Seleksi Untuk memperoleh sumber daya manusia yang sesuai dengan kualifikasi bukan suatu pekerjaan yang mudah, tetapi bukan tidak mungkin didapatkan jumlah.

Presentasi berjudul: "Seleksi Untuk memperoleh sumber daya manusia yang sesuai dengan kualifikasi bukan suatu pekerjaan yang mudah, tetapi bukan tidak mungkin didapatkan jumlah."— Transcript presentasi:

1 Seleksi Untuk memperoleh sumber daya manusia yang sesuai dengan kualifikasi bukan suatu pekerjaan yang mudah, tetapi bukan tidak mungkin didapatkan jumlah calon tenaga kerja yang mengajukan lamaran ke perusahaan atas informasi yang diberikan melalui sarana yang ditentukan. Hal ini sangat dimaklumi, saat ini di Indonesia jumlah pencari kerja (pencaker) dibandingkan dengan lapangan kerja jauh tidak seimbang. Setiap ada pengumuman atau iklan lowongan kerja di surat kabar selalu diserbu oleh pencari kerja yang jumlahnya mencapai ratusan bahkan ribuan orang. Para pencari kerja tidak terbatas dalam suatu daerah atau propinsi, tetapi sudah melewati batas propinsi, baik karena dibawa oleh karyawan lama maupun atas informasi media massa. Seleksi tenaga kerja merupakan kegiatan untuk memilih dan menentukan tenaga kerja yang memenuhi syarat yang ditetapkan oleh perusahaan. Seleksi adalah suatu proses mempertemukan syarat yang dituntut oleh suatu jabatan dengan orang yang mempunyai syarat itu. Orang yang diterima adalah dapat bekerja sebagaimana mestinya dan cocok dengan lingkungan kerjanya. Seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan obyektif supaya sumber daya manusia yang diterima betul-betul memenuhi syarat jabatan.

2 Seleksi sumber daya manusia sangat penting karena:
Kinerja perusahaan bergantung pada kinerja sumber daya manusia. sumber daya manusia yang tidak memiliki kemampuan kecakapan atau keahlian akan tidak efektif dalam melaksanakan tugas dan pada gilirannya kinerja perusahaan menurun. Seleksi yang efektif sangat penting karena dana yang diinvestasikan dalam merekrut sumber daya manusia sebagai karyawan sangat besar. Kesalahan dalam mengadakan seleksi tercermin dari banyak permasalahan sumber daya manusia yang muncul setelah mereka bekerja dan produktivitas kerja rendah. 3) Globalisasi yang disertai dengan revolusi komunikasi dan informasi, kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi serta persaingan yang semakin ketat, diperlukan seleksi untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas.

3 Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berdaya guna dan berhasil guna, maka diperlukan beberapa kriteria seleksi, yakni: berpedoman pada analisis jabatan efektif dan efisien berpedoman pada perencanaan sumber daya manusia memperhatikan peraturan dan ketentuan yang berlaku dilaksanakan secara obyektif dan jujur bagian seleksi harus profesional keandalan dan keabsahan materi seleksi.

4 Sistem Seleksi Sistem seleksi ada dua, yaitu sistem gugur (seccesive hurdles) dan sistem nilai rata-rata (compesatory approach). Sistem gugur berarti seleksi yang dilakukan secara bertahap, mulai dari seleksi administrasi sampai dengan wawancara penentuan yang terakhir. Apabila para pelamar tidak lulus dalam seleksi tahap pertama, maka tidak diperkenankan untuk mengikuti tes tahap berikutnya. Sistem nilai rata-rata adalah sistem seleksi yang dilaksanakan di mana para pelamar bisa mengikuti seluruh tahapan seleksi, kemudian dihitung nilai rata-ratanya. Jika nilai rata-rata mencapai di atas standar atau paling tidak sama dengan standar, maka peserta tes dinyatakan lulus. Apabila para pelamar melebihi jumlah yang dibutuhkan, maka dilakukan ranking penilaian dari yang tertinggi sampai terendah. Pendekatan sistem rata-rata beranggapan bahwa kekurangan nilai pada satu faktor tes dapat ditutup dengan faktor tes yang nilainya lebih tinggi sehingga yang bersangkutan dinyatakan lulus dan diterima.

