Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi

Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi
Ir. Indra Syahrul Fuad, MT

Manajemen Proyek TI, pilihan atau keharusan?
Sering kita lihat bahwa proyek TI mengalami kegagalan, baik dalam mencapai tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditentukan. Sering kita lihat juga bahwa pada saat pengerjaannya, beberapa proyek TI mengalami pengurangan ataupun penyesuaian pada lingkup pekerjaannya agar dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Akibatnya, hasil yang diperoleh oleh customer lebih sedikit dari yang direncanakan di awal, padahal tetap harus mengeluarkan biaya untuk lingkup pekerjaan yang telah direncanakan di awal. Data dari Standish Group Study (CHAOS) menemukan bahwa 31.1% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Hasil selanjutnya mengindikasikan 52.7% proyek TI mengalami pembengkakan biaya lebih dari 189%. Hanya sekitar 16.2% proyek pengembangan software yang diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI bernilai besar yang dirasakan tidak membawa manfaat signifikan pada perusahaan.

Apakah yang menyebabkan rendahnya tingkat keberhasilan proyek TI ini? Fakta yang didasarkan dari berbagai pengalaman menyebutkan bahwa salah satu penyebab kegagalan proyek TI adalah dilupakannya atau belum dijalankannya manajemen proyek TI (IT project management) secara baik dan tepat manakala dilakukan suatu proyek TI. Padahal dengan investasi yang lumayan mahal, proyek TI dituntut oleh pemilik proyek agar berjalan mulus, tanpa cacat. Di sinilah manajemen proyek TI menjadi penting. Manajemen proyek TI sendiri merupakan aplikasi atau implementasi terhadap semua aspek dari sebuah rancangan pengembangan solusi TI untuk menghasilkan suatu sistem solusi yang selaras dengan obyektif yang telah ditetapkan. Manajemen proyek TI mengendalikan dan mengelola tiga komponen utama keberhasilan proyek IT yakni waktu, biaya dan fungsionalitas. Semakin tepat ketercapaian waktu, biaya dan fungsionalitas dari proyek IT yang telah direncanakan, semakin tinggi pula tingkat keberhasilannya.

Banyak organisasi yang belum memiliki project manager yang khusus ditugaskan untuk menangani proyek-proyek TI karena berbagai macam keterbatasan, namun salah satu cara yang effektif adalah dengan menggunakan alih daya (outsourcing) untuk manajer proyek TI ini. Dengan cara seperti ini maka akan menjadi lebih effektive dan effisien terutama dari sisi biaya karena dapat disesuaikan dengan jumlah atau besar nya dan lama nya waktu yang diperlukan untuk mengerjakan proyek-proyek IT yang ada. Pembiayaan untuk manajer proyek TI ini dapat dimasukan ke dalam budget keseluruhan proyek TI yang ada. Adapun keuntungan dari penerapan manajemen proyek TI antara lain: Effisiensi – baik dari sisi biaya, waktu dan sumber daya Meningkatnya kualitas dan produktifitas Meningkatnya relasi dengan customer Mencapai keuntungan maksimal, serta Koordinasi internal yang lebih baik sehingga terjadi peningkatan semangat, tanggung jawab dan loyalitas terhadap proyek.

Akhirnya, tidak berlebihan bila disimpulkan bahwa tanpa manajemen proyek TI, maka proses pembangunan TI menjadi tidak terarah. Dengan menggunakan metodologi manajemen proyek TI yang baik, kegagalan suatu proyek TI bisa dihindari, atau setidaknya diminimalkan. Selanjutnya, Anda lah yang menentukan seberapa penting arti manajemen proyek IT terhadap keberhasilan pengembangan proyek IT di tempat Anda!

Definisi dan Tujuan Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Manajemen proyek TI merupakan kegiatan sumber daya yang tersedia dari sebuah proyek pengembangan solusi TI sehingga dapat dihasilkan suatu sistem solusi yang memenuhi obyektif yang telah ditetapkan. Sumber daya proyek TI yang dimaksud disini mencakup Sumber Daya Manusia, peralatan dan fasilitas kerja (baik hardware maupun software), dana, dan logistik. Manajemen proyek TI mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. Produk yang dihasilkan proyek TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran

Sudut Pandang Sistem System thinking :pandangan menyeluruh melaksanakan proyek dalam konteks organisasi Systems approach : pendekatan holistik dan analitis untuk memecahkan masalah yang kompleks yang mencakup menggunakan sistem Filosofi sistem: memandang segala hal sebagai sistem, yang merupakan komponen-komponen yang berinterksi yang bekerja dalam suatu lingkungan untuk memenuhi beberapa tujuan. Analisis sistem: pendekatan pemecahan masalah yang membutuhkan mendefinisikan ruang lingkup sistem, membagi ke komponen, dan kemudian mengidentifikasi dan mengevaluasinya masalah, peluang, kendala, dan kebutuhan. Manajemen sistem: mempertimbangkan isu-isu bisnis, teknologi, dan organisasi sebelum membuat perubahan terhadap sistem.

