5. communication Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer,

Presentasi berjudul: "5. communication Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer,"— Transcript presentasi:

1 5. communication Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer,
Karena : Merupakan proses untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen : Informasi dikomunikasikan untuk dasar pembuatan rencana Rencana dikomunikasikan untuk dilaksanakan Pengorganisasian dikomunikasikan melalui job description Pengarahan dikomunikasikan untuk motivasi Pengawasan dikomunikasikan untuk membuat laporan Manajer bekerja tidak dalam isolasi, harus : Melaksanakan fungsinya Interaksi Komunikasi dengan pihak lain

2 2. Merupakan kegiatan yang memerlukan Banyak waktu manajer :
Aktivitas : Menulis, membuat laporan, surat, memmo dll B. Cara komunikasi : Tilpon, tatap muka dll C. Sasaran : Bawahan, sejawat, atasan, rekanan/klien

3 Elemen dalam proses komunikasi (kottler, 1988)
media message sender encoding decoding receiver noise feedback Response Message : Bentuk fisik Ucapan,tulisan,gerakan Pesan sama :pengertian berbeda Effektif : 1.Attention 2.Understanding 3.Acceptance 4.Action Media : kertas,udara Sender Inisiatif komunikasi Sumber Ada kebutuhan,keinginan,informasi Penafsiran kode : Latar belakang Interpretasi Harapan Kesamaan pengertian dgn pengirim Penerima : Satu orang > 1 : pengumuman Pengkodean : Kata,huruf, angka,gerakan,simbol Kesamaan pengertian

4 sender berkomunikasi tanpa mengharapkan atau meminta
Arah komunikasi Satu arah sender berkomunikasi tanpa mengharapkan atau meminta ‘feed-back’ dari receiver. Mis. Kebijakan pimpinan 2. Dua arah terjadi apabila receiver dapat memberikan umpan balik dari penerima (receiver). Mis. Ajakan kepada bawahan untuk diskusi Hasil penelitian Harold leavitt & Mueller Komunikasi satu arah lebih menghemat waktu dibanding dua arah 2.Kom. Dua arah lebih tepat daripada satu arah, karena ada umpan Balik untuk memperjelas komunikasinya 3. Receiver lebih yakin pada pengertian dan pengetahuannya Tentang Pesan yang diterima dalam komunikasi dua arah 4. Sender akan mudah diserang dalam kom. Dua arah karena receiver Dapat menunjukkan kelemahan dan kesalahan sender 5. Komunikasi satu arah kelihatan lebih tegas dan teratur

5 Dalam hal-hal tertentu, komunikasi satu arah
Lebih sesuai dengan situasi sbb. : Jika kecepatan komunikasi harus diutamakan Jika ketepatan penerimaan lebih diutamakan Jika kewibawaan perlu dijaga Jika keteraturan lebih dipentingkan seperti dalam rapat umum Hambatan dalam Komunikasi (Duncan) : Experience by –pass Use of technical terms Media selection Environmental distortion Abstract nature of words Status Resistance to change Cara mengatasi Hambatan dalam Komunikasi (Sayless & Strauss) : Umpan balik Komunikasi tatap muka Peka thd dunia penerima pesan Hati-hati dengan pengertian simbul Gunakan bahasa yang langsung dan sederhana Pengutaraan yang tepat

6 Bentuk komunikasi (duncan)
dalam buku “ organizational behavior “ : Verbal (lisan) Non-verbal (tulisan, gerakan dll) a. Kinesics cara berkomunikasi dalam bentuk gerakan badan, gerakan tangan,ekspresi muka dll. Berguna untuk mengecek tingkat penerimaan seseorang b. Proxemics Cara berkomunikasi yang tandanya adalah bagaimana pihak-pihak yg berkomunikasi menempatkan diri secara fisik dalam suatu komunikasi c. Chronemics menunjukkan perilaku komunikasi berdasarkan lama atau tidaknya terputus suatu komunikasi lisan. Misalnya apabila komunikasiberkesinambungan maka indikasi komunikasi menarik bagi keduabelah pihak d. Oculesics gerakan mata, misalnya betapa penting gerakan mata pada permainan poker e. Physical appearance tampilan fisik, misalnya kita sering menilai seseorang dari cara berpakaian.

