PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK

Presentasi berjudul: "PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK"— Transcript presentasi:

1 PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK
MATERI – 7/MANAJEMEN PROYEK PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

2 9 BIDANG PENGETAHUAN DALAM PMBOK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) PIRANTI & TEKNIK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN PROYEK WAKTU BIAYA MUTU SDM KOMUNI- KASI RESIKO PEMBE- LIAN KEBU-TUHAN HARAP-AN STAKE-HOLDER BERHASIL BAHASAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

3 KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK
LAHIRNYA PROYEK MEMULAI PERENCANAAN PENGAWASAN PROYEK PENUTUPAN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK BAHASAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

4 RESIKO PROYEK Resiko: Pada umumnya resiko dikaitkan dengan peluang mendapatkan kerugian atau akibat buruk lain. !!! ada kerugian & ketidakpastian Resiko yang tinggi punya peluang terjadi lebih kecil dari pada resiko yang rendah Preferensi manusia terhadap resiko: Penghindar resiko Netral Pencari resiko (demi hasil yang besar) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

5 MANAJEMEN RESIKO PROYEK
Seni dan pengetahuan dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi resiko selama proyek berlangsung demi tercapainya sasaran proyek Data: 55 % proyek yang pelaksanaannya tidak sesuai rencana (anggaran dan waktu) tidak mengelola resiko dengan benar FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

6 PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK
1 Merencanakan manajemen resiko Mengiden- tifikasi resiko 3 Menganalisis kualitatif resiko P E R E N C A N A A N 4 Menganalisis kuantitatif resiko KELOMPOK PROSES PERENCANAAN 5 Merencanakan tanggapan thd resiko KELOMPOK PROSES PENGAWASAN Memantaua & pengendalian resiko FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

7 Proses 1: MERENCANAKAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK
Proses yang memutuskan tentang pendekatan yang akan dilakukan, dan bagaimana melaksanakan kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

8 Proses 1: PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK
MASUKAN: Pernyataan cakupan proyek Rencana manajemen biaya Rencana manajemen jadwal Rencana manajemen komunikasi Faktor-faktor lingkungan organisasi Aset proses organisasi PIRANTI DAN TEKNIK : Pertemuan-pertemuan untuk menyusun rencana dan analisis FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

9 Hasil Merencanakan manajemen resiko proyek
Rencana Manajemen Resiko yang memuat: Metodologi Peran dan tanggung jawab Anggaran Waktu: kapan dan seberapa sering Kategori resiko Definisi peluang resiko dan dampaknya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

10 Hasil Merencanakan manajemen resiko proyek
Rencana Manajemen Resiko yang memuat(lanjt) Definisi peluang dan dampak resiko Matriks peluang vs dampak Toleransi stakeholder Format pelaporan Pelacakan, untuk mengaudit proses manajemen resiko FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

11 PLAN RISK MANAGEMENT OUTPUTS: Risk Breakdown Structure
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

12 Relative or numerical scales are shown
PLAN RISK MANAGEMENT OUTPUTS: Probability & Impact Matrix for 4 Project Objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Project Objective Relative or numerical scales are shown Very low / 0,05 Low / ,10 Moderate / 0,20 High / ,40 Very high / 0,80 Cost Insignificant cost increase < 10% cost increase 10 – 20% cost increase 20 – 40% cost increase >40% cost increase Time Insignificant time increase < 5 % time increase 5 – 10% time increase 10 – 20% time increase >20% time increase Scope Scope decrease barely noticeable Minor areas of scope affected Major areas of scope affected Scope reduction unacceptable to sponsor Project end item is effectively useless Quality Quality degradation barely noticeable Only very demanding applications are affected Quality reduction required sponsor approval Quality reduction unacceptable to sponsor FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

13 Project Risk Management Worksheet
RISK PROBA-BILITY IMPACT DESCRIPTION LEVEL OF IMPACT DATE OF IMPACT PRIORITY LEVEL RISK MANAGEMENT PLAN Risk probability & level of impact: VL=very low; L=low; M=medium; H=high; VH=very high FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

14 Proses 2: MENGIDENTIFIKASI RESIKO PROYEK
Pengertian: Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

15 Masukan PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK
Rencana manajemen resiko Estimasi biaya dan durasi kegiatan Baseline cakupan Register stakeholder Pernyataan cakupan proyek Rencana manajemen waktu dan mutu Dokumen-dokumen proyek Faktor-faktor lingkungan organisasi Aset proses organisasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

16 Piranti & Teknik PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK
Pemeriksaan dokumen Teknik-teknik pengumpulan informasi: Wawancara, brainstorming, metode Delphi, identifikasi akar penyebab resiko, dll Daftar pengecekan Teknik-teknik pembuatan diagram resiko: (Bagan arus; Diagram sebab akibat, misal diagram tulang ikan; Diagram pengaruh) Analisis SWOT FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

17 HASIL PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO PROYEK
Register Resiko yang memuat: Daftar hasil identifikasi resiko Daftar tanggapan potensial Akar penyebab resiko Pengelompokan resiko (mutakhir) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

