TM 10 Evaluasi Event PR Dra Lidia Evelina, MM

Presentasi berjudul: "TM 10 Evaluasi Event PR Dra Lidia Evelina, MM"— Transcript presentasi:

1 TM 10 Evaluasi Event PR Dra Lidia Evelina, MM
Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

2 Evaluasi Event Acara Fasilitas Perlengkapan Keamanan
Publikasi dan Promosi Konsumsi Keuangan Kebersihan Dokumentasi Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

3 Acara Penerimaan tamu Ketepatan susunan waktu acara
Mekanisme tata tertib audience Penyesuaian situasi tempat penyelenggaraan dengan performance Perlengkapan yang mendukung acara Koordinasi dengan pihak terkait dalam acara Pengecekan fasilitas secara teknis Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

4 Questions Apakah pengaturan penerimaan tamu berlangsung dengan baik ?
Apakah susunan acara berlangsung sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan? Apakah audience mengikuti tata tertib yang berlaku ? Apakah para performer merasa nyaman dengan kondisi tempat acara ? Apakah perlengkapan acara sudah memadai ? Apakah koordinasi atau sinergi antar bagian berjalan dengan baik ? Apakah pengecekan fasilitas secara teknis dilakukan dengan baik / sesuai standar ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

5 Fasilitas Parking Lot Capacity Vallet Parking Rest Room
Ablution / Tempat Wudhu Musholla Break Room Waiting Room Changing Room / Make up Storage Room Canteen / Cafetaria Transportation Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

6 Questions Apakah lahan area parkir mencukupi?
Apakah pelayanan vallet parking cepat dan aman? Apakah rest room yang disediakan nyaman dan bersih? Apakah tempat wudhu mencukupi dan bersih? Apakah Mushollah yang disediakan mencukupi, bersih dan terdapat partisi/pemisah antara jemaat pria dan wanita? Apakah luas break room mencukupi, nyaman dan bersih? Apakah luas waiting room mencukupi, nyaman dan strategis? Apakah luas changing room mencukupi, nyaman dan bersih? Apakah storage room aman, mencukupi dan mempunyai peraturan yang baik? Apakah cafetaria atau canteen mempunyai kapasitas yang memadai, peralatan bersih, hygiene dan strategis? Apakah transportasi memadai dan layak untuk dikendarai? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

7 Perlengkapan Dress code Wardrobe Stage Backdrop Peralatan musik
Meja & Kursi Electricity (video, audio, lighting system, AC) Decoration (Standing flower, flooring) Marqee Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

8 KEAMANAN Protokoler Petugas keamanan Body detector Anjing pelacak
Polisi Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

9 PUBLIKASI dan PROMOSI Media Invitation Jenis Publikasi dan Promosi
Press Release Media Centre Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

10 Konsumsi Jenis Makanan & Minuman Kebersihan Ketepatan Waktu Makan
Kualitas Makanan Jumlah Paket Pelayanan / Service Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

11 KEUANGAN Term Of Payment ( Tahapan Pembayaran ) Fine / Denda
Cancellation fee Cash , Cek, Giro Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

12 KEBERSIHAN Toilet Distribusi Tempat Sampah Sampah Basah & Kering
Petugas Kebersihan Kebersihan Area Event / lapangan Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

13 Dokumentasi Foto Video Notulen
Receipt / tanda terima pembayaran dan pengeluaran Kwitansi Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

14 Apa yang di Evaluasi Publisitas dari kegiatan yang dilakukan. Berapa banyak media massa yang meliput kegiatan event kita, berapa sirkulasinya. Seberapa kuat peliputan medianya? Apa yang muncul atau hadir? Apakah laporannya mendukung. Apakah tujuannya tercapai, bagaimana dampaknya terhadap audiens ? Pendapat dari masyarakat setelah terlibat dalam event yang dilaksanakan. Pendapat tersebut didapatkan dari hasil kuisioner yang disebar untuk pengunjung atau audiens biasanya dikumpulkan dan dengan system undian pengunjung atau audiens yang beruntung akan mendapatkan hadiah. Atau setiap kuisioner yang diisi akan mendapatkan souvernir. Mendorong suatu tren (perubahan) seperti halnya Magnum Café yang mendorong kaum eksekutif untuk ngobrol di café sambil menikmati Ice cream. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

