Memahami Kerangka Kerja Implementasi CoE

Presentasi berjudul: "Memahami Kerangka Kerja Implementasi CoE"— Transcript presentasi:

1 Memahami Kerangka Kerja Implementasi CoE
Kerangka Kerja CoE Oktober 2017 Memahami Kerangka Kerja Implementasi CoE

2 Daftar Isi Kerangka Kerja Pengukuran CoE Langkah Pembentukan CoE
Oktober 2017 Daftar Isi Kerangka Kerja Pengukuran CoE Langkah Pembentukan CoE Indikator CoE dan Target Tingkat Kematangan Dashboard Penilaian CoE

3 Indikator CoE – Model Pembentukan CoE (1/4)
Oktober 2017 Indikator CoE – Model Pembentukan CoE (1/4) Karakteristik CoE (SKOPPer) ditanamkan kedalam Organisasi Pengadaan Melalui pengembangan 4 unsur organisasi pengadaan (Institusi, Manajemen, Operasional, dan SDM) Pengembangan Unsur Organisasi diukur dan dimonitor melalui 22 Kriteria CoE Unsur Organisasi Pengadaan Institutional Management Personnel Operational S K O P Per 22 Kriteria CoE Tanamkan. Kembangkan. Monitor.

4 Model Kematangan Pengadaan Indonesia
Oktober 2017 Kerangka Kerja CoE Institutional Management Personnel Operational Perumusan kriteria CoE yang difungsikan sebagai ambang batas dan target yang mendorong progresi pencapaian ULP dalam menjadi Pusat Keunggulan layanan pengadaan dilakukan berdasarkan korelasi logis antara urutan implementasi CoE (beserta semua inisitaif didalamnya) dengan model kematangan pengadaan Indonesia Model Kematangan Pengadaan Indonesia dapat dilihat sebagai landasan penting yang melingkupi keseluruhan program Mentoring Pengembangan Organisasi dan Pelatihan Kemampuan Manajerial (termasuk CoE) Model Kematangan Pengadaan Indonesia Mentoring PMM CoE Pelatihan Kemampuan Manajerial PPHR – Manajemen SDM Profesional Pengadaan

5 Langkah Pembentukan CoE - Tahapan Program Mentoring
Oktober 2017 Langkah Pembentukan CoE - Tahapan Program Mentoring Siklus Mentoring 1 2 3 Asesmen Peta Jalan Monitoring Program pendampingan CoE dimulai dengan cara mengukur kondisi saat ini sehingga bisa diidentifikasi celah yang harus diperbaiki untuk mencapai CoE. Celah yang teridentifikasi dalam tahap sebelumnya menjadi dasar penyusunan Roadmap yang berisi serangkaian langkah dan inisiatif yang direncanakan dengan penjabaran yang mendetail (beserta target waktu penyelesaian). Roadmap ini menjadi panduan program pendampingan menuju CoE Tahapan yang penting untuk dilakukan secara regular dan periodic adalah tahapan pengwasan keberjalanan inisiatif yang sudah direncanakan dalam jabaran Roadmap

6 Langkah Pembentukan CoE – Pengukuran CoE
Oktober 2017 Langkah Pembentukan CoE – Pengukuran CoE Penentuan Tingkat Kematangan Pengumpulan Bukti Dukung Validasi dan Kalibrasi Analisis Gap Hasil dari tahapan sebelumnya adalah nilai kematangan untuk tiap indicator CoE. Nilai ini kemudian dibandiungkan dengan nilai target untuk tiap indicator CoE sehingga dapat teridentifikasi gap yang masih ada. Analisis Gap inilah yang mendasari penyusunan Peta Jalan Perbaikan Organisasi Pengadaan Untuk tiap indicator CoE, dilakukan penentuan tingkat kematangan dengan cara membandingkan kondisi actual dengan definisi tingkat kematangan untuk tiap indicator yang tertera pada lembar asesmen CoE Tiap penilaian yang diberikan perlu dilengkapi dengan bukti dukung untuk validasi penilaian. Deskripsi dan contoh bukti dukung yang diharapkan dijabarkan dalam lembar asesmen CoE sebagai referensi Proses ini dilakukan untuk mencocokkan antara tingkat kematangan (nilai) yang diberikan dengan bukti dukung yang sudah tersedia. Bila ada ketidakcocokan maka dilakukan kalibrasi nilai

7 Oktober 2017 Indikator CoE – 22 Kriteria CoE dan Target Tingkat Kematangan CoE (1/3) Kriteria CoE Level Definisi Karakter CoE Institusi Status Hukum 3 Fungsi pengadaan dijalankan oleh UKPBJ yang permanen S Tugas dan Peran UKPBJ 4 UKPBJ secara aktif berkoordinasi dengan PPK, PA/KPA, PPHP dan Satuan Kerja Pengguna Barang/Jasa dalam menjalankan perannya sebagai koordinator lintas sektoral di seluruh mata rantai proses pengadaan K (SOP) Standard Operating Procedures Sudah terdapat SOP yang tidak hanya fokus pada proses pemilihan namun juga sudah mencakup proses perencanaan pengadaan dan pengelolaan kontrak Kecukupan SDM 2 Jumlah staf UKPBJ sudah mencukupi, sudah menjadi pegawai penuh waktu UKPBJ serta memiliki kompetensi teknis pengadaan yang diperlukan Kecukupan Pendanaan Pembiayaan operasional UKPBJ sudah dianggarkan satu tahun ke depan yang juga mencakup program pengembangan organisasi UKPBJ Pelanggan Internal UKPBJ sudah melakukan analisis stakeholder sebagai dasar bagi UKPBJ untuk membangun hubungan pelanggan internal P Penyedia (Vendors) UKPBJ sudah melakukan analisis data penyedia sesuai dengan kebutuhan barang/jasa untuk menentukan langkah dalam membangun hubungan dengan penyedia Hubungan Masyarakat UKPBJ sudah memiliki panduan terkait kehumasan pengadaan dan secara rutin mempublikasikan kegiatan-kegiatan UKPBJ melalui media masa

