Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Malang

Presentasi berjudul: "Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Malang"— Transcript presentasi:

1 Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Malang
Kearsipan Oleh: Rezki Eko Yulianto Jurusan Manajemen Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Malang

2 DESKRIPSI JENIS ARSIP

3 KI/KD START Tujuan EXIT Materi Penilaian

4 KI/KD KI: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan teknologi seni budaya dan humaniora dengan wawasan kebangsaan, kenegaraan dan peradaban terkait fenomena dan kejadian serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian inspesifik sesuai dengan minatnya untuk memecahkan masalah. KD Mendeskripsikan Jenis Arsip

5 Tujuan Pembelajaran . Pembentukan pengetahuan : peserta didik memiliki pengetahuan mengenai jenis-jenis arsip . Pembentukan ketrampilan : peserta didik dapat mempresentasikan jenis-jenis arsip . Pembentukan sikap: peserta didik memiliki kerapiahan, ketelitian, dan kekreatifan dalam mempresentasikan pengertian arsip dan kearsipan

6 JENIS-JENIS ARSIP

7 JENIS-JENIS ARSIP Jenis arsip jika dilihat dari berbagai segi ada 5 macam diantaranya SEGI BENTUK FISIK SEGI MASALAH SEGI PEMILIKNYA SEGI SIFATNYA SEGI FUNGSI

8 . Dari segi bentuk fisiknya
Bila dilihat dari segi fisiknya maka arsip dapat dibedakan atas: Arsip yang fisiknya berbentuk lembaran. Misalnya: surat-surat, warkat, akta notaris, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan pajak. Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran. Misalnya disket computer, hard disk, rekaman pada pita kaset, video kaset, micro film, dll.

9 Dari segi masalahnya Dilihat dari sudut masalah yang dikandung oleh arsip itu sendiri, maka arsip dibedakan atas: - Financial record, adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya bukti-bukti pembayaran dan penerimaan uang, arsip hutang dan piutang, kuitansi, giro, cek, dll. - Inventory record, adalah catatatn yang berhubungan dengan barang inventaris. Misalnya catatan jumlah persediaan barang, merk, ukuran, harga, lokasi, kondisi barang, dll. - Personal record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya mengenai arsip-arsip mengenai daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, absensi pegawai, dll. - Sales record, catatan yang berhubungan dengan perdagangan. Misalnya catatan mutu barang, jumlah persediaan, harga pokok, dll. - Production record, catatan-catatan mengenai masalah produksi. Misalnya arsip mengenai jenis bahan baku dan pembantu yang dibutuhkan, jenis alat/mesin untuk proses produksi, dll.

10 Dari segi pemiliknya Lembaga Pemerintahan . Arsip nasional di republik Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat. . Arsip Nasional di tiap-tiap ibukota daerah tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah tingkat I (DIY, DKI) yang selanjutnya disebut arsip nasional daerah

11 Instansi Pemerintahan/Swasta
. Arsip Primer dan Arsip Sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan karbon kopinya, atau bukan salinan atau bukan microfilmnya. Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, karbon kopinya, salinan atau microfilmnya. . Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

12 Dari segi sifatnya Dilihat dari segi sifatnya arsip dapat dibedakan atas: Arsip Biasa Arsip biasa adalah arsip yang semula mempunyai kegunaan oenting akhirnya akan menjadi using atau tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Misal surat lamaran kerja, surat tagihan yang telah lewat batas waktu, surat nota, dll. Arsip penting (esensil) Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang. Yang termasuk jenis semacam ini adalah semua arsip yang mempunyai kegunaan besar atau yang sulit untuk mendapatkan gantinya karena biaya yang sangat besar. Misalnya surat kontrak, surat perjanjian, dll

