MODUL MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Presentasi berjudul: "MODUL MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI"— Transcript presentasi:

1 MODUL MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

2 Proses Dokumen-Dokumen Kantor
Kegiatan Belajar 1 Proses Dokumen-Dokumen Kantor Pengertian Dokumen Jenis-Jenis Dokumen Ruang Lingkup Dokumentasi Dokumen Kantor (Surat) Bagian-Bagian Surat Bentuk-Bentuk Surat

3 Pengertian Dokumen Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

4 Jenis-Jenis Dokumen Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
Dokumen pribadi, contoh: KTP, SIM, dan ijazah. Dokumen niaga, contoh: cek, obligasi, dan saham Dokumen sejarah, contoh: fosil, tugu, dan naskah proklamasi Dokumen pemerintah, contoh: Keppres dan UU Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya Dokumen literer Dokumen korporil Dokumen privat

5 Ruang Lingkup Dokumentasi
Dokumentasi Literer: Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan Dokumentasi Korporil: Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman Dokumentasi Privat: Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan

6 Pengertian Surat Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

7 Fungsi Surat Alat bukti tertulis, contoh: surat perjanjian.
Alat pengingat, contoh: akta jual - beli Bukti historis. Duta organisasi, contoh: bukti-bukti transaksi. Pedoman, contoh: surat tugas Sarana promosi, contoh: surat resmi perusahaan.

8 Jenis-Jenis Surat Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya.
Jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya. Jenis-jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya. Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya. Jenis-jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya.

9 Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
Kartu Pos Warkat Pos Surat Bersampul Memorandum dan Nota Surat tanda bukti

10 Jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya
Surat Permintaan Penawaran Surat Penawaran Surat Pesanan Surat surat pemberitahuan Surat Pengantar Surat Perjanjian Surat keputusan

11 Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
Surat dinas Surat pribadi Surat niaga Surat sosial Surat pengantar Telegram

12 Jenis-jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya
Surat biasa Surat edaran Surat pengumuman

13 Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya
Surat sangat rahasia: Surat ini diberi tanda SRHS atau dimasukkan dalam tiga sampul surat. Surat rahasia: Surat ini diberi tanda ”RHS atau R” atau dimasukkan dalam dua sampul surat. Surat biasa: Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

14 Jenis-jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya
Surat sangat segera: Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab/diselesaikan. Surat segera: Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan jawaban/penyelesaian yang segera. Surat biasa: Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya

15 Perlengkapan Surat Kertas Surat Amplop/sampul surat Lipatan Surat

16 Bagian-Bagian Surat Kepala Surat Salam Penutup Nomor Surat
Tanggal Surat Lampiran Perihal/Hal Alamat Dalam/Alamat Tujuan Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Nama Organisasi/Perusahaan Jabatan Penanggung Jawab Surat Tembusan/ Tindasan/ Carbon Copy (c.c.) Inisial

17 Kepala Surat Hal-hal atau informasi yang terdapat pada kepala surat:
Nama Organisasi/Perusahaan. Alamat Kantor. No. Telepon/Faksimile/Kode Pos. Website/Alamat . Nama Bankir. Logo Perusahaan. Bidang Usaha (khusus bagi perusahaan). Kepala Surat

18 Perihal/Hal Sedangkan tata cara penulisan perihal pada surat niaga:
Sebelum penulisan alamat dalam/setelah lampiran. Setelah alamat dalam atau sebelum salam pembuka. Setelah salam pembuka (ditulis di tengah). Perihal/Hal

19 Alamat Dalam/Alamat Tujuan
Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.

20 Alinea pembuka: Pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat.
Alinea isi: Berisi pesan (keterangan/penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Alinea penutup: Kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat telah selesai. Isi Surat

21 Penanggung Jawab Surat
Atas nama, disingkat menjadi a.n. Beliau, disingkat menjadi u.b. Penanggung Jawab Surat Inisial: Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. Contoh: Inisial BK/sd Keterangan: BK: Bella Kasih: Pengonsep dan penanda tangan surat Sd: Sari Dewi: Pengetik Surat Inisial

22 Bentuk-Bentuk Surat Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style).
Bentuk Surat Lurus (Block Style). Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style). Bentuk Surat Lekuk (Indented Style). Bentuk Surat Menggantung (Hanging Paragraph Style). Bentuk Surat Resmi (Official Style).

