SISTEM ADMINISTRASI NEGARA INDONESIA PERTEMUAN VIII

Presentasi berjudul: "SISTEM ADMINISTRASI NEGARA INDONESIA PERTEMUAN VIII"— Transcript presentasi:

1 SISTEM ADMINISTRASI NEGARA INDONESIA PERTEMUAN VIII
MASADIB AKMAL VYANDRI, S.AP., M.A.P

2 Birokrasi Birokrasi berasal dari kata bureaucracy (bahasa inggris bureau + cracy), diartikan sebagai suatu organisasi yang memiliki rantai komando dengan bentuk piramida, di mana lebih banyak orang berada ditingkat bawah daripada tingkat atas, biasanya ditemui pada instansi yang sifatnya administratif maupun militer. Pada rantai komando ini setiap posisi serta tanggung jawab kerjanya dideskripsikan dalam organigram. Organisasi ini pun memiliki aturan dan prosedur ketat sehingga cenderung kurang fleksibel. Ciri lainnya adalah biasanya terdapat banyak formulir yang harus dilengkapi dan pendelegasian wewenang harus dilakukan sesuai dengan hierarki kekuasaan.

3 Menurut Max Weber, Pengertian Birokrasi adalah suatu bentuk organisasi yang penerapannya berhubungan dengan tujuan yang hendak dicapai. Birokrasi ini dimaksudkan sebagai suatu sistem otorita yang ditetapkan secara rasional oleh berbagai macam peraturan. Birokrasi ini dimaksudkan untuk mengorganisasi secara teratur suatu pekerjaan yang harus dilakukan oleh orang banyak. Menurut Fritz Morstein Marx, Pengertian Birokrasi adalah suatu tipe organisasi yang dipergunakan pemerintah modern untuk melaksanakan tugas-tugasnya yang bersifat spesialis, dilaksanakan dalam sistem administrasi dan khususnya oleh aparatur pemerintah.  Pengertian Birokrasi menurut Peter A. Blau dan Charles H. Page, Birokrasi adalah suatu tipe dari organisasi yang dimaksudkan untuk mencapai tugas-tugas administratif yang besar, yaitu dengan cara mengkoordinir secara sistematik pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang.

4 Selama ini banyak pakar yang meneliti dan menulis tentang birokrasi, yaitu bahwa fungsi staf pegawai administrasi harus memiliki cara-cara yang spesifik agar lebih efektif dan eifisien, yaitu: Kerja yang ketat pada peraturan (rule) Tugas yang khusus (spesifikasi) Kaku dan sederhana (zakelijk) Penyelenggaraan yang resmi (formal) Pengaturan dari atas ke bawah (hierarkis) Berdasarkan Logika (rasional) Tersentralistis (otoritas) Taat dan patuh (obedience) Tidak melanggar ketentuan (disiplin) Terstruktur (sistematis) Tanpa pandang bulu (impersonal) Inilah prinsip dasar dan karakteristik yang ideal dari birokrasi. Jadi, kekuasaan dipegang oleh orang-orang yang berada di belakang meja karena di atur secara legal dan formal oleh birokrat. Namun diharapkan pertanggungjawaban jelas, karena setiap jabatan diurus oleh orang (petugas) yang khusus.

5 Karakteristik dan Perilaku Birokrat
Melihat patologi birokrasi di Indonesia. Patologinya sebagai berikut: Budaya feodalistik yang masih terasa, menganggap pemimpin pemerintahan sebagai raja yang dibenarkan Kebiasaan menunggu petunjuk pengarahan dari atasan. Belum berorientasi prestasi Budaya melayani masyarakat masih rendah Jumlah pegawai relatif banyak, kurang bermutu/asal jadi. Loyalitas kepada atasan dan bukan kepada organisasi Sebelum Indonesia di jajah, Indonesia mengenal budaya kerajaan. Oleh karena itu, pemerintah baik pusat maupun daerah dianggap seakan mengambil alih fungsi kerajaan. Jadi, meskipun gaji kecil, suatu kantor pemerintah tetap dianggap sebagai idola pekerjaan. Pengaruh budaya feodalistik yaitu hubungan antara bawahan terhadap atasan. Itulah sebabnya, setiap kegiatan menjadi absah bila dianggap sudah mendapat restu dari atasan.