13 Arsip tidak penting Arsip yang nilai kegunaannya bersifat sementara, hanya kadang-kadang saja diperlukan. Apabila hilang arsip ini juga mudah untuk diganti. Oleh karena itu secara berkala pada akhir tahun arsip ini dapat dimusnahkan. Misalnya surat dinas biasa, surat undangan, surat pemberitahuan, dll. Warkat sangat penting (vital) Arsip vital adalah arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya. Arsip ini tidak terbatas kegunannya dan mempunyai nilai istimewa, sehingga tidak boleh dimusnahkan. Misalnya naskah proklamasi, sumpah pemuda, ijazah, dll. Arsip rahasia Arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam sebuah organisasi. Arsip jenis ini jika diketahui pihak lain akan menimbulkan kerugian yang sangat besar. Misalnya arsip strategi pemasaran, arsip penilaian pegawai, dll

14 Dari segi fungsinya Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis ada tiga tingkatan, yakni: . Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih digunakan secara terus menerus bila dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi sehari-hari. . Arsip semi aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Arsip ini jarang digunakan karena telah selesai prosesnya tapi kadang masih diperlukan. . Arsip in-aktif adalah arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan, arsip ini hanya digunakan sebagai sumber referensi dan pemberi keterangan belaka

15 Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis wajib diserahkan ke arsip nasional daerah yang sekaligus tidak dipergunakan lagi untuk penyelenggaraan pelayanan ketatatusahaan dalam penyelenggaraan kehiduoan kebangsaan pada umumnya dan kehidupan sehari-hari administrasi negara. Dalam arsip statis ini kita wajib untuk mengolah dan menyediakan bahan-bahan bukti guna keperluan ilmiah sesuai dengan luasnya wilayah Republik Indonesia dan tata pemerintahan Republik Indonesia. Tiap-tiap daerah dibentuk arsip nasional daerah.

16 Penilaian START

17 SOAL 1 Dari segi sifatnya manakah diantara arsip berikut yang merupakan arsip penting … . A. Surat kontrak D. Surat Dinas B. Buku Induk siswa E. Surat Undangan C. Surat Nota Lanjutkan

18 B. Tidak berbentuk lembaran
SOAL 2 Sebuah studio musik menyimpan hasil rekaman musiknya biasanya dalam bentuk CD. CD termasuk jenis arsip yang … A. Kepingan D. Dapat dimusnahkan B. Tidak berbentuk lembaran E. Penting C. Digital Lanjutkan

19 SOAL 3 Ada berapa macam jenis arsip dari berbagai segi… A. 2 D. 5 B. 1
Lanjutkan

20 SOAL 4 Manakah berikut yang bukan jenis arsip berdasarkan dari segi masalahnya… A. Arsip Dinamis D. Sales Record B. Financial record E. Production Record C. Personal Record Lanjutkan

21 SOAL 5 Arsip ini semula mempunyai kegunaan penting akhirnya alan menjadi usang atau tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Ini adalah pengertian dari arsip… A. Arsip Tidak Penting D. Arsip Sangat Penting B. Arsip Penting E. Arsip Rahasia C. Arsip Biasa Lanjutkan

22 SOAL 6 Lembaga manakah yang merupakan inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional… A. ICW D. ANRI B. DPD E. DPR C. KPI Lanjutkan

23 SOAL 7 1). Surat kontrak sewa gedung 2). Buku induk siswa 3). Arsip Strategi Pemasaran 4). Hasil Penelitian Ilmiah 5). Naskah Proklamasi Dari kumpulan arsip diatas manakah yang masuk kedalam jenis arsip sangat penting… A D B E C Lanjutkan

24 SOAL 8 Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari adalah... . A. Arsip Statis D. Arsip Semiaktif B. Arsip Aktif E. Arsip Penting C. Arsip In-aktif Lanjutkan

25 SOAL 9 Ada berapa jenis arsip yang dimiliki instansi pemerintah atau swasta? A. 1 D. 4 B. 3 E. 5 C. 2 Lanjutkan

26 SOAL 10 Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Ini merupakan deskripsi dari jenis arsip... . A. Arsip in-aktif D. Arsip Statis B. Arsip semi aktif E. Arsip Aktif C. Arsip Dinamis

27 Cek Skor

28 TERIMA KASIH