Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tahun: Direktorat Administrasi

Presentasi berjudul: "Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tahun: Direktorat Administrasi"— Transcript presentasi:

1 Laporan Pertanggungjawaban Akhir Tahun: Direktorat Administrasi
Lusi Pratiwi – Artnice Mega

2 Pembuatan SOP Administrasi(1)
Arahan: Mengelola secara optimal sistem manajemen administrasi Kabinet KM ITB Mengelola secara optimal sarana dan prasarana penunjang aktivitas kabinet KM ITB

3 Pembuatan SOP Administrasi(2)
Kendala: Sosialisasi SOP melalui menteri dan menko, tetapi masih banyak staff yang belum memahami SOP sehingga seringkali tanpa sadar tidak mematuhi SOP. Solusi: Menyebarkan SOP melalui dropbox kabinet, menempel SOP tertentu di sekre (misal: SOP surat masuk di dekat boks kementrian)

4 Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(1)
Arahan: Mengelola secara optimal sarana dan prasarana penunjang aktivitas kabinet KM ITB

5 Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(2)
Kendala: Barang di sekretariat sangat banyak. Bahkan ada barang-barang peninggalan kabinet sebelumnya dan banyak pula barang-barang yang sulit pendataannya, misalnya pensil, spidol, pulpen. Sekre berpindah ke CC Barat Ruang 28, pendataan menjadi kurang rapi

6 Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(3)
Solusi: Revitalisasi sekre untuk merapikan barang-barang. Barang yang sudah tidak dibutuhkan dibuang atau dibagikan kepada tim revitalisasi

7 Kalender Kegiatan Kabinet(1)
Arahan: Mengupayakan keselarasan waktu kegiatan yang diselenggarakan Kabinet KM ITB dalam lingkup KM ITB Kendala: Adanya perubahan waktu kegiatan dan adanya kegiatan yang sebelumnya tidak termasuk dalam proker kabinet

8 Kalender Kegiatan Kabinet(2)
Solusi: Bekerja sama dengan kemenkoan DINPUS untuk mengaktifkan whiteboard di sekre sebagai sarana publikasi kegiatan menggunakan post it

9 Pengumpulan LPJ Bulanan(1)
Arahan: Mengupayakan usaha-usaha untuk berkembang sebagai fungsi penunjang KM ITB Kendala: Pengumpulan LPJ dari sekretaris menteri ke direktorat administrasi sering terlambat

10 Pengumpulan LPJ Bulanan(2)
Solusi: Memajukan deadline pengumpulan sehingga keterlambatan tidak mempengaruhi pengumpulan LPJ ke kongres

11 Memfasilitasi Mahasiswa ITB yang mewakili ITB maupun Indonesia(1)
Arahan: Memfasilitasi pemenuhan kebutuhan akademis anggota KM ITB Membantu penyelesaian masalah nonakademis anggota KM ITB

12 Memfasilitasi Mahasiswa ITB yang mewakili ITB maupun Indonesia(2)
Kendala: Permohonan surat pengantar seringkali mendadak Solusi: Mengerjakan pembuatan surat sesegera mungkin

13 Kumpul Rutin Sekretaris
Arahan: Membantu mempublikasikan kegiatan yang dilakukan elemen KM-ITB kepada seluruh anggota KM-ITB Kendala: Tidak semua sekretaris datang kumpul Solusi: Informasi disebarkan melalui sekretaris menko dan media maya

14 Kunjungan Silaturahmi Satu Kesekjenan ke HMJ(1)
Arahan: Menjaga komunikasi antara kabinet KM-ITB dengan seluruh elemen KM-ITB Kendala: Tidak semua himpunan bisa datang pada waktu yang telah ditetapkan

15 Kunjungan Silaturahmi Satu Kesekjenan ke HMJ(2)
Solusi: Himpunan yang tidak datang mendapatkan informasi langsung dari sekjen kabinet

16 ~ SEKIAN ~ TERIMA KASIH