TATA KELOLA KEARSIPAN dan TATA NASKAH SURAT RESMI TAHUN 2017

Presentasi berjudul: "TATA KELOLA KEARSIPAN dan TATA NASKAH SURAT RESMI TAHUN 2017"— Transcript presentasi:

1 TATA KELOLA KEARSIPAN dan TATA NASKAH SURAT RESMI TAHUN 2017
. TATA KELOLA KEARSIPAN dan TATA NASKAH SURAT RESMI TAHUN 2017 DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA TIMUR 2017 SITI HAMIDAH SKM ARSIPARIS AHLI PERTAMA

2 Biodata Nama : RA.Siti Hamidah ,SKM TTL : Sumenep,21 Januari 1966
Pendidikan : S1 Kes Mas Instansi : Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur Jabatan : Arsiparis Ahli Pertama Tempat Tinggal : Sidoarjo

3 APAKAH SEPERTI INI KONDISI ARSIPKU?
ARSIPARIS PERTAMA

4 TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM
Setelah mengikuti acara ini diharapkan seluruh peserta memiliki kemampuan melaksnakan pengelolaan arsip aktif di tempat kerjanya masing-masing. ARSIPARIS PERTAMA

5 TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS
Memahami permasalahan pengelolaan arsip Memahami manajemen/pengelolaan arsip dan tujuannya. Memahami konsep dasar manajemen arsip aktif. Memahami dan menjelaskan komponen dalam manajemen arsip aktif. Menjelaskan mengenai prinsip penataan berkas, sarana, metode dan prosedur pemberkasan Memahami sarana simpan arsip aktif Menjelaskan penemuan kembali arsip ARSIPARIS PERTAMA

6 FUNGSI ARSIP Pengambilan Keputusan
Perencanaan, Pelaksanaan, Pengawasan Bahan Bukti dan Perlindungan Hukum Memori Organisasi Rujukan Penelitian Sejarah Pembangun komitmen kebangsaan Penyelamatan Aset, DLL ARSIPARIS PERTAMA

7 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Pasal 3 UU 43 tahun 2009 M E N J A I Terciptanya arsip yang baik dan benar Ketersediaan arsip yang autentik dan tepercaya Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan Keamanan dan keselamatan arsip Keselamatan aset negara Peningkatan kualitas pelayanan publik MENJAMIN ARSIPARIS PERTAMA

8 Arsip Tertata ARSIPARIS PERTAMA

9 BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA
Arsip Tertata BIARTO ARSIPARIS PERTAMA

10 KEARSIPAN Kearsipan adalah urusan wajib pemerintah, pemerintah daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota ( UU 23/2014, ps 11 ayat 2 ) Amanah Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bagi Pemerintah masalah Kearsipan merupakan urusan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar ( UU 23 /2014 ps 12 ayat 2 ) ARSIPARIS PERTAMA

11 RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS PENCIPTA ARSIP: a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah; c. perguruan tinggi negeri; d. BUMN dan/atau BUMD. LEMBAGA KEARSIPAN: a. ANRI; b. arsip daerah provinsi; c. arsip daerah kabupaten/kota; d. arsip perguruan tinggi. melakukan melakukan a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; c. penyusutan arsip. a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; d. akses arsip statis. untuk untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. ARSIPARIS PERTAMA

12 PROSES UMUM PENGELOLAAN ARSIP Arsip diciptakan & digunakan untuk
pelaksanaan TUPOKSI organisasi ( ARSIP AKTIF ) Sebagian kecil arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional & memori kolektif ( ARSIP STATIS ) Arsip disimpan untuk referensi dan memori lembaga ( ARSIP INAKTIF ) Sebagian besar arsip dimusnahkan karena sudah tidak digunakan ARSIPARIS PERTAMA

13 PERMASALAHAN PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP
Arsip Aktif, Arsip Inaktif, atau Bukan Arsip ? Kurang peduli terhadap arsip Tidak mengerti ilmu kearsipan ARSIPARIS PERTAMA

