LAYOUT PERKANTORAN NAMA KELOMPOK

Presentasi berjudul: "LAYOUT PERKANTORAN NAMA KELOMPOK"— Transcript presentasi:

1 LAYOUT PERKANTORAN NAMA KELOMPOK
Afifiya Amaliyatul Fauziyah Devy Trirachmawati

2 Pengertian Menurut Quible (2002), layout merupakan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai, Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia Menurut Terry (1966) layout merupakan proses penentuan kebutuhan akan ruang dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

3 Manfaat Penggunaan Layout Kantor yg Efektif
Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada Meningkatkan produktivitas kerja pegawai Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel

4 A. TAHAPAN PERENCANAAN Tugas Pegawai Arus Kerja Bagan Organisasi
Menurut Quible (2011), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan layout perkantoran: Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan untuk pengoptimalan kinerja mereka sehingga perencanaan layout harus fleksibel, mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tugas Pegawai Analisis arus kerja diperlukan dalam perencanaan layout dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertikal sehingga dapat meminimalisir criss-crossing pekerjaan ataupun fenomena bottleneck. Arus Kerja Menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi dan mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama sehingga membantu perencanaan layout menunjukan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja. Bagan Organisasi

5 Lanjutan.……. Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Datang
Perencanaa layout perlu memperhatikan berapa luas area yang mungkin dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan. Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Datang Analisis bentuk interaksi ataupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai ataupun departemen. Sehingga dalam perencanaan layout, semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka akan semakin dekat ruangannya agar lebih efisien. Jaringan Komunikasi Perencanaan layout dimana mengelola kantor berdasarkan fungsi dan penempatan ruang kerja berdasarkan arus kerja. Departemen Dalam Organisasi Dahulu penggunaan kantor privat akan menunjukan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat namun pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama. Kantor Publik dan Privat

6 Lanjutan…….. Kebutuhan Ruang Pertimbangan Keamanan
Perencanaan layout perlu memperhatikan kebutuhan pegawai dalam melaksanakan tugasnya, dimana pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruang yang lebih besar dibandingkan yang tidak Kebutuhan Ruang Perencanaan layout kantor harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah dari satu area ke area yang lain tanpa terhambat furniture yang menghalang-halangi atau membahayakan. Pertimbangan Keamanan Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antara lain menghipotekkan pembayaran, pemanfaatan, pemeliharaan, biaya pemeliharaan, pajak, asuransi, kebutuhan akan peralatan kontrol lingkungan kantor, perlakuan khusus, lisensi, dll. Beberapa faktor lain yang merupakan potensi biaya bagi perusahaan dimasa depan juga harus diperhatikan, seperti layout yang tidak efisien sehingga arus kerja kurang optimal, kurang antisipasinya pengembangan kantor dimasa depan, lingkungan kantor yang kurang sehat bagi kesehatan pegawai, dan lain sebagainya. Pembiayaan Ruang Perkantoran

7 Ruang Resepsionis Ruang Konferensi Ruang Komputer
Area Khusus yang Harus Diperhatikan dalam Merencanakan Layout Perkantoran Ruangan ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan dimasyarakat dan sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Ruang Resepsionis Ruangan ini semakin dibutuhkan karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat sehingga membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Ruang Konferensi Perawatan ruangan ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardware (misalnya server, printer, dsb) serta software yang dibeli aman dan dapat bermanfaat sebagaimana mestinya. Ruang Komputer

8 Area Pusat Penyimpanan
Lanjutan.……. Ruangan ini merupakan pusat komunikasi terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Umumnya ruangan ini terdiri dari tiga area, yaitu: Area penerimaan, area seleksi, area surat keluar Ruang Persuratan Ruang ini biasanya terdapat layanan fotokopi maupun printer berkecepatan tinggi sehingga sebaiknya diletakkan ditempat yang bisa diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini. Ruang Penggandaan Dengan memperhatikan aksebilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan ini diletakkan dipusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengaksesnya. Area Pusat Penyimpanan

9 Konsep kantor konvensional
B. KONSEP KANTOR TEBUKA Dalam mendesain layout perkantoran menggunakan 2 konsep yaitu : Konsep kantor konvensional menggunakan dinding permanen yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan yaitu birokrasi Konsep kantor terbuka lebih mendasarkan pada konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor.

10 Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep kantor terbuka ini yaitu :
Penggunaan dinding permanen yang minim Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan. Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. AC dan Kontrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan Pola warna dan pengaturan funitur yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai.

11 KELEBIHAN Biaya perubahan dan biaya instansi layout lebih murah dibandingkan konsep konvensional Menghemat energy, karena AC, lampu dan lain-lain tidak terhalang oleh banyak dinding permanen. Meningkatkan Poduktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan KEKURANGAN Kurang tersedianya privacy dalam ruang kantor Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi seperti departemen administrasi keuangan.

12 Beberapa Model Kantor Berkonsep Terbuka
Konsep ini merupakan gabungan dua konsep ,serta masih menyisahkan penempatan tanaman sebagai dekorasi ruangan sehingga ruangan lebih “hidup” LANDSCAPE Modular Wokstation Unit Penggunaan konsep ini komponen furniture yang menggunakan panek untuk menciptakan ruangan kerja yang individual. Movable Cluster Workstation Unit Konsep ini diterapkan dengan mengelompokkan ruangan kerja menjadi kumpulan panel-panel yang menggunakan noda bergerak, sehingga pengguna bisa bebas bergerak.

