MANAJEMEN LOGISTIK RUMAH SAKIT PENGADAAN, PENERIMAAN & PENYIMPANAN

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN LOGISTIK RUMAH SAKIT PENGADAAN, PENERIMAAN & PENYIMPANAN"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN LOGISTIK RUMAH SAKIT PENGADAAN, PENERIMAAN & PENYIMPANAN
ERNI SAWITRI PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

2 APA ITU : MANAJEMEN LOGISTIK
Suatu proses pengolahan secara strategis terhadap pengadaan,penyimpanan,pendistribusian serta pemantauan barang serta bahan yang diperlukan bagi produksi jasa ( Lembaga Bina Hospital Indonesia) Merupakan ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material / alat. (H Subagya M.S ) Suatu perpaduan sistem sistem manajemen distribusi fisik, manajemen material,transfer persediaan internal yang merupakan struktur operating perusahaan tsb (Donald.J.Bowersox) PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

3 MENGAPA PENTING ?? Bahan / Alat sebagian besar, habis pakai
Biaya Investasi dari yg murah hingga mahal SDM dengan berbagai kemampuan Administrasi/Prosedur yang masih beragam Produksi fluktuatif, Tidak dapat diprediksi Menyangkut nyawa manusia Sistem Pengelolaan Peralatan Semakin Kompleks DIBUTUHKAN SIST. MANAJEMEN LOGISTIK RS PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

4 MANAJEMEN LOGISTIK Logistik dlm bhs Yunani ~ terdidik dalam berhitung = pandai dalm merumuskan perkiraan perkiraan Suatu proses meliputi : Perencanaan termasuk Penentuan kebutuhan  Pak Heru Penganggaran  Pak Heru Pengadaan Penerimaan Penyimpanan (termasuk Akutansi Persediaan) Pemeliharaan ( Pengelolaan Suku Cadang IPSR) Pendistribusian (termasuk Sist Informasi Logistik ) Penghapusan Pengendalian (termasuk Pengawasan) PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

5 RUANG LINGKUP MATA AJARAN
BAHAN OPERASIONAL HABIS PAKAI, MELIPUTI : BAHAN FARMASI  IBU ENDANG (OBAT, REAGEN, FILM DAN GAS MEDIK) BAHAN NON FARMASI (GIZI, GAS MASAK, ATK, ART, LINEN DAN SUKU CADANG) TIDAK TERMASUK : PENGELOLAAN BANGUNAN PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

6 RUMAH SAKIT PRINSIP DAN FUNGSI MAN – LOG LEBIH SEDERHANA
PRODUK YANG DIHASILKAN RS ADALAH JASA JENIS PRODUK JASA DI RS PADA UMUMNYA ADALAH JENIS PRODUK YG TIDAK DISUKAI KONSUMEN DIBUTUHKAN BILA SESEORANG PUNYA MASALAH DENGAN KESEHATANNYA MAN LOG : ERNI

7 PRODUK LOGISTIK DALAM PELAYANAN KESEHATAN
RS TIDAK BISA MENYIMPAN PRODUK UTAMANYA TIDAK BISA DIPERHITUNGKAN ( UN PREDICT ABLE) ADANYA ASPEK KEGAWATAN DARURAT ASPEK FLUKTUASI DEMAND LOGISTIK MERUPAKAN SUPPORTING DALAM SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

8 KARAKTERISTIK PELAYANAN KESEHATAN
PELAYANAN INDIVIDUAL : PASIEN YG MEMILIKI JENIS PENYAKIT SAMA, BELUM TENTU MENDPT TINDAKAN / TH SAMA, TGT DR ASPEK FISIK, SOSIO DLL 2. OTONOMI PROVIDER : OBAT TERGANTUNG “SELERA” DOKTER, SEHINGGA JENIS OBAT DI RS BISA SGT BERVARIASI ( > 2000 MACAM OBAT)_ 3. PADAT KARYA, PADAT TEHNOLOGI FAKTOR EMOSI PEMBERI DAN PENERIMA LAYANAN PEMBERI DAN PENERIMA LAYANAN ADALAH MANUSIA, MAKA FAKTOR EMOSI KE 2 BELAH PIHAK MENJADI FAKTOR DOMINAN PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

9 DUKUNGAN MOTIVASI KOMITMEN QUALITY IMPROVEMENT
MAMPU MENJAMIN TERSEDIANYA BARANG DALAM JUMLAH TEPAT DAN BERKUALITAS PADA SAAT DIBUTUHKAN  TUJUAN OPERASIONAL PROSES PENGADAAN & DISTRIBUSI BERLANGSUNG EFFISIEN EFFEKTIF DENGAN BIAYA MINIMAL  TUJUAN KEUANGAN MENJAMIN BARANG TIDAK HILANG, TIDAK RUSAK DAN TIDAK DIGUNAKAN OLEH YANG TIDAK BERWENANG  TUJUAN PENGAWASAN PENGENDALIAN DUKUNGAN MOTIVASI KOMITMEN PERENCANAAN PENGGERAKAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN, PENILAIAN PERBAIKAN STANDAR/SISTEM STANDAR SDM STANDAR OPERASIONAL STANDAR SARANA PRASARANA QUALITY IMPROVEMENT