6 Dalam seleksi kenaikan pangkat dan jabatan atau penerimaan pegawai, yang berlaku adalah penerimaan dan pengangkatan pegawai sesuai selera pimpinan. Dengan demikian, terjadi primordialisme yang nepotisme, bukan berdasarkan prestasi kerja. Begitu pula dalam pelayanan, mereka yang didahulukan adalah mereka yang bersedia memberi uang lebih dengan istilah “segalanya bisa diatur”. Jadi sudah tentu mereka yang tidak memiliki uang dan dana lebih, tersendat-sendat urusannya. Bila pada masyarakat Jepang orientasinya adalah pada pengabdian yang ditujukan pada kesuksesan kelompok (tim). Sehingga bila ada seseorang yang mempecundangi maka dikhawatirkan organisasi merasa malu, lalu yang bersangkutan mengundurkan diri bahkan yang paling tragis melakukan harakiri. Tetapi dalam masyarakat Indonesia, loyalitas pengabdian hanya pada atasan. Itulah sebabnya, bila atasan tidak masuk kantor maka bawahan juga tidak masuk kantor. Pada gilirannya para pejabat pemerintah dapat memanfaatkan kedudukannya untuk mengumpulkan kekayaan pribadi, sepanjang atasan tidak menghalanginya, dan apabila bersalah tidak berkenan mundur.

7 Sebaliknya, bila kultur Barat dan Indonesia dibandingkan, kultur Barat sangat menghargai hak-hak individu, sedangkan di Indonesia sangat menghargai masyarakat. Pada satu sisi, hal tersebut mempunyai dampak negatif. Di Barat, berkembang keinginan individu untuk bebas yang cenderung pada dekadensi moral. Sedangkan di Indonesia cenderung kelompok masyarakat yang dihormati haknya hanyalah sekelompok kecil yang kemudian menyebut diri kelompok elit. Di Barat, tidak menutup kemungkinan pejabat pemerintah ditelanjangi di depan umum. Tetapi di Indonesia, pejabat begitu dihormati. Jadi, karena keinginan penghormatan kepada pemerintah inilah pemerintah daerah selalu kalah dari pemerintah pusat. Karena ada istilah tidak mungkin anak melawan bapaknya, dalam arti anak adalah pemerintah daerah sedangkan pemerintah pusat adalah bapaknya.

8 Berdasarkan pada uraian tersebut, maka untuk bisa menuju atau menciptakan birokrasi sebagai agen pembangunan yang lebih kompetetif, adaptif, dan responsif dalam memberikan pelayanan publik dan melaksanakan pembangunan, maka dinas pemerintahan harus melakukan perubahan dan pembaruan yang mengarah pada karakteristik berikut. Struktur dan proses birokrasi harus jelas, tegas, dan fleksibel. Para birokrat harus mengetahui apa yang menjadi tujuan birokrasi. Para birokrat harus mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Para birokrat harus mempunyai kemampuan dan kejelian dalam mengenali, mengidentifikasi masalah, kebutuhan, dan kepentingan yang dihadapi oleh masyarakat tempat birokrasi itu berada. Para birokrat harus mempunyai kemampuan dalam memobilisasi dan mendayagunakan sumber daya local untuk memecahkan masalah dan memenuhi apa yang menjadi kebutuhan dan kepentingan masyarakat. Para birokrat harus membuka kesempatan yang seluas-luasnya pada warga masyarakat untuk berkonsultasi. Para birokrat harus berani mengambil keputusan sesuai dengan kompetensi mereka. Para birokrat harus senantiasa mendorong dan mengajak warga masyarakat untuk aktif berpratisipasi dan ikut serta dalam melaksanakan pembangunan secara terpadu.

9 Organisasi Pemerintahan
Walaupun terdapat keidentikan pendapat para pakar tentang organisasi, tetapi untuk melihat pengertian, berikut ini penulis akan memberikan pendefinisian tersebut, yaitu sebagai beikut. Menurut James D. Mooney (1954): Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose (maksudnya organisasi adalah segala bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama). Menurut John D. Millet (1954): Organization is the structural framework within the work of many individual is carried on for the realization of common purpose (maksudnya organisasi adalah sebagai kerangka struktur di mana pekerjaan dari beberapa orang diselenggarakan untuk mewujudkan suatu tujuan bersama). Menurut Chester L. Bernard (1968): Organization is the system of cooperative activities of two or more person something intangible and impersonal, largerly a matter of relationship  (maksudnya organisasi adalah sebagai sebuah sistem tentang aktifitas kerja sama dua atau lebih dari sesuatu yang tidak berwujud atau tidak pandang bulu, yang sebagian besar tentang persoalan silaturahmi).

