KONSEP DASAR ADMINISTRASI

Presentasi berjudul: "KONSEP DASAR ADMINISTRASI"— Transcript presentasi:

1 KONSEP DASAR ADMINISTRASI
Oleh: Dra. Nilawati Fiernaningsih, M.AB Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

2 SASARAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan topik ini, diharapkan mahasiswa memahami konsep dasar tentang administrasi kantor. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

3 ADMINISTRASI Arti Sempit:
Kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb. Yang bersifat ketatausahaan (Clerical Work)……Soewarno Handayaningrat (1986:2) Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

4 ADMINISTRASI Arti Sempit:
Segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi ……The Liang Gie (1986:26) Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

5 ADMINISTRASI Arti Luas:
Administrasi sebagai kegiatan dari pada sekelompok orang yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama ……Soewarno Handayaningrat (1986:2) Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

6 AKTIVITAS ADMINISTRASI
Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirimkan Menyimpan Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

7 MENGHIMPUN Mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap digunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

8 MENCATAT Membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar maupun bentuk kode atau simbol sehingga dapat dibaca, dilihat, didengar dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.(menulis, mengetik, mengagenda, memberi nomor, memberi cap/stempel, memfoto, merekam, membuat grafik, tabel, diagram dsb). Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

9 MENGOLAH Mengubah data atau informasi ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan dengan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga (menerjemahkan,menghitung, menganalisa, menginterpretasi dsb) Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

10 MENGGANDAKAN Memperbanyak informasi atau data yang telah dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotocopy, stensil, sheet dsb.) Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

11 MENGIRIM Menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke berbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun alat komunikasi yang lainnya. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

12 MENYIMPAN Menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu diperlukan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

13 EFEKTIFITAS: MENGHIMPUN
Jumlah data aktivitas yang terkumpul:Jumlah data aktivitas yang seharusnya terkumpul x 100% Syarat: waktu pengumpulan tidak melebihi waktu yang dibutuhkan. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

14 EFEKTIFITAS: MENCATAT
Jumlah data aktivitas yang tercatat:Jumlah data aktivitas yang seharusnya tercatat x 100% Syarat: hasil catatan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

15 EFEKTIFITAS: MENGOLAH
Jumlah harapan yang telah terpenuhi:Jumlah seluruh harapan x 100% Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

16 EFEKTIFITAS: MENGGANDAKAN
Jumlah informasi aktivitas yang telah digandakan:Jumlah pihak yang memerlukan informasi aktivitas tersebut x 100% Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

17 EFEKTIFITAS: MENGIRIM
Jumlah pihak yang telah menerima data dan atau informasi aktivitas:Jumlah data dan atau informasi aktivitas yang seharusnya dikirim x 100% Syarat: waktu penerimaan tepat, mengingat sifat data dan atau informasi terhadap waktu adalah sangat berpengaruh. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

18 EFEKTIFITAS: MENYIMPAN
Jumlah dokumen yang ditemukan:Jumlah dokumen yang dicari x 100% Syarat: pengukuran dilakukan pada periode waktu tertentu. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

19 AZAS-AZAS ADMINISTRASI KANTOR
Perencanaan Penyederhanaan Penghematan Penghapusan Penggabungan Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

20 AZAS PERENCANAAN Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas perencanaan: pembuatan prosedur pelaksanaan dan pembuatan pedoman pelaksanaan aktivitas. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

21 AZAS PENYEDERHANAAN Semua pekerjaan kantor dapat dikerjakan dengan cara yang sesederhana dan semudah mungkin. Untuk menghindari tata cara pelaksanaan pekerjaan yang rumit. Untuk menghindari pekerjaan yang tumpang tindih dan pekerjaan yang berlebihan. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

22 AZAS PENGHEMATAN Semua pekerjaan kantor diarahkan untuk dapat menghemat semua sumber daya berupa pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan biaya. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

23 AZAS PENGHAPUSAN Semua pekerjaan kantor diarahkan untuk dapat menghilangkan pekerjaan atau aktivitas yang tidak diperlukan dan tidak dipergunakan lagi. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

24 AZAS PENGGABUNGAN Semua pekerjaan kantor yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat hendaknya digabungkan. Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

25 TUGAS TERSTRUKTUR: VI Carilah pengertian administrasi (luas&sempit) dari beberapa referensi (min.3 ref) dan buat kesimpulan! Lakukan observasi ke bag.administrasi jurusan untuk mengamati 6 kegiatan andministrasi yang telah dilakukan, kemudian buatlah laporan! Bagaimanakah efektifitas kegiatan administrasi yang telah Anda amati? Berikan contoh masing-masing 1 kegiatan yang mencerminkan Azas Administrasi! Pernahkah bag. Administrasi yang Anda amati melakukan Azas Administrasi? Jelaskan apa saja yang dilakukan! Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH

26 SEMOGA BERMANFAAT Senin,16 Sep'14, Pkl NLPH