Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi Organisasi

Presentasi berjudul: "Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi Organisasi"— Transcript presentasi:

1 Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi Organisasi
Sistem informasi dapat diterapkan secara: Internal diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau tingkatan organisasi Eksternal Sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau pelanggan.

2 Sistem-sistem Informasi Fungsional
Fungsi Manajemen Sistem Informasinya Fungsi Akuntansi Sistem informasi akuntansi (accounting information system) Fungsi Keuangan Sistem informasi keuangan (financial information system) Fungsi Pemasaran Sistem informasi pemasaran (marketing information system) Fungsi Produksi Sistem informasi produksi (production information system) Fungsi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system)

3

4 Gambar Sistem-sistem Informasi di Tingkatan Manajemen
Executive Information System (EIS) Decision Support System (DSS), GSS, GIS, ES, ANN Transaction Processing System (TPS), ERP, Process Control System (PCS) OAS Manajemen Tingkat Atas Menengah Bawah Perencanaan Strategi Pengendalian Manajemen Operasi

5 Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Akuntansi merupakan bahasa bisnis Menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada pemakainya. Definisi Sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan yang berguna bagi pemakainya

6 Tujuan SIA (Wilkinson, 2000)
Mendukung operasi sehari-hari (to support the day to day operations) (supervisor memeriksa penjualan harian,order pembelian, karyawan yang menerima cek pembayaran, kasir yang menerima perintah pembayaran ) Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers) (informasi penjualan untuk perencanaan arus kas, penyimpangan budget, dll) 3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban (to fullfill obligations relating to stewardship) (informasi keuangan, laporan rugi-laba, arus kas yang dibutuhkan stakeholder)

7 Siklus Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi mempunyai
beberapa sistem-sistem bagian yang berupa siklus akuntansi, yaitu: Siklus Pendapatan (revenue cycle) Siklus Pengeluaran Kas (expenditure cycle) Siklus Konversi (conversion cycle) Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia (human resource management cycle) Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan (general ledger and financial reporting cycle)

8 Sistem Informasi Pemasaran
SIMPEM atau Marketing Information System (MKIS) Merupakan sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran. Sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising, dan promosi

9 Komponen Sistem Informasi Pemasaran
OUTPUT PEMASARAN Informasi Tempat (Place) Informasi Produk (Product) Informasi Promosi (Promotion) Informasi Harga (Price) Informasi Integrasi (Integration) TEKNOLOGI KONTROL INPUT PEMASARAN Data Eksternal Pemasaran Data Internal Sistem Informasi Akuntansi MODEL BASIS DATA

10 Komponen Input Pemasaran
Data Eksternal Pemasaran disebut dgn marketing intelligent data. Berhubungan dengan data pesaing, industri, aturan-aturan pemerintah, dll. Data Internal Pemasaran Data keuangan, disimpan dalam basis data akuntansi dalam sistem TPS Data non-keuangan, berisi data riset pemasaran, dll. SIA, menyimpan data keuangan yang diperlukan SIMPEM

11 Komponen Output Pemasaran
Dikenal dengan 4P dan 1I Product (produk) berhubungan dengan informasi produk yang dijual perusahaan, produk pesaing dan produk masa depan. Price (harga) informasi yang berguna bagi manajer untuk menentukan dan menganalisis harga produk Place (tempat) informasi mengenai jaringan distribusi pemasarannya Promotion kegiatan periklanan produk Integration Mix digunakan untuk membuat strategi yang menggabungkan keempat aspek pemasaran tersebut.

12 SISTEM PERENCANAAN PEMASARAN SISTEM KONTROL PEMASARAN DAN PENJUALAN
Perencanaan produk, harga, promosi, riset pemasaran, kanal distribusi Pemrakiraan penjualan - Penentuan harga *Manajemen Tingkat Atas SISTEM KONTROL PEMASARAN DAN PENJUALAN Perencanaan produk, harga, promosi, riset pemasaran, kanal distribusi Pemrakiraan penjualan - Penentuan harga PENGISIAN PESANAN Pesanan Konsumen Pemenuhan Back Order PEMFAKTURAN Penagihan OPERASI PENJUALAN Penjualan menurut produk Penjualan menurut tempat Penjualan menurut salesman

13 Sistem Informasi Produksi
Sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur. Terdiri dari A. Sistem Produksi Fisik Untuk mengendalikan alat-alat produksi. Disebut dengan Sistem Pengendalian Produksi (production controlling system atau PCS. PCS terdiri dari CAD, CAM,Robot dan CIM CAD (Computer Aided Design) digunakan untuk membantu proses perancangan produk, contoh Software Autocad. CAM (Computer Assisted Manufacturing) digunakan untuk membantu proses produksi supaya lebih efektif dan efisien, contoh mengatur ketebalan dari lembaran aluminium.

