PROJECT SCOPE DOCUMENT & MANAJEMEN RESIKO

Presentasi berjudul: "PROJECT SCOPE DOCUMENT & MANAJEMEN RESIKO"— Transcript presentasi:

1 PROJECT SCOPE DOCUMENT & MANAJEMEN RESIKO
MATA KULIAH : MANAJEMEN PROYEK - Angga Yuda Permana - Asep Rudi Gunawan - Iqbal Saeful Islam

2 Project Scope Document
PSD sangat penting sebelum menyusun proposal untuk diajukan, karena di dalamnya dinyatakan ruang lingkup proyek, yaitu mengenai seberapa luas jangkauan pelaksanaan proyek dan sampai di mana batas-batasnya. PSD adalah pedoman utama untuk mengawali proyek, sebelum proyek itu benar-benar dimulai.

3 Project Scope Document
PSD merupakan ruang lingkup proyek, yaitu mengenai seberapa luas jangkauan pelaksanaan proyek dan sampai mana batas-batasnya. PSD membantu stakeholder, terutama klien, untuk memahami secara jelas apa yang diharapkan dari proyek, sehingga tidak terjadi ekspektasi yang berlebihan.

4 PSD terdiri atas susunan :
Maksud dan Tujuan Proyek. Rencana Kerja. Deliverables. Batasan-batasan. Kesimpulan.

5 Penyusunan Tim Dilakukan sebelum pelaksanaan proyek, kadang perusahaan tertentu memberikan syarat saat pengajuan proposal untuk sekaligus memberikan nama anggota tim beserta posisi dan kualifikasinya.

6 Penyusunan Tim Tim dalam proyek memiliki karakteristik yang berbeda, al : Tim proyek dibentuk untuk waktu yang terbatas, yaitu sepanjang proyek berlangsung. Proses kerja belum ditentukan secara definitif sebelum proyek berlangsung. Tim akan menemukan banyak hal yang belum diprediksi pada proyek berlangsung, sehingga banyak hal masih belum pasti. Tekanan kerja atau tingkat stress lebih tinggi, yang disebabkan banyak hal yang belum pasti. Dalam beberapa hal, anggota tim juga bekerja rangkap dengan tugas sehari-hari

7 MANAJEMEN RESIKO

8 MANAJEMEN RESIKO Manajemen Risiko adalah berkaitan dengan kegiatan keamanan, yang tujuannya adalah menjaga harta benda dan personil perusahaan terhadap kerugian akibat kejahatan dan semua gangguan sosial atau gangguan alamiah, yang mungkin membahayakan kehidupan dan perkembangan perusahaan.

9 PENGELOLAAN RESIKO Menghindari Risiko (Avoiding Risk)
Cara pengelolaan risiko yang paling mudah dilakukan adalah menghindari risiko sama sekali. Mengendalikan Risiko (Controlling Risk) Kita dapat berusaha mengendalikan risiko dengan mengambil langkah-langkah preventif untuk mencegah dan mengurangi risiko tersebut.

10 PENGELOLAAN RESIKO Menerima Risiko (Accepting Risk)
Secara sederhana menerima risiko sama dengan menanggung seluruh tanggung jawab financial atas risiko yang terjadi tersebut. Mengalihkan Resiko (Transfering Risk) Apabila seseorang mengalihkan risiko ke pihak lain, maka ia mengalihkan tanggung jawab financial atas risiko tersebut ke pihak lain, yang umumnya atas dasar pemberian imbalan.