5 Prosedur Seleksi Sumber Daya Manusia
Prosedur yang digunakan dalam memilih calon tenaga kerja sebagai berikut. 1) Seleksi Administrasi Surat lamaran yang masuk ke bagian personalia atau ke panitia penerimaan tenaga kerja diteliti atau diperiksa kelengkapannya sesuai dengan persyaratan yang telah di umumkan. Persyaratan kelengkapan surat lamaran yang perlu diteliti adalah : (a) Surat lamaran yang ditulis tangan/diketik (b) Fotocopy Ijazah yang telah disahkan oleh yang berwenang (c )Daftar Riwayat Hidup (d) Akademik transkrip atau NEM bagi SLTA (e) Kartu tanda bukti mendaftarkan diri pada kantor departemen tenaga kerja. (f) Pasfoto sesuai dengan permintaan (g) Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) (h) Surat keterangan pengalaman kerja (i) Surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian (j). Surat keterangan kesehatan dari dokter (k) Surat pernyataan bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Indonesia

6 2) Wawancara Pendahuluan
Pada tahap ini calon tenaga kerja sudah dinilai cara penampilan dan kemampuan berbicara. Para pelamar ditanya tentang mengapa mereka melamar pekerjaan tersebut, berapa gaji yang diinginkan, dari mana mendapat informasi lowongan kerja, pendidikan dan pengalaman yang dimiliki dengan menanyakan ijazah terakhir. Apabila para pelamar dianggap memenuhi syarat maka dilanjutkan pada seleksi tahap berikutnya dan diberikan formulir lamaran untuk diisi data pribadi secara lengkap. 3) Formulir lamaran pekerjaan Pengisian formulir lamaran dimaksudkan untuk memperoleh data pribadi calon tenaga kerja secara lengkap dan seragam. Bagian personalia merancang formulir lamaran tersebut dan diberikan kepada setiap pelamar. Formulir lamaran merupakan suatu alat untuk mengumpulkan data dari calon pelamar. Berdasarkan data yang diisikan dalam formulir lamaran akan dapat diketahui gambaran sementara dari calon tenaga kerja, apakah bertanggung jawab, disiplin, berkemampuan dan berpengalaman. Analisis data pribadi dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui hubungan prestasi di sekolah dengan produktivitas kerjanya di masa yang akan datang.

7 4) Pemeriksaan Referensi
Referensi merupakan cara untuk membandingkan hasil tes, wawancara dan keberadaan tenaga kerja tersebut di perusahaan semula bekerja. Informasi yang sebenarnya dan berhubungan dengan pekerjaan dan catatan singkat tentang prestasi kerja yang bisa diberikan, yaitu: tanggal masuk tenaga kerja di perusahaan; jenis pekerjaan dan jabatan yang pernah dipegang; daftar absensi dan daftar penilaian pekerjaan; posisi tenaga kerja pada saat keluar perusahaan; alasan mengadakan pemutusan hubungan kerja; dan kompensasi yang diterima selama bekerja. 5) Tes Psikologi Tes ini diadakan dengan maksud untuk mengetahui keadaan diri calon tenaga kerja terhadap kemungkinan dalam melaksanakan tugas. Tes psikologi meliputi: tes kecerdasan (intelegences test); tes prestasi (achievement test); tes bakat (aptitude test); tes minat (interest test); dan tes kepribadian (personality test). 6) Wawancara lanjutan Tujuan wawancara adalah untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut dan rinci tentang data pribadi yang telah ada dalam surat lamaran atau formulir lamaran dan referensi lain. Di samping itu juga untuk mendapatkan informasi yang belum diperoleh selama diadakan seleksi. Dengan demikian, dalam wawancara dapat diketahui lebih banyak mengenai latar belakang calon tenaga kerja.

