PERENCANAAN.

Presentasi berjudul: "PERENCANAAN."— Transcript presentasi:

1 PERENCANAAN

2 Dlm Perencanaan, manajer memutuskan
Apa yang harus dilakukan Kapan melakukannya Bagaimana melakukannya Siapa yang melakukannya

3 Pengenalan Tujuan dan Rencana
Tujuan (goal) adalah kondisi di masa depan yang diinginkan dan coba diwujudkan oleh perusahaan. Rencana (plan) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi (blue print) yang digunakan untuk mencapai tujuan, dan mengalokasikan sumber daya, waktu, tugas serta tindakan yang lain yang diperlukan

4 Manfaat Perencanaan Membantu manajemen utk menyesuaikan diri dgn perubahan-perubahan lingkungan Membantu dlm kristalisasi persesuaian pd masalah-masalah utama Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

5 Manfaat Perencanaan (lanj)
Memberikan cara pemberian perintah utk beroperasi Memudahkan dlm melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami Meminimumkan pekerjaan yg tidak pasti Menghemat waktu, usaha, dan dana

6 Kelemahan Perencanaan
Pekerjaan yg tercakup dlm perencanaan mungkin berlebihan pd kontribusi nyata Perencanaan cenderung menunda kegiatan Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen utk berinisiatif dan berinovasi Kadang-kadang hasil yg baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pd saat masalah tsb terjadi

7 Persyaratan Perencanaan
Faktual Atau Realistis artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan Logis Dan Rasional artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan Fleksibel, Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya. Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komprehensif Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan

8 4 Tahap Dasar Perencanaan
MENETAPKAN TUJUAN MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI 1 2 MENGEMBAN-GANKAN KEGIATAN IDENTIFIKASI KEMUDAHAN DAN HAMBATAN 3

9 Tahap 1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja Tahap 2. Merumuskan keadaan saat ini  tahap ini memerlukan informasi terutama tentang keuangan dan data statistik, yang diperoleh melalui komunikasi

10 Tahap 3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan Tahap 4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan  Pengembangan berbagi alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif terbaik dan paling memuaskan

11 Fungsi Tujuan Organisasi
Pedoman bagi kegiatan (arah dr kegiatan organisasi) Sumber Legitimasi (pengakuan) Standar pelaksanaan (kalau tujuan jelas dan dipahami maka standar ini merup. Penilaian pelaksanaan prestasi organisasi) Sumber Motivasi Dasar rasional pengorganisasian (pola komunikasi, departementalisasi, mekanisme pengawasan)

12 8 Bidang pokok dlm menetapkan tujuan
Posisi pasar (segmen pasar, saluran distribusi) Produktivitas (Metode kerja, mesin dan peralatan) Sumberdaya pisik dan keuangan Profitabilitas (kekuatan keuangan) Inovasi (mengembangkan produk) Prestasi dan pengembangan manajer Prestasi dan sikap karyawan (semangat kerja) Tanggung jawab sosial dan publik

13 Perumusan tujuan efektif, mempertimbangkan
Proses tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yg bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan Hendaknya manajer puncak bertanggung jawab utk menurunkan tujuan-tujuan pd tingkat bawah Tujuan harus realistik, diselaraskan dgn lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang maupun akan datang

14 Perumusan tujuan efektif, mempertimbangkan (Lanj)
Spesifik dan terukur (naik 5%) Jangka waktu yang pasti (kapan) Pilihan dan kejelasan (memusatkan sdm) Menantang tapi realistis (motivasi karyawan) Dikaitkan dgn imbalan (hub.pencapaian dan penghargaan)

15 MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI
Kondisi Organisasi saat ini : kondisi SDM yang dimiliki, Finansial, dsb. Mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki

16 IDENTIFIKASI KEMUDAHAN DAN HAMBATAN
Kemudahan dan hambatan dari eksternal organisasi akan menjadi peluang maupun kendala.

