POKOK BAHASAN MANAJEMEN KEARSIPAN Pengertian Arsip dan Kearsipan A.

Presentasi berjudul: "POKOK BAHASAN MANAJEMEN KEARSIPAN Pengertian Arsip dan Kearsipan A."— Transcript presentasi:

1 POKOK BAHASAN MANAJEMEN KEARSIPAN Pengertian Arsip dan Kearsipan A.
Fungsi dan Peranan Arsip B. Nilai Guna Arsip C. D. Tujuan Kearsipan

2 Gambar 5 pengertian arsip
Berasal dari kata bahasa Yunani, ( Arche, Archea dan Archeon ) Gambar 5 pengertian arsip

3 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Menurut Undang-undang Pokok Kearsipan nomor 7 tahun 1971 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

4 ARSIP ARSIP 1. Etimologi:
-Arsip dari “archive” (baca arkaifz-Inggeris) berasal dari “arche” (Yunani) berarti awal (permulaan), kemudian jadi “tarchia” berarti “mencatat”. -Berkembang jadi “archieon” (gedung peme rintahan) dlm bhs Latin “archium” artinya Lembaga Kearsipan. 09/06/2018 TATA KEARSIPAN (ASHRIL SYAMSU)

5 (2) 2. UU.No.43 Th.2009 ttg kearsipan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara 09/06/2018 TATA KEARSIPAN (ASHRIL SYAMSU)

6 Pengertian Arsip menurut The Liang Gie.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistimatis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali

7 MENGAPA ARSIP PERLU DIKELOLA DAN DISELAMATKAN?
1.Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara; 2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat,serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan 09/06/2018 TATA KEARSIPAN (ASHRIL SYAMSU)

8 (2) 3.Menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih,serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu; 09/06/2018 TATA KEARSIPAN (ASHRIL SYAMSU)

9 Bentuk dan Corak Arsip Arsip Textual yaitu yang berbentuk surat-surat, naskah-naskah, paper, laporan dan lain-lainnya. Arsip Audio Visual yang dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu: a) arsip audio visual citra bergerak (ex. Slide film, vidio & televisi), arsip audio visual gambar statis (ex. Foto, gambar), dan arsip audio visual kartografik (ex. Peta, denah dsb). Arsip elektronik (komputer) yaitu berupa disket, hardisk, CD, Flask disk dll.)

10 CONTOH ARSIP 1. Surat-surat dinas (masuk dan keluar)
2. Peraturan, SK, Instruksi, dan rencana 3. Surat perjanjian, pesanan, pembelian 4. Faktur, nota, daftar-daftar 5. Bagan, statistik 6. Surat-surat kepegawaian dan keuangan 7. Neraca keuangan, surat pajak 8. Laporan, notulen rapat, pamflet 9. CD, flashdisk, disket, piringan 10.dll. 09/06/2018 TATA KEARSIPAN (ASHRIL SYAMSU)

11 JENIS ARSIP 1.Arsip dinamis : Arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 2.Arsip statis Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanen kan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 09/06/2018 TATA KEARSIPAN (ASHRIL SYAMSU)

12 JENIS ARSIP DINAMIS 1.Arsip vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 2.Arsip aktif Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. 3.Arsip inaktif Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun 09/06/2018 TATA KEARSIPAN (ASHRIL SYAMSU)

13 Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya. Kearsipan juga berarti aktivitas penyelenggaraan arsip sejak dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau dilestarikan (Martono,1982) Gie (1983) menyatakan kearsipan ialah proses penerimaan, pengaturan dan penyimpanan warkat secara sistematis sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Selanjutnya arsip yang berisi informasi tersebut harus disimpan dengan menggunakan sistem tertentu dan dibantu oleh perlengkapan yang memadai serta dilakukan oleh petugas kearsipan yang menguasai bidangnya.