11 MANAJEMEN RESIKO Bagaimana mengelola Manajemen Resiko ?
Jadikan manajemen resiko bagian dari proyek Identifikasi resiko sejak awal proyek  melalui people (orang) dan paper (dokumen). Komunikasikan resiko-resiko yang ada Pertimbangkan ancaman (threats) maupun kesempatan (opportunities) Klarifikasi penanggungjawab untuk setiap resiko Buat prioritas resiko

12 MANAJEMEN RESIKO Melakukan analisa resiko
Buat rencana dan implementasi tanggapan terhadap resiko. Ada 3 kemungkinan antisipasi resiko : - menghindari resiko - meminimalkan resiko - menerima resiko Dokumentasikan resiko proyek Tentukan resiko dan tindakan yang diambil

13 Proposal Proposal adalah penawaran, yakni menawarkan jasa Anda atau perusahaan Anda untuk melaksanakan proyek. Ada beberapa jenis proposal, yakni yang berdasarkan permintaan resmi, permintaan tidak resmi ataau tanpa adanya permintaan dari pihak klien.

14 Proposal berdasarkan permintaan resmi
Klien biasanya membuka peluang kepada beberapa penyedia atau vendor, dengan mengeluarkan Invitation For Bid (IFB). Umumnya hal ini dilakukan oleh perusahaan besar atau pemerintah. IFB biasanya diumumkan melalui media atau melalui situs perusahaan/instansi yang ditujukan pada rekanan resmi.

15 Proposal berdasarkan permintaan tidak resmi
Umumnya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan menengah atau juga jika nilai proyek kecil sehingga tidak memerlukan aktivitas formal. Klien biasanya tidak lagi mencari vendor alternatif,atau kalaupun ada hanya sebagai referensi saja. Klien juga memberikan gambaran mengenai requirements, tetapi tidak secara resmi, biasanya berdasarkan informasi yang didapatkan dari rapat-rapat pendahuluan dengan pihak-pihak yang berkepentingan, seperti feasibility study.

16 Proposal lainnya Proposal lainnya adalah tanpa permintaan dari klien.
Biasanya ini dilakukan berdasarkan informasi yang didapatkan tentang peluang untuk mengajukan proposal suatu proyek yang mungkin diperlukan klien. Apapun jenisnya, proposal yang baik adalah proposal yang membawa kepada kontrak sehingga proyek bisa dilaksanakan untuk memberikan hasil sesuai yang diharapkan oleh klien.

17 Struktur Proposal Ringkasan eksekutif.
Tinjauan dan rincian requirements. Solusi yang diajukan. Uraian pekerjaan. Rencana implementasi. Investasi/biaya.

18 Presentasi dan Revisi Setelah proposal diterima klien, tibalah saatnya untuk mempresentasikan proposal. Agenda presentasi adalah menyampaikan requirements dan solusi yang diajukan sebagaimana yang dijelaskan dalam proposal.

19 Kontrak/Surat Perintah Kerja (SPK)
Kontrak perlu dibuat apabila pelaksana proyek adalah pihak di luar organisasi perusahaan. Jika pelaksana proyek adalah tim yang dibentuk dari staf internal perusahaan, manajer proyek akan menerima Surat Perintah Kerja yang menegaskan tentang pelaksaan proyek.

20 Kontrak harus berisi beberapa hal :
Deskripsi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek . Deskripsi mengenai deriverable. Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang mengikat selama proyek berlangsung. Kesepakatan investasi atau biaya yang harus dibayarkan kepada pihak pelaksana proyek. Jadwal pelaksanaan yang mengacu pada kewajiban pihak pelaksana proyek. Bagian penutup yang berisi nama-nama penanggung jawab untuk masing-masing pihak

21 Project Charter Setelah proyek ditandatangi akan dilanjutkan dengan penyusunan definisi proyek secara resmi yang akan menjadi pedoman bagi pelaksanaan proyek. Definisi ini bertujuan untuk mendokumentasikan visi, tujuan, lingkup, deliverables, organisasi proyek dan rencana implementasi proyek.

22 Langkah-langkah membuat Project Charter
Visi, tujuan, lingkup dan deliverables proyek. Organisasi proyek. Implementasi proyek. Risiko dan masalah.