10 SELURUH SUMBER DAYA LOGISTIK :
SADAR AKAN PENTINGNYA KOMITMEN,TIMING, & RESIKO / MANFAAT KEMAMPUAN MANAJEMEN PENDAPATAN OPTIMAL RASA MEMILIKI SADAR NILAI BARANG PELAYANAN LOGISTIK BERKUALITAS BIAYA : 2 E TEPAT GUNA TEPAT WAKTU SISTEM AKUTANSI DAN INFORMASI PENGELUARAN MINIMAL FOKUS PADA PELANGGAN TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK SECARA UMUM : KETERSEDIAAN BAHAN LOGISTIK SETIAP DIBUTUHKAN SECARA TEPAT GUNA & TEPAT WAKTU

11 LOGISTIK PROSEDUR SIAP REVISI BIAYA : COST EE
TERSEDIA BARANG TW,TG BIAYA : COST EE PLAN DISP BUDGET C MAINT INVENT STORAGE DISTR PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

12 TRAMPIL BERKOMUNIKASI
MANAJEMEN vs MANAJER MEMBUAT KEPUTUSAN MENETAPKAN SASARAN MENGARAHKAN USAHA MENGUKUR HASIL TECHNOLOGI PROSEDUR INFORMASI STRUKTUR ORGANISASI P - O - A - C INOVATIF MAMPU MENGANALISA MAMPU BERINTEGRASI TRAMPIL BERKOMUNIKASI RASIONAL, JUJUR PRAGMATIS SEDERHANA, PEDULI BERANI DAN TEGAS SEORANG YANG DIANGGAP PUNYA : PERSPEKTIF OBYEKTIVITAS

13 PERSIAPAN PERENCANAAN
LAP ANGGARAN PENCAPAIAN TARGET HARGA RENSTRA EVALUASI PASAR REKANAN EVALUASI KINERJA REK. KEBIJAKAN DIREKSI (VISI/MISI) STOK % KADALUARSA /BARANG RUSAK

14 METODE PERENCANAAN ALOKASI DANA DAFTAR KEBUTUHAN STOK AWAL / STOK SISA
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN PERBEKALAN YG HILANG / RUSAK / KADALUARSA PEMAKAIAN RATA2 TAHUNAN TREND KUNJUNGAN KONSUMSI : MENGGUNAKAN ANALISA SEBELUMNYA EPIDEMIOLOGI: DATA Z KUNJ, BOR,LOS,FREK PENY,STANDAR YANG ADA KOMBINASI

15 PERENCANAAN PENGGARAN
RIIL PENGGUNAAN BHP HARGA TERAKHIR ASUMSI KENAIKAN % KENAIKAN PASIEN RIIL PORSI PASIEN RIIL PORSI KARYAWAN ASUMSI KENAIKAN % KENAIKAN UNIT COST RIIL PORSI PASIEN RIIL PORSI KARYAWAN ASUMSI KENAIKAN % KENAIKAN UNIT COST RIIL PENGGUNAAN GAS HARGA PENAWARAN % KENAIKAN PASIEN AS. BIAYA TERENCANA AS BIAYA PEMELIHARAAN ASUMSI % KENAIKAN % KENAIKAN PASIEN RIIL PENGGUNAAN ATK HARGA TERAKHIR MENYUSUN ANGGARAN BESARAN KONTRIBUSI UNIT SKALA PRIORITAS

16 PERENCANAAN PENGGANGGARAN
JENIS ANGGARAN (PERENCANAAN 2009 DKI) PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PROGRAM PENINGKATAN PELAYANAN DAN CAKUPAN PROGRAM PENINGKATAN SARANA, PRASARANA DAN APPARATUR JENIS ANGGARAN SEBELUM 2009 :: ANGGARAN PEMBELIAN ANGGARAN PERBAIKAN / PEMELIHARAAN ANGGARAN PENYIMPANAN / PENYALURAN ANGGARAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

17 ALUR MANAJEMEN LOGISTIK DI RS
SUMBER DATA : KPK

18 PENGADAAN BARANG/JASA
TUJUAN PENGADAAN : MAMPU MENJAMIN TERSEDIANYA BARANG DALAM JUMLAH TEPAT DAN BERKUALITAS PADA SAAT DIBUTUHKAN  TUJUAN OPERASIONAL PROSES PENGADAAN & DISTRIBUSI BERLANGSUNG EFFISIEN EFFEKTIF DENGAN BIAYA MINIMAL  TUJUAN KEUANGAN MENJAMIN BARANG TIDAK HILANG, TIDAK RUSAK DAN TIDAK DIGUNAKAN OLEH YANG TIDAK BERWENANG  TUJUAN PENGAWASAN PENGENDALIAN PRINSIP DASAR Efisien Efektif Terbuka, Bersaing dan Transparan Akuntabel Adil/tidak diskriminatif