8 7) Pemeriksaan kesehatan
Pemeriksaan kesehatan dilakukan untuk melihat dengan jelas kondisi fisik calon tenaga kerja yang dilakukan oleh tim dokter perusahaan. Pemeriksaan kesehatan dilaksanakan dengan tujuan untuk mencegah terhadap kemungkinan memperoleh tenaga kerja yang sering sakit, sehingga perusahaan terpaksa mengeluarkan biaya pengobatan yang tinggi yang akhirnya merugikan perusahaan. Pemeriksaan kesehatan meliputi: (1) kesehatan panca indra, seperti mata, tidak buta warna, plus atau minus, pendengaran normal atau tuli atau susah mendengar dan (2) kesehatan fisik untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan, agar tidak mendapatkan tenaga kerja yang sakit-sakitan. 8) Persetujuan Atasan Langsung Setelah seleksi selesai dan para pelamar yang dinyatakan lolos dari langkah-langkah sebelumnya, maka sampai pada langkah terakhir yang paling menentukan yakni persetujuan dari atasan langsung. Dalam hal ini para supervisor yang membutuhkan tenaga kerja dapat mengadakan wawancara khusus sesuai dengan jenis pekerjaan. Penilaian supervisor terhadap hasil wawancara akan bersifat final diterima tidaknya calon tenaga kerja.

9 2. Penempatan dan Orientasi
Setelah sumber daya manusia lulus dalam seleksi, maka langkah selanjutnya adalah mengangkat mereka sebagai calon karyawan dan menempatkan mereka sesuai dengan bidangnya untuk melaksanakan tugas sesuai dengan formasi. Setelah calon karyawan dinyatakan lulus dan ditempatkan, maka diberikan orientasi yang merupakan kegiatan yang dilaksanakan dengan maksud untuk memperkenalkan tenaga kerja baru dengan tenaga kerja lama atau manajemen secara menyeluruh sesuai dengan hirarkhi perusahaan. Dalam masa orientasi, kepada tenaga kerja baru diberikan gambaran umum tentang perusahaan. Orientasi merupakan suatu proses untuk mengetahui dan mengenal tempat dalam totalitas hubungan pekerjaan, ruang lingkup perusahaan, dan berbagai macam kebijakan perusahaan yang harus ditaati oleh tenaga kerja baru.

10 Tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan orientasi adalah :
Mengenalkan karyawan baru dengan ruang lingkup kegiatan dalam perusahaan. Memberikan informasi yang dipandang penting tentang ketentuan dan kebijakan perusahaan. Menghindari kekacauan yang dihadapi karyawan dalam melaksanakan tugas. Menghemat waktu, tenaga, dan biaya dengan memberikan pengenalan awal secara menyeluruh atas semua kegiatan perusahaan. Memberi kesempatan kepada karyawan untuk menanyakan kesulitan tentang tugasnya. Memberikan pengertian kepada karyawan bahwa mereka adalah aset perusahaan yang dianggap paling penting. Menanamkan pengertian dan keyakinan agar karyawan merasa seperti di rumah sendiri dan tertanam perasaan memiliki, sehingga dapat bekerja dengan aman dan nyaman.

11 3. Masalah dalam Rekruitmen, seleksi, dan Penempatan 3
3. Masalah dalam Rekruitmen, seleksi, dan Penempatan 3.1 Masalah Rekruitmen Kegiatan penarikan sumber daya manusia berhubungan dengan penentuan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang dibutuhkan, sehingga ada kendala yang dihadapi dalam pelaksanaannya. Agar proses penarikan berhasil dengan baik, perlu diperhatikan beberapa kendala berikut : Kebijakan organisasional yang merupakan kendala potensial, meliputi: kebijakan perusahaan untuk mengutamakan penarikan dari dalam perusahaan dengan kebijakan promosi atau rotasi jabatan; kebijakan pemberian kompensasi dalam batas-batas tertentu; kebijakan status karyawan (apakah karyawan tetap, honor, harian atau kontrak dan bekerja full time atau part time); kebijakan penerimaan tenaga kerja lokal atau asing untuk lowongan kerja tertentu; kondisi pasar tenaga kerja (supplay dan demand tenaga kerja); dan kebijakan pengembangan dilihat dari perencanaan pendidikan dan latihan. Kondisi lingkungan eksternal, meliputi: perubahan pasar tenaga kerja yang menyebabkan membengkaknya angkatan kerja; pergeseran angkatan kerja dari laki-laki ke wanita; kelangkaan tenaga kerja dengan keahlian tertentu; peraturan yang membatasi ruang gerak perusahaan dalam menarik tenaga kerja; politik, keamanan, kondisi perekonomian, serta hukum perburuhan; dan etika melaksanakan penarikan sumber daya manusia dengan mematuhi ketentuan pemerintah.

