PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Presentasi berjudul: "PowerPointPresentation by : E. Sutisna"— Transcript presentasi:

1 PowerPointPresentation by : E. Sutisna
Manajemen Sumber Daya Manusia E. Sutisna, SE, MM PowerPointPresentation by : E. Sutisna

2 Influences Affecting Jobs, People, and Related HR Policies
© 2002 Southwestern College Publishing. All rights reserved.

3 Kuliah 3, Analisis dan Perancangan Jabatan
Definisi Tujuan dan Metoda Analisis Jabatan Hubungan Analisis Jabatan dgn Fungsi-fungsi SDM Perancangan Jabatan PowerPointPresentation by : E. Sutisna

4 Definisi Analisis jabatan (Job Analisys)
Proses sistematis utk mengumpulkan informasi tentang tugas, kewajiban, dan tanggung- jawab sebuah jabatan (Mondy & Noe) Deskripsi/Uraian Jabatan (Job Description) Dokumen yg memuat informasi ttg tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan Spesifikasi jabatan (Job specification) Uraian tertulis ttg pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, sifat, dan karakteristik lainnya yg diperlukan utk menjalankan sebuah jabatan dgn efektif. Tugas (Task) Rangkain unsur-unsur pekerjaan yg terkordinasi dan terakumulasi, yg digunakan utk menghasilkan sebuah keluaran (output). PowerPointPresentation by : E. Sutisna

5 Definisi Posisi (Jabatan)
Pengelompokan tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yg diemban oleh seorang pekerja  di mana setiap karyawan memiliki satu posisi Pekerjaan atau Jabatan (Job) Sekelompok posisi dgn tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yg serupa. Contoh : sekretaris Kelompok Jabatan (Job Family) Kelompok dari dua atau lebih jabatan yg memiliki kewajiban-kewajiban atau fungsi yg sama/serupa. Contoh ; SDM, Pemasaran, Akuntansi) Kategori Jabatan (Job Category) Pengelompokan jabatan yg sama nama jabatan atau pekerjaannya. Misalnya ; pekerjaan administratif, manajerial, dan teknis) PowerPointPresentation by : E. Sutisna

6 Contoh Penerapan Istilah
Kategori Jabatan Tenaga kependidikan Kelompok Jabatan Dosen Jabatan Profesor/Guru besar Posisi Dosen Manajemen SDM Salah satu Tugas Mengajar MK MSDM 1 Salah satu Spesifikasi Jabatan Berpendidikan S2 Deskripsi Jabatan Mengajar, meneliti, dan melaksanakan kegiatan pengabdian kpd masyarakat PowerPointPresentation by : E. Sutisna

7 Kapan Analisis Jabatan dilakukan ?
Pada saat organisasi didirikan/dibentuk Pada saat seperti itu, organisasi memerlukan sejumlah jabatan utk menjalankan kegiatannya Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru Karena adanya perkembangan organisasi diperlukan jabatan baru Pada saat Jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan Perubahan teknologi, metoda, dan sistem mengharuskan organisasi mendefinisikan kembali deskripsi dan spesifikasi jabatan-jabatan yg sudah ada. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

8 Tujuan Analisis Jabatan
Tujuan Analisis Jabatan adalah memperoleh jawaban atas beberapa pertanyaan penting berikut ini : Tugas-tugas fisik dan mental apa yg dijalankan oleh pekerja ? Kapan pekerjaan tsb harus diselesaikan ? Di mana pekerjaan itu harus dilakukan ? Bagaimana pekerja melakukan pekerjaannya ? Untuk apa pekerjaan tsb dilakukan ? Persyaratan apa yg diperlukan utk menjalankan pekerjaan itu ? PowerPointPresentation by : E. Sutisna

9 Metoda Analisis Jabatan
Angket terstruktur ; Fokus pd apa yg dihasilkan oleh pekerjaan (job-oriented approach) Fokus pada bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan (worker-oreinted approach). Pengamatan Analis mengamati seorang atau sekelompok pekerja yg sedang melakukan pekerjaannya. Wawancara Karena proses pengamatan sulit dilakukan, analis mengandalkan deskripsi dari pekerja ttg apa yg ia kerjakan, mengapa, dan bagaimana pekerjaan dilakukan. Catatan karyawan Analis mengandalkan pada informasi yg berasal dari catatan karyawan ttg apa, mengapa, dan bagaimana ia melakukan pekerjaannya. Kinerja Analis benar-benar melakukan pekerjaan yg sedang dikajinya utk memperoleh informasi tangan pertama. Kombinasi dari metoda-metoda di atas. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

