PERTEMUAN – 2 MEMULAI PROYEK. PERTEMUAN – 2 MEMULAI PROYEK.

Presentasi berjudul: "PERTEMUAN – 2 MEMULAI PROYEK. PERTEMUAN – 2 MEMULAI PROYEK."— Transcript presentasi:

1

2 PERTEMUAN – 2 MEMULAI PROYEK

3 KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK
PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BAHASAN LAHIRNYA PROYEK WAKTU IF SKS

4 BAHASAN Project Charter Kick-off meeting Persiapan perencanaan
IF SKS

5 Proses-proses dalam Memulai Proyek
KNOWLEDGE AREA PROSES Manajemen integrasi proyek Menyusun project charter Manajemen stakeholder proyek Mengidentifikasi stakeholders IF SKS

6 Proses: MENYUSUN PROJECT CHARTER
Project charter adalah dokumen yang secara resmi menyatakan kewenangan sebuah proyek. Draf project charter disusun oleh manajer proyek dan disepakati oleh anggota tim proyek sebelum diajukan kepada sponsor. IF SKS

7 PROJECT CHARTER (lanj)
Project charter ditandatangani oleh anggota tim sebagai tanda komitmen anggota tim pada kegiatan proyek. Bila diperlukan dukungan tinggi dari pihak lain (klien / calon pengguna), maka mereka juga diminta menanda-tangani. Bila proyek dilaksanakan dengan kontrak, maka kontrak ini dapat berlaku sebagai project charter bagi pelaksana pekerjaan yang dikontrakkan. Bisa jadi kecuali kontrak dibuat project charter sbg pegangan praktis manajer proyek dengan sponsor. IF SKS

8 Proses : Menyusun PROJECT CHARTER
INPUT OUTPUT SoW (Statement of Work): Deskripsi ttg yang harus dihasilkan oleh proyek) Business case Kontrak Faktor lingkungan perusahaan Aset proses organisasi Project Charter PIRANTI & TEKNIK Pertimbangan ahli

9 Proses Menyusun Project Charter: Masukan
SoW = Statement of Work memuat penjelasan tentang produk (barang atau jasa) yang dihasilkan proyek untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu, cakupan produk proyek (persyaratan dan karakteristiknya) serta rencana strategi yang didukung oleh proyek. Business Case: Pandangan dari sisi bisnis yang memperlihatkan bahwa proyek adalah investasi yang berharga, seperti: untuk memenuhi keinginan pelanggan; tuntutan pasar; tuntutan legal; kemajuan teknologi yang tidak bisa dihindari, dll

10 Proses Menyusun Project Charter: Masukan (lanjt)
Kontrak Faktor lingkungan perusahaan Budaya; struktur; standar industri; sistem informasi; dll. Aset proses organisasional: prosedur; standar; template kerja; dll Knowledge base milik perusahaan IF SKS

11 Proses Menyusun Project Charter: Piranti & Teknik
Pertimbangan ahli Ahli dari dalam perusahaan Ahli dari luar perusahaan (konsultan, profesional, asosiasi, grup industri, dll) Teknik-teknik yang memberikan kemudahan. IF SKS

12 Contoh format: PROJECT CHARTER
NAMA PROYEK: ……………… TGL MULAI PROYEK : ……………… TGL SELESAI: ………… INFORMASI ANGGARAN: (Jelaskan ttg anggaran keseluruhan dan penggunaan utamanya) MANAJER PROYEK: (Sebutkan nama lengkap, dan alamat nya) SASARAN PROYEK: (Perlu jelas, supaya pada akhir proyek bisa diukur) PENDEKATAN: (Isikan cara yang akan ditempuh, dan berikan gambaran untuk melaksanakan itu)