7 Komunikasi dalam organisasi
Penyampaian pesan dari satu individu ke individu lainnya Dalam bentuk yang dapat diterima Menurut Raymond V. Lesikan dalam buku “ a general semantics Approach to communication barriers organization “ Faktor khusus yang mempengaruhi effektivitas komunikasi Dalam organisasi : Saluran komunikasi formal Struktur organisasi Spesialisasi pekerjaan Pemilihan informasi

8 Saluran komunikasi formal Saluran meluas jika organisasi berkembang
Komunikasi yang effektif sulit diperoleh dalam organisasi yang besar Saluran formal dapat menghambat aliran informasi Keuntungan : pimpinan tidak kebanjiran masalah Kelemahan : pimpinan tidak selalu memperoleh informasi Yang diperlukan/informasi benar 2. Struktur organisasi Status dan wewenang dapat menentukan pihak yang Berkomunikasi serta materi komunikasinya 3. Spesialisasi pekerjaan Istilah,bahasa,pekerjaan,tujuan,kebiasaan yang sama Akan mempermudah komunikasi 4. Pemilihan informasi Pihak yang memiliki informasi dan pengetahuan khusus akan Memiliki wewenang yang tidak dimiliki pihak lain Misalnya : montir

9 Komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya ~ struktur organisasi
Dimensi vertikal Komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya ~ struktur organisasi 3 dimensi proses Komunikasi Organisasi formal Dimensi horizontal Pertukaran informasi antara pejabat Yg memiliki kedudukan sama Untuk koordinasi Tertulis atau lisan Dimensi luar organisasi Timbul karena organisasi tidak dapat Hidup ‘menyendiri’ Tidak mengikuti sistem status organisasi Seperti diatas

10 Jaringan komunikasi organisasi
B D E C bintang C B D A E rantai A B C D E Huruf Y A B E C D lingkaran C dapat berkomuni- kasi langsung dgn A,b,d,e Pada hub.antar Salesman dgn Manajer distriknya B hanya dapat dgn A dan c.; Prosedur Birokrasi kantor A, e melapor ke Ka.bag masing2 Selanjutnya Melapor ke direktur Surat diterima E, Disortir d dan Didistribusi Oleh C Pada bagian Sekertariat/ ekspedisi

11 Komunikasi ke bawah, maksud : Petunjuk Informasi Pengarahan Perintah
Penilaian kepada bawahan Komunikasi keatas, maksud : Laporan kemajuan saran penjelasan Permohonan bantuan atau keputusan Komunikasi informal Biasa terjadi dalam bentuk desas-desus (grapevine) Desas-desus umumnya memiliki kelompok-kelompok atau jaringan Sendiri-sendiri Fungsi desas-desus ini terutama dalam hubungan sosial, tapi sering Juga dipakai dalam hubungan pekerjaan, lebih cepat daripada melalui Saluran formal Manajer dapat menggunakannya dengan informasi yang sengaja “dibocorkan”

12 disaring Keatas (disembunyikan) disesuaikan Masalah !! Kebawah ditahan
Komunikasi vertikal disesuaikan Masalah !! Kebawah Disengaja Tidak jujur ditahan

13 A H D B G I F C E Komunikasi informal E D C B A C A B D E J I H G F C
Kemungkinan/ random Komunikasi informal E D C B A Saluran tunggal C A B D E J I H G F Kabar angin C D A G B F E kelompok

14 Arah komunikasi Effektivitas organisasi formal : Satu arah
sender berkomunikasi tanpa mengharapkan atau meminta ‘feed-back’ dari receiver. Mis. Kebijakan pimpinan 2. Dua arah terjadi apabila receiver dapat memberikan umpan balik dari penerima (receiver). Mis. Ajakan kepada bawahan untuk diskusi Effektivitas organisasi formal : Prinsip kesatuan sasaran Effektif apabila struktur memungkinkan sumbangan dari tiap individu Dalam pencapaian sasaran perusahaan 2. Prinsip efisiensi Biaya satuan bahan; kepuasan kelompok/perseorangan

15 Peran manajer : Interpersonal role (peran antar pribadi) Informational role (peran informasi) Decisional role (peran keputusan) Komunikasi sebagai proses : Mengandung 3 unsur, yaitu : 1.Komunikasi melibatkan unsur 2. Komunikasi meliputi pertukaran arti (shared meaning) 3. Komunikasi adalah simbolis