19 Badai Korupsi Menerpa Indonesia

20 15 TAHAPAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH
15.Penyerahan Barang/Jasa 1. Perencanaan Pengadaan 14.Penandatangan Kontrak 2. Pembentukan Panitia lelang 13.Pengumuman Pemenang Lelang 3. Prakualifikasi Perusahaan 15 TAHAPAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH 4.Penyusunan Dokumen Lelang 12.Sanggahan Perserta 5. Pengumuman Lelang 11. Pengumuman Harga Penawaran 6.Pengambilan dokumen lelang 10. Evaluasi Penawaran 7.Harga perkiraan sendiri 9.Penyerahan Penawaran Harga dan Pembukaan Penawaran 8. Penjelasan (aanwijzing)

21 Pengadaan Barang dan Jasa
Laporan Bank Dunia (Country Procurement Assesment Report) bahwa kebocoran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah berkisar antara persen. Kebocoran dana pengadaan barang/jasa pemerintah dapat mencapai 30-50% (Prof. Sumitro Djojohadikusumo). SUMBER DATA : KPK

22 Aturan Ada, Kenapa Masih Bocor ?
Kurangnya komitmen dari pimpinan; Transparansi dilakukan setengah hati; Lemahnya penegakan hukum; Rangkap jabatan: Penguasa merangkap Rekanan; Tidak sebandingnya tanggungjawab dengan upah; Kurang kompetennya pejabat pelaksana pengadaan; Kurang ketatnya pengawasan; Belum dikuasainya audit forensik oleh auditor pengawas; Belum ada mekanisme perlindungan saksi pelapor dan korban (mechanism for whistle blower protection). SUMBER DATA : KPK

23 PEMILIHAN REKANAN REKOR PARTISIPASI RESPONS TERHADAP PERMINTAAN
KETEPATAN WAKTU PENGIRIMAN KETAATAN / SURAT TEGURAN KOMITMEN TERHADAP DOKUMEN SISTEM PENGEPAKAN DAN LABELING KEBIJAKAN EXPIRE DATE PERKIRAAN KENAIKAN HARGA BESARAN DISKON

24 RUMAH SAKIT DI NEGARA MAJU : FUNGSI PENERIMAAN DAN PENYIM
PANAN DILAKUKAN SECARA SENTRALISASI (MATERIAL DEPT) : ADA GUDANG PUSAT DI INDONESIA : DILAKUKAN / DIKORD UK TERKAIT : UNIT PERENC. PAN PEMBELIAN DESENTRALISASI GUDANG FARMASI OLEH INST FARMASI MAKANAN OLEH INST GIZI BARANG TEHNIK OLEH IPSRS ATK DAN ART OLEH UGA / SEKRT DESENTRALISASI MAN LOG : ERNI

25 PENYIMPANAN LOGISTIK RUMAH SAKIT BARANG FARMASI 5 TEPAT : TEMPAT WAKTU
SUKU CADANG TEHNIS MEDIS BAHAN MAKANAN ALAT TULIS KANTOR DAN ALAT RUMAH TANGGA CETAKAN : IDEM ATK DAN ART SUKU CADANG TEHNIS NON MEDIS LINEN 5 TEPAT : TEMPAT WAKTU MUTU JUMLAH NILAI GAS MEDIK MAN LOG : ERNI

26 TUJUAN PENYIMPANAN LOGISTIK
RUMAH SAKIT MERUPAKAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN AGAR : 1 MENJAMIN TERSIMPANNYA BARANG DALAM JUMLAH JENIS DAN MUTU SESUAI KEBUTUHAN 2 SISTEM PENYIMPANAN SESUAI MACAM, JENIS, SIFAT SERTA KEMASAN 3 SIAP PAKAI BILA DIBUTUHKAN TUJUAN : MENGHINDARI BARANG HABIS / STOCK OUT MENGANTISIPASI KEBUTUHAA MENDADAK MENGANTISIPASI GEJOLAK HARGA MAN LOG : ERNI

27 PENYIMPANAN LOGISTIK RUMAH SAKIT
SANGAT MENENTUKAN KELANCARAN PENDISTRIBUSIAN, SEHINGGA HARUS MEMPERHATIKAN : AKSESIBILITAS BEBAS BANJIR SIRKULASI UDARA KAPASITAS KEAMANAN SISTEM KOMUNIKASI DAN INFORMASI SISTEM PENYIMPANAN: DENGAN KONSEP : FIFO / FEFO /FAST SLOW MOVING / UKURAN ALUR KELUAR MASUK MENGGUNAKAN KARTU STOK PELAPORAN TEPAT WAKTU MAN LOG : ERNI

28

29 SEKIAN DAN TERIMAKASIH