, pekerjaannya, dan dirinya. Keadaan baru sebagai hasil transformasi, umumnya tidak pasti pada awal proses perubahan dan timbul sebagai bentuk produk usaha perubahan. 4). Discontinuous Incremental Change. Adalah pergeseran tunggal dan tiba-tiba dari masa lalu. Merupakan momentum di mana organisasi digeser diharapkan menuju ke tingkat kinerja yang lebih tinggi atau dalam arah yang lebih menjanjikan.

10 Sambungan ……… LIMA macam Tipe Perubahan Organisasi : 5)
Sambungan ……… LIMA macam Tipe Perubahan Organisasi : 5). Continuous Incremental Change. Dilakukan melalui serangkaian perbaikan kecil, tetapi lebih sering. Keuntungan Continuous Incremental Change antara lain adalah: a > Perubahan kecil lebih mudah dikelola. b > Perubahan kecil menikmati probabilitas lebih besar daripada perubahan yang besar. c > Gangguan dalam jangka pendek dan dibatasi pada unit kecil pada waktu tertentu. d > Organisasi dan orangnya dijaga pada tingkat konstan dalam daya saing dan kesiapan perubahan.

11 4. Organisasi Pembelajaran
Organisasi Pembelajaran (Learning Organization) adalah sebuah organisasi yang membangun kapasitas menyesuaikan dan berubah secara terus menerus. Jika suatu organisasi pembelajaran melakukan keslaahan, maka mereka dapat menempuh apa yang dinamakan dengan: a). Single-Loop Learning, apabila terjadi kesalahan, dikoreksi dengan menggunakan rutinitas yang lalu dan kebijakan sekarang. b). Double-Loop Learning, apabila terdapat kesalahan, dikoreksi dengan memodifikasi objektif, kebijakan, dan standar rutin organisasi. Terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan oleh seorang manajer untuk menjadikan organisasinya menjadi suatu ”organisasi pembelajaran”, diantaranya adalah dengan langkah-langkah: -> Menciptakan strategi, dilakukan agar manajemen bersedia membuat komitmen secara eksplisit terhadap perubahan, melakuka inovasi, dan perbaikan terus menerus. -> Merancang ulang struktur organisasi, yang dilakukan dengan meratakan struktur, membatasi atau mengombinasi departemen, dan meningkatkan penggunaan tim lintas fungsi, saling ketergantungan diperkuat dan batas-batas di antara orang dapat dikurangi. -> Membentuk kembali budaya organisasi, yang memperlihatkan keterbukaan dan pertumbuhan.

12 Sambungan …. Organisasi Pembelajaran
Ada EMPAT langkah pembelajaran yang perlu dilalui untuk menjadi ”Organisasi Pembelajaran”, yaitu: a). Penguasaan Pengetahuan (knowledge acquisition) Merupakan proses yang dilakukan organisasi dengan menghimpun keahlian dari pekerjanya untuk menciptakan cadangan sumber pengetahuan yang suatu saat dapat diambil apabila diperlukan. b). Distribusi Informasi (information distribution). Karena informasi dipergunakan sebagai basis untuk perubahan, harus di distribusi kepada dan dipahami oleh mereka yang memerlukannya. c). Interpretasi Informasi (information interpretation). Karena pembelajaran membawa perubahan secara efektif, pengetahuan tidak hanya harus dikumpulkan, tetapi secara akurat juga harus di-interpretasikan. d). Pengingatan Organisasional (organizational memorization). Hal ini mencerminkan perlunya wadah di mana pengetahuan dari sejarah organisasi disimpan sehingga dapat ditarik sebagai pelajaran apabila dipelukan untuk memulai perubahan.

13 5. Mengubah Standar Keunggulan
Setiap organisasi menetapkan standar kualitas tertentu yang menunjukkan ciri dari produk atau jasanya. Namun, untuk menjadi unggul terhadap pesaingnya, mereka harus selalu mengubah dan menyesuaikan standar keunggulannya. Keunggulan bagi organisasi adalah tentang membedakan dirinya dengan ENAM pendekatan yaitu: a). People Excellence, artinya hanya orang berkualitas yang dapat membawa organisasi menjadi unggul (excellence). b). Policies Excellence, artinya menetapkan kebijakan yang tepat di dalam organisasi merupakan bentuk strategis untuk keunggulan bisnis. c). Process Excellence, artinya menetapkan proses bisnis yang unggul melalui menghasilkan produksi berkualitas, komitmen setiap karyawan untuk melakukan perubahan, dan meningkatkan daya saing organisasi. d). Products Excellence, adalah tentang menghasilkan produk yang benar atau menyampaikan jasa dengan benar, yang menawarkan kualitas maupun nilai uang bagi konsumen. e). Practices Excellence, adalah tentang cara mengerjakan, cara orang memperlakukan satu sama lain dan tentang cara orang dalam organisasi melayani pelanggan. f). Performance Excellence, adalah tentang menetapkan ’track record’ dan melanjutkan dalam jangka panjang.

14 Sambungan …. Mengubah Standar Keunggulan
Cara terbaik untuk menggali sarana untuk menciptakan keunggulan (excellence) adalah dengan menanyakan TIGA pertanyaan mendasar berikut ini: a). Dengan cara bagaimana kita ingin kelihatan berbeda? b). Dalam bidang spesifik apa kita ingin menjadi yang pertama? c). Dalam bisnis apa kita ingin menjadi yang terbaik? Pendekatan yang dapat dilakukan dalam menciptakan keunggulan, dapat ditunjukkan dengan model keunggulan berikut ini: 1). Menjadi Berbeda (being different). Artinya, sikap untuk menuju keunggulan adalah berusaha sekuat tenaga untuk menjadi berbeda dari lainnya di mata pelanggan. 2). Menjadi yang Pertama (being the first). Artinya, apabila organisasi merupakan yang pertama dalam mengembangkan produk atau jasa baru, harus memberikan keuntungan atau manfaat bagi organisasi itu sendiri. Jadi, terdapat banyak keuntungan bila menjadi yang pertama. 3). Menjadi yang Terbaik (being the best). Artinya, organisasi perlu memfokuskan dan memilih bidang spesifik yang menjadi unggulan sehingga dikenal menjadi yang terbaik.

15 6. Change-Adept Organization
Change Adept Organization, merupakan investasi yang menciptakan kapabilitas untuk inovasi dan perbaikan berkelanjutan, untuk merangkul perubahan sebagai peluang yang diharapkan secara internal sebelum menjadi ancaman eksternal, dengan memobilisasi banyak orang berkontribusi dalam organisasi. Keberhasilan dari usaha semacam ini tergantung pada apakah kondisi perlu untuk membuat terjadinya organisasi ramah terhadap perubahan, sehingga perubahan dapat terjadi berkelanjutan dan berjalan secara alamiah.

16 SEKIAN & TERIMA KASIH