10 Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa definisi organisasi, yaitu sebagai berikut. Wadah atau tempat terselenggaranya administrasi. Di dalamnya terjadi hubungan antar individu maupun kelompok, baik dalam organisasi itu sendiri maupun keluar organisasi. Terjadi kerja sama dan pembagian tugas dalam organisasi tersebut. Berlangsung proses aktivitas berdasarkan kinerja masing-masing. Ada dua jenis organisasi secara global di semua negara, yaitu organisasi pemerintah dan organisasi nonpemerintah (baik swasta yang bernuansa dagang maupun nondagang). Khusus untuk organisasi pemerintah merupakan syarat utama suatu negara di samping wilayah, penduduk, dan pengakuan. Organisasi pemerintah dapat berubah tetapi perubahan negara berarti pembubaran negara itu sendiri.

11 Organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi mana pun di dunia, karena ada tiga hal penting yang dimilikinya sebagai wewenangnya, yaitu sebagai berikut. Bila organisasi lain tidak diperkenankan membunuh orang dan bahkan dapat dituntut maka organisasi pemerintah diperbolehkan, biasanya disebut dengan hukuman mati. Bila organisasi lain tidak diperkenankan mengurung orang walaupun dalam waktu yang sangat singkat maka organisasi pemerintah diperbolehkan, biasanya disebut dengan penjara atau lembaga pemasyarakatan. Bila organisasi lain tidak diperkenankan memungut uang dengan paksa tanpa alas an yang jelas karena pemberian jasa tertentu maka organisasi pemerintah diperbolehkan, biasanya disebut dengan pajak. Kewenangan tersebut di atas diberikan karena pemerintah diharapkan akan mengatur ketertiban di setiap negara. Oleh karena itu, pemerintah tidak diharapkan zalim, itulah sebabnya ada pihak kekuatan lain menjadi pengawasnya yang berasal dari wakil rakyat

12 Sumber Daya Manusia Indonesia
Bila sebuah kantor yang besar membutuhkan beberapa orang pegawai baru, biasanya mereka menyebarluaskan kebutuhan tersebut di berbagai media massa, dengan persyaratan yang dibutuhkan. Untuk itu diinvestasikan dana yang tersedia bagi acara penerimaan tersebut, agar dengan mengikuti penyeleksian yang canggih diperoleh sumber daya manusia yang diperlukan. Di pihak tenaga kerja juga ditentukan umur yang pantas untuk memulai bekerja, yaitu antara umur 18 sampai dengan 55 tahun. Angkatan kerja harus memenuhi syarat, baik syarat fisik maupun syarat rohani. Dalam penyeleksian administrasinya saja sudah dicari mana yang berasal dari perguruan tinggi terbaik atau mana yang dari perguruan tinggi swasta (disamakan, diakui, terdaftar). Sang calon dicari mana yang menduduki ranking teratas, kemudian setelah itu diseleksi pengalamannya, keterampilannya, iktikad baiknya, gaji yang diminta, serta moralitas peserta.

13 Berikutnya barulah dilangsungkan tes tertulis, wawancara, psikotes, kesehatan untuk mengetahui tingkat kecerdasan intelektual, tingkat keterampilan seni bekerja, dan tingkat kebaikan moral. Dengan begitu bukan hanya intelegensia tetapi juga diketahui kadar emosional dan spiritual peserta. Kepada para calon pun masih diberikan training, kursus, dan berbagai macam jenis lainnya untuk mematangkan pengetahuannya di bidang yang akan dikerjakannya setelah bertugas nanti. Begitulah seharusnya penerimaan pegawai pemerintah. Hanya saja kenyataan jauh dari harapan. Karena banyak yang diterima adalah karena ikatan saudara dengan pejabat personalia, karena pemberian sesuatu dari calon pekerja, sehingga kolusi seperti ini di Indonesia tidak lagi menjadi rahasia umum.