17 Tipe-tipe Keputusan Keputusan-keputusan yg terprogram
Keputusan yg dibuat menurut aturan atau prosedur (keputusan yg rutin) Keputusan-keputusan yg tidak terprogram Keputusan yg berkenaan dgn masalah – masalah khusus, khas atau tidak biasa Keputusan-keputusan dgn kepastian, risiko, dan ketidakpastian

18 Keputusan yang diambil agar bermanfaat memiliki 4 sifat :
Unik Tak pasti (fleksibel) Jangka panjang ( Kompleks (mempengaruhi semua sumberdaya)

19 Klasifikasi rencana-rencana
Bidang Fungsional, mencakup rencana pemasaran, produksi, personalia dan keuangan Tingkatan Organisasional (satuan-satuan kerja organisasi) Karakteristik atau Sifat rencana (meliputi faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, rasionalitas, kuantitaif, kualitatif) Waktu (menyangkut jangka pendek, menengah, panjang) Unsur-unsur rencana (dlm wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan)

20 Tipe Utama Rencana (Lamp.2)
Rencana-rencana Strategik (Strategic Plans) Rencana-rencana Operasional (Operational Plans)

21 Perbedaan Perencanaan Strategik dan Perencanaan Operasional
Pusat Bahasan Masalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan Jk. Panjang Sasaran Laba Sekarang Laba di waktu yad Batasan Lingkungan sumber daya Sekarang Lingkungan Sumber daya yad

22 Perbedaan Perencanaan Strategik dan Perencanaan Operasional
Hasil yg diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan di waktu yad Organisasi Kepemimpinan Birokrasi/stabil Konservatif Kewiraswastaan / Fleksibel Mengilhami perubahan radikal Pemecahan masalah Berdsrkan pengalaman masa lalu Resiko Rendah Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru Resiko Tinggi

23 Proses Penyusunan Perencanaan Strategik
Penentuan misi dan tujuan Pengembangan profil perusahaan (kondisi internal dan kemampuan perusahaan) Analisa lingkungan eksternal (ekonomi, tehnologi, politik dll) Analisa internal perusahaan (kekuatan dan kelemahan organisasi) Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik (perubahan tehnologi, perubahan politik, perubahan kondisi pasar dll)

24 Proses Penyusunan Perencanaan Strategik
Pembuatan keputusan strategik (mengembangkan alternatif, mengevaluasi alternatif, dan memilih alternatif) Pengembangan strategi perusahaan (Strategi umum dan strategi operasional) Implementasikan strategi (melibatkan penugasan tanggung jawab atas kesuksesan seluruh atau sebagian strategi kegiatan) Peninjauan kembali dan evaluasi (sbg strategic control)

25 Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif
Karena adanya penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana utk mencapainya (hambatan pembuatan rencana efektif) Alasan : kurang pengetahuan organisasi, kurang pengetahuan tentang lingkungan, ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif, biaya, takut gagal, kurang percaya diri Keengganan umum para anggota utk menerima perencanaan karena perubahan-perubahan yg terjadi (diluar perencana)

26 Kriteria penilaian Efektivitas Rencana
Kegunaan (berguna bg manajemen) Ketepatan dan obyektivitas (jelas, ringkas, nyata dan akurat) Ruang Lingkup (memiliki prinsip kelengkapan, kepaduan, konsisten) Efektivitas biaya Akuntabilitas (pertanggungjawabkan) Ketepatan waktu

27 RENCANA DALAM LINGKUNGAN YANG BERGEJOLAK
Rencana Kontigensi: menentukan respon alternatif perusahaan ketika menghadapi kondisi darurat, atau situasi tak terduga dengan mengenali faktor-faktor penting Pembuatan skenario: langkah-langkah untuk mengamati tren (peramalan) Perencanaan Krisis: aktivitas yang dilakukan untuk mencegah krisis dengan cara membangun hubungan dengan stakeholder

28 SEKIAN SAMPAI BERJUMPA MINGGU DEPAN