14 Kearsipan dinamis Nilai Guna Fungsi Arsip Tujuan “ALFRED Usaha Azas
Penataan berkas Fungsi Arsip Nilai Guna “ALFRED Tujuan Usaha Azas lancar adm Life spand Kearsipan dinamis

15 B.Fungsi dan Peranan Arsip
Menurut Pasal 2 Undang-undang Pokok Kearsipan Nomor 7 Tahun 1971, fungsi arsip dibedakan menjadi 2, yaitu : 1. Fungsi Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

16 Menurut frekuensi pemakaiannya, arsip dinamis dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori, yaitu:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan dalam operasi sewaktu-waktu. 2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan tetapi sudah berkurang fekuensi pengunaannya, dan 3. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi dalam operasi sehari-hari tetapi masih perlu disimpan untuk kepentingan lembaga atau organisasi

17 Fungsi arsip secara umum yaitu:
Sebagai Sumber Ingatan Sebagai sumber informasi dan keterangan Sebagai sumber sejarah atau bahan bukti sejarah Sebagai bahan bukti pertanggungjawaban terhadap suatu peristiwa atau kejadian

18 Peranan Arsip Membantu ingatan seseorang untuk melakukan suatu tindakan Membantu pimpinan dalam pengambilan suatu keputusan dan kebijaksanaan, Membantu melancarkan proses kegiatan administrasi Membantu melancarkan proses penyelenggaraan organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan

19 C. Nilai Guna Arsip Menurut Vernon B. Santen (1955) nilai-nilai yang mungkin ada pada dokumen-dokumen sehingga perlu disimpan yang dicakup dalam satu istilah pengingat “ALFRED” A = Administrative value L = Legal value F = Fiscal value R = Research value E = Educational value D = Documentary value

20 PERSOALAN KEARSIPAN diskusi
1

21 Permasalahan Kearsipan
Arsip diterima, kemudian disimpan, tetapi tidak dapat ditemukan lagi karena sesuatu hal, Kalaupun ditemukan tapi memerlukan waktu yg panjang utk menemukannya krn hampir membongkari tumpukan-tumpukan atau berkas-berkas arsip, Arsip makin hari makin bertambah volumenya, akibat dari pertambahan volume tsb maka antara arsip yg berguna & arsip yg tdk bernilai guna bercampur aduk, Peningkatan volume arsip berakibat pula kurangnya tempat penyimpanan, sehingga sering dipaksakan dipergunakan untuk menampung arsip dengan melebihi kapasitas tempat penyimpanan, Sarana dalam mengendalikan pengurusan arsip amat sederhana, bahkan kadang-kadang terlalu minim, dan Kurangnya tenaga terlatih untuk mengurus arsip, bahkan tidak jarang bagian arsip ditangani oleh pegawai yang tidak terlatih.

22 D. Tujuan Kearsipan Dalam pasal 3 UU pokok kearsipan No. 7 tahun 1971 menyebutkan tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraaan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan pemerintah

23 Lanjutan Mengurus arsip sedkit mungkin sebanyak perlu melalui sistem arsip yang benar dan teratur Menyediakan arsip yang bermutu Mengurus arsip secara efektif dan efisien sehingga arsip bernilai guna Mengusahakan penghematan biaya dengan peralatan yang layak

24 Agar tujuan kearsipan dapat terlaksana, maka perbaikan manajemen kearsipan sepantasnya senantiasa diperbaiki dengan berbagai usaha seperti: Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan menuju kesempurnaan. Mempersiapkan kader kearsipan baik di tingkat rendah sampai kader ahli tingkat tinggi, melalui kursus, pelatihan, serta cara lain yang lebih efektif. Meningkatkan motivasi melalui penerangan di berbagai media serta senantiasa meningkatkan pengawasan dalam penyelenggaraan arsip. Berusaha melengkapai sarana serta teknis kearsipan. Membuka kesempatan bagi peneliti ilmiah untuk menelaah atau menyelidiki arsip (UU Pokok Kearsipan No. 7 tahun 1971).

25 ARSIP SEBAGAI DOKUMENTASI

26 Azas Kearsipan Adanya pegawai yang memenuhi syarat
Prosedur kerja sewderhana tapi efektif Pengaturan pemakaian formulir yang standar Pemilihan sistem arsip yang tepat Penyediaan perlengkapan minimal dan layak Tersedianya tempat arsip yang aman Penetapan laporan secara berkala dan secara menyeluruh

27 Istilah-istilah dalam arsip
File Sekat/guide Folder Kode Indek Berkas klasifikasi

28 Padang, 2016 Jalan –jalan ke pariaman singgah sebentar di perempatan
SAYA AKHIRI PAPARAN DENGAN HARAPAN JUMPA MINGGU DEPAN Padang, 2016