8 Oktober 2017 Indikator CoE – 22 Kriteria CoE dan Target Tingkat Kematangan CoE (2/3) Kriteria CoE Level Definisi Karakter CoE Manajemen Indikator Kinerja 3 Indikator kinerja pengadaan sudah mencakup 4 area (ketetepatan waktu, penghematan biaya, kualitas, dan tingkat layanan) O Penetapan target kinerja Organisasi Target kinerja pengadaan sudah ditetapkan berdasarkan data kinerja historis dari tahun-tahun sebelumnya (baseline) Manajemen Kinerja Pengelolaan Kinerja Pengadaan sudah diimplementasikan secara menyeluruh (mulai dari tahap perencanaan sampai tahap pengawasan, evaluasi dan pelaporan) Pengelolaan Dokumen dan Pengetahuan 4 Sudah terdapat sentralisasi dokumen pengadaan (yang mencakup perencanaan, pemilihan, dan kontrak) dan dokumen pendukung yang dimanfaatkan untuk peningkatan kinerja (materi pelatihan) dan pengambilan keputusan strategis Per Hubungan pimpinan dengan pemangku kepentingan Kepala UKPBJ menyusun pemetaan pemangku kepentingan sehingga pola hubungan yang dibangun sesuai dengan kebutuhan masing-masing pemangku kepentingan K Kolaborasi internal UKPBJ Sudah menjalankan program mentoring pengadaan yang bertujuan untuk meningkatkan kolaborasi internal dan juga mengembangkan kualitas staf UKPBJ Visi Strategis UKPBJ telah memiliki rencana strategis organisasi (mencakup visi, misi, rencana kegiatan Pokja, rencana perbaikan kinerja, dsb) untuk mendukung kegiatan operasional pengadaan S

9 Oktober 2017 Indikator CoE – 22 Kriteria CoE dan Target Tingkat Kematangan CoE (3/3) Kriteria CoE Level Definisi Karakter CoE Operasional Monitoring dan Evaluasi 3 Sudah menjalankan proses monitoring dan evaluasi program pengadaan dan sudah menghasilkan laporan manajemen yang bermanfaat bagi penyelesaian program kerja organisasi Per Debriefing Pasca Pengadaan UKPBJ sudah memberikan penjelasan hasil pemilihan via surat atau kepada penyedia yang berpartisipasi agar dapat menerima keputusan dengan baik P Whistleblower & Sistem Pengaduan Terdapat sistem pengaduan dengan tata kelola yang baik dan melibatkan pihak terkait internal dan sudah disosialisasikan secara efektif ke seluruh staf K Penerapan Sistem Sudah mengimplementasikan sistem informasi pendukung tambahan di luar SPSE sebagai fungsi pelaporan (eReporting) S SDM Asesmen Kemampuan SDM 2 Sudah menjalankan penilaian kemampuan berbasis persyaratan jabatan fungsional pengadaan Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan Program kerja Bimtek oleh UKPBJ sudah berfokus pada peningkatan kinerja PBJ dengan kombinasi bimbingan teknis pengadaan maupun manajerial serta melalui mekanisme pelatihan, pendampingan serta coaching Perencanaan SDM Sudah terdapat rencana penempatan SDM UKPBJ yang sesuai dengan peraturan dan berdasarkan analisis beban kerja serta mengakomodasi kebutuhan pelaksanaan kegiatan pengembangan kapasitas UKPBJ

10 Langkah Pembentukan CoE – Penyusunan Peta Jalan
Oktober 2017 Langkah Pembentukan CoE – Penyusunan Peta Jalan Pilih. Rumuskan. Laksanakan. Jadwalkan. Berdasarkan hasil pengukuran, pilih sub indicator yang menjadi prioritas perbaikan Rumuskan Aktivitas perbaikan sub indicator mengacu pada outcome yang diharapkan Tetapkan jadwal penyelesaian aktivitas dan PIC untuk menjamin kelancaran pelaksanaan Eksekusi rencana aktivitas, capai outcome yang diharapkan, lanjutkan ke prioritas selanjutnya Peta Jalan Pengukuran CoE

11 Dashboard – Monitoring Pengukuran 22 Indikator CoE
Oktober 2017 Dashboard – Monitoring Pengukuran 22 Indikator CoE CONTOH 8 dari 22 Sub-indikator (36%) sudah memenuhi standar kriteria CoE. Masih tersisa 14 yang perlu dikembangkan

12 Dashboard - Peta Jalan Menuju CoE
Oktober 2017 Dashboard - Peta Jalan Menuju CoE FGD dg BKD & team CONTOH

13 Terima Kasih