Kelompok 2 : Regina Yogi Laraswati ( ) Rica Monica ( )

Presentasi berjudul: "Kelompok 2 : Regina Yogi Laraswati ( ) Rica Monica ( )"— Transcript presentasi:

1 Memahami azaz-azaz manajemen perkantoran dan Menguraikan pekerjaan kantor
Kelompok 2 : Regina Yogi Laraswati ( ) Rica Monica ( ) Riska Febyliani ( ) START

2 Menu Utama -Pengantar Administrasi Perkantoran- KI / KD
TUJUAN PEMBELAJARAN MATERI AJAR PENILAIAN

3 Pengantar Administrasi Perkantoran
Pengantar : Azaz-azaz manajemen perkantoran dan cara menguraikan pekerjaan kantor. Konsep Dasar :

4 KI/KD KI 3 : Memahami, menerapkan, dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu penetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humoniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KD : 3.3 Memahami azaz-azaz manajemen perkantoran 3.4 Menguraikan pekerjaan kantor

5 Tujuan Pembelajaran KD 3.3 : Siswa dapat mengetahui dan memahami azaz- azaz manajemen perkantoran KD 3.4 : Siswa dapat mengetahui dan menguraikan jenis-jenis pekerjaan kantor Siswa dapat mengetahui dan menguraikan ciri-ciri pekerjaan kantor

6 Materi Ajar KD : Azaz-azaz Manajemen Perkantoran : Azaz sentralisasi 2. Azaz desentralisas 3. Azaz dekonsentralisasi (gabungan) KD : Menguraikan Pekerjaan Kantor : Jenis-jenis pekerjaan kantor Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, Menyimpan, Melakukan komunikasi, Menghitung Ciri-ciri pekerjaan kantor Bersifat pelayanan, Merembes segenap, Dilakukan semua pihak NEXT

7 Azaz Campuran (Dekonsentralisasi)
KD 3.3 : Azaz-azaz Manajemen Perkantoran Azaz Sentralisasi Azaz Desentralisasi Azaz Campuran (Dekonsentralisasi) NEXT

8 PENGERTIAN Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Kelebihan dan Kekurangan Azaz Sentralisasi KELEBIHAN Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam). Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat Adanya fleksibilitas dalam organisasi Dapat Mencegah duplikasi fungsi Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap KEKURANGAN Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu). Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat. KD 3.3

9 KD 3.3 PENGERTIAN Kelebihan dan Kekurangan Azaz Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanaka kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan. Kelebihan dan Kekurangan Azaz Desentralisasi KELEBIHAN Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan KEKURANGAN Pekerjaan akan terlalu bebas Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya). KD 3.3

10 KD 3.3 PENGERTIAN Asas Pembagian Tugas
Azaz Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi) merupakan asas penggabungan asas sentralisasi dan desentralisasi dengan tujuan mengambil keutungan dari masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian akan memperroleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Asas ini bertujuan meminimalisir kelemahan dan memaksimalkan kelebihan dari kedua asas tersebut. Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya “Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian” adalah sebagai berikut : Asas Pembagian Tugas Asas Fungsionalisasi Asas Koordinasi Asas Kesinambungan Asas Akrodion Asas Pendelegasian Wewenang Asas Keluwesan Asas Rentang Pengendalian Asas Jalur dan Staf Asas Kejelasan dalam Pembaganan/Struktur KD 3.3

11 KD 3.4 : Menguraikan Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis Pekerjaan Kantor Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

12 Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Mengumpulkan / menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan Melakukan komunikasi Menghitung Jenis-jenis Pekerjaan Kantor KD 3.4

13 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
Bersifat pelayanan Merembes segenap Dilakukan semua pihak Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

14 Penilaian

15 Dibawah ini merupakan kebaikan dari azaz sentralisasi, kecuali.....
Metode kerja dapat diseragamkan dengan mudah (B) Memerlukan lebih banyak tenaga kerja (C) Pengawasan dapat dilakukan lebih mudah (D) Pembagian beban pekerjaan kantor lebih mudah (E) Pengaturan tenaga kerja yang lebih fleksibel

16 2. “Menerapkan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian (The priciple of management by exception) artinya bila prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan dengan pencatatan, kecuali jika ada hal-hal khusus”. Pernyataan di atas merupakan penjelasan dari….. (A) George R. Terry (B) Edwin Robinson (C) Willian Lefingwell (D) J. C. Denyer (E) Geoffrey Mills

17 Lefingwell dan Robinson merinci pekerjaan kantor dalam kegiatan di bawah ini, kecuali.....
Billing (B) Filling (C) Saving (D) Duplicating and addressing work (E) Receiving dispatchimg and shipping

18 Azaz yang menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya, adalah pengertian dari..... (A) Azaz kesinambungan (B) Azaz keluwesan (C) Azaz fungsional (D) Azaz akrodian (E) Azaz koordinasi

19 Dilaksanakan semua pihak
Pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain agar pekerjaan atau tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien merupakan ciri-ciri pekerjaan kantor yang bersifat..... (A) Terbuka (B) Tertutup (C) Luas (D) Pelayanan (E) Dilaksanakan semua pihak

20 “Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulisdan laporan-laporan sebagai cara untuk meningkatkan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan” merupakan pengertian pekerjaan kantor menurut..... (A) George R. Terry (B) Willian Leffingwell (C) Edwin Robinson (D) Geoffrey Mills (E) Oliver Standing Ford

21 Dari permusan pekerjaan kantor sebagai berikut, kecuali.....
Menghimpun (B) Mencatat (C) Menjelaskan (D) Mengolah (E) Menggandakan

22 Azaz pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai satu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Merupakan pengertian dari azaz..... (A) Sentralisasi (B) Desentralisasi (C) Dekonsentralisasi (D) Pembagian tugas (E) Koordinasi

23 Dibawah ini yang bukan merupakan kelemahan azaz desentralisasi adalah.....
Pelaksanaan dapat dilaksanakan secara efektif (B) Pekerjaan terlalu bebas (C) Tidak dapat harmonisasi (D) Kemungkinan timbul duplikasi arsip (E) Adanya pemborosan biaya

24 Macam-macam kegiatan mengerjaka keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Merupakan pengertian dari..... (A) Mengumpulkan (B) Mencatat (C) Mengolah (D) Menggandakan (E) Menyimpan

25 JAWABAN ANDA BENAR, LANJUTKAN…..
NO. 1 NO. 2 NO. 3 NO. 4 NO. 5 NO. 6 NO. 7 NO. 8 NO. 9 NO. 10 FINISH

26 JAWABAN ANDA SALAH, SILAHKAN MENGULANG…..
NO. 1 NO. 2 NO. 3 NO. 4 NO. 5 NO. 6 NO. 7 NO. 8 NO. 9 NO. 10 FINISH

27