PENGELOLAAN DOKUMEN BERKAS KEPEGAWAIAN

Presentasi berjudul: "PENGELOLAAN DOKUMEN BERKAS KEPEGAWAIAN"— Transcript presentasi:

1 PENGELOLAAN DOKUMEN BERKAS KEPEGAWAIAN
MUH KODAR PERSONNEL INFORMATION SYSTEM KANTOR PUSAT

2 M A N A J E M E N PERENCANAAN (PLANNING)
MANAJEMEN ADALAH PROSES PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PEMIMPINAN DAN PENGENDALIAN ANGGOTA ORGANISASI DAN PENGGUNAAN SEMUA SUMBER DAYA ORGANISASI UNTUK MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITETAPKAN. FUNGSI MANAJEMEN TERDIRI DARI 5 YAITU SBB : PERENCANAAN (PLANNING) PERNGORGANISASIAN (ORGANIZING) PENGARAHAN (ACTUATING/DIRECTING) PENGKOORDINASIAN (COORDINATING). PENGAWASAN/PENGENDALIAN (CONTROLLING).

3 MANJEMEN PERSONALIA MANAJEMEN PERSONALIA ADALAH : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN , PENGARAHAN DAN PENGAWASAN KEGIATAN – KEGIATAN PENGADAAN, PENGEMBANGAN, PEMBERIAN KOMPENSASI, PENGINTEGRASIAN, PEMELIHARAAN DAN PELEPASAN SDM AGAR TERCAPAI BERBAGAI TUJUAN INDIVIDU,ORGANISASI DAN MASYARAKAT Sumber dari buku MANAJEMENT PERSONALIA & SUMBER DAYA MANUSIA KARANGAN Dr.T.HANI HANDOKO,M.B.A edisi 2

4 PERSONALIA PT.KERETA API INDONESIA (PERSERO)
EVP PERSONNEL CARE AND CONTROL / EG (PEMBINAAN &PENGENDALIAN PERSONALIA MANAGING DIRECTOR OF HUMAN CAPITAL / D4 ( DIREKTUR PERSONALIA DAN UMUM ) M.EMPL OYEE PERFOR MANCE / EGK (M.PENI LAIAN PRESTAS I KERJA DAN KOMPE NSASI) M.PAYROLL / EGG (PENGGAJIAN) M.PERSONNEL CARE / EGC ( PEMBINAAN SDM ) M.RECRUITMENT AND RETIREMENT/ EGR ( M.PEMBERHENTIAN DAN PENSIUNAN ) M.PERSONNEL INFORMATION SYSTEM / EGI ( M.SISTIM INFORMASI SDM )

5 M.PERSONNEL INFORMATION SYSTEM ( M.SISTIM INFORMASI SDM )
SECARA GARIS BESAR PERSONNEL INFORMATION SYSTEM MEMPUNYAI PERANAN /TUGAS POKOK DAN FUNGSI ANTARA LAIN : 1. DENGAN PERANGKAT KOMPUTER MELAKSANAKAN FALIDASI DAN EDITING DATA PEGAWAI DENGAN APLIKASI SAP HCM MEMBUAT LAPORAN – LAPORAN KEPEGAWAIAN DAN DATA KEPEGAWAIAN MELAYANI PEGAWAI YANG MEMERLUKAN DATA (CURICULUM VITE ,SURAT KETERANGAN DLL)

6 2. DENGAN CARA MANUAL MERAWAT DAN MENJAGA FILE-FILE PEGAWAI MENGISI DATA PADA KRP DAN MENYIAPKAN FILE PEGAWAI BARU MENGISI SETIAP TERJADI PERUBAHAN DATA PEGAWAI PADA KRP ( KGB,KP,MUTASI,PERUBAHAN /PENAMBAHAN ANGGOTA KELUARGA PEGAWAI DLL ) MEMASUKAN DATA – DATA PEGAWAI KE FILE PEGAWAI SESUAI DENGAN FILE PAGAWAI YANG BESANGKUTAN ( AKTE ANAK ,SURAT NIKAH ,SK,AKTE PERCERAIAN,SURAT KEMATIAN DLL)

7 MENCATAT DAN MEMERIKSA KELENGKAPAN FILE PEGAWAI PADA BUKU AGENDA PEGAWAI MASUK KANTOR PUSAT SETIAP TERJADI MUTASI PEGAWAI DAERAH KE KANTOR PUSAT MENYIAPKAN ALAT PERALIHAN DAN MENCATAT PADA BUKU AGENDA KELUAR KANTOR PUSAT SETIAP TERJADI MUTASI PEGAWAI KE DAERAH MENCATAT SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA AGENDA SURAT MASUK DAN AGENDA SURAT KELUAR MEMBERIKAN INFORMASI TENTANG DATA PEGAWAI YANG DIPERLUKAN OLEH INTANSI DILUAR PT.KERETA API INDONESIA ( PERSERO ) SESUAI BATAS KEWENANGANNYA

8 MEMBUAT KARTU PEGAWAI, KARTU ISTRI PEGAWAI , KARTU SUAMI PEGAWAI DAN MENGGANTI KARTU PEGAWAI, KARTU ISTRI PEGAWAI, KARTU SUAMI PEGAWAI YANG HILANG ATA U RUSAK SYARAT – SYARAT PENGAJUAN KARTU PEGAWAI 1. SUDAH DIANGKAT MENJADI PEGAWAI DENGAN BUKTI SK PENGANGKATAN 2. FOTO BERWARNA UKURAN 2X3 SEBANYAK 2 ( DUA ) LEMBAR 3. SURAT REKOMENDASI DARI PIMPINAN DAN MENGETAHUI MANAGER SDM

9 SYARAT- SYARAT PENGAJUAN KARTU ISTRI ATAU KARTU SUAMI PEGAWAI
1. FOTO KOPY SURAT / AKTE NIKAH 2. FOTO BERWARNA UKURAN 2 X 3 SEBANYAK 2 ( DUA ) LEMBAR ( FOTO ISTRI ATAU SUAMI PEGAWAI YANG MENGAJUKAN ) 3. SURAT REKOMENDASI DARI PIMPINAN DAN MENGETAHUI MANAGER SDM

10 FUNGSI KARTU PEGAWAI DAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI PEGAWAI
SEBAGAI BUKTI IDENTITAS PEGAWAI YANG SAH SEBAGAI SALAHSATU PERLENGKAPAN PENSIUN SEBAGAI SYARAT JAMINAN PINJAMAN ( TIDAK SEMUA BANK ) SEBAGAI BUKTI MENJADI ISTRI / SUAMI YANG DIAKUI OLEH PERUSAHAAN SEBAGAI BUKTI UNTUK KLAIM PADA PERUSAHAAN DAN INSTANSI LAIN BILA TERJADI SESUATU TERHADAP PEGAWAI

11 CONTOH KARTU PEGAWAI, KARTU ISTRI/SUAMI PEGAWAI

12 CONTOH KARTU RIWAYAT PEGAWAI /KRP
HAL 1 HAL 2 HAL 3 HAL 4 HAL 5 HAL 6 HAL 7 HAL 8 HAL 9 HAL 10 HAL 11 HAL 12 HAL 13 HAL 14

13 SEKIAN DAN TERIMA KASIH