12 3) Persyaratan jabatan meliputi: untuk menarik tenaga kerja harus sesuai dengan persyaratan jabatan. Departemen personalia perlu mempelajari informasi analisis jabatan dan memilih cara terbaik dalam program penarikan sumber daya manusia. 4) Pelaksana penarikan adalah petugas yang melakukan penarikan sumber daya manusia diberikan wewenang terbatas untuk melakukan pekerjaan, karena keputusan terakhir terletak pada manajemen. Dengan demikian, petugas tersebut tidak sepenuhnya dapat melaksanakan tugas. Di samping itu pendidikan, pengalaman dan latar belakang pelaksana penarikan sangat memegang peranan, karena dapat menimbulkan kebiasaan negatif atau kebiasaan positif. Kebiasaan positif, petugas berlaku jujur dan sportip dalam melaksanakan tugas. Kebiasaan negatif, petugas bisa melakukan kegiatan main suap, sogok dan nepotisme sehingga merugikan perusahaan.

13 3.2 Masalah Seleksi Walaupun proses seleksi telah berjalan dengan baik sesuai dengan tahapan seleksi, namun tidak lepas dari berbagai kendala yang dihadapi. Dalam mengadakan seleksi manajer akan menghadapi empat tantangan atau kendala, yaitu : 1) Tantangan supplay tenaga kerja Semakin banyak calon tenaga kerja yang berkualitas, semakin mudah untuk memilih tenaga kerja baru. Dalam kenyataan yang jauh berbeda, di mana banyak lowongan kerja yang sangat sulit untuk dipenuhi oleh para pelamar. Membludaknya para pelamar mendaftarkan diri pada perusahaan yang membuka kesempatan kerja, tidak menjamin lowongan kerja akan terisi seluruhnya. Keterbatasan tersebut menyebabkan perusahaan tidak leluasa dalam memilih calon tenaga kerja yang dianggap terbaik.

14 2) Tantangan etis Masalah ini merupakan salah satu tantangan bagi manajer sumber daya manusia, keputusan seleksi sangat dipengaruhi oleh hubungan keluarga, pemberian komisi dari kantor penempatan tenaga kerja, atau karena suap yang diterima dari para pelamar dan surat sakti dari pejabat untuk meloloskan salah satu calon tenaga kerja. Bila standar ethis ini dilanggar, tenaga kerja baru dipilih secara tidak tepat dan mengajarkan tenaga kerja baru untuk berbuat yang sama di kemudian hari. 3) Tantangan organisasional Proses seleksi bukan tujuan akhir dalam pengadaan sumber daya manusia, tetapi salah satu upaya untuk mencapai tujuan dan sasaran agar mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas. Perusahaan menghadapi keterbatasan, seperti anggaran pengadaan, keterbatasan waktu dan tenaga. 4) Tantangan kesamaan kesempatan Di berbagai negara atau masyarakat masih saja terdapat praktek diskriminasi dalam pemanfaatan sumber daya manusia. Praktek diskriminasi dilihat dari warna kulit, asal daerah, golongan kasta, jenis kelamin, dan latar belakang sosial. Secara etika dan moral tentu praktek diskriminasi tidak dapat dibenarkan.

15 3.3 Masalah Penempatan Dalam menempatkan sumber daya manusia yang telah lulus dari seleksi, perusahaan ingin agar dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas. Efisien dalam arti agar perusahaan tidak terlalu banyak mengalami kerugian. Efektif, agar sumber daya manusia dapat bermanfaat dan mempunyai nilai tambah bagi perusahaan. Produktif, agar sumber daya manusia dapat segera memberikan kontribusi bagi kepentingan perusahaan. Manajer yang profesional selalu jeli dalam menempatkan tenaga kerjanya dalam tugas dan pekerjaan. Oleh karena, itu sebelum menempatkan tenaga kerja di tempat mereka bekerja terlebih dahulu dipertimbangkan beberapa faktor yaitu: latar belakang pendidikan; pengalaman kerja; kesehatan fisik dan mental; status perkawinan; umur; jenis kelamin; minat dan hoby.

