ADM KESEKRETARIATAN Oleh : Dra. Armida. S. MS.i, dkk

Presentasi berjudul: "ADM KESEKRETARIATAN Oleh : Dra. Armida. S. MS.i, dkk"— Transcript presentasi:

1 ADM KESEKRETARIATAN Oleh : Dra. Armida. S. MS.i, dkk
Komunikasi, surat menyurat, rapat/ pertemuan, arsip, laporan, perhitungan

2 TUJUAN Peserta mampu menjelaskan arti, fungsi dan prinsip-prinsip administrasi kesekretariatan dalam organisasi Peserta mengenal berbagai bentuk surat, sistem kendali surat, dan sistem pengarsipan surat.

3 PENDAHULUAN Seorang pemimpin secara integratif seharusnya memiliki kemampuan untuk memperluas wawasan dan dapat mengaplikasikannya dalam bekerja. (iklas, mawas, keras, tuntas, cerdas)

4 Proses Administrasi Usaha kerjasama kegiatan Saat Tujuan Penentuan
Sekelompok orang kegiatan Tujuan tercapai

5 Arti Administrasi Kesekretariatan Kegiatan dalam adm

6 A. Pengertian Administrasi
administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dialkukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. B. Pengertian Sekretariat Sekretariat : tempat menangani ”Informasi ”, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, sampai menyimpannya, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan

7 C. Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Terjadinya proses pendayagunaan seluruh sumberdaya yang tersedia secara produktif untuk mencapai tujuan ( organisasi ) pada tempat tertentu.

8 KEGIATAN YANG ADA DI SEKRETARIAT
Penanganan Surat Penyimpanan dokumen (Arsip) Penerimaan Tamu Pelayanan Telepon Membuat Laporan Administrasi Keuangan Rapat/pertemuan dll

9 Penanganan surat Surat sebagai sarana komunikasi tertulis dapat dianggap sebagai duta atau utusan dari organisiasi, surat dipandang sebagai citra, cerminan mentalitas dan jiwa si pembuatnya, serta petunjuk tentang kondisi interen organisasi yang bersangkutan. Surat berfungsi, sebagai bukti autentik, alat pengingat, dokumen atau historis, jaminan keamanan dan pedoman atau dasar bertindak

10 Bentuk dan lipatan surat
Bentuk surat Full Block Style Block Style Semi Block Style Indented Style Hangging Paragraph Style Official Style Gaya Depdikbud

11 Syarat dan ciri surat yang baik
ditulis dalam bentuk yang menarik tersusun baik mengikuti model/bentuk tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna surat menunjukkan budi bahasa tidak terlalu panjang surat harus bersih, necis, tidak kotor.

12 Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Bahasa yang baik adalah yang sesuai dengan situasi komunikasi Bahasa yang benar adalah yang sesuai dengan kaidah bahasa Bahasa yang baik dan benar adalah yang sesuai dengan situasi dan sekaligus sesuai pula dengan kaidah

13 Penulisan Singkatan Singkatan ialah kependekan yang berupa huruf atau gabungan huruf, baik yang dilafalkan huruf demi huruf maupun dilafalkan sesuai dengan bentuk lengkapnya. Misalnya: sdr. [saudara] dst. [dan seterusnya] dsb.[dan sebagainya] a.n. [atas nama], bukan a/n u.p. [untuk perhatian], bukan u/p d.a. [dengan alamat], bukan d/a s.d. [sampai dengan], bukan s/d

14 lipatan surat yang lazim digunakan adalah :
Standard Fold (lipatan baku) Low Standard Fold Low Accordion Fold Arcodion Fold Paralel double Fold Single Fold French Fold Baronial Fold

15 Contoh Nomor : 353/UN Pekon/PP/2012 Cara penulisan amplop Stempel dan tanda tangan

16 Kearsipan dinamis Nilai Guna Fungsi Arsip Tujuan “ALFRED Usaha Azas
Penataan dokumen/ arsip Fungsi Arsip Nilai Guna “ALFRED Tujuan Usaha lancar adm Azas Kearsipan dinamis

17 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
2. UU.No.43 Th ttg kearsipan: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara 23/01/2018

18 Pengertian Arsip menurut The Liang Gie.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistimatis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali

19 Fungsi arsip secara umum yaitu:
Sebagai Sumber Ingatan Sebagai sumber informasi dan keterangan Sebagai sumber sejarah atau bahan bukti sejarah Sebagai bahan bukti pertanggungjawaban terhadap suatu peristiwa atau kejadian

20 FILING CABINET

21 ALFABETIC

22 POKOK MASALAH

23 KRONOLOGIS

24 SISTEM NOMOR

25 8 Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan Efektif Dalam administrasi
Perencanaan pekerjaan Pengorganisasian Pengkoordinasian Pengendalian Pemberdayaan Komunikatif Tatanan kantor Peningkatan mutu pelayanan

26 Selamat Ujian Moga Sukses