13 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM
NAMA PERAN POSISI CARA KONTAK ; TELP; DLL NAMA 1 SPONSOR DIR. PEMASARAN xx.bl.ac.id NAMA 2 MANAJER PROYEK MANAJER T.I. NAMA 3 ANGGOTA TIM BAG. T.I NAMA 4 NAMA 5 NAMA 6 NAMA 7 TENAGA AHLI MEWAKILI PENGGUNA NAMA 8 (Schwalbe,Information Technology Project Management, 4thed, Thomson, 2006) IF SKS

14 KICK-OFF MEETING Kickoff meeting adalah pertemuan pertama, yang dihadiri oleh semua pemangku kepentingan (stakeholder) utama untuk mendiskusikan: Tujuan / sasaran Rencana secara umum Hal-hal lain yang dipandang penting untuk disepakati IF SKS

15 PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKE HOLDER proyek
IF SKS

16 PROSES: MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
Melakukan identifikasi semua pemangku kepentingan (pihak yang terkena dampak kegiatan ataupun produk proyek) dan mendokumentasikan informasi yang relevan, seperti: ketertarikan keterlibatan dampak terhadap keberhasilan proyek IF SKS

17 MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER
INPUT OUTPUT Project charter Dokumen pembelian Faktor lingkungan perusahaan Aset proses organisasional Register stakeholder Strategi manajemen stakeholder PIRANTI & TEKNIK Analisis stakeholder Kebijakan ahli

18 MASUKAN PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Project charter : Didalamnya terdapat informasi tentang stakeholder internal maupuun eksternal Dokumen pembelian/pengadaan: termasuk kontrak: didalam kontrak dicantumkan stakeholder utama The parties in the contract are key project stakeholders Faktor lingkungan organisasi / perusahaan: budaya, struktur, standar; infrastrukur; dll Aset proses organisasional: Proses-proses organisasional & prosedur Knowledge base organisasional perusahaan IF SKS

19 PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER: Piranti & teknik
Analisis Stakeholder: mengumpulkan dan menganalisa informasi untuk menentukan stakeholder: Mengidentifikasi semua pemangku kepentingan dan informasi yg penting: peran, unit kerja, minat, tingkat pengetahuan, harapan, dan pengaruh) Mengidentifikasi potensi dampak dan dukungan yang bisa diberikan oleh pemangku kepentingan. Melakukan asesmen reaksi pemangku kepentingan terhadap berbagai situasi IF SKS

20 Kisi-kisi Kekuatan-Minat
TINGGI Jaga kepuasan Kelola dari dekat RENDAH Monitor (pantau) Ikuti informasinya KETERTARIKAN

21 Pertimbangan ahli: 3. Pertemuan2 Manajer senior
Ahli pada bidang khusus Kelompok industri atau konsultan Profesional / asosiasi teknis Dll 3. Pertemuan2 IF SKS

22 Contoh isi Rencana Manajemen Stakeholder
Nama /peran: Tipe: Pemahaman thd proyek saat ini: Tingkat pengaruh: Tingkat keterikatan saat ini: Target tingkat keterikatan: Manajemen pemangku kepentingan: IF SKS

23 PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER: Luaran
Register stakeholder memuat semua rincian tentang stakeholder yg diidentifikasi Informasi Identifikasi: nama, alamat, etc; Informasi asesmen: kebutuhan utama, harapan utama, dll Klasifikasi stakeholder Strategi dalam mengelola stakeholder: Mendefinisikan pendekatan yang harus dilakukan guna meningkatkan dukungan, dan meminimal-kan dampak negatif stakeholder selama proyek. IF SKS

24 PERSIAPAN PERENCANAAN
IF SKS

25 PERSIAPAN PERENCANAAN
Sebelum menyusun rencana yang lengkap, hal-hal yang sangat mendasar perlu dipersiapkan dulu, yaitu: Cakupan proyek Jadwal proyek (perkiraan kasar) Standar mutu (kualitas) Estimasi anggaran biaya proyek (CSSQ: C=cost; S=scope; S=schedule; Q=quality) Disamping 4 hal diatas, perlu juga dibuat: Daftar resiko & Rencana komunikasi IF SKS

26 Sampai Jumpa IF SKS