UNDERSTANDING COMMUNICATION IN PROVIDING SERVICE

Presentasi berjudul: "UNDERSTANDING COMMUNICATION IN PROVIDING SERVICE"— Transcript presentasi:

1 UNDERSTANDING COMMUNICATION IN PROVIDING SERVICE
CHOOSING MANNER OF COMMUNICATION WITH COLLEAGUE AND CUSTOMER

2 CHOOSING MANNER OF COMMUNICATION WITH COLLEAGUE AND CUSTOMER
Definition of communication with colleague A. Feeling of self confidence B. Effective talking C. Positive thinking D. Manner to communicate by phone E. Develop the skill of listening F. Develop the skill of reading Definisi komunikasi dengan kolega A. Rasa percaya diri B. Berbicara efektif C. Cara berpikir positif D. Cara berbicara ditelepon E. Mengembangkan keterampilan mendengarkan F. Mengembangkan keterampilan membaca Seni Kerajinan dan Pariwisata

3 Seni Kerajinan dan Pariwisata
COMMUNICATION I. Definition of communication with colleague is communication which is well built between superior and subordinate in order to create faith of the employees towards their product. * Attitude needs to develop at the employees in order to be able to communicate with customer well, are : A. FEELING OF SELF CONFIDENCE, is the main attitude that must be owned so that the work can be done well. Self confidence can arouse and develop, if : 1. We are sure about what we will do 2. The risk of failure cant be accepted as responsibility. 3. Failure is accepted as experience of learning 4. We are able to accept ourselves naturally. I) Definisi komunikasi dengan kolega adalah : komunikasi yang dibina dengan baik antara atasan dengan bawahan, agar menimbulkan keyakinan bagi karyawan akan produk yang dihasilkan. Sikap-sikap yang perlu ditumbuhkan bagi karyawan agar dapat berkomunikasi dengan pelanggan dengan baik, antara lain : RASA PERCAYA DIRI, merupakan modal dasar yang harus dimiliki untuk dapat melakukan suatu tugas dengan baik. Rasa percaya diri dapat tumbuh dan berkembang, apabila : 1. yakin akan apa yang akan dilaksanakan 2. resiko kegagalan harus diterima sebagai rasa tanggungjawab 3. kegagalan diterima sebagai pengalaman belajar 4. mampu menerima diri apa adanya Seni Kerajinan dan Pariwisata

4 ATTITUDE IN COMMUNICATION WITH CUSTOMER
B. EFFECTIVE TALKING: the ability in expressing ideas to other people effectively and correctly in order what will be expressed can be understood well by others. Principles of talking are : 1. understood easily, 2. memorable by others’ thought 3. systematically in talking 4. in suitable loudness of voice and distance 5. not in a hasten C. POSSITIVE THINKING, is responding every situation in positive thinking. S. BERBICARA EFEKTIF : kemampuan dalam menyampaikan pikirannya kepada orang lain secara efektif dan benar agar apa yang akan disampaikan dapat diterima dengan baik oleh orang lain. Prinsip berbicara, antara lain : 1. mudah dimengerti, 2. mudah tertanam dalam pikiran seseorang 3. berbicara secara urut (sistematis) 4. dengan suara yang sesuai dengan kondisi/jarak bicara 5. tidak tergesa-gesa C. CARA BERPIKIR POSITIF, yaitu menanggapi segala kejadian dengan pikiran positif. Beberapa faktor yang digunakan dalam mengembangkan sikap berpikir positif, antara lain : Seni Kerajinan dan Pariwisata

5 ATTITUDE IN COMMUNICATION WITH CUSTOMER
Some factors which is used to develop positive thinking, such as : Concentrate the attention in such away and use our thought productively. Choose positive objective will be achieved in our work. Avoid negative ideas / thought Be aware that we control our thought, not other people. Always perceptive towards opportunities that can be achieved to improve career. Don’t be afraid to leave out idea if it doesn’t result in good Take away mentally burden by taking an action, concentrate the thought to a certain problem. Beberapa faktor yang digunakan untuk mengembangkan positif thinking :1. Pusatkan perhatian sedemikian rupa dan gunakan pikiran kita secara produktif Pilihlah sasaran positif yang akan dicapai dalam pekerjaan kita Jauhilah pikiran/ide-ide yang negatif Harus sadar, kita yang mengendalikan pikiran kita, bukan orang lain Selalu awas terhadap peluang-peluang yang mungkin dapat diraih untuk meningkatkan karier Jangan takut meninggalkan suatu ide, jika tidak menghasilkan hal yang benar Hilangkan beban mental dengan mangambil tindakan, pusatkan pikiran pada suatu masalah tertentu Seni Kerajinan dan Pariwisata