14 Recruitment (pengerahan) pegawai seperti ini yang berangkat dari mereka yang memenuhi syarat (requirement) ini tidak dijumpai dalam perekrutan pegawai pemerintah, yang dapat diamati dari hal-hal di bawah ini. Pengumuman pencarian tenaga pegawai negeri sipil biasanya tidak diumumkan secara besar-besaran. Kecuali testing yang diberitakan media massa untuk membentuk opini publik bahwa testing berjalan sesuai aturan. Namun, tetap terjadi permainan di belakang layar untuk mencegah pers yang tetap mencoba memantau. Dikatakan demikian karena dalam setiap penerimaan pegawai dipastikan selalu ada anak pejabat ataupun kerabat pihak personalia yang diterima. Kolusi sulit sekali dideteksi karena tidak sama dengan korupsi yang dapat dipantau dari manipulasi laporan. Kolusi berangkat dari pemberian sesuatu apa pun dari pihak yang berurusan kepaqda pihak pejabat yang berwewenang, agar mendapat kemudahan urusan. Dampak negatifnya, mereka yang tidak memberikan sesuatu lalu mengalami kesulitan kalau memang tidak diurus sama sekali, ini pulalah yang berlaku dalam sebagian besar penerimaan pegawai pemerintah.

15 Dengan demikian, pada gilirannya tidak menutup kemungkinan bahwa yang diterima menjadi pegawai negeri sipil adalah mereka yang tidak memenuhi syarat, karena testing dan seleksi hanya menjadi formalitas belaka. Inilah keseluruhan sebab-sebab sulitnya memotivasi pegawai negeri sipil untuk berprestasi dan mengabdi pada bangsa dan negara, karena yang diperebutkan dalam bekerja adalah berbagai tempat yang basah atau cukup memberikan keuntungan bagi yang bersangkutan.

16 Pelayanan Publik Substansi pelayanan publik selalu dikaitkan dengan suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok orang atau instansi tertentu untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Pelayanan publik ini menjadi semakin penting karena senantiasa berhubungan dengan khalayak masyarakat ramai yang memiliki keaneka ragaman kepentingan dan tujuan. Oleh karena itu institusi pelayanan publik dapat dilakukan oleh pemerintah maupun non-pemerintah. Jika pemerintah merupakan organisasi birokrasi dalam pelayanan publik, maka organisasi birokrasi pemerintahan merupakan organisasi terdepan yang berhubungan dengan pelayanan publik. Dalam hal institusi pemerintah memberikan pelayanan, maka yang terpenting adalah bagaimana memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam rangka memenuhi kebutuhan dan kepentingannya. Suatu pelayanan bermutu yang diberikan kepada masyarakat menuntut adanya upaya dari seluruh pegawai, dan bukan hanya dari petugas di “Front Office”.

17 Begitu pentingnya profesionalisasi pelayanan publik ini bagi setiap lini organisasi pemerintahan di Indonesia, pemerintah melalui Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara telah mengeluarkan suatu kebijaksanaan Nomor.81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum yang perlu dipedomani oleh setiap birokrasi publik dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat berdasar prinsip-prinsip pelayanan sebagai berikut : Kesederhanaan, dalam arti bahwa prosedur dan tata cara pelayanan perlu ditetapkan dan dilaksanakan secara mudah, lancar, cepat, tepat, tidak berbelit- belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang meminta pelayanan. Kejelasan dan kepastian, dalam arti adanya kejelasan dan kepastian dalam hal prosedur dan tata cara pelayanan, persyaratan pelayanan baik teknis maupun administratif, unit kerja pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam meberikan pelayanan, rincian biaya atau tarif pelayanan dan tata cara pembayaran, dan jangka waktu penyelesaian pelayanan. Keamanan, dalam arti adanya proses dan produk hasil pelayanan yang dapat memberikan keamanan, kenyamanan dan kepastian hukum bagi masyarakat.

18 Keterbukaan, dalam arti bahwa prosedur dan tata cara pelayanan, persyaratan, unit kerja pejabat penanggung jawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian biaya atau tarif serta hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta. Efesiensi, dalam arti bahwa persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal- hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dengan produk pelayanan. Ekonomis, dalam arti bahwa pengenaan biaya atau tarif pelayanan harus ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan: nilai barang dan jasa pelayanan, kemampuan masyarakat untuk membayar, dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Keadilan dan Pemerataan, yang dimaksudkan agar jangkauan pelayanan diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan adil bagi seluruh lapisan masyarakat. Ketepatan Waktu, dalam arti bahwa pelaksanaan pelayanan harus dapat diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan.

