PENGOLAHAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Presentasi berjudul: "PENGOLAHAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK BKD PROVINSI JAWA TENGAH"— Transcript presentasi:

1 PENGOLAHAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK BKD PROVINSI JAWA TENGAH

2 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Pengolahan Data BKD Provinsi Jawa Tengah Dalam melakukan pengolahan data PNS Provinsi Jawa Tengah, BKD Provinsi Jawa Tengah menggunakan aplikasi Simpeg guna mengelola data kepegawaian PNS Provinsi Jawa Tengah. Simpeg BKD Provinsi Jawa Tengah saat ini sudah terintegrasi dan dapat di akses oleh seluruh SKPD di Jawa Tengah. Proses updating data yang dilakukan BKD Provinsi Jawa Tengah yakni dengan cara masing-masing PNS melakukan proses inputing data secara mandiri melalui aplikasi Simpeg sedangkan berkas pendukung yang dilampirkan, diupload dan dikelola menggunakan e-file. Tujuan dari Peremajaan Data: Untuk Update Data Kepegawaian masing-masing PNS Untuk Memperlancar Proses Administrasi Kepegawaian Untuk Melengkapi dan Memberikan info yang lengkap kepada pimpinan. BKD PROVINSI JAWA TENGAH

3 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Alur Proses Pengelolaan Dokumen PNS P3D (personil) Setiap PNS P3D (personil) wajib melakukan proses scanning dokumen kepegawaian untuk kemudian diupload ke aplikasi e-file BKD Provinsi Jawa Tengah, dengan cara harus mendaftar terlebih dahulu melalui : Dokumen yang harus disiapkan oleh PNS P3D (personil) terbagi menjadi 2 kategori, yakni dokumen dengan legalisasi dan non-legalisasi dan dokumen untuk arsip BKD Provinsi Jawa Tengah. Proses Scanning dokumen dilakukan dengan dengan 2 tahap : Tahap Pra-Scanning Tahap Scanning BKD PROVINSI JAWA TENGAH

4 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Persiapan Dokumen Kepegawaian PNS P3D (personil) 1. KATEGORI DOKUMEN YANG DILEGALISASI : SK CPNS SK PNS KONVERSI NIP KARTU PEGAWAI SK JABATAN TERAKHIR IJAZAH TERAKHIR SK KP TERAKHIR NPWP KTP (KARTU TANDA PENDUDUK) KARTU KELUARGA Pejabat yang berwenang melegalisasi adalah Pejabat Pengawas/Administrator pada Unit Kerja masing-masing : No Jenis Dokumen 1 SK CPNS 11 (UKPPI (UJIAN KP PENY. IJAZAH)) 2 SK PNS 12 PENILAIAN PRESTASI KERJA TAHUN 2015 3 KONVERSI NIP 13 SKP TAHUN 2015 4 KARTU PEGAWAI 14 PENILAIAN PRESTASI KERJA TAHUN 2016 5 SK JABATAN TERAKHIR 15 SKP TAHUN 2016 6 IJAZAH TERAKHIR 7 KP TERAKHIR 8 GAJI BERKALA TERAKHIR 9 (SK IJIN/TUGAS BELAJAR) 10 (SURAT IJIN PENGGUNAAN GELAR) BKD PROVINSI JAWA TENGAH

5 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Persiapan Dokumen Kepegawaian PNS P3D (personil) 2. KATEGORI DOKUMEN NON-LEGALISASI UNTUK BKD PROVINSI JAWA TENGAH : Berikut merupakan beberapa dokumen yang perlu dilampirkan , SCAN, dan UPLOAD selain dokumen yang dilegalisasi seperi tersebut sebelumnya dengan urutan sebagai berikut: Semua jenis dokumen pada kategori legalisasi, akan tetapi tidak perlu dilegalisasi; SUMPAH JANJI PNS; RIWAYAT PENDIDIKAN (SD - terakhir, dikumpulkan semua riwayat pendidikan sesuai jenjang masing- masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang terendah); SURAT NIKAH; KARIS (Kartu Isteri) / KARSU (Kartu Suami); TASPEN RIWAYAT KEPANGKATAN (dikumpulkan semua riwayat kepangkatan sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang terendah); RIWAYAT GAJI BERKALA (dikumpulkan semua riwayat gaji berkala sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dengan klasifikasi dari terendah MINIMAL tahun s/d SEKARANG); KTP / KARTU KELUARGA NPWP DAN ASKES BKD PROVINSI JAWA TENGAH