15 Panduan Kuisioner Seberapa jauh tujuan dapat dicapai ?
Apakah program dapat menjangkau khalayak yang tepat ? Ada berapa banyak khalayak yang dapat dijangkau ? Berapa biaya yang dikeluarkan untuk memengaruhi khalayak ? (Cosy per impression). Apakah program yang sudah dilaksanakan mampu meningkatkan kesadaran khalayak ? Apakah berhasil menarik perhatian pelanggan dengan produk yang ditawarkan ? Apakah mereka tertarik untuk membeli produk perusahaan? Bagaimana cara mengetahui hal di atas ? Bagaimana cara mengukur hasil program ? Berapa besar biaya yang dikeluarkan untuk mengevaluasi program ? Apa yang dapat diperoleh dari hasil evaluasi untuk memperbaiki program tersebut ? Bagaimana seharusnya memperbaiki program tersebut? Apakah program tersebut memang harus disempurnakan ? Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

16 Laporan Laporan pelaksanaan Laporan Keuangan Laporan hasil Evaluasi
Laporan dapat dibuat dengan tabel dan diberi keterangan.

17 Contoh Laporan Seksi Pendaftaran
Kegiatan Perencanaan Realisasi Keterangan Jumlah Pendaftar lomba Pidato Target min 50 peserta 30 Peserta Karena kurang publikasi. Asal peserta Seluruh SLTA di Jakarta Barat dan Tangerang 5 sekolah di Jakarta Barat dan 3 Sekolah dari Tangerang Penyebaran proposal kurang merata. Penyebaran poster lomba 10 SLTA di Jakarta Barat dan 10 dari SLTA di Tangerang Kurangnya SDM untuk menyebarkan poster tersebut. Biaya Pendaftaran per orang Rp ,- Rp ,- Karena banyak yang merasa biaya terlalu mahal

18 Laporan keuangan Kliping semua bon pengeluaran dari masing-masing seksi. Buat Tabel pengeluaran Buat Tabel pemasukan

19 Contoh Tabel Pengeluaran Contoh untuk sesi Pendaftaran
No. Jenis Pengeluaran Jumlah (Rp) 1 Pembuatan 100 Rp 5.000 Rp ,- 2 Form Pendaftaran 1000 Rp 100,- Rp ,- 3 Distribusi Poster 50 SLTA Rp ,- 4 Biaya komunikasi dg pihak SLTA Jumlah Rp ,-

20 Laporan Evaluasi Evaluasi dari Panitia Evaluasi dari Pengunjung
Evaluasi dari partisipan seperti penyewa stand pameran.

21 Contoh Laporan Evaluasi dari Peserta Pameran
Kebersihan: Sampah harus diangkut 2 kali sehari setelah makan siang dan ketika tutup pameran. Tempat sampah yang disediakan di setiap baris, masih kurang perlu tempat sampah disediakan di masing-masing stand. Perlunya diberikan aturan agar setiap stand berkewajiban untuk membersihkan masing-masing stand. Panitia hanya bertanggung jawab atas kebersihan gang way dan fasilitas umum.

22 Laporan Evaluasi dari Pengunjung dari sesi acara
Acara selama pameran berlangsung cukup menarik karena adanya diskon, hadiah langsung dan games-games berhadiah. Perlu ditambahkan acara panggung dengan menampilkan Boy band yang terkenal. Panggung hiburan tidak hanya berlangsung malam hari saja tetapi juga pada siang hari supaya suasana lebih meriah.

23 Laporan Evaluasi dari Panitia untuk sesi Penerima Tamu
Jumlah petugas penerima tamu kurang karena banyak pengunjung. Satu meja diisi dengan 2 penerima tamu. Perlu menyediakan 1 (satu) meja tambahan untuk penerima tamu. Tamu terlalu lama menunggu karena harus antri pada 1 (satu ) meja saja.

24 Terima Kasih Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul