Oleh: Lidia Evelina MM HP:

Presentasi berjudul: "Oleh: Lidia Evelina MM HP:"— Transcript presentasi:

1 Oleh: Lidia Evelina MM HP: 0812 801 1789
Dasar Pengelolaan Event Organizer Jurusan Marcom Universitas Mercu Buana Oleh: Lidia Evelina MM HP: Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

2 Dasar pengelolaan Event
Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event. Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event. Unik dan spektakuler. Bermanfaat bagi banyak orang Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

3 Alasan Perusahaan menggunakan Event Organizer
Lebih hemat waktu Lebih hemat Tenaga (Sumber Daya Manusia) Anggaran dapat disesuaikan dengan budget. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

4 Kunci sukses sebagai Event organizer
Motivasi Database Network Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu pre-financing SDM yang dinamis, mobile, hardworker Teamwork spirit Creativity, imagination & Concept Individual skill yang tepat guna Tidak Gaptek Personality yang baik Inisiatif tinggi Jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

5 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Event period Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour minus 24 Hours) Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan Manajemen operasional memegang peranan penting Teamwork sangat berpengaruh Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang memiliki dedikasi kepemimpinan (Leadership) Sebaiknya bekerja dengan daftar periksa (check list) Usahakan semua berlangsung tepat waktu (on-time) Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

6 Langkah-langkah dalam menyusun Event
Tetapkan tema Event Amati pasar (studi Kelayakan) Kumpulkan data base yang cukup Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event Penentuan kontraktor Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung Menentukan acara dan pendukung acara Menentukan strategi pemasaran dan promosi Menyusun dan menganalisa anggaran. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

7 5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event
Why (alasan event dibuat) Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event) When (kapan event tersebut dilaksanakan) Where (lokasi event tersebut) What (apa yang disuguhkan event Itu) How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event tersebut). Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

8 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Lokasi Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.) Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

9 Pemilihan lokasi Event
Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan alat tranportasi lokal Terjaga kebersihan dan kenyamanan Terjamin keamanan Tersedianya lahan parkir yang memadai Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu kredit, public telpon, press room. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

10 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Tema dan waktu Ikut trend atau menciptakan trend baru Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap sponsor/donatur yang akan berpartisipasi dalam sebah event. Timing harus tepat sesuai dengan tema Waktu persiapan cukup Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

11 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Data Base Dari katalog Dari iklan di berbagai media massa Dari Event atau pameran sebelumnya Dari searching di Internet Dari brosur-brosur Dari buku kuning/Yellow pages Dari literatur lainnya Dan sumber lainnya. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

12 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Pemilihan Jasa Boga Apakah lokasi menyediakan jasa boga Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini; sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering. Prasmanan atau served (dibantu pelayan) Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya? Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu. Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah tertentu termasuk pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur dari peserta. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

13 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Acara Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara (performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen. Siapkan agenda alternatif (Plan “B” untuk cadangan Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

14 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Menggolkan proposal Konsep unik merupakan plus point Target jelas Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju Lokasi mudah diakses Timing yang tepat Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu kredit, dsb. Benefit jelas untuk para sponsor Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

15 Keberhasilan meraih sponsor
Berkaitan dengan tema event Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3 bulan belakangan Tanyakan langsung kemungkinan mereka berpartisipasi sebelum Anda mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program promosi mereka) Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

16 Pemanfaatan teknologi informasi
Database – modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung, sponsor dsb. Direct sebagai pengganti directmail konvensional Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi human error, energi dan waktu Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan mekanisme Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

17 Scheduling/penjadwalan
Berapa lama (bulan) persiapan sebuah event? Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pre event, event, post event) Target dan hasil akhir yang mau diraih Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan banyak terdapat kendala. Buatlah rangkaian perkerjaan itu mudah dan sederhana untuk dimengerti. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

18 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Stake Holders Media massa Organisasi Profesi Perusahaan swasta Instansi pemerintahan yang terkait Organisasi kemasyarakatan yang ada Organisasi hobi Kalangan akademis Advertising agencies Hotel, travel, catering dan sebagainya Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

19 Dekorasi dan perlengkapan
Apakah dekorasi diperlukan? Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke Dekorator Membuatnya atau menyewa yang sudah ada? Dekorasi apa yang tersedia di lokasi Apa perlu koordinasi dengan tata lampu, tata suara, penata pentas, pemandu acara dll. ? Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

20 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Post Event Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb) Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

21 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Press & media Special deal with media relation/PR Firm Press/News Release, Press Kit Press Conference/gathering Press Center Special admission Pas for Press Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

22 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Printed Materials Invitation Ticket Site plan Directory Daily news letter Phamphlets/poster/flyer/leaflet/folder,etc Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

23 PaS (promotion at Show)
Outdoor – Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll. Indoor – Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb. Electronic – TV News, talk show, web site, advertisement Printed – iklan, advertorial, berita dsb. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

24 Event Management, Marcom, Mercu Buana
Evaluation Financial, participants, program complaints, compliments, bussiness transaction, coment, request Prime target – Zero Compalint Second target – Profit at least Break Event Point. Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana

25 MOTTO EVENT ORGANIZER: ZERO COMPLAINTS IS THE TARGET !!!
Lidia Evelina MM Event Management, Marcom, Mercu Buana