14 SOLUSI ? MANAJEMEN ARSIP ARSIPARIS PERTAMA

15 MENGAPA INSTANSI PERLU MANAJEMEN/PENGELOLAAN ARSIP ?
Setiap instansi membuat dan mendapatkan informasi yang benar dan efisien Setiap instansi memiliki tanggungjawab hukum, moral dan profesional untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip Mengendalikan penciptaan arsip shg arsip yang disimpan yang penting saja. Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Menjamin ketersediaan dan layanan arsip dinamis. ARSIPARIS PERTAMA

16 TUJUAN MANAJEMEN ARSIP
1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan arsip organisasi. 2. Menjamin bahwa arsip-arsip yang tidak bernilai guna dapat dimusnahkan secara sistematis. 3. Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip. 4. Menjamin bahwa arsip yang bernilai informasi dapat dilindungi dan dipelihara. 5. Mempermudah penggunaan / optimalisasi layanan ARSIPARIS PERTAMA 16

17 TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP
ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS INSTANSI PENCIPTA INSTANSI PENCIPTA & LEMBAGA KEARSIPAN ARSIPARIS PERTAMA

18 UNSUR PENTING MANAJEMEN ARSIP
SDM MANAJEMEN ARSIP SARANA DAN fasilitasnya ANGGARAN KOMITMEN Pedoman/SOP ARSIPARIS PERTAMA

19 KEUNTUNGAN PENGELOLAAN ARSIP YANG BAIK DAN BENAR ?
Arsip sebagai memori lembaga (Corporate memory) Mendukung pengambilan keputusan (Decision making) Arsip mendukung proses hukum atau sebagai alat bukti (Litigation support) Kemudahan penyusutan (Right disposal) Terselamatkannya memori warisan budaya bangsa ( Culture haritage) ARSIPARIS PERTAMA

20 BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA
PEMBEDAAN ARSIP Pasal 9 UU Nomor 43 tahun 2009 Arsip dinamis : digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. a. Arsip aktif : frekuensi penggunaannya tinggi. b. Arsip inaktif : frekuensi penggunaannya menurun. 2. Arsip statis : dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan. BIARTO ARSIPARIS PERTAMA

21 Lokasi simpan arsip RECODRS (Arsip Dinamis) ARSIP AKTIF
(active records) ARSIP INAKTIF (inactive records) ARSIP STATIS (archieves) Pusat Berkas/Unit Pengolah (Central File) Pusat arsip/Unit Kearsipan ( Record Center) LEMBAGA KEARSIPAN ARSIPARIS PERTAMA

22 PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF
YAITU PENGATURAN, PENYIMPANAN, PERLINDUNGAN, PELAYANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP AKTIF DI PUSAT BERKAS ATAU UNIT PENGOLAH (CENTRAL FILE). ARSIPARIS PERTAMA

23 ARTI PENTING ARSIP DUNIA TANPA ARSIP : Tanpa memori
Tanpa Kepastian Hukum Tanpa Ilmu Pengetahuan Tanpa Sejarah Tanpa Identitas Kolektif Tanpa Kebudayaan ( Liv Mykland,1992) ARSIPARIS PERTAMA

24 PRINSIP PENGATURAN ARSIP AKTIF
MUDAH AMAN EFEKTIF DAN EFISIEN TERKONTROL ARSIPARIS PERTAMA

25 KOMPONEN MANAJEMEN/PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Asas Pengorganisasian Pemberkasan Arsip (Penataan Berkas) a. Klasifikasi Arsip b. Sistem dan Prosedur Pemberkasan c. Temu Balik dan Layanan arsip Peralatan dan Perlengkapan ARSIPARIS PERTAMA

26 ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP
1. Asas Sentralisasi -Penyimpanan terpusat di satu Uni Pengolah (Pusat berkas/ central file) -Pengendalian dan kontrol terpusat 2. Asas Desentralisasi -Penyimpanan disetiap Unit Pengolah -Pusat berkas ada disetiap Unit Pengolah -Pengendalian dan tanggung jawab simpan di UP 3. Asas Gabungan/Kombinasi -Penyimpanan oleh Unit Pengolah -Kebijakan pengendalian terpusat. ARSIPARIS PERTAMA