Relasi Proyek & Sistem System philosophy digunakan oleh top manajemen untuk memahami bagaimana keterkaitan proyek dengan organisasi secara menyeluruh. System analysis digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan dengan memanfaatkan pendekatan problem solving. System management digunakan untuk mengidentifikasi bisnis utama, teknologi dan isu organisasi yang berkaitan dengan setiap proyek dalam rangka mengidentifikasi, memuaskan stakeholders dan melakukan yang terbaik bagi organisasi secara menyeluruh.

SIKLUS PENGEMBANGAN SISTEM
(System Development Life Cycle/SDLC)

ALASAN PENGEMBANGAN Perubahan kebutuhan pemakai atau kebutuhan organisasi Perubahan teknologi Perubahan tuntutan efisiensi proses bisnis Perubahan tuntutan pencapaian keunggulan bersaing Tuntutan peningkatan produktivitas Tuntutan pertumbuhan bisnis Perubahan sistem pengolahan informasi, misalnya dari centralized mainframes ke networked PCs. Tuntutan peningkatan kualitas berbagai aspek organisasi.

SIKLUS PENGEMBANGAN

STUDI KELAYAKAN SISTEM
Studi kelayakan sistem dilakukan pada setiap tahap SDLC, mencakup: Kelayakan ekonomi Kelayakan teknis Kelayakan waktu pengembangan Kelayakan legal Kelayakan pengoperasian

ANALISIS SISTEM Terdiri dari pekerjaan: Investigasi pendahuluan
Survei sistem Studi kelayakan Analisis kebutuhan informasi Analisis perysaratan sistem Laporan hasis analisis sistem

PERANCANGAN KONSEP Terdiri dari pekerjaan:
Identifikasi dan evaluasi alternatif desain sistem Penentuan spesifikasi desain Penentuan kebutuhan perangkat sistem Laporan hasil perancangan konsep sistem

PERANCANGAN FISIK Perancangan output, data base, dan input
Penyediaan/pembuatan program Perancangan prosedur operasi. Perancangan prosedur pengendalian Laporan hasil perancangan fisik

IMPLEMENTASI DAN KONVERSI
Perencanaan implementasi dan konversi Pemasangan hardware dan software Pelatihan staff dan uji coba sistem Penyelesaian dokumentasi sistem Konversi sistem lama ke sistem baru Penyelerasan sistem serta review hasil implementasi dan konversi Laporan hasil implementasi dan konversi

OPERASI DAN PEMELIHARAAN
Pengoperasian sistem Modifikasi sistem Pemeliharaan rutin Pelaporan hasil operasi sistem dan potensi pengembangan sistem

REVISI TAHAPAN SDLC

YANG TERLIBAT DALAM SDLC
Manajemen dan Akuntan. Komite pengarah pengembangan sistem informasi Tim pelaksana proyek Analis sistem dan programer Fihak luar organisasi, seperti pelanggan, pemasok, auditor, dan perwakilan dari lembaga pemerintahan.

MANFAAT PERENCANAAN SDLC
Konsistensi (consistency), untuk menjamin kesesuaian tujuan dan sasaran sistem dengan keseluruhan perencanaan strategis perusahaan. Efisiensi (efficiency), untuk menjamin efisiensi pengembangan sistem, koordinasi antar subsistem, serta kecermatan di dalam memilih metode pengembangan sistem.

MANFAAT PERENCANAAN SDLC
Keselarasan teknologi informasi (cutting edge), untuk menjamin kemampuan organisasi untuk selalu sejalan dengan perubahan perkembangan teknologi informasi. Penghematan biaya (lower costs), untuk menghindari duplikasi pekerjaan serta pemborosan waktu dan biaya. Adaptif (adaptability), untuk menjamin kesiapan kebutuhan sumberdaya serta tenaga kerja dalam menyambut tuntutan perubahan sistem.