6 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Pemberkasan Dok. Kepeg. Legalisasi PNS Pendidikan & Non Pendidikan 1 2 Sekolah/Satker Koord. Sekolah/ Satker Legalisasi berkas pendukung Verifikasi kesesuaian data dengan dgn berkas pendukung menggunakan SIMPEG dan dikumpulkan per Kabupaten PNS Mengumpulkan Dok. Kepegawaian 3 BKD Prov. Jateng Verifikasi Data dan Dokumen UPT / BALAI 1 PNS Pendidikan : Dikumpulkan per kabupaten utk diserahkan ke BKD Prov. Jateng PNS Non Pendidikan : Verifikasi kesesuaian data dengan dgn berkas pendukung menggunakan SIMPEG dan dikumpulkan per Kabupaten utk diserahkan ke BKD Prov. Jateng 4 Keterangan : PNS Pendidikan PNS Non-Pendidikan 2 OPD dapat melakukan monitoring terhadap PNS yang sudah diverifikasi melalui Aplikasi Simpeg BKD PROVINSI JAWA TENGAH

7 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Pemberkasan Dok. Kepeg. Non- Legalisasi PNS Pendidikan & Non-Pendidikan 1 2 Sekolah/Satker Diarsip per Sekolah per Kabupaten PNS Dok. Kepegawaian discan kemudian dikumpulkan BKD Prov. Jateng Verifikasi Dokumen & Masuk ke Arsip BKD 1 UPT / BALAI 3 Keterangan : PNS Pendidikan PNS Non-Pendidikan 2 Dikumpulkan sesuai UPT masing-masing per Kabupaten BKD PROVINSI JAWA TENGAH

8 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Proses Upload Dokumen Kepegawaian Non-Legalisasi PNS Pendidikan & Non-Pendidikan Aplikasi Pendataan BKD Prov. Jateng PNS Verifikasi Data Melakukan Scanning Dokumen Server Simpeg dan Gaji BKD PROVINSI JAWA TENGAH

9 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Tahapan Pra-Scanning Dokumen Memilah dan mengelompokkan dokumen kepegawaian dengan melihat FORMAT : Dokumen harus berukuran F4 (Folio) / A4 2. Untuk Dokumen yang berukuran A3 harus diperkecil terlebih dahulu menjadi ukuran F4 atau A4. 3. Untuk dokumen dengan ukuran/skala kecil seperti contohnya kartu pegawai (KARPEG), kartu isteri (KARIS), kartu suami (KARSU), kartu pegawai elektronik (KPE) di fotokopi seperti sesuai aslinya untuk kemudian ditempelkan pada kertas F4 (Folio) seperti pada contoh berikut : atau depan belakang depan belakang BKD PROVINSI JAWA TENGAH

10 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Tahapan Scanning Dokumen Melakukan scanning dokumen kepegawaian dengan menggunakan aplikasi scanning dokumen, bisa menggunakan Adobe Photoshop atau aplikasi scanning bawaan dari mesin scanner unit kerja masing-masing, dengan format scanning sebagai berikut : Dokumen yang discan harus berukuran F4 (Folio)/A4; Posisi Gambar jadi hasil proses scanning dokumen HARUS VERTIKAL atau PORTRAIT, seperti pada contoh dibawah ini : dan CONTOH SALAH Hasil scanning yang berbentuk gambar disimpan dengan extension file .PNG(Portable Network Graphics); SALAH X V BENAR BKD PROVINSI JAWA TENGAH

11 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Tahapan Scanning Dokumen BENAR SALAH Untuk dokumen KENAIKAN GAJI BERKALA atau KONVERSI NIP , boleh difotokopi diperbesar sampai dengan ukuran F4 (Folio), boleh dengan ditempelkan seperti format pada poin sebelumnya. BKD PROVINSI JAWA TENGAH

12 BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Tahapan Scanning Dokumen Maksimal ukuran penyimpanan gambar hasil scanning 1MB(Megabyte) /gambar; Minimal dimensi gambar hasil scanning W:800 pixel X H:1000 pixel ; Maksimal dimensi gambar hasil scanning W:3000 pixel X H:4000 pixel ; Keterangan: W : Width / Lebar H : Height / Tinggi 7. Hasil scanning HARUS HITAM-PUTIH. BKD PROVINSI JAWA TENGAH