Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011

Presentasi berjudul: "Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011"— Transcript presentasi:

1 Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011
MEETING MANAGEMENT Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011

2 Pengertian Pertemuan yang direncanakan untuk menghasilkaan suatu kesepakatan

3 PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MEETING MANAGEMENT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

4 Tahap Penyusunan Model Proses Pengambilan Keputusan
Studi Lingkungan Formulasi dari Representasi Masalah Penyusunan Formulasi dalam Simbol Matematik

5 Tujuan Pembuatan Model dalam Proses Pengambilan Keputusan
Menentukan Tujuan dan asumsi dengan tegas Mengidentifikasi Variabel keputusan yang mempengaruhi tujuan Mengidentifikasi dan mencatat interaksi yang relevan antar variabel keputusan Mencatat Kendala dan nilai variabel yang diasumsikan

6 Spektrum Situasi Keputusan
1. Keputusan Terstruktur. Terprogram

7 2. Keputusan Semi Terstruktur/ Semi Terprogram

8 Jenis Keputusan vs Tingkatan Manajerial
Top Manager Tidak Terstruktur Semi Terstruktur Middle Manager Terstruktur First-Line Manager Sumber : RHM

9 JENIS KONDISI MASALAH Kondisi Pasti (Certainty) Kondisi Resiko (Risk) Kondisi Tak Pasti (Uncertainty)

10 GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Decisive Style GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Systematic Style Flexible Style Hierarchical Style Integrative Style

11 SIX THINKING HATS

12 RAPAT YANG EFEKTIF Peraturan Rapat / Tata tertib
Penanganan Acara Rapat Peran dan fungsi setiap yang terlibat Proses pengambilan keputusan

13 PERAN PEMIMPIN Aktivitas Sebelum Rapat Peranan Saat Rapat Berlangsung
Aktivitas Pasca Rapat

14 Aktivitas Pemimpin Rapat Sebelum Rapat
Merumuskan Tujuan dan Sasaran Rapat Menetukan Agenda Rapat yang Jelas Menentukan Jadwal yang Jelas Mengirim Agenda Kepada Peserta Mengirim Informasi Pendukung Mempersiapkan Laporan Rapat

15 Peranan Saat Rapat Berlangsung-1
Memulai Rapat Tepat Waktu Pastikan Kehadiran peserta Sah untuk Mengambil Kesepakatan (Quorum) Meninjau Ulang Agenda Rapat Mengontrol jalannya rapat agar pembicaraan tetap terfokus pada masalah Peserta Untuk Aktif dalam Rapat (Partisipasi)

16 Peranan Pemimpin Rapat-2
Mengemukakan masalah yang akan dibahas secara jelas Memberikan kesempatan seadil-adilnya kepada peserta untuk memberikan pemikiran pada masalah yang dibahas. Menetralisir keadaan jika pembicaraan telah mengarah kepada konflik Melakuakan pendekatan agar konflik tersebut dapat diselesaikan. Memancing peserta untuk tetap berminat kepada jalannya persidangan Menjaga agar pembicaraan terus maju

17 Peranan Saat Rapat Berlangsung-3
Mengarahkan untuk mengambil keputusan Menyimpulkan keputusan Membuat Rencana Aksi (follow up) Merancang agenda untuk pertemuan berikut Mengevaluasi Jalannya Rapat

18 Aktivitas Pasca Rapat Mendistribusikan Notulen/Risalah Rapat
Mengarsip Keseluruhan Dokumen Rapat Mengontrol Pelaksanaan Keputusan Rapat

19 BEBERAPA MASALAH DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT
Menyudahi Rapat Tepat Waktu Tidak dapat membuat Keputusan Peserta yang dominan Peserta yanng pasif Keputusan yang dimentahkan kembali Berkutat pada masalah spele bukan yang utama Ketidak hadiran orang yang berperan

20 Peranan Peserta Rapat Aktif memberikan kontribusi pemikiran
Mengemukakan pendapat seijin pemimpin rapat Berpendapat dgn tepat, tegas dan penuh retorik Berpendapat secara meyakinkan Mengengar pendapat orang lain dengan penuh perhatian Memotong pembicaraan atau menyanggah dengan sopan dan bijaksana Semua proses harus seijin pimpinan rapat. Berusaha untuk memahami pandangan orang lain.

21 BEBERAPA PETUNJUK PRAKTIS
Clarifying aims and purposes Creating an actionable agenda Allotting time for topics Getting started on time Ending on time Agree on ground rules Assigning key meeting roles Creating a visual record Evaluating your meetings periodically

22 HAL-HAL YANG PERLU DIHINDARI
Kehadiran yang tidak perlu Kurang Persiapan Taktik yang buruk Komunikasi yang tidak efektif Masalah-masalah pribadi Kesalahan prosedural

23 Most meetings need people playing four roles
Leader convenes the meeting Facilitator keeps discussion and decision-making process moving along Recorder takes notes on paper, laptop or on flip charts Timekeeper reminds leader when time almost up for a given item.

24 PENUTUP Rapat yang efektif diukur pencapain target dari rapat tersebut
Keberhasilan ditentukan oleh pemimipin dan partisipasi anggota Peranan Pemimpin mulai dari persipan, pelaksanaan sampai monitor hasil keputusan Kemampuan mengelola rapat akan menghasilkan keputusan yang produktif, efektif dan implementatif