KATEGORI PERENCANAAN Perencanaan proyek (project development plan), adalah perencanaan untuk setiap tahap proyek yang terdiri dari analisis biaya/manfaat, persyaratan pengembangan dan operasional, yang mencakup SDM, hardware, software, dan dukungan keuangan, serta skedul aktivitas yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan sistem aplikasi baru.

KATEGORI PERENCANAAN Perencanaan induk (master plan), adalah dokumentasi perencanaan jangka panjang yang terdiri dari konsep jangka panjang rancangan sistem, cara pengembangan sistem, kebutuhan sumber daya, serta sasaran sistem.

KOMPONEN PERENCANAAN INDUK
Tujuan dan sasaran organisasi: Misi dan sasaran organisasi Rencana strategis SIA dan sasaran SIA Keterbatasan dan hambatan organisasi Pendekatan pengembangan SIA Prioritas organisasi dan prioritas SIA

Identifikasi SIA: SIA yang berlaku SIA yang diotorisasi Perangkat keras yang digunakan Perangkat lunak yang digunakan Tuntutan kompetensi SDM Analisis keunggulan dan kelemahan SIA

Status SIA yang sedang dikembangkan Prioritas pengembangan SIA Otorisasi pengembangan SIA Pertimbangan rencana pengembangan SIA Skedul pengembangan sistem

Prediksi pengembangan SIA Prediksi kebutuhan informasi Prediksi perubahan teknologi Prediksi perubahan lingkungan Kebutuhan audit dan pengawasan Kebutuhan pengguna eksteren.

TAHAPAN ANALISIS SISTEM
Investigasi pendahuluan, untuk mengidentifikasi problem sistem dan studi kelayakan awal Survey sistem, untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang cara kerja sistem yang berlaku.

TAHAPAN ANALISIS SISTEM
Studi kelayakan pengembangan sistem, untuk membuat analisis studi kelayakan secara lebih mendalam tentang manfaat dan biaya pengembangan sistem. Analisis kebutuhan informasi dan persyaratan sistem, untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi serta sasaran sistem. Laporan hasil analisis sistem, untuk melaporkan temuan-temuan yang diperoleh dari hasil analisis sistem.

METODE PENGUMPULAN DATA
Wawancara Keunggulan metode wawancara: Dapat mengklarifikasi jawaban Pewawancara dapat menguji dan mendindaklanjuti jawaban Pertanyaan dapat diklarifikasi Membangun hubungan positif dengan calon pengguna sistem Membangun dukungan terhadap sistem baru

Kelemahan metode wawancara: Memakan waktu Mahal Bias, kepentingan personal yang bisa mempengaruhi keakuratan informasi yang diperoleh.

Kuesioner Keunggulan kuesioner: Dapat dibuat tanpa nama Relatif tidak memakan waktu Relatif tidak mahal Menyediakan waktu lebih lama untuk memikirkan respon atas pertanyaan

Kelemahan kuesioner: Tidak memungkinkan pertanyaan dan jawaban mendalam. Tidak bisa menguji dan menindaklanjuti jawaban. Pertanyaan tidak dapat diklarifikasi. Impersonal, tidak dapat membangun hubungan positif.

Observasi Keunggulan observasi: Memungkinkan verifikasi tentang realitas implementasi sistem Menghasilkan pemahaman sistem lebih komprehensif Kelemahan observasi: Memakan waktu dan relatif mahal Sulit menginterpretasikan secara tepat hasil observasi Orang yang diobservasi mengubah kebiasaan yang sesungguhnya.

Evaluasi Dokumen Keunggulan evaluasi dokumen: Mendiskripsikan bagaimana sistem seharusnya beroperasi Memungkinkan review dan analisis terhadap dokumen. Kelemahan evaluasi dokumen: Memakan waktu Mungkin tidak tersedia atau sulit didapatkan.

ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI
Penentuan kebutuhan informasi dan kebutuhan sistem harus dilakukan dengan pendekatan sistem (systems approach), dalam arti bahwa problem dan alternatif pemecahannya harus dipandang dari segi organisasi secara keseluruhan.