6 ATTITUDE IN COMMUNICATION WITH CUSTOMER
D. TALKING BY PHONE. Telephone is a means of communication which is function to send information or conversation. The etiquette in talking is very important, as the caller as well as the receiver. Things need to consider in receiving a telephone : 1. Don’t let the phone ring too long, lift the handle by using left hand, and the right hand is for noting message of the caller. 2. Avoid the using of “hallo”. 3. Greet and mention the name the company / office . 4. The phone number, number, and important message must be repeated to check the precision D. CARA BERBICARA DI TELEPON. Telepon adalah sarana komunikasi yang berfungsi menyampaikan berita atau percakapan. Sopan santun dalam berbicara adalah sangat penting, baik sebagai penelpon atau penerima telepon. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menerima telepon : 1. jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, angkat dengan tangan kiri, tangan kanan mencatat pesan telepon. 2. Hindari penggunaan kata hallo. 3. Ucapkan kata salam dan menyebutkan nama perusahaan/kantor. 4. Nomor telepon, angka dan pesan penting harus diulang agar dicek kebenarannya Seni Kerajinan dan Pariwisata

7 ATTITUDE IN COMMUNICATION WITH CUSTOMER
5. Note all requires and messages of the caller 6. Close the phone after the caller disconnect the phone 7. Answer the question of the caller with tactical answer which give benefit to both sides. E. DEVELOPING THE SKILL OF LISTENING Listening is an activity by concentrating attention in order to be able to receive what is meant by other people. . Seni Kerajinan dan Pariwisata

8 ATTITUDE IN COMMUNICATION WITH CUSTOMER
The way to improve listening skill are : 1. Readiness to listen, needs physical and mental readiness and also all tools needed. 2. Participation in Talking and Listening Process, such as : a. Try to get the essential of the talk b. Try to retell the speaker’s talk by using own words. c. Shorten the speaker’s sentences. d. Review the speaker’s talk and predict what will be explained next. 3. Focus on catching the ideas, not criticize, through 3 attitude : a. Receive as a whole b. Strong critical c. Comprehensive and critical 4. Control emotion 5. Catch the main ideas 6. Provide a note. Cara meningkatkan ketrampilan mendengar : 1. Kesiapan mendengar, memerlukan kesiapan jasmani dan mental serta semua peralatan yang diperlukan. 2. Partisipasi dalam Proses Bicara dan Mendengar, seperti : a. Berusaha mengambil makna (esensi) pembicaraan, b. Berusaha mengubah kata-kata pembicara dengan kata-kata sendiri c. Menyingkat kalimat-kalimat pembicara, d. Meniti kembali uraian pembicaramdan memperkirakan apa yang akan diterangkan selanjutnya. 3. Titik berat menangkap bukan mengeritik, melalui 3 sikap : a. Sikap menelan mentah-mentah b. Sikap sangat kritis c. Sikap komprehensi dan kritis 4. Kendalikan emosi 5. Tangkap ide pokok 6. Sedia catatan. Seni Kerajinan dan Pariwisata

9 ATTITUDE IN COMMUNICATION WITH CUSTOMER
F. DEVELOPING READING SKILL Things need to consider : 1. The meaning of reading. It means can catch receptively what is written and reflectively 2. Reading process is by the following steps : a. The first step / recognition b. The second step / fixation 3. Reading principle consist af : a. Motivation b. Attention c. Physical activeness d. Repetition 4. Technique of reading 5. Effort to improve the speed of reading : a. Increase the scope of reading (spon of recognition) b. Reduce the time for fixation. c. Remove the regression by : - mentally concentration - vocabulary building d. Avoid reading sub vocal Reseptif dan replektif arinya seseorang dalam membaca dapat mengerti yang dibaca dan tahu hubungannya dengan masalah lain. Regrissi adalah membaca kembali apa yang telah dibaca. Subvokal adalah kegiatan membaca dengan menggunakan alat-alat baca (pita suara) Seni Kerajinan dan Pariwisata

10 Seni Kerajinan dan Pariwisata
Thank You Seni Kerajinan dan Pariwisata