16 4. Kebijakan dalam Penyediaan Sumber Daya Manusia
Untuk menangani kekurangan tenaga kerja dapat dilakukan dengan beberapa kebijakan yaitu: memindahkan pegawai ke jabatan yang kekurangan pegawai; melatih pegawai untuk dipromosikan ke jabatan yang kekurangan pegawai; mengadakan kerja lembur; meningkatkan produktivitas kerja; mempekerjakan pegawai yang bekerja tidak penuh; mempekerjakan pegawai yang bekerja penuh untuk sementara waktu; mempekerjakan pegawai yang bekerja penuh untuk selamanya; menerima pegawai baru.

17 Untuk menangani kelebihan tenaga kerja dapat
dilakukan dengan beberapa alternatif kebijakan yaitu: membatasi penerimaan pegawai; memindahkan pegawai dari jabatan yang kelebihan pegawai; mengurangi jumlah jam kerja; mengadakan pembagian kerja; tidak memberikan kenaikan upah atau gaji; memberikan pelatihan keterampilan tertentu sehingga dapat pindah dan bekerja di perusahaan lain atau berwirausaha; pemberhentian untuk sementara waktu; pemberhentian untuk selamanya.

18 5. Evaluasi Kebijakan Penyediaan Sumber Daya
Manusia Setelah diadakan beberapa pendekatan alternatif untuk mengatasi kelebihan atau kekurangan tenaga kerja, maka perencana harus menilai alternatif kebijakan tersebut dan memilih alternatif terbaik untuk direkomendasikan kepada manajemen. Pertimbangan yang mempengaruhi pilihan kebijakan penyediaan SDM yang perlu diperhatikan yaitu: banyaknya kekurangan atau kelebihan tenaga kerja yang diperkirakan; lamanya perubahan dalam permintaan yang diperkirakan yang mempengaruhi kebutuhan sumber daya manusia; banyaknya lead time sebelum terjadi kekurangan atau kelebihan pegawai. Lead time adalah lama waktu yang diperlukan untuk mendapatkan pegawai yang baik dan memenuhi persyaratan dari luar perusahaan.

19 Perencanaan dapat memberikan bantuan yang penting untuk keefektifan dan kemampuan perusahaan dengan memberikan strategi alternatif kepada manajer untuk memecahkan masalah persediaan tenaga kerja. Perencana dapat memberikan informasi yang lengkap kepada manajemen tentang: biaya dan keuangan untuk masing-masing alternatif yang diusulkan; pengaruh masing-masing alternatif terhadap unsur organisasi; lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan masing-masing alternatif; pengaruh yang mungkin ada dari masing-masing alternatif untuk mengatasi kekurangan atau kelebihan sumber daya manusia.

20 Proses Seleksi (lanj’)
Analisis Jabatan Orientasi Latihan Pengembangan Perencanaan Karir Evaluasi Prestasi Kompensasi Perjanjian Kolektif Pengawasan Personalia Rencana-rencana Sumberdaya Manusia Proses Seleksi Rekrutmen Ketergantungan kegiatan Manajemen Personalia pada proses seleksi

21 Proses Seleksi (lanj’)
1 Penerimaan Pendahuluan Pelamar 3 Wawancara Seleksi 5 Evaluasi Medis (Tes Kesehatan) 2 Tes-tes Penerimaan 4 Pemeriksaan Referensi-referensi 6 Wawancara oleh Penyelia 7 Keputusan penerimaan Langkah-Langkah dalam Proses Seleksi