KRITERIA SIA/INFORMASI YANG BAIK
Usefulness Economy Reliability Availability Timeliness Customer service Capacity Ease of use Flexibility Tractability Auditability Security

Usefulness: Informasi yang dihasilkan oleh SIA harus bermanfaat bagi manajemen dan pengguna sistem dalam mengambil keputusan. Economy: Manfaat dari sistem harus melampaui biaya penyelenggaraan sistem. Reliability : Sistem harus mampu mengolah data secara akurat dan lengkap. Availability: Sistem harus dapat diakses oleh pengguna sistem dengan mudah.

Timeliness: Informasi penting harus mendapat prioritas utama. Customer service: Pengguna sistem/konsumen harus mendapatkan pelayanan baik dari sistem. Capacity : Kapasitas sistem harus cukup untuk memberikan pelayanan pada puncak kesibukan. Ease of use: Sistem harus mudah dioperasikan (user-friendly).

Flexibility: Sampai batas tertentu sistem harus mampu mengakomodasi tuntutan perubahan. Tractability: Sistem harus mudah difahami oleh pengguna dan perancang sistem serta memberikan fasilitas solusi problem termasuk tuntutan perubahan sistem di waktu yang akan datang. Auditability: Kemudahan audit harus difasilitasi mulai dari sejak awal pengembangan sistem. Security: Sistem harus terlindungi dari kemungkinan akses/penggunaan tanpa otorisasi.

ELEMEN PERSYARATAN SISTEM
Proses Elemen data Struktur data Output Input Dokumentasi Kendala Kontrol Reorganisasi

Proses: Deskripsi seluruh proses pada sistem yang baru, mencakup deskripsi tentang apa yang dikerjakan dan siapa yang mengerjakannya. Elemen data: Deskripsi elemen data yang dibutuhkan, mencakup nama, ukuran, format, sumber data, dan urgensi data.

Struktur data: Deskripsi tentang organisasi elemen data di dalam sistem data base. Output: Contoh output sistem serta deskripsi tentang kegunaan, frekuensi, dan distribusinya. Input: Contoh input sistem serta deskripsi tentang isi input, sumber input, dan penanggungjawabnya.

Dokumentasi: Deskripsi tentang sistem operasi sistem yang baru, termasuk sub sistemnya. Kendala: Deskripsi tentang berbagai kendala sistem yang baru, misalnya: deadline, skedul, perlindungan sistem, kebutuhan SDM, dan peraturan pemerintah.

Kontrol: Deskripsi sistem pengendalian untuk memastikan keandalan input, proses, dan output. Reorganisasi: Deskripsi kebutuhan reorganisasi untuk memenuhi tuntutan kebutuhan informasi pengguna sistem, seperti: peningkatan kualitas SDM, penambahan fungsi baru, restrukturisasi SDM, sampai dengan peniadaan posisi jabatan tertentu.

ISI LAPORAN ANALISIS SISTEM
Proposal Survey Sistem Ringkasan Proposal Problem dan Peluang Sistem Sasaran Usulan Sistem Cakupan Proyek Sistem Antisipasi Biaya dan Manfaat Tim Pengembang Sistem Tugas Pengembang Sistem dan Rencana Kerja Rekomendasi

Laporan Hasil Survey Sistem Ringkasan Laporan Sasaran Sistem Problem dan Peluang Sistem Implementasi Sistem yang Berlaku Kebijakan, Prosedur, dan Implementasi Desain dan Implementasi Pengguna Sistem dan Tanggungjawabnya Input, Output, dan Penyimpanan Data

Laporan Hasil Survey Sistem Pengendalian Sistem Kekuatan, Kelemahan, dan Hambatan Sistem Biaya Pengoperasian Sistem Identifikasi Kebutuhan Pengguna Sistem

Ringkasan Laporan Sasaran Sistem Problem dan Peluang Sistem Cakupan Proyek Sistem Hubungan Proyek Sistem Dengan Rencana Strategis Organisasi

Implementasi Sistem Yang Berlaku Kebutuhan Pengguna Sistem Studi Kelayakan Sistem Kendala Sistem Rekomendasi Pengembangan Sistem

Usulan Tim Pengembang Sistem dan Rencana Kerja Ringkasan Pengesahan Appendix untuk Dokumen, Tabel, Grafik, dan Daftar Istilah