10 Perencanaan Analisis Jabatan
Menentukan informasi jabatan Informasi jabatan yg dibutuhkan antara lain identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, persyaratan jabatan. Analisis jabatan hendaknya mengumpulkan informasi dari bidang-bidang sbb ; Kewajiban dan tugas (frekuensi, durasi, upaya, ketrampilan, kerumitan, perlengkapan, standar, dsb). Lingkungan (resikp thdp pelaksana pekerjaan ; gas beracun, bahan radio aktif, kekerasan, bahan yg mudah meledak, dsb) Peralatan dan perlengkapan (komputer, mesin, pakaian pelindung, dsb) Hubungan kerja (supervisi dari dan kpd siapa, hubungan kerja di dalam dan luar organisasi) Persyaratan kerja (pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan) Menentukan metoda pengumpulan data Memilih pendekatan yg digunakan (pendekatan individual atau melaui pengambilan sampel) Menentukan sumber data Memilih teknik pengumpulan data PowerPointPresentation by : E. Sutisna

11 Metoda Pengumpulan Data
Memilih unit kerja yg akan diambil data jabatannya  pilih sampel Menginventarisasikan semua jabatan dlm unit kerja tersebut. Menginventarisasikan para pemangku jabatan Menentukan jumlah sampel pada unit kerja Memilih nama pemangku jabatan sbg sampel. Mengumpulkan data dgn teknik tertentu (angket, wawancara, dsb) Mencatat semua data dlm lembar kerja PowerPointPresentation by : E. Sutisna

12 Prosedur Analisis Jabatan
Berdasarkan kajian oleh Siegel & Lane ada 3 jenis prosedur Analisis Jabatan : Prosedur yg berorientasi pada jabatan (job-oriented procedures) Analisis menekankan pada hasil spesifik atau hasil akhir dlm jabatan tertentu. Prosedur yg berorientasi pada sifat (trait-oriented procedures) Analisis menekankan pada kemampuan atau karakteristik yg mempengaruhi kinerja yg memuaskan atau kinerja efektif. Prosedur yg berorientasi pada pekerja (worker-oriented procedures) Analisis menekankan pada apa yg dilakukan (perilaku) oleh pegawai agar diperoleh hasil tertentu. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

13 Langkah-langkah dalam Analisis Jabatan
Mengkaji organisasi secara keseluruhan & kesesuaian tiap jbtn Langkah 2 Menentukan bgmn informasi analisis jbtn akan digunakan Langkah 3 Memilih jabatan-jabatan yg akan dianalisis Langkah 4 Mengumpulkan data dgn teknik analisis tertentu Menggunakan informasi dari langkah untuk : Perencanaan jabatan Perencanaan SDM Rekrutmen dan Seleksi Pelatihan & Pengembangan Penilaian kinerja Balas jasa/kompensasi Kepatuhan pada regulasi Langkah 6 Menyiapkan spesifikasi jabatan Langkah 5 Menyiapkan uraian jabatan PowerPointPresentation by : E. Sutisna

14 Deskripsi Jabatan Dokumen yg memuat informasi tentang tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan Deskripsi Jabatan memuat informasi : Identifikasi jabatan (nama jabatan, depertemen/bagian, hubungan pelaporan, kode jabatan) Tanggal analisis jabatan Ringkasan jabatan Tugas-tugas yg dijalankan PowerPointPresentation by : E. Sutisna

15 Spesifikasi Jabatan Uraian tertulis ttg pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, sifat, dan karakteristik lainnya yg diperlukan utk menjalankan sebuah jabatan dgn efektif. Spesifikasi jabatan berisi informasi ; Persyaratan pendidikan Pengalaman Sifat-sifat kepribadian Kemampuan fisik PowerPointPresentation by : E. Sutisna

16 Hubungan antara Analisis Jabatan dan Fungsi-fungsi SDM
Rancangan dan Struktur Organisasi Perencanaan SDM Evaluasi jabatan dan Balas jasa Rekrutmen dan Seleksi Meningkatkan efisiensi dan meminimalkan tumpang tindih atau duplikasi Memudahkan peramalan kebutuhan SDM dan pembuatan rencana pelatihan, mutasi, dan promosi, dll Memudahkan dalam melakukan penilaian jabatan  utk pengaturan kompensasi/balas jasa Memberikan arah bagi prosedur rekrutmen dan seleksi PowerPointPresentation by : E. Sutisna

17 Hubungan antara Analisis Jabatan dan Fungsi-fungsi SDM...
Penilaian Kinerja Hubungan kerja Perancangan Jabatan/Pekerjaan Keselamatan Kerja Analisis Jabatan dpt diterjemahkan ke dlm kriteria kinerja yg relevan Memudahkan manajemen maupun serikat pekerja untuk merundingkan kesepakatan kerja atau kontrak kerja Berfungsi sbg titik awal dari “studi gerak” (motion study) yg dirancang utk mengembangkan metoda kerja yg lebih efisien Dapat meningkatkan upaya keselamatan kerja sehingga menjadi lebih baik PowerPointPresentation by : E. Sutisna

