BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI

Presentasi berjudul: "BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI"— Transcript presentasi:

1 BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI
BIMBINGAN TEKNIS PENGELOLA APLIKASI KEPEGAWAIAN TAHUN 2016 BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI

2 PERATURAN TERKAIT TATA KELOLA DATA
PM NO 39 TAHUN 2009 TENTANG RENCANA INDUK PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMAS DAN KOMUNIKASI (TIK) DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN PERHUBUNGAN PM NO. 82 TAHUN 2011, TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENHUB PERATURAN TERKAIT TATA KELOLA DATA PEGAWAI PM NO 46 TAHUN 2012 TENTANG POLA KARIER PEGAWAI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN PM NO 95 s.d 106 TAHUN 2014 PETA JABATAN DAN URAIAN JENIS KEGIATAN SETIAP UNIT KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN KM 189 TAHUN 2015 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

3 ALUR PENGGUNAAN DATA PEGAWAI DI BIDANG KEPEGAWAIAN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Kenaikan Pangkat Kenaikan Gaji Berkala Assesment BAPERJAKAT Pensiun Disiplin Penghargaan DATA PEGAWAI Data Pribadi Riwayat Jabatan Riwayat Pangkat Riwayat Pendidikan Riwayat Diklat PENGEMBANGAN PEGAWAI Diklat Kursus POLA KARIER PEGAWAI Mutasi Promosi

4 KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
KOMPOSISI PEGAWAI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN POSISI SEPTEMBER 2016 DITJEN PHB DARAT 905 DITJEN PHB LAUT 15.543 ITJEN 254 SETJEN 842 DITJEN PHB UDARA 8.493 TOTAL 29.686 BPTJ 101 DITJEN KA 595 BPSDMP 2.853 BADAN LITBANG 190

5 PENGERTIAN Data Kepegawaian adalah data tentang keadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) Kementerian Perhubungan mencakup keadaan sebelum maupun setelah diangkat menjadi PNS hingga Terhitung Mulai Tanggal (TMT) pensiun atau diberhentikan dari PNS. Database Kepegawaian adalah sekumpulan data yang terintegrasi dan diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai untuk keperluan organisasi. Pemutakhiran Data adalah kegiatan mengoreksi atau menyesuaikan data dengan keadaan kepegawaian sebenarnya baik data yang telah lampau maupun data terkini.

6 DATA PEGAWAI : Data Pokok Pegawai terdiri dari Biodata Pribadi, Data Pasangan, Data Anak, Orang Tua, Saudara. Data CPNS/PNS terdiri dari data Terhitung Mulai Tanggal (TMT) CPNS/PNS Data Diklat PNS terdiri dari Pra Jabatan, Penjenjangan, Teknis, Fungsional, Diklat Lainnya. Data Riwayat terdiri dari Pangkat, Jabatan, Pendidikan, Tugas Belajar, Seminar, Organisasi, Luar Negeri, Penghargaan, Sangsi, Fungsional, Keterangan Lain

7 MANFAAT APLIKASI KEPEGAWAIAN
Sebagai salah satu bahan pertimbangan pimpinan dalam pengambilan keputusan khususnya bidang kepegawaian meliputi perencanaan kepegawaian, pengembangan pegawai, mutasi dan kepangkatan pegawai serta penataan organisasi dan tatalaksanaan. Sebagai Alat untuk pelaksanaan pola karier di Lingkungan Kementerian Perhubungan yang merupakan keseluruhan proses penyiapan susunan daftar calon pemangku jabatan struktural, pengajuan daftar calon pendek, assesment, seleksi administrasi, sidang Baperjakat, penentuan calon tetap, pengangkatan dalam jabatan dan administrasi penyelesaiannya. Sebagai Alat penyimpanan data pegawai pemangku jabatan struktural, fungsional tertentu dan umum secara Elektronik yang sewaktu-waktu dapat digunakan untuk pimpinan, Organisasi dan pegawai itu sendiri.

8 DATA AKAN BERMANFAAT BILA PADA SAAT DIBUTUHKAN ADA DAN AKURAT

9 PENGELOLA APLIKASI KEPEGAWAIAN
PEJABAT PENGELOLA PENGELOLA KEPEGAWAIAN ADMINISTRATOR Pejabat yang bertanggung jawab menangani urusan kepegawaian lingkup unit kerja Eselon II Setjen, Itjen, Ditjen dan Badan di lingkungan Kementerian Perhubungan. Petugas yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas perawatan dan pengelolaan database kepegawaian Kementerian Perhubungan yang memiliki otoritas melihat dan/atau mengubah informasi kepegawaian sesuai statusnya.