PROYEK DAN ORGANISASI PENGARUH ORGANISASI BAGI PROYEK, DAPAT DITINJAU 4 KERANGKA : KERANGKA STRUKTUR, FOKUS PADA STRUKTUR ORGANISASI PERAN, TANGGUNG JAWAB DAN HUBUNGAN KOORDINATIF KERANGKA S.D.M, FOKUS PADA: HARMONISASI ANTARA KEBUTUHAN ORGANISASI DAN KEBUTUHAN PERSONIL KERANGKA POLITIK, ORGANISASIONAL MAUPUN PERSONAL PERSAINGAN GRUP MAUPUN INDIVIDUAL DALAM HAL OTORITAS ATAS SUMBERDAYA, OTORITAS KEPUTUSAN, DLL KERANGKA SIMBOLIK, FOKUS PADA SIMBOL DAN ARTI ARTI SETIAP PERISTIWA (MISAL, HADIRNYA C.E.O. PADA PERESMIAN MULAINYA PROYEK) BERKAITAN DENGAN BUDAYA: WAKTU KERJA, CARA KERJA, DISIPLIN, DLL PENGGUNAAN T.I. YANG CANGGIH SIMBOL PERUSAHAAN MAJU

KERANGKA STRUKTUR ORGANISASI
ORGANISASI BERBASIS PROYEK (PROJECT BASED ORGANIZATION) SEBAGIAN BESAR OPERASINYA DIKELOLA SECARA PROYEK ORGANISASI YANG MENERIMA PENGHASILAN KARENA MENGERJAKAN PROYEK UNTUK ORGANISASI LAIN ORGANISASI YANG MENGADOPSI PENGELOLAAN SECARA PROYEK BAGI SEBAGIAN BESAR OPERASI INTERNALNYA. ORGANISASI YANG TIDAK BERBASIS PROYEK (MANUFAKTUR, JASA FINANSIAL, DSB) JARANG MELAKSANAKAN PROYEK. PADA TIPE INI, MANAJEMEN PROYEK TIDAK MUDAH. ORGANISASI YANG TIDAK BERBASIS PROYEK. TIGA STRUKTUR ORGANISASI DASAR: FUNGSIONAL: MANAJER FUNGSIONAL MELAPOR PADA CEO (CHIEF EXCECUTIVE OFFICER). PROYEK: MANAJER PROGRAM MELAPOR PADA CEO. MATRIKS: DI ANTARA STRUKTUR PROYEK DAN FUNGSIONAL; PERSONIL SERINGKALI MELAPOR PADA DUA ATAU LEBIH ATASAN

PELAKSANA (CHIEF EXECT)
ORGANISASI FUNGSIONAL PROYEK DITANGANI LEWAT KOORDINASI MANAJER FUNGSIONAL DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECT) MANAJER FUNGSIONAL STAF KOORDINASI PROYEK

PENGORGANISASIAN PROYEK
DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK STAF KOORDINASI

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH
DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL STAF KOORDINASI PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG
DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL KOORDI-NASI PROYEK STAF MANAJER PROY

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT
DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK-PROYEK STAF MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK A PROYEK B

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI PADA PROYEK
KARAK-TERISTIK PROYEK T I P E O R G A N I S A S I FUNGSIONAL MATRIKS LEMAH MATRIKS SEIMBANG MATRIKS KUAT PROYEK OTORITAS TAK ADA -- RENDAH TERBATAS RENDAH -- SEDANG SEDANG -- TINGGI TINGGI -- PENUH % PERSONIL ORGANISASI YG FULL TIME DI PROYEK --- 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 % 85 % % PERAN MANAJER PROYEK TDK PENUH WAKTU PENUH WAKTU SEBUTAN MANAJER PROYEK KOORD. / PIMPINAN PROYEK MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK/ PROGRAM STAF ADMI-NISTRASI

Fase Proyek dan Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek adalah kumpulan fase-fase proyek yang menetapkan: Pekerjaan apa yang akan dilakukan di tiap fase. Hasil (deliverable) apa yang akan dihasilkan dan kapan. Siapa yang terlibat dalam tiap fase. Bagaimana manajemen akan mengendalikan dan menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di tiap fase. Hasil (deliverable) adalah produk atau layanan yang dihasilkan atau disediakan sebagai bagian proyek.

Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional

Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi

Presentasi serupa

Presentasi berjudul: "Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi"— Transcript presentasi:

Presentasi serupa

Tentang proyek

Tanggapan

Masuk

Otorisasi melalui jaringan sosial:

Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi

Presentasi serupa

Presentasi berjudul: "Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi"— Transcript presentasi:

Presentasi serupa

Tentang proyek

Tanggapan