Knowledge Capturing.

Presentasi berjudul: "Knowledge Capturing."— Transcript presentasi:

1 Knowledge Capturing

2 Studi kasus : IBM Menggunakan teknik “Storytelling“- bercerita dalam mengungkap dan men-transfer pengetahuan. Bercerita dan saling berbagi tentang pengalaman dan pengetahuan membantu komunitas dapat belajar dari kesalahan. Menggunakan 4 tahap pendekatan dalam bercerita : - Wawancara dan observasi . - Analisa tentang budaya, cara kerja, nilai, aturan, dan pesan-pesan kunci. - Merancang komunikasi dengan topik cerita yang telah ditentukan. - Penyebaran cerita.

3 Studi kasus Pengetahuan tacit di-captured, dan cerita mereka dapat disimpan dan dihubungkan dengan area subjek, proses dan komunitas. Hal ini dapat memicu dan mendukung adanya forum diskusi (makan dan belajar), intellectual capital management system (training), database, document management system, papan buletin, online chats, intranet (kompetensi, skill profilling) Untuk mendukung komunitas yang efektif, kita perlu memahami masalahnya, apa yang dibutuhkan, dan fasilitas serta solusi yang cocok.

4 Materi Pembahasan Mengevaluasi keahlian pakar
Membangun hubungan dengan pakar Penalaran fuzzy dan kualitas knowledge Teknik interview

5 Pendahuluan Tacit knowlegde di-captured (elicited) Explicit knowledge di-organisasi (coded) Capture tacit adalah pendekatan sistematis dalam meng-capture, mengorganisasi, memilih informasi, dan menjadikan informasi mudah didapat, mendukung pembelajaran dan pemecahan masalah.

6 1. Mengevaluasi keahlian pakar
Kualifikasi khusus yang biasanya dimiliki oleh pakar : Mengetahui kapan harus menduga dan kapan melakukan pengecualian. (biasanya berdasarkan pengalaman) Melihat gambaran secara keseluruhan terhadap suatu masalah. Memiliki keahlian komunikasi yang baik. Men-tolerir terhadap adanya stress khususnya ketika knowledge developer memiliki kesulitan dalam pemahamannya. Berpikir secara kreatif dalam memecahkan masalah atau penjelasan terhadap suatu masalah. Memiliki kepercayaan diri dan mampu menjaga kredibilitas. Mempunyai sekelompok pengetahuan yang saling berkaitan. Mengerjakan dengan berorientasi pada struktur, berpikir secara realistis. Memiliki motivasi dan antusias terhadap pekerjaan. Mau dalam berbagi kepakaran. Menunjukkan kebiasaan mengajar dengan baik.

7 1. Mengevaluasi keahlian pakar
Tingkat kepakaran dibagi menjadi 3 yaitu : Highly expert : memberikan penjelasan yang singkat. Biasanya pendengar sudah memiliki pengetahuan yang cukup terhadap masalah, sehingga hanya fokus terhadap langkah utama. Moderately expert : cenderung memberi penjelasan secara men-detail, namun sifatnya sementara, dan biasanya memberikan jawaban yang lebih cepat dibandingkan dengan highly expert. New expert : memberikan pengetahuan yang dangkal dan jawaban yang singkat.

8 1. Mengevaluasi keahlian pakar

9 1. Mengevaluasi keahlian pakar

10 2. Membangun hubungan dengan pakar
Memberikan kesan yang baik. Knowledge developer harus menggunakan psikologi, pemikiran yang sehat, dan keahlian teknis untuk memperoleh perhatian dan respek dari pakar. Pakar yang berpengalaman sering menjelaskan secara sederhana dan jelas. Memahami gaya para pakar Para pakar secara umum dapat dibagi ke dalam 4 jenis : - Tipe Prosedur : Berorientasi pada prosedur dan logika. Menggunakan pendekatan metode terhadap solusi. Knowledge developer sebaiknya fokus pada penjelasannya dan petunjuknya dalam mengatasi masalah.

11 2. Membangun hubungan dengan pakar
Tipe storyteller : pakar fokus pada inti dari sumber permasalahan. Pakar tipe ini dapat mengulangi apa yang ia ceritakan tetapi seringpula menjelaskan keluar dari topik. Knowledge developer harus menggunakan wawancara terstruktur dengan pakar tipe ini. Tipe godfather : Pakar tipe ini sering mengendalikan knowledge developer sehingga seringkali knowledge developer yang berupaya mengimbanginya menjadi berada dalam posisi yang salah. Tipe salesperson : Pakar tipe ini sering menghamburkan waktu knowledge developer dengan menjelaskan mengapa solusinya adalah yang terbaik. Knowledge developer sering bingung dengan kebiasaan pakar yang menjawab dengan jawaban lain. Knowledge developer harus mengarahkan pembicaraan dan jawaban yang benar.

12 2. Membangun hubungan dengan pakar
c. Persiapan sesi. Knowledge developer harus mengetahui sesuatu yang berhubungan dengan pakar ( kepribadian, temperamen, pengalaman kerja, dan kebiasaan terhadap masalah). Knowledge developer harus me-review materi yang ada sesuai proyek, seperti buku atau catatan yang ditulis oleh pakar. Penting pula dalam hal ini adalah perkenalan diri oleh knowledge developer, sehingga pakar dapat mengenal dan mengetahui tujuan proyek ini. d. Memutuskan dimana mengadakan sesi. Sesi harus dilakukan di lingkungan yang nyaman bebas dari gangguan seperti bunyi telepon. Pakar akan lebih nyaman jika ia telah memiliki informasi di tangannya.