22 Format Wawancara Tipe-Tipe Pertanyaan Penerapan
Tidak terstruktur (unstructured) Sedikit, bila ada pertanyaan yang disiapkan. Pertanyaan dibuat selama wawancara. Berguna bila pewawancara berusaha untuk membantu orang yang diwawancara memecahkan masalah pribadi atau memahami mengapa dia tidak tepat untuk suatu pekerjaan. Terstruktur (structured) Suatu daftar pertanyaan ditentukan sebelumnya, biasanya diajukan kepada smua pelamar. Berguna untuk memperoleh hasil yang valid, terutama bila jumlah pelamar sangat besar. Campuran (mixed) Suatu kombinasi pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur, yang biasanya dilakuka dalam praktek. Pendekatan realistik yang menghasilkan jawaban yang dapat diperbandingkan plus pandangan-pandangan tajam. Pemecahan masalah Pertanyaan-pertanyaan dibatasi pada berbagai situasi hipotesis. Evaluasi dilakukan pada penyelesaian dan pendekatan yang digunakan pelamar. Berguna untuk mengetahui penalaran dan kemampuan analitis pelamar dibawah kondisi stress yang moderat. Stress interview Serangkain gertak, pertanyaan-pertanyaan sengit dan cepat yang dimaksudkan untuk membuat nerves pelamar. Berguna untuk pekerjaan-pekerjaan yang penuh stress, seperti penanganan keluhan-keluhan.

23 Proses Seleksi (lanj’)
Evaluasi Terminasi Tahap-tahap dalam Proses Wawancara Penerimaan Pertukaran Informasi Pengarahan (penciptaan hubungan) Persiapan Pewawancara

24 Proses Seleksi (lanj’)
Beberapa contoh pertanyaan: Bagaimana saudara menggunakan waktu luang? Apa hobby saudara? Apa kegiatan sekolah atau masyarakat yang telah diikuti? Ceritakan pekerjaan yang ideal bagi saudara. Tipe pekerjaan apa yang saudara inginkan? Mengapa saudara ingin bekerja pda perusahaan kami. Apakah saudara bersedia ditempatkan dimanapun? Berapa gaji yang saudara minta? Berapa menurut saudara gaji yang layak? Apa yang saudara ketahui tentang produk-produk perusahaan? Jelaskan Boss ideal menurut saudara?

25 Proses Seleksi (lanj’)
Kesalahan Wawancara Halo effect Pewawancara menggunakan informasi terbatas tentang pelamar untuk berprasangka dalam evaluasi terhadap karakteristik lain pelamar. Misal; seorang pelamar mempunyai senyuman menarik dan simpatik diperlakukan sebagai calon unggul dalam wawancara. Leading Questions Pewawancara mengirimkan ‘telegram’ jawaban yang diinginkan dengan cara memberi arah-arah pertanyaan wawancara. Misal; apakah saudara setuju bahwa laba adalah penting?

26 Proses Seleksi (lanj’)
Personal Biases Hasil prasangka pribadi pewawancara terhadap kelompok tertentu. Misal; saya lebih menyukai orang penjualan yang berbadan tinggi. Dominasi Pewawancara Menggunakan waktu wawancara untuk ‘membual’ kepada pelamar, menyombongkan keberhasilan, atau melakukan percakapan sosial. Misal; menceritakan rencana-rencana perusahaan, memberitahukan bagaimana pentingnya pekerjaan pewawancara.

27 Proses Seleksi (lanj’)
Langkah 4: Pemeriksaan Referensi Personal references, tentang karakter pelamar –biasanya diberikan oleh keluarga atau teman-teman terdekat baik yang ditunjuk oleh pelamar sendiri atau diminta perusahaan. Employment references, mencakup latar belakang dan pengalaman kerja pelamar. Langkah 5: Evaluasi Medis Pemeriksaan kesehatan pelamar sebelum keputusan penerimaan karyawan dibuat. Langkah 6: Wawancara Atasan Langsung Atasan langsung (penyelia) pada akhirnya merupakan orang yang bertanggung jawab atas karyawan yang baru diterima. Langkah 7: Keputusan Penerimaan Blanko lamaran yang diterima merupakan data awal file personalia dan berisi informasi yang berguna bagi kegiatan-kegiatan departemen personalia selanjutnya.

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54