Sosialisasi Administrasi Akademik Online

Presentasi berjudul: "Sosialisasi Administrasi Akademik Online"— Transcript presentasi:

1 Sosialisasi Administrasi Akademik Online
UPT TIK UB

2 Pengajuan Cuti Akademik dan Terminal Kuliah

3 Cuti Akademik dan Terminal Kuliah
Paling lambat 1 bulan setelah berakhirnya masa daftar ulang Tidak dikenakan biaya pendidikan Diajukan secara online oleh mahasiswa Diproses secara online oleh bagian akademik fakultas dan universitas Terminal Kuliah Diajukan setelah 1 bulan dari berakhirnya masa daftar ulang Dikenakan biaya pendidikan pada semester yang diajukan Diajukan melalui surat oleh mahasiswa (Peraturan Rektor Nomor 70 Tahun 2017 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya TA. 2017/2018; Buku Pedoman Pendidikan TA. 2017/2018; BAB X Administrasi Pendidikan; Hal. 84)

4 Alur Pengajuan Eksisting
Mahasiswa mengajukan cuti akademik ke fakultas Sub. Bag Akademik Fakultas melakukan pengecekan syarat2 dan memproses surat permohonan cuti Mahasiswa menyerahkan surat permohonan cuti ke universitas Bag. Akademik Universitas melakukan pengecekan dan melakukan setting status Bag. Akademik Universitas memberikan surat cuti kepada mahasiswa

5 Permasalahan Proses pengajuan manual membutuhkan waktu cukup lama
Proses pengecekan syarat secara manual berpotensi menyebabkan kesalahan Pengeluaran surat cuti dan setting status di sistem belum sinkron

6 Alur Pengajuan Cuti Akademik secara Online
Mahasiswa mengajukan cuti melalui SIAM Pengecekan syarat dilakukan di sistem Jumlah cuti yang pernah diambil Jadwal pengambilan cuti (semester ke depan, maksimal 1 bulan setelah masa registrasi berakhir) Semester yang telah ditempuh Status akademik dan masa studi saat mengajukan cuti Mahasiswa tidak pada masa akhir studi Sub. Bag Akademik di fakultas melakukan validasi Bag. Akademik universitas melakukan validasi

7 Contoh surat cuti

8 Proses Pengajuan Cuti di SIAM

9 Proses Validasi Permohonan Cuti

10 Alur Pengajuan Terminal Kuliah secara Online
Mahasiswa mengajukan permohonan terminal kuliah dan data pendukung ke WD I Jika disetujui oleh WD I maka operator Fakultas memproses surat pengantar dr WD I yang ditujukan ke WR I, kemudian di ttd dan discan untuk diupload Operator fakultas menambahkan permohonan terminal kuliah dan mengupload surat dari WD I Operator Universitas memeriksa surat pengantar dr fakultas dan memproses surat persetujuan terminal kuliah dari WR I Setelah surat selesai diproses dan di ttd, operator universitas menambahkan pengajuan terminal, mengupload surat dan melakukan validasi Surat persetujuan terminal kemudian dikirimkan ke fakultas untuk diteruskan ke mahasiswa yang bersangkutan

11 Proses Pengajuan Terminal Kuliah

12 PENGAJUAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA SECARA ONLINE
Mengundurkan Diri MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA SECARA ONLINE Dokumen Nomor – BAK UB

13 Alur Eksisting Mahasiswa membuat surat permohonan pengunduran diri dengan mengetahui orang tua dan dilampiri KTM. Surat permohonan diri ditujukan kepada Rektor dengan tembusan Dekan. Surat pengunduran diri diproses oleh Bag. Akademik Universitas Mahasiswa menerima surat keterangan pengunduran diri dari Rektor

14 Permasalahan Proses pengajuan manual membutuhkan waktu cukup lama
Mahasiswa yang mengundurkan diri sering tidak melapor atau mengajukan secara resmi sehingga data di dalam sistem tidak terupdate

15 Alur Pengajuan Secara Online
Mahasiswa mengajukan pengunduran diri melalui SIAM dengan mengupload surat permohonan dan mengisikan alasan mundur. Operator Fakultas memeriksa surat permohonan dari mahasiswa dan melakukan pengecekan manual tanggungan keuangan atau lainnya Jika disetujui op. Fakultas memproses surat pengantar dr Dekan/WD I, kemudian di ttd dan discan untuk diupload Operator Fakultas melakukan validasi dan mengupload surat dari Dekan/WD I Operator Universitas memeriksa surat pengantar dr fakultas dan memproses surat persetujuan mengundurkan diri dari Rektor/WR I Setelah surat selesai diproses dan di ttd, op. universitas melakukan validasi Ada notifikasi di SIAM bahwa pengunduran diri sudah divalidasi dan mahasiswa dapat mengambil surat di akademik rektorat dengan membawa KTM asli Surat fisik akan dapat diambil mahasiswa dengan menukarkan KTM

16 Proses Validasi Pengajuan Pengunduran Diri

17 Terima Kasih