13 2. Membangun hubungan dengan pakar
Pendekatan terhadap Multiple Experts Pendekatan secara individual Pendekatan dengan Pakar Primer dan Sekunder Pertama-tama knowledge developer bertemu pakar sekunder untuk mendapatkan informasi kemudian bertemu pakar primer untuk mengecek informasi yang diberikan pakar sekunder. Pendekatan Kelompok Kecil Para pakar berada di suatu tempat untuk berdiskusi tentang domain permasalahan. Informasi yang diberikan oleh pakar ini kemudian ditest dengan kepakaran lain dalam suatu kelompok. Knowledge developer dapat memutuskan pakar mana yang lebih bisa bekerjasama dan lebih dipercaya.

14 3. Penalaran fuzzy dan kualitas knowledge
Analogi dan ketidakjelasan dalam informasi Ketika pakar menjelaskan tentang suatu kejadian, mereka menggunakan analogi untuk membandingkan suatu masalah dengan sesuatu yang terjadi di waktu sebelumnya yang bertujuan untuk membuat keputusan. Memahami pengalaman Para pakar biasanya mengikuti prinsip dasar yang sama seperti yang sebelumnya dalam memecahkan suatu masalah. Para pakar mendapatkan informasi dari luar dan menyimpan dalam pikiran. Sehingga ketika ditanya, mereka dapat menjelaskannya untuk memecahkan suatu masalah.

15 3. Penalaran fuzzy dan kualitas knowledge
c. Masalah bahasa Hal yang penting pada waktu knowledge capture adalah dapat mengerti dan meng-interpretasi gambaran informasi, heuristik dari ucapan pakar. Bahasa dapat menjadi kurang jelas karena bebera hal : Perbandingan kata seperti lebih tinggi atau lebih baik. Kata-kata khusus yang hilang dari penjelasan. (key point) Beberapa kata yang bersifat ambigu.

16 4. Teknik Interview Interview sebagai salah satu teknik dalam tacit knowledge capture memberikan 4 keuntungan : Fleksibilitasnya dapat mengeksplorasi area yang belum banyak diketahui. Knowledge developer tidak hanya mendengar tetapi dapat pula mengetahui mengapa pakar berkata demikian. Teknik efektif untuk mendapatkan informasi untuk subjek yang kompleks. Banyak orang yang menyukai ketika di-interview yang berhubungan dengan subjeknya.

17 4. Teknik Interview Interview dapat dibagi menjadi terstruktur dan yang tidak terstruktur. Untuk yang tidak terstruktur, knowledge developer dapat mengeksplorasi masalah. Untuk yang terstruktur dapat dibagi menjadi pertanyaan terbuka dan tertutup. Untuk Pertanyaan tertutup dapat dibagi menjadi : Pertanyaan pilihan ganda Pertanyaan ya/tidak Pertanyaan dengan skala ranking.

18 4. Teknik Interview Contoh Pertanyaan : _ “How does that work?”
_ “What do you need to know before you decide?” _ “Why did you choose this one rather than that one?” _ “What do you know about . . .” _ “How could be improved?” _ “What is your general reaction to ?”

19 4. Teknik Interview Ada 4 jenis teknik dalam menyatakan hasil yang didengar yaitu : paraphrasing,clarifying, summarizing, dan me-refleksikan perasaan. 1. Paraphrasing : adalah menyatakan pernyataan dengan menggunakan kata-kata sendiri yang bertujuan untuk mengecek kesesuaian dan keakuratan antara pernyataan yang disampaikan dengan yang dipahami oleh knowledge developer (pengembang pengetahuan) Contoh : _ “What I believe you said was . . .” _ “If I am wrong, please correct me but I understood you to say . . .” _ “In other words, . . .” _ “As I think I understand it . . .”

20 4. Teknik Interview 2. Clarifying adalah meminta penjelasan kembali mengenai pernyataan yang belum dimengerti kepada pakar. Contoh : _ “I don’t understand . . .” _ “Could you please explain . . .” _ “Please repeat that last part again . . .” _ “Could you give me an example of that . . .”

21 4. Teknik Interview 3. Summarizing : meringkas bagian – bagian informasi dan pengetahuan yang diperoleh untuk memberikan pengertian secara menyeluruh. Contoh : _ “To sum up what you have been saying . . .” _ “What I have heard you say so far . . .” _ “I believe that we are in agreement that . . .”

22 4. Teknik Interview 4. Me-refleksikan perasaan. Fokus utama pada emosi, sikap dan reaksi bukan pada isi pernyataan. Contoh : _ “You seem frustrated about . . .” _ “You seem to feel that you were put on the spot . . .” _ “I sense that you are uncomfortable with . . .”

23 Perhitungan biaya untuk ketidak-berhasilan dalam mencari informasi berdasarkan Excellent Intranet Cost Analyzer ( Masukkan jumlah pekerja perusahaan. Masukkan jumlah rata-rata halaman intranet yang dikunjungi oleh tiap pekerja per hari. 3. Masukkan jumlah waktu (detik) rata-rata dari adanya kekacauan dalam halaman intranet perusahaan. 4. Masukkan rata-rata gaji pegawai 5. Tekan tombol “Hitung”.