13 Beberapa prinsip mendesain layout kantor yang efektif
: Pegawai maupun tim keja ditempatkan dalam area berdekatan dan membutuhkan konsentrasi ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja Alokasi ruang harus berdasarkan posisi dan furniture maupun peralatan harus sesuai dengan kebutuhan Pertimbangan keamanan harus diberikan pioritas tinggi Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang dan pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

14 Asas-asas tata ruang kantor
1. Asas mengenai jarak terpendek 2. Asas mengenai rangkaian kerja 3. Asas mengenai penggunaan seluruh ruang 4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

15 C. MEMPERSIAPKAN LAYOUT
Beberapa alat yang bisa digunakan : Templates Cutouts Plastic Models Magnetic Board Computer Aided Desain

16 D. PERALATAN DAN FURNITUR PERKANTORAN
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor yang oleh Quible (2001) diklasifikasikan menjadi 3 : Pertimbangan peralatan Peralatan Penjualan

17 Tujuan Penggunaan Peralatan Menentukan Peralatan yang Sesuai
Tingkat Kegunaan Peralatan Spesifikasi Peralatan Biaya Peralatan Proses Operasional Peralatan Fitur Keamanan Fleksibilitas Peralatan Kemudahan Penggunaan Peralatan Kecepeatan Operasi Peralatan Masukan dari Operator Peralatan Standarisasi Peralatan

18 Lanjutan.... Faktor kedua yang perlu dipertimbangakn dalam penyusunan layout adalah furniture kantor . Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh anjum ,paul,dan ascohcroft (2005) yang melibatkan 3000 pegawai kantor diinggris dan skotlandia ,pegawai yang tidak puas dengan akan penataan furnitur dikantornya relatif banyak dan dilaporkan sebagai berikut; Kursi,dimana pegawai yang tidak puas mencapai 16% ,sedankan yang sangat puas mencapai 56% ,dan sisanya cukup puas.saat ini kursi kantor tersedia untuk berbagai macam aktivitas demi menyeseuaikan dengan kebutuuhan orang yang berbeda-beda,seperti kursi sekretaris berbeda dengan kursi operator telepon. Meja Kerja,dimana hampir 56% puas dengan ketinggian,lebar dan panjang meja yang dimiliki .saat ini pemilihan meja kantor hendaknya mempertimbangkan kemudahan pengaturan kabel komputer,telepon,dan peralatan lainnya Filling Cabinet,menunjukkan lebih 44% responden tidak puas akan lemari file yang dimilikinya , dan hanya 22% yang sangat puas.dari observasi yang dilakukan oleh peneliti menenjukkan pegawai saat ini menyukai lemari multi fungsi .lemari yang terlalu besar kurang disukai karena cukup menyita ruang kerja. Lemari penyimpanan, menunjukkan hasil yang sama dengan filling cabinet dimana 38% responden tidak puas dengan yang ada saat ini .hal ini dikarenakan sebagian besar dokumesn manual mempunyai ukuran tidak sama,beberapa map memiliki ketebalan yang tidak seragam dan membuat pegawai kesulitan untuk menyimpannya.

19 Departemen Ergonomics ,cornell university (read,2001),memberikan beberapa tip ergonomis bagi pegawai yang menggunakan komputer diakantor yang diilustrasikan dari gambar dibawah ini : Menggunakan kursi yang bagus dan memiliki sandaran Bagian atas monitor hendaknya 5-8 cm diatas mata Monitor tidak silau Kursi memeiliki sandaran bagi tanagn untuk beristirahat Kaki dapat diletakkan dilantai maupun di footrest Menggunakan pegangan dokumen ,sehinggan ketika mengetik dokumen dapat didirikan Permukaan meja datar dan lurus (tidak bergelombang atau miring sebelah) Tangan dan siku dekat dengan badan Layar monitor san keyboard berada tepat didepan pengguna Permukaan meja stabil(tidak bergoyang) Sebaiknya sering melakukan istirahat singkat (senam atau jalan-jalan ringan)setiap menit.

20 E. Desain Kantor Masa Depan
Ada 2 karakteristik pekerjaan yang akan mempengaruhi layout sebuah kantor (steelcase,2000) yaitu: Otonomi mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam meutuskan dimana dan akan bekerja Interaksi dalam penyelesain pekerjaan diperlukan hubungan dengan pegawai yang lain .

21 Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh tanaka (2002) , diperoleh hasil berikut :
Pegawai yang memiliki level interaksi dan otonomi yang tinggi akan melakukan banyak macam pekerjaan .umumnya , pekerjaan yang berhubungan dengan komputer dan interaksi dengan kolega akan terjadi pada saat yang sama .untuk itu ,tempat kerja harus sesuai dengan tipe pekerjaan tersebut ,di satu sisi membutuhkan konsentrasi tinggi dan disisi lain bisa berkomunikasi dengan pihak lain secara mudah .penggunaan movable workstation unit sangat cocok dengan tipe pekerjaan tersebut. Pegawai yang mempunyai pekerjaan berlevel interaksi rendah namun mempunyai otonomi yang tinggi membutuhkan tempat kerj yang mendukung konsentras yang tinggi Desain tempat kerja dengan panel yang tinggi (semacam modular workstation unit)akan menyediakan suasana yang diinginkan.

22 THANKS FOR YOUR ATTENTION