14 B. Sistem Informasi Produksi
Robot digunakan untuk menggantikan peran manusia dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan berbahaya, contoh merakit mobil, mengambil minyak mentah di tengah laut CIM (Computer Integrated Manufacturing) sistem gabungan terintegrasi antara sistem produksi fisik dan informasi. B. Sistem Informasi Produksi Menghasilkan informasi yang digunakan oleh manajer di fungsi produksi.

15 Komponen Sistem Informasi Produksi
Informasi Proses Produksi Informasi Persediaan Informasi Kualitas Produksi Informasi Biaya TEKNOLOGI KONTROL INPUT PEMASARAN Data Eksternal Data Internal Sistem Informasi Akuntansi MODEL PRODUKSI BASIS DATA OUTPUT OUTPUT PRODUKSI

16 Komponen Output Produksi
Informasi Proses Produksi menunjukkan kejadian selama proses produksi berlangsung. Contoh: Pemakaian bahan, pemakaian tenaga kerja, pemakaian overhead (mis.listrik, air), pengerjaan ulang karena terjadi kesalahan proses, kontrol pengerjaan, mesin dsb. Informasi Persediaan menunjukkan status dari bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. Seperti permintaan persediaan, penerimaan barang, persediaan awal, persediaan dalam proses dsb.

17 Informasi Kualitas Produk
menunjukkan informasi yang berhubungan dengan penanganan kualitas selama proses produksi. Contohnya CAM, kontrol pengerjaan, kontrol kualitas, dsb. Informasi Biaya Produksi berhubungan dengan biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi, meliputi informasi tentang biaya pemakaian bahan mentah, biaya tenaga kerja langsung, biaya overhead, informasi alokasi biaya, anggaran dan realisasi biaya, dsb.

18 SISTEM PERENCANAAN PEMANUFAKTURAN SISTEM KONTROL PEMANUFAKTURAN
Perencanaan produksi, manpower, kebutuhan material, kebutuhan kapasitas Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Atas SISTEM KONTROL PEMANUFAKTURAN Penjadwalan produksi, alokasi biaya Analisis produktivitas pekerja, produktivitas mesin. Kontrol Barang dalam proses, perawatan, proses produksi, kualitas, biaya produksi. Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Menengah PELAPORAN PROSES PRODUKSI Pemakaian material Pemanfaatan mesin Status barang dalam proses Pemakaian overhead INSPEKSI Pengerjaan ulang Kontrol pengerjaan Kontrol spesifikasi khusus CAM Kontrol Mesin dan robot PEMBELIAN DAN PENERIMAAN Permintaan pembelian material Penerimaan barang Dilakukan oleh Manajemen tingkat bawah

19 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Human Resource Information System (HRIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi/departemen personalia. Diganti menjadi fungsi sumber daya manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.

20 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
INPUT Sumber Daya Manusia OUTPUT PRODUKSI OUTPUT SDM Informasi Perencanaan Tenaga Kerja Data Eksternal SDM Informasi Pengolah Tenaga Kerja MODEL SDM Data Internal SDM Informasi Pengadaan Tenaga Kerja Sistem Informasi SDM Informasi Kompensasi Informasi Benefit Informasi Lingkungan Kerja BASIS DATA SDM TEKNOLOGI KONTROL

21 Komponen Output SDM Informasi Perencanaan Tenaga Kerja
digunakan untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan panjang. Meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja Informasi Pengadaan Tenaga Kerja (recruitmen) informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal dan internal. Meliputi informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan, dan analisis rekrutmen. Informasi Pengelolaan Tenaga Kerja informasi untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi dan kedisiplinan.

22 Informasi Kompensasi informasi mengenai penggajian dan kompensasinya meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaannya. Informasi Benefit benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya. Benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun. Informasi Lingkungan Kerja berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

23 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan tenaga kerja, suksesi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi, benefit Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Atas SISTEM KONTROL SUMBER DAYA MANUSIA Analisis biaya tenaga kerja, Anggaran tenaga kerja, perputaran tenaga kerja, efektifitas pelatihan, kecocokan karir, kompensasi Analisis perekrutan, statistik penggajian Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Menengah STAFFING Perekrutan Penjadwalan wawancara Informasi pasar tenaga kerja PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN Pelatihan Evaluasi keahlian Evaluasi kinerja ADMINISTRASI Penggajian, benefit Perhitungan bonus, Kehadiran dan jam kerja Kecelakaan dan kesehatan lingkungan kerja Kegiatan karyawan Dilakukan oleh Manajemen tingkat bawah

24 Sistem Informasi Keuangan
Financial Information System (FIS) merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan manajer di fungsi keuangan. Komponen Input Keuangan, terdiri dari tiga bagian, yaitu: - data internal kebijakan perusahaan - data internal dari basis data akuntansi - data eksternal financial intelligent data yang berhubungan dengan data lingkungan luar seperti data pemerintah, pasar modal, pasar uang dan industri