23 Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

24 Bentuk Surat Lurus (Block Style)

25 Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

26 Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)

27 Bentuk Surat Menggantung (Hanging Paragraph Style)

28 Bentuk surat resmi Indonesia lama

29 Bentuk Bentuk surat resmi Indonesia baru

30 Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut Depdiknas

31 Kegiatan Belajar 2 DASAR SURAT MENYURAT
Bahasa Surat Niaga dan Surat Dinas Aneka Surat Dinas dan Surat Niaga Surat Pribadi

32 Ciri-Ciri Bahasa Surat
Jelas: Surat harus menggunakan pilihan kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing. Lugas: Sederhana, praktis, dan bersahaja (simpel). Menarik dan sopan: Tidak menggunakan bahasa yang berlebihan serta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

33 Tata bahasa meliputi: Ejaan Penulisan huruf, Penulisan kata, Penulisan unsur. Tanda baca (fungtuasi) Tanda titik, Tanda koma, Tanda titik dua, Tanda garis miring, serapan. Tata bahasa

34 Penulisan huruf: Huruf kapital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan nama gelar, bahasa, bangsa, suku bangsa, tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Penulisan huruf

35 Penulisan Kata Kata dasar, contoh: majalah.
Kata berimbuhan, contoh: perkantoran, Kata ulang, contoh: surat-menyurat dan masak-masak. Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka penulisannya digabung, contoh: mempertanggungjawabkan. Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, contoh: bertanggung jawab. Kata depan di, ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannya dipisah, contoh: di lemari. Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, contoh: saya pun. Partikel per penulisannya dipisah, contoh: per April 2009. Penulisan Kata

36 Penulisan unsur serapan
Management = Manajemen Apotheek = Apotek Kwitantie = Kuitansi Psychology = Psikologi

37 Tanda titik: Pada akhir kata singkatan dipergunakan tanda titik.
Contoh: Jalan = Jln. Sarjana Teknik = S.T. Dan kawan- kawan = dkk. Tanda koma: Digunakan untuk memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan dan merinci hal yang lebih dari dua. Tanda titik dua: Digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, dan yaitu. Tanda garis miring: Penulisannya tidak memakai spasi, contoh: organisasi/perhimpunan Tanda baca

38 Surat Dinas/Resmi Surat pemberitahuan Surat undangan Surat kuasa
Surat keterangan Surat memo dan nota dinas Surat edaran Surat pengantar Surat perintah Surat instruksi Surat tugas

39 Undangan resmi: Undangan yang dibuat untuk keperluan resmi
Undangan resmi: Undangan yang dibuat untuk keperluan resmi. Contohnya, undangan rapat suatu organisasi, undangan upacara kenegaraan, atau undangan pelantikan pejabat. Undangan setengah resmi: Undangan yang dibuat untuk perkumpulan keluarga dan perkumpulan arisan. Contohnya, undangan rapat keluarga dan undangan syukuran. Undangan tidak resmi/undangan pribadi: Undangan yang dibuat oleh perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri. Contohnya, undangan ulang tahun. Surat undangan

40 Surat Keterangan Surat keterangan biasa: surat yang diberikan kepada seseorang yang isinya menerangkan tentang kegiatan sebagai warga masyarakat di tengah kesibukan sehari-hari. Surat referensi: Surat keterangan dari pihak ketiga, yang berisi penilaian mengenai kepribadian, kelayakan, keahlian, dan kualifikasi pihak pertama yang bersifat rahasia, tidak diketahui oleh pihak pertama untuk kepentingan pihak II. Surat rekomendasi: Surat keterangan yang diperoleh dengan meminta langsung ke pimpinan perusahaan, tidak bersifat rahasia karena isi surat sudah diketahui oleh pihak I dahulu daripada pihak II.

41 Surat referensi dapat dibedakan menjadi tiga macam
Surat referensi dagang Surat referensi bank Surat referensi pribadi

42 Memo Memo digunakan untuk memberikan petunjuk-petunjuk meminta/memberikan informasi yang bersifat mengingatkan atau berupa pemberitahuan.

43 Nota Nota adalah berita singkat yang isinya berupa perintah, peringatan, penunjukkan, atau keterangan secara resmi (dinas), bertujuan agar isi yang tercantum di dalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik-baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.