10 ADMINISTRATOR 10 ADMINISTRATOR TK. KEMENTERIAN
ADMINISTRATOR TK. ESELON ADMINISTRATOR TK.UPT perekaman awal database pegawai pada unit kerja yang menjadi kewenangannya. Pemuktahiran Data klarifikasi terhadap data kepegawaian baik langsung maupun tidak langsung melalui Administrator Tingkat Eselon I dan ditembuskan kepada Administrator Tingkat Kementerian. Pemeliharaan Data Dukung Pegawai yang menjadi kewenangannya. penyajian data dan informasi pegawai dan bertanggung jawab atas kebenaran, kelancaran dan keamanan data dan informasi kepegawaian dibawah kewenangannya. mengusulkan perubahan/penggantian identitas pemakai (user id) dan password Administrator Tingkat UPT di bawah kewenangannya kepada Administrator Tingkat Kementerian. Mutasi antar intern unit eselon I. perekaman awal database pegawai pada unit kerja tingkat pusat yang menjadi kewenangannya. Pemuktahiran Data. klarifikasi terhadap data kepegawaian baik langsung maupun tidak langsung melalui pengelola kepegawaiannya; pemeliharaan data dukung pegawai tingkat pusat yang menjadi kewenangannya; penyajian data dan informasi pegawai dan bertanggung jawab atas kebenaran, kelancaran dan keamanan data dan informasi kepegawaian dibawah kewenangannya; dan Pelatihan, analisa dan evaluasi pengoperasian SIK pada tingkat Administrator UPT. Memberikan Identitas pemakai (used id) dan password kepada pengguna. Membuat otorisasi akses kepada pengguna. Pemuktahiran Data. Mutasi Lintas Eselon I Menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi pengoperasian Aplikasi Kepegawaian kepada Pusdatin. Pemuktahiran KP Gol IV/a Keatas. Analisa dan Evaluasi pengoperasian aplikasi kepegawaian tingkat Eselon Secara Berkala. 10

11 1.015 KOMPOSISI ADMINISTRATOR APLIKASI KEPEGAWAIAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN POSISI AGUSTUS 2016 NO UNIT KERJA ADMINISTRATOR APLIKASI KEPEGAWAIAN JUMLAH ADMIN KEMENTERIAN ADMIN ESELON ADMIN UPT 1 SEKRETARIAT JENDERAL 7 18 26 2 INSPEKTORAT JENDERAL 4 3 DITJEN PERHUBUNGAN DARAT 11 15 DITJEN PERHUBUNGAN LAUT 20 516 536 5 DITJEN PERHUBUNGAN UDARA 9 336 345 6 DITJEN PERKERETAAPIAN BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN 76 85 8 BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TOTAL JUMLAH 48 963 1.015

12 TATA CARA PENGAJUAN ADMINISTRATOR SIK/SIJ
Unit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan mengusulkan pejabat atau pegawai untuk mendapatkan user id dan password kepada Biro Kepegawaian dan Organisasi selaku Administrator SIK/SIJ Tingkat Kementerian; Biro Kepegawaian dan Organisasi melaksanakan pemberian user id dan password kepada pejabat pegawai yang ditunjuk untuk mengakses Aplikasi data kepegawaian; dan Unit kerja dapat menggunakan aplikasi SIK/SIJ untuk pengolahan data kepegawaian setelah mendapatkan user id dan password dari Biro Kepegawaian dan Organisasi. DALAM RANGKA TERTIB ADMINISTRATOR DAN MONITORING ADMIN APLIKASI, PENGUSULAN/ PENGGANTIAN ADMIN HARUS DISAMPAIKAN MELALUI SURAT RESMI KEPADA BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI.

13 Mekanisme Perejamaan Data meliputi :
Pindah Instansi; Peninjauan Masa Kerja; Perubahan Nama dan Tanggal Lahir; Update Informasi Keluarga CPNS/PNS; CPNS menjadi PNS (umum & > 2thn); Riwayat KP, Golongan ruang, dan Jabatan; Diklat dan Sertifikasi; Status dan Kedudukan; Hukuman dan Penghargaan; Alih Status.

14 DATA-DATA SANGAT UTAMA YANG UPDATE PADA APLIKASI SIK/SIJ :
PHOTO LATAR BELAKANG BIRU (HARUS MENGGUNAKAN PDH); DATA KEPANGKATAN; DATA JABATAN; DATA PENDIDIKAN; DATA DIKLAT; DATA PRIBADI; DATA-DATA YANG KOSONG.

15 PENGELOLA SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN HARUS MEMILIKI :
INTEGRITAS DAN SEMANGAT YANG TINGGI, SIKAP TEKUN, TELITI, DAN CERMAT SEMANGAT KERJA PENUH KEIKHLASAN SEMANGAT MELAKUKAN PEMUTAKHIRAN DATA GUNA MEWUJUDKAN DATABASE KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN YANG TERSAJI SECARA CEPAT, AKURAT DAN UP TO DATE !!!

16 TERIMA KASIH