25 Komponen Sistem Informasi Keuangan
INPUT KEUANGAN OUTPUT PRODUKSI OUTPUT KEUANGAN Informasi Forecast Keuangan Data Eksternal Keuangan Informasi Modal Kerja MODEL KEUANGAN Data Internal Keuangan Informasi Investasi Sistem Informasi Keuangan Informasi Pendanaan Informasi Budget Modal Informasi Anggaran dan Pajak BASIS DATA KEUANGAN TEKNOLOGI KONTROL

26 Komponen Output Keuangan
Informasi Forecast Keuangan forecast neraca, laba-rugi, dan aliran kas untuk beberapa tahun ke depan. Perkiraan ini diperlukan oleh manajemen atas untuk menentukan nilai intrinsik atau nilai fundamental dari perusahaan. Informasi Modal Kerja (working capital) informasi tentang kebutuhan modal jangka pendek yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan aktifitas sehari-hari. Informasi Investasi informasi kegiatan investasi keuangan perusahaan, misalnya informasi pasar modal, pasar uang, portofolio yang dilakukan perusahaan. Informasi Pendanaan informasi mengenai pendanaan jangka pendek dan jangka panjang. Digunakan untuk analisis dana, analisis biaya modal dan analisis struktur modal yang optimal

27 Informasi Budget Modal (capital budgeting)
digunakan untuk menganalisis dan merencanakan budget modal. Budget modal merupakan investasi di aktiva tetap, misalnya untuk pembelian mesin baru, pengembangan pabrik, Informasi Kinerja Keuangan digunakan untuk melihat kinerja keuangan perusahaan yang berguna untuk analisis profitabilitas (kemampuan perusahaan menghasilkan laba), analisis likuiditas (kemampuan membayar utang), analisis manajemen utang (debt management) yaitu kemampuan meminjam utang dibandingkan modal sendiri, dan analisis nilai pasar (market value) yaitu kinerja perusahaan dinilai oleh pasar modal Informasi Anggaran Keuangan (financial budget) dan Pajak informasi yang digunakan untuk analisis varian (perbedaan budget dengan realitasnya), untuk pertanggungjawaban dari pusat-pusat pertanggungjawaban (misal, pusat laba, pusat investasi, pusat biaya).

28 SISTEM PERENCANAAN KEUANGAN SISTEM KONTROL KEUANGAN
Perencanaan aliran kas, penggunaan modal, keuntungan tahunan, kebijakan deviden, manajemen pajak, struktur modal, budget modal Perencanaan investasi, Informasi pasar modal, pasar uang Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Atas SISTEM KONTROL KEUANGAN Analisis dana, varian, profitabilitas, likuiditas, manajemen utang, budget modal, manajemen aktiva, biaya modal, diskon, nilai pasar Laporan pertanggungjawaban Dilakukan oleh Manajemen Tingkat Menengah PENGELOLAAN KAS Kas kecil Penerimaan dan pengeluaran kas PIUTANG/UTANG DAGANG Umur piutang Piutang jatuh tempo Utang jatuh tempo PAJAK Pusat dan Daerah Administrasi Pajak Dilakukan oleh Manajemen tingkat bawah

29 Enterprise Resource Planning (ERP)
Suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. ERP termasuk transaction processing system (TPS) ditambah sistem informasi fungsional yang terintegrasi Paket ERP berbeda dengan paket-paket komersial, perbedaannya adalah: 1. Modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum, misalnya jika terjadi transaksi order penjualan di suatu tempat, maka hasil dari transaksi ini akan langsung berakibat di basis data untuk modul akuntansi, logistik dan pengiriman. 2. Modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai (value chain) atau rantai penyediaan (supply chain).

30 Manfaat ERP Menurut Martin et.al, 2000: Tiga Benefit dari segi bisnis:
1. Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis-bisnis lain, fungsi-fungsi lain, proses-proses dan organisasi meningkat. 2. Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis yaitu lewat rekayasa proses bisnis (business process reengineering) menuju ke orientasi proses &pengurangan biaya proses bisnis. 3. Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses bisnis yang umum dan kelas dunia Dua Benefit dari segi teknologi: 1. Manfaat membeli paket bukan membangunnya. Dari segi waktu yang lebih cepat, biaya yang relatif murah dan kemampuan paket. 2. Manfaat arsitektur teknologi informasi yang digunakan dapat menghemat biaya

31 Sebuah benefit yang berhubungan dengan bisnis dan teknologi informasi bersamaan adalah benefit fleksibilitas menggunakan client server system yang mudah dikembangkan sesuai dengan pertumbuhan bisnis. Sebuah benefit yang berhubungan dengan biaya perawatan yang berhubungan dengan masalah pergantian tahun 2000. Tujuan ERP: Untuk menerapkan aktivitas-aktivitas mata rantai yaitu aktivitas mulai dari logistik bahan mentah, produksi, logistik bahan jadi, penjualan dan pemasaran dan jasa purna jual. Untuk mendukung aktivitas bisnis fungsional meliputi proses-proses akuntansi, keuangan, sumber daya manusia dan fungsi-fungsi lainnya

32 Kelemahan ERP Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses bisnis. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah Personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggungjawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

33 Thank You