MANAJEMEN PEMBELIAN Di PROYEK

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN PEMBELIAN Di PROYEK"— Transcript presentasi:

1

2 MANAJEMEN PEMBELIAN Di PROYEK
PERTEMUAN – 10 MANAJEMEN PEMBELIAN Di PROYEK MPPL IF SKS

3 KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK
PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK BAHASAN MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU MPPL IF SKS

4 Proses-proses Dalam Manajemen Pembelian Proyek
1 Merencanakan manajemen pembelian KLP PROSES PERENCANAAN 2 Melaksanakan pembelian KLP PROSES PELAKSANAAN 3 Mengontrol pembelian KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 4 Mengakhiri pembelian KLP PROSES PENUTUPAN PROYEK MPPL IF SKS

5 Proses 1: MERENCANAKAN PEMBELIAN
Suatu proses untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek yang dapat dipenuhi lebih baik dengan melakukan pembelian: Perlu beli? Apa? Berapa? Kapan? Bagaimana? Apakah sebaiknya membeli Apa yang harus dibeli Seberapa banyak Kapan membeli Bagaimana pembelian dilakukan MPPL IF SKS

6 Mengandung resiko dalam hal waktu, Biaya dan tipe kontrak,
Kegiatan pembelian perlu direncanakan dengan baik karena menyangkut beberapa hal seperti: Mengandung resiko dalam hal waktu, Biaya dan tipe kontrak, Mutu barang / jasa MPPL IF SKS

7 MERENCANAKAN PEMBELIAN
Masukan MERENCANAKAN PEMBELIAN Rencana manajemen proyek yang memuat: Pernyataan cakupan proyek, WBS dan kamusnya Dokumentasi kebutuhan / persyaratan termasuk perjanjian kerjasama yg terkait dengan resiko Register resiko Kebutuhan sumberdaya kegiatan Jadwal proyek Rencana anggaran terkait pembelian Register stakeholder Faktor-faktor lingkungan perusahaan Aset proses organisasi MPPL IF SKS

8 MERENCANAKAN PEMBELIAN
Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN Analisis beli atau buat (oleh tim proyek) Pertimbangan dalam membeli: Kapasitas dan kemampuan tim Peluang untuk melaksaanakan dan menjadi lebih mahir (strategi). Mengalihkan resiko (biaya, waktu, lingkup) kepada pihak lain) Pertimbangan yang menentukan membuat sendiri: Tersedianya sumber daya Perlu melakukan kontrol pembuatan Adanya kerahasiaan yang perlu dijaga MPPL IF SKS

9 MERENCANAKAN PEMBELIAN
Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN Kebijakan / pertimbangan ahli (ahli pembelian; ahli hukum) Riset pasar Pertemuan2. MPPL IF SKS

10 MERENCANAKAN PEMBELIAN
Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN Menentukan jenis kontrak: Harga pasti atau lump-sum Reimbursable contracts (penggantian biaya) CPF = cost + fee atau CPPF = cost + percentage cost CPFF = cost + fixed fee CPIF = cost + incentive fee (bila realisasi biaya lebih kecil dari nilai tertentu, maka insentif diberikan proporsional terhadap penghematan) MPPL IF SKS

11 JENIS KONTRAK DAN RESIKONYA
Proporsi resiko di sisi pembeli dan penjual bergantung pada jenis kontrak pembelian RESIKO RESIKO PEMBELI RESIKO PENJUAL JENIS KONTRAK CPPC CPFF CPIF FPI FFP FFP = Firm Fixed Price (lump sum) FPI = Fixed Price and Incentives CPIF = Cost Plus Incentives Fee CPFF = Cost Plus Fixed Fee CPPC = Cost Plus Percentage Cost MPPL-IF PPSI-IF SKS

12 MERENCANAKAN PEMBELIAN
Luaran dari proses MERENCANAKAN PEMBELIAN Rencana manajemen pembelian Penjelasan pekerjaan (SOW=statement of work) Dokumen-dokumen pembelian Kriteria penilaian penawaran (seleksi pemasok) Keputusan beli atau buat Permintaan perubahan Perubahan pada Dokumen Proyek MPPL IF SKS

13 Luaran 1: Rencana manajemen pembelian a.l. memuat: Tipe kontrak
Proses pembelian / pengadaan Dokumen standar pembelian / pengadaan Personil yang menetapkan estimasi dan kriteria evaluasi Jadwal penyerahan produk Manajemen untuk menangani lebih dari satu pemasok Bila perlu: Pemasok yg memenuho prakualifikasi Luaran 2: S.O.W = Statement of Work MPPL IF SKS

14 S.O.W SOW menjelaskan ttg pekerjaan yang perlu dilakukan dalam pembelian secara lengkap dan ringkas. Muatannya: Lingkup pekerjaan : Rincian pekerjaan, termasuk P/K dan P/L yang terlibat Lokasi kerja: Tempat kerja, penempatan P/K dan P/L Periode : Mulai & selesainya pekerjaan, jam kerja, jumlah jam kerja yang perlu dibayar per minggu, tempat kerja, jadwal terkait MPPL IF SKS

15 S.O.W (lanj) Jadwal penyerahan:
Daftar waktu dan barang yang harus diserahkan Standar yang dipakai: Standar industri / perusahaan yang akan dijadikan pegangan kerja Kriteria penerimaan: Cara pembeli menetapkan diterimanya pekerjaan Persyaratan khusus: Misalnya sertifikasi, pengalaman personil penjual, kebutuhan transportasi MPPL IF SKS

16 Luaran 3: Dokumen Pembelian
Dokumen pembelian berupa RFP atau RFQ RFP = Request for proposal Penjelasan tentang proposal yang diminta Meminta usulan ke penjual/kontraktor prospektif Mengharapkan solusi masalah RFQ = Request for quotes Meminta penawaran dari penjual/kontraktor prospektif Yang ditawarkan lebih definitif Waktu lebih singkat MPPL IF SKS

17 (Request for Proposal)
R.F.P (Request for Proposal) Muatan: Tujuan R.F.P. Latar belakang organisasi Persyaratan dasar Lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak Penjelasan proses R.F.P. Penjelasan pekerjaan (S.O.W.) dan informasi jadwal Lampiran (diberikan sesuai kebutuhan) MPPL IF SKS

18 Gambaran umum sistem yang sekarang dipakai Kebutuhan sistem
LAMPIRAN R.F.P Lampiran: Gambaran umum sistem yang sekarang dipakai Kebutuhan sistem Volume dan ukuran data Muatan proposal yang diminta Contoh kontrak MPPL IF SKS

19 Menuju materi selanjutnya
MPPL IF SKS