23 Project kick-off Setelah inisiasi proyek selesai, tim sudah terbentuk dan kontrak sudah ditandatangi, sekarang saatnya untuk memulai pelaksanaan proyek. Mulailah proyek dengan melakukan kick-off meeting yaitu pertemuan untuk memberikan informasi tentang pelaksanaan proyek. Kick-off meeting merupakan kesempatan baik untuk saling mengenal, memberikan motivasi kepada tim, menciptakan lingkungan kerjatim proyek yang akrab dan efektif, serta untuk memberikan atmosfer kepemimpinan sebagai manajer proyek.

24 Sesi Tanya Jawab Pertanyaan : 1. Rio Aldino 6F 2. Yoga Kusuma 6B 3. Kalir A W 6F 4. Jamal S 6F 5. Amir Hidayat 6F 6. Meilangga NAP 6F 1. Ekspestasi Yang berlebihan itu seperti apa ? dan berikan contihnya !! 2. Ada syarat tertentu atau tidak dalam penyusunan tim ?? 3. Jelaskan menggenai ruanglingkup dalam PSD ? 4. Jelaskan batasan dalam PSD ? 5. Bagaiman cara transfering Resiko ? 6. Bagaimana hubungan PSD dengan Management Resiko , jelaskan Alurnya ???

25 Sesi Tanya Jawab Jawaban : 1. Ekspestasi dalam arti adalah harapan yang besar. Dalam merumuskan Project Scope Document diwajibkan untuk menjelaskan kebutuhan dan batasannya seperti apa saja. Dalam perumusan Projet Scope Documnet harus ada komunikasi antara stakeholder dan pemilik proyek. Jangan sampai ada miss komunikasi yang mengakibatkan batasan keluar dari lingkup. 2. Dalam penyusunan tim tentu ada syarat yang dilakukan adalah : - Berikan penjelasan yang cukup untuk setiap anggota tim mengenai proyek dimana mereka terlibat didalamnya. - Tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab dari masing-masing anggota tim. - Sebelum proyek dimulai, masing-masing anggota harus sudah saling mengenal dan tahu posisi dari setiap anggota didalam proyek. - Dalam menentukan peran dan tanggung jawab tim sebagaimana posisi struktur organisasi proyek, maka juga harus memperhatikan keahlian individual yang dimiliki oleh setiap anggota. 3. Ruang Lingkup Projet scope document terdiri atas : a. Kebutuhan Bisnis yang di tujukan untuk proyek yang di lakukan. b. produk proyek ringkasan singkat dari deskripsi produk c. penyerahan proyek daftar ringkaian sub proyek lengkap dan tanda terima pemyerahan proyek. d. Tujuan proyek kriteria yang dapat di hitungyang harus di penuhi untuk proyek yang akan di nilai berhasil

26 Sesi Tanya Jawab 4. Batasan Project scope document terdiri atas triple constrain, yaitu : - Scope : Ruang lingkup dari proyek itu sendiri - Time : Waktu yang di gunakan untuk membangun proyek tersebut - Cost : Estimasi biaya yang di perlukan untuk membangun proyek tersebut 5. Dalam asuransi, berlaku prinsip bahwa seseorang tidak dapat menghilangkan resiko. Seseorang hanya dapat mengurangi, membagi atau meminimalisir resiko dengan berbagai cara. Salah satunya adalah dengan membagi resiko ke pihak lain. Dengan prinsip semacam ini, maka lahirlah perusahaan asuransi yang bertindak sebagai penampung resiko. peralihan resiko ke perusahaan asuransi lebih pas disebut "TRANSFER RESIKO". Perusahaan asuransi menjadi pihak penanggung, sedangkan orang yang menyerahkan resiko obyek tertentu disebut sebagai "tertanggung". 6. Project Scope Document dan Manajement hubungan keduanya sangat berkaitan karena untu meminimalisir suatu resiko dalam sebuah proyek itu harus di antisipasi agar tidak terjadi KEGAGALAN PROYEK sehingga MENCAPAI TUJUAN dan MEMENUHI KRITERIA BATASAN PROYEK .