44 Surat Niaga Surat perkenalan Surat permintaan penawaran
Surat penawaran Surat pesanan Surat konfirmasi pesanan Surat penolakan pesanan Surat pengiriman pesanan Surat pengaduan/penuntutan Surat pengiriman pembayaran Surat penagihan

45 Surat permintaan penawaran
Surat perkenalan adalah yang isinya memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli. Surat Perkenalan Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan. Surat permintaan penawaran

46 Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa. Surat penawaran

47 Cara menyusun surat penawaran
Mempergunakan gaya bahasa yang menarik. Memerinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan dilampiri gambar. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan barang. Memberikan potongan harga yang menarik dan syarat pembayaran yang mudah. Mencantumkan sifat penawarannya (bebas, terikat, berjangka). Cara menyusun surat penawaran

48 Surat Pesanan Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Surat pesanan harus menyebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan mengenai pesanan, yaitu: Banyaknya pesanan, Cara pembayaran, Nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri lain barang yang dipesan, Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki, Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.

49 Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk memperoleh kepastian tentang pesanan pembeli. Surat berisi tentang: Pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlahnya, harga, syarat jual beli lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual.

50 Surat penolakan pesanan (surat penerimaan pesanan)
(surat penerimaan pesanan) adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk pembeli bila ada suatu masalah hingga pesanan barang tidak dapat dipenuhi oleh penjual, misalnya karena persediaan barang habis atau kenaikan harga. Dalam surat ini penjual harus menawarkan solusi untuk menjaga hubungan baik dengan pembeli.

51 Surat Pengiriman Pesanan
Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan yang disertai dengan keterangan- keterangan berikut. Barang yang akan dikirim tersebut berdasarkan order yang mana. Jenis barang apa saja yang dikirim. Berapa jumlah barang yang dikirim. Cara pengangkutan barang. Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan.

52 Dokumen yang berhubungan dengan surat pengiriman pesanan
Pengiriman Biasa: Surat dilampirkan faktur dan surat Pengantar. Pengiriman barang menggunakan perusahaan angkutan: Surat dilampirkan surat muatan barang atau surat angkutan barang. Surat jalan, bila barang diangkut dengan kendaraan darat. Bill of lading (B/L) atau konosemen bila barang diangkut dengan kapal laut. Air way bill (AWB), bila barang diangkut dengan kapal udara. Pengiriman barang dalam peti: Surat dilampirkan packing List (daftar perincian barang yang dalam peti). Bila pembayaran dilakukan sebagian: Surat pengiriman pesanan harus dilampirkan kuitansi. Bila barang yang dikirimkan diasuransikan: Surat pengiriman pesanan harus dilampirkan polis/surat pertangung asuransi.

53 Surat pengaduan/penuntutan
Surat Pengaduan/penuntutan adalah surat untuk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya.

54 Isi surat pengaduan Menyebutkan dengan jelas barang yang rusak, kualitas salah, jumlah yang tidak sesuai. Memberikan bukti-bukti tentang hal yang tidak memuaskan karena kesalahan/kelalaian penjual, misalnya barang terlambat datang atau hilang. Menyebutkan macam-macam penyelesaian yang dikehendaki, misalnya: Meminta potongan harga (rafaksi); Meminta penggantian barang; Meminta ganti rugi; Meretour (mengembalikan) barang yang dipesan; Membatalkan pembelian.

55 Surat pengiriman pembayaran
Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli, untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan.

56 Isi surat pengiriman pembayaran
Jumlah barang yang diterima. Harga faktur, yaitu harga yang harus dibayar. Waktu pembayaran. Cara pembayaran. Besarnya pembayaran. Bukti pembayaran. Isi surat pengiriman pembayaran

57 Surat penagihan Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.

58 Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah berlalu.
Besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi. Tanggal transaksi dan no. faktur yang sudah berlalu. Cara pengiriman atau pembayaran uang yang diinginkan oleh pembeli. Menyebutkan hal lain, berupa peringatan atau ancaman (bila perlu). Isi surat penagihan

59 Tahapan Surat Penagihan
Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada pelanggan akan sesuatu kewajiban yang telah lewat jatuh tempo waktunya. Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama. Surat penagihan ketiga dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pembeli harus melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui inkaso bank. Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih keras, yaitu berupa ancaman kepada debitur akan mengadukan kepada pihak yang berwajib.

60 Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan

61 Macam-Macam Surat Pribadi
Surat pribadi yang bersifat kedinasan (setengah resmi). Contohnya, surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, dan surat izin tidak masuk sekolah. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan. Contohnya, surat dari anak kepada orang tuanya, surat dari sahabat, surat undangan pernikahan, surat ucapan selamat, dan surat ucapan belasungkawa.