19 Manajemen Publik Secara etimologi manajemen (dalam bahasa Inggris ditulis dengan management) berasal dari kata manus (berarti tangan) dan agere (berarti melakukan) yang setelah digabung menjadi kata manage (bahasa Inggris) yang berarti mengurus, atau managiere (bahasa Latin) yang berarti melatih. Menurut George Terry (1964): Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling performance to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources (maksudnya manajemen adalah suatu proses khusus yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lainnya). Menurut John D. Millet (1954): Management is the process directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a desire end (maksudnya manajemen adalah proses kepemimpinan dan pemberian arah terhadap pekerjaan yang terorganisasi dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan yang dikehendaki).

20 Jadi, pada garis besarnya manajemen adalah kemampuan mengurus organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan semua. Manajemen baru merupakan suatu masalah besar setelah faktor dan sumber daya yang paling sukar untuk dikendalikan dan didayagunakan, masuk ke dalam kancah karya, yaitu persoalan manusianya. Karena itu manajemen menetapkan cara pengendalian manusia itu sendiri. Selain itu, pertanyaan tentang manajemen dapat dijawab dengan melihat fungsi manajemen itu sendiri, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, pengkoordinasian, pelaporan, pembiayaan, pengaturan, pengarahan, pendorongan, dan pengomandoan.

21 Untuk membedakan manajemen publik dengan manajemen niaga, dapat dilihat sebagai berikut.
Manajemen niaga banyak tergantung dari suasana pasar sedangkan manajemen publik kurang sentuhan pasar. Manajemen niaga mandiri dan otonom dalam keputusannya, sedangkan manajemen publik harus melihat kepentingan rakyat banyak. Manajemen niaga hanya dinilai mereka yang terkait, sedangkan manajemen publik dinilai orang banyak. Manajemen niaga bertujuan keuntungan ekonomi, efisiensi, mutu, dan relasi serta pangsa pasar, sedangkan manajemen publik sangat kompleks dan sangat sulit diukur.

22 Selain itu, bila melihat pelayanannya maka pelayanan manajemen niaga mendapat imbalan uang dari penggunannya, sedangkan manajemen publik hanya mengharapkan pengabdian. Sementara itu dalam manajemen pemerintahan pelayanan hanya diberikan pada yang baik dan benar, sedangkan untuk yang brutal dan keliru diperlukan kekuasaan. Oleh karena itu, dalam manajemen publik harus mempunyai kekuatan untuk menjaga rakyatnya. Itulah sebabnya, manajemen ini juga mengelola kejaksaan (untuk menuntut), kepolisian (untuk menertibkan), militer (untuk mengamankan), hakim (untuk memutuskan), penjara (untuk mengurung) yang bersifat pemaksaan. Selanjutnya, agar mendapat legitimasi dari rakyat banyak diperlukan pemilihan umum untuk memilih para manajer pemerintah tersebut di satu pihak. Selain itu, diperlukan pemilihan umum untuk memilih wakil rakyat yang akan membuat peraturan dan mengawasi jalannya roda manajemen pemerintahan.

23 Para manajer pemerintahan selain benar dalam pemaksaan kehendak diharuskan juga baik dalam pelayanan, dengan demikian terjadi dialektika antara logika pemerintahan dengan etika pemerintahan. Bahkan kalau perlu manajer pemerintahan juga mendialektikakannya dengan seni memerintah sebagai estetika pemerintahan itu sendiri. Manajer yang benar berbeda dengan manajer yang baik, karena adakalanya manajer itu benar tetapi tidak baik, atau sebaliknya baik tetapi tidak benar. Sebagai contoh manajer yang benar tetapi tidak baik adalah manajer pemerintahan yang mengusir pedagang kaki lima dari jalan protocol karena menimbulkan kemacetan dan kotor. Sedangkan manajer yang baik tetapi tidak benar adalah manajer pemerintahan yang melayani pedagang kaki lima berjualan di sepanjang protocol karena berbelas kasihan kepada kaum pedagang.