18 Perancangan Jabatan Umpan balik Masukan Proses Transformasi
Unsur-unsur Organisasi Pekerjaan yg produktif & memuaskan Unsur-unsur Lingkunga Perancangan Jabatan Unsur-unsur Perilaku Masukan Proses Transformasi Keluaran yg diharapkan Sumber : Davis & Werther, Human Reasource and Personnel Management, 1998 PowerPointPresentation by : E. Sutisna

19 Unsur-unsur Organisasi
Pendekatan mekanistik Tugas-tugas dlm sebuah jbtn diidentifikasi agar dpt ditata utk meminimalkan waktu dan upaya pekerja. Sekumpulan tugas dikelompokkan dlm satu jbtn  spesialisasi. Penekanan pada efisiensi upaya (fisik), biaya tenaga kerja, pelatihan, dan waktu belajar bagi karyawan. Aliran kerja (work flow) Aliran kerja sangat dipengaruhi oleh karakteristik barang dan jasa. Contoh di pabrik mobil ; chassis harus dibuat lebih dulu sblm spatbor dan pintu-pintu dipasang Ergonomika Ilmu mengenai perancangan jabatan dan peralatan kerja agar jabatan dan perlatan cocok dgn kemampuan fisik individu. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

20 Unsur-unsur Lingkungan
Kemampuan dan ketersediaan karyawan Tugas-tugas yg dirancang utk sebuah pekerjaan harus mempertimbangkan kamampuan dan ketersediaan karyawan. Contoh ; aktivitas mengangkut barang lebih dari 100 kg. Ekspektasi sosial dan budaya Harapan masyarakat dan budaya yg berlaku di suatu daerah akan mempengaruhi pekerjaan yg dirancang. Contoh : penetapan waktu kerja malam hari bagi pekerja perempuan dan jam istirahat kerja pada hari Jum’at di negara-negara yg mayoritas muslim. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

21 Unsur-unsur Perilaku Keragaman ketrampilan (skill variety)
Para pekerja pd dasarnya lebih meyukai pekerjaan yg menuntut keragaman ketrampilan. Variasi yg kurang dalam pekerjaan dpt menyebabkan kebosanan, dan akhirnya dapat menurunkan produktivitas Identitas tugas (task identity) Tugas-tugas yg dikelompokkan dgn baik, akan membuat pekerja merasa memberikan kontribusi yg terindentifikasi dgn jelas. Signifikansi arti penting tugas (task significance) Sebuah pekerjaan memiliki signifikansi ketika pekerjaan ini dianggap penting bagi org lain dlm organisasi. Otonomi (autonomy) Kebebasan seseorang utk mengendalikan responnya terhadap lingkungan. Pekerjaan yg memberi kewenangan kpd pemangkunya utk membuat keputusan, akan memberikan tambahan tanggung jawab yg cenderung meningkatkan rasa diakui dan harga diri karyawan. Umpan balik (feedback) Umpan balik mengarah pada meningkatnya motivasi kerja Contoh : perakit radio PowerPointPresentation by : E. Sutisna

22 Teknik-teknik perancangan ulang Pekerjaan
Rotasi Jabatan (job rotation) Proses memindahkan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yg lain  variasi jbtn Perluasan jabatan (job enlargemnet) Menambah tugas-tugas ke dalam suatu jabatan utk meningkatkan siklus pekerjaan Pengayaan jabatan (job enrichment) Menambah tanggung jawab, otonomi, dan kontrol atas sebuah jabatan. Kelompok-kelompok kerja otonom (autonomous work) Team pekerja tanpa pimpinan formal yg dingkat oleh perusahaan, yg mengambil keputusan bersama. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

23 Teknik-teknik perancangan ulang Pekerjaan
Hari kerja dan penjadwalan kerja Minggu kerja yg lebih pendek, misalnya dari 5 hari kerja menjadi 4 hari kerja. Flextime Karyawan bekerja dgn jumlah jam kerja tertentu dlm satu minggu dan dlm periode waktu inti. Di luar waktu tsb mereka boleh memilih waktu kerja harian. Job sharing Kebijakan membagi pekerjaan 40 jam per minggu, misalnya, kpd dua org pekerja atau lebih. Telecommuting Pekerja melakukan pekerjaannya di rumah dgn menggunakan komputer yg tersambung ke kantor. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

24 Job Analysis in Perspective
© 2002 Southwestern College Publishing. All rights reserved.