62 Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada perusahaan berisi tentang permohonan untuk memperoleh pekerjaan sesuai dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh si pelamar.

63 Cara mengetahui informasi tentang lowongan pekerjaan
Lihat informasi tentang lowongan pekerjaan di berbagai media massa. Kunjungi pameran-pameran bursa kerja. Jelajahi internet ( internet surfing), karena berbagai perusahaan menggunakan internet dalam merekrut karyawannya, dan bergabunglah dengan situs yang menyediakan informasi mengenai berbagai lowongan pekerjaan. Hubungi teman atau relasi dan tanyakan mengenai informasi lowongan pekerjaan yang Anda cari. Hubungi headhunter (pencari SDM) atau out sourcing dan kirimkan kualifikasi diri. Datangi langsung perusahaan-perusahaan dan tanyakan tentang lowongan pekerjaan yang tersedia di perusahaan tersebut.

64 Tata cara penulisan surat
lamaran pekerjaan Ukuran kertas standar yang biasa digunakan adalah A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (f4) untuk lembaga pemerintahan. Gunakan kertas HVS warna putih, hindari penggunaan kertas berwarna. Gunakan huruf dengan ukuran dan jenis standar misalnya, Times New Roman dengan ukuran font 12 berwarna hitam. Tulis surat lamaran dalam satu halaman saja dengan jelas, singkat, dan padat.. Tunjukkan rasa percaya diri. Gunakan kaidah berbahasa yang baik dan benar. Gunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami. Hindari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil fotokopi.

65 MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN
Kegiatan Belajar 3 MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN Indeks Mengindeks Nama Orang atau Perusahaan Peraturan Mengindeks

66 Pengertian Indeks Dari segi kearsipan, indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga ketika Anda membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditemukan kembali.

67 Kegunaan Indeks Untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Sebagai media penemuan kembali dokumen.

68 Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/caption yang akan disusun menurut abjad. Mengindeks

69 Syarat-Syarat Mengindeks
Singkat, jelas, dan mudah dipahami. Menggunakan kata yang mudah dimengerti. Memiliki orientasi kepada kebutuhan pemakai. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut.

70 Kata tangkap adalah tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap

71 Kata Tangkap dalam Mengindeks
Penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling system), kata tangkapnya adalah nama orang atau nama badan/lembaga/ perusahaan/organisasi. Penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), kata tangkapnya adalah nama masalah/subjek dari surat atau arsip yang disimpan. Penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system), kata tangkapnya adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan. Penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), kata tangkapnya adalah nama tempat/daerah/wilayah dari surat yang disimpan. Penyimpanan sistem nomor (numerical filling system), kata tangkapnya adalah dari nomor urut yang terdapat dalam buku arsip.

72 Peraturan Mengindeks Nama Orang Indonesia
Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang. Nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama jelasnya. Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali), diindeks lebih dulu nama diri, kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

73 Pengindeksan nama tunggal
Nama tunggal yang pendek diindeks mendahului nama tunggal yang lebih panjang

74 Pengindeksan nama ganda

75 Contoh pengindeksan nama ganda dengan marga

76 Pengindeksan nama dengan gelar

77 Pengindeksan nama yang menggunakan singkatan

78 Pengindeksan nama dengan urutan kelahiran (orang Bali)

79 Peraturan Mengindeks Nama Orang Asing
Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang China dan Korea (nama keluarganya terletak di depan). Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit. Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du, del, Des, Di, Fitz, La, Le, M’, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Van der, Von, dan Von der) dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama.. Nama yang memakai seniority (Sr, Jr, I, II, III) dalam indeks diletakkan pada unit terakhir.

80 Pengindeksan nama orang asing dengan nama keluarga

81 Pengindeksan nama orang Eropa

82 Pengindeksan nama yang memakai awalan nama keluarga
Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du, del, Des, Di, Fitz, La, Le, M’, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Van der, Von, dan Von der) dalam mengindeks tetap digabung dengan nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan.

83 Pengindeksan nama yang memakai seniority

84 Pengindeksan nama perusahaan

85 Pengindeksan nama perusahaan yang menggunakan singkatan

86 Pengindeksan nama perusahaan yang terdiri dari angka

87 Pengindeksan nama perusahaan yang memakai tanda penghubung

88 Pengindeksan nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan

89 Pengindeksan nama instansi pemerintah

90 Pengindeksan nama organisasi