18 Proses 3 MELAKUKAN ANALISA KUALITATIF RESIKO
Deskripsi: Memberi nilai prioritas pada resiko-resiko proyek untuk dijadikan dasar analisa dan tindakan selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan menggabungkan peluang munculnya resiko dengan dampaknya Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

19 MASUKAN MELAKUKAN ANALISIS KUALITATIF RESIKO
Register resiko Rencana manajemen resiko Pernyataan cakupan proyek Aset proses organisasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

20 Analisa kualitatif resiko
PIRANTI & TEKNIK yang digunakan antara lain berupa Matriks peluang resiko dan dampaknya DAMPAK PELUANG RENDAH MENENGAH TINGGI RESIKO 6 RESIKO 9 RESIKO 1 RESIKO 4 RESIKO 3 RESIKO 7 RESIKO 2 RESIKO 5 RESIKO 11 RESIKO 8 RESIKO 10 RESIKO 12 Sumber: Schwalbe, Kathy. IT Project Management FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

21 HASIL MELAKUKAN ANALISIS KUALITATIF RESIKO
Hasil analisa kualitatif resiko berupa: Register resiko (yang mutakhir) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

22 Proses 4 MELAKUKAN ANALISIS KUANTITATIF RESIKO
Pengertian: Melakukan analisa numerik akibat keseluruhan dari resiko yang diidentifikasi thd sasaran proyek MASUKAN yang perlu diperhatikan: Aset proses organisasi Pernyataan cakupan proyek Rencana manajemen resiko Register resiko Rencana manajemen proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

23 PIRANTI & TEKNIK ANALISIS KUANTITATIF RESIKO PROYEK
Teknik pengumpulan data: Wawancara Distribusi peluang Pertimbangan ahli Teknik pemodelan dan analisis kuantitatif resiko: Analisis sensitifitas Analisis nilai uang yang diharapkan (EMV = expected monetary value) Analisis pohon keputusan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

24 HASIL ANALISIS KUANTITATIF RESIKO PROYEK
Hasil analisis kuantitatif berupa: Register resiko yang telah dilengkapi dengan: Analisis peluang Peluang pencapaian sasaran waktu dan biaya Daftar resiko sesuai prioritas Trend resiko, dari hasil analisis FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

25 Analisa kuantitatif resiko
Proses kuantifikasi resiko perlu mendokumentasikan : Sumber resiko dan kejadian resiko yang telah diputuskan untuk diabaikan Personil yang memutuskan hal diatas FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

26 POHON KEPUTUSAN PELUANG X HASIL ($) = EMV ( Expected Monetary value)
60.000 42.000 P=0,2 PROYEK 1 P=0,8 KEPU-TUSAN P=0,2 P=0,1 PROYEK 2 P=0,7 PROYEK 1: EMV= – = PROYEK 2: EMV= – = SUMBER: SCWALBE, KATHY. IT PROJECT MANAGEMENT FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

27 Proses 5: MERENCANAKAN TANGGAPAN RESIKO
Pengertian: Menyusun opsi dan tindakan untuk memperbesar peluang dan mengurangi ancaman bagi tercapainya tujuan / sasaran proyek Menetapkan: Tindak lanjut bagi peluang Tanggapan untuk ancaman FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

28 TIPE TANGGAPAN TERHADAP ANCAMAN
Menghindari resiko Mitigasi Menekan nilai resiko dengan memperkecil peluang terjadinya resiko Menerima konsekuensi resiko Menerima secara aktif: misalnya, membuat rencana kontinjensi Menerima secara pasif: menerima yang terjadi. Misalnya karena nilainya kecil FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

29 MASUKAN MERENCANAAN TANGGAPAN RESIKO
Rencana manajemen resiko Register resiko FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

30 PIRANTI & TEKNIK PENENTUAN TANGGAPAN THD RESIKO PROYEK
Strategi untuk ancaman (resiko negatif) Menghilangkan resiko Mentransfer resiko kepada pihak lain:Misal, melakukan pembelian (outsourcing) untuk pekerjaan yang kurang dikuasai dengan mahir, asuransi, dll Mitigasi (melakukan tindakan awal untuk memperkecil peluang timbulnya resiko negatif ) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

31 Strategi untuk peluang (resiko positif) Eksploitasi
PIRANTI DAN TEKNIK: Strategi untuk peluang (resiko positif) Eksploitasi Berbagi dengan pihak yang lebih mampu dalam memanfaatkan peluang Meningkatkan peluang Menyusun rencana kontinjensi: Langkah yang akan diambil bila resiko terjadi. Pendapat ahli FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

32 Hasil PENENTUAN TANGGAPAN THD RESIKO PROYEK
Register resiko (yang mutakhir), Rencana manajemen proyek (yang mutakhir) Perjanjian kontrak yang terkait dengan resiko Perbaikan dari dokumen proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS

33 Sampai Jumpa FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL–IF015 PPSI-IF SKS