27 KLASIFIKASI ARSIP : KODE KLASIFIKASI :
Adalah daftar pengelompokan arsip yg disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan lembaga yg disusun secara logis dan sistematis menjadi dasar penataan berkas. KODE KLASIFIKASI : Untuk membedakan satu masalah dgn masalah lainnya dlm berbagai jenjang yg merupakan sarana penuntun letak arsip pada tempat penyimpanan. ARSIPARIS PERTAMA 27

28 KEGUNAAN KLASIFIKASI 1. PERINCIAN PERTAMA (POKOK MASALAH)
MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS; MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS; DISUSUN SECARA BERJENJANG : 1. PERINCIAN PERTAMA (POKOK MASALAH) 2. PERINCIAN KEDUA (SUB MASALAH) 3. PERINCIAN LETIGA (SUB-SUB MASALAH) ARSIPARIS PERTAMA 28

29 PERATURAN GUBERNUR NO 26 TAHUN 2009 TENTANG TATA KEARSIPAN
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR KODE KLASIFIKASI ,700,800 dan 900 KODE KLASIFIKASI – 600 Merupakan Tugas-tugas Penunjang Tugas Pokok ( Fasilitatif ) Merupakan Tugas-tugas Pokok ( Substantif ) ARSIPARIS PERTAMA

30 Perincian Kedua ( Sub Masalah ) 800 KEPEGAWAIAN 810 Pengadaan
820 Mutasi 830 Kedudukan 840 Kesejahteraan Pegawai 850 Cuti 860 Penilaian 870 Tata Usaha Kepegawaian 880 Pemberhentian 890 Pendidikan Pegawai Perincian Ketiga ( Sub-Sub Masalah ) 850 CUTI 851 Cuti Tahunan 852 Cuti Besar 853 Cuti Sakit 854 Cuti Hamil 855 Cuti Ibadah Haji 856 Cuti diluar Tanggungan Negara 857 Cuti alasan Penting, Alasan Lain ARSIPARIS PERTAMA

31 ORGANISASI TANPA ARSIP AKAN LUMPUH
ARSIPARIS PERTAMA

32 DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PEMBERKASAN . DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR ARSIPARIS PERTAMA

33 SISTIM TATA KEARSIPAN PENGENDALIAN ARSIP PENATAAN BERKAS ARSIP
PENYUSUTAN ARSIP ARSIPARIS PERTAMA

34 (FILLING SYSTEM) PENATAAN BERKAS
BERKAS : himpunan arsip yang ditata secara kesamaan urusan/masalah, kegiatan dan kesamaan jenis. PANATAAN BERKAS : adalah kegiatan mengatur, menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan mudah,cepat dan tepat (Budi Martono, 1992). ARSIPARIS PERTAMA

35 TUJUAN PENATAAN BERKAS
menyatukan informasi arsip, Memudahkan penemuan kembali arsip - mudah - cepat - tepat - lengkap - aman Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip (Sulaiman, 1996) ARSIPARIS PERTAMA 35

36 PRINSIP UMUM PENATAAN BERKAS:
Mempergunakan pola klasifikasi arsip untuk penyimpanan dan penataan berkas Setiap Unit Pengolah memiliki Pusat Berkas untuk menyimpan arsip aktif ARSIPARIS PERTAMA

37 PEMBERKASAN ARSIP (PP No. 28/2012 psl 42 ) :
Dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip Menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunya daftar arsip aktif Daftar arsip aktif terdiri dari Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas Daftar Berkas sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah b. nomor berkas c. kode klasifikasi d. uraian informasi berkas e. kurun waktu, jumlah dan keterangan ARSIPARIS PERTAMA

38 CONTOH DAFTAR BERKAS No Unit Pengolah No. Berkas Kode Klasifikasi
Uraian Kurun waktu Jumlah Ket 1. Bagian Keuangan 1 900 930 934 KEUANGAN Verifikasi SPJ Rutin 2011 1 berkas ARSIPARIS PERTAMA

39 DAFTAR ISI BERKAS MEMUAT :
Nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah dan keterangan. ARSIPARIS PERTAMA

40 CONTOH DAFTAR ISI BERKAS
No. Berkas No Item Berkas Kode Klas. Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah 1. 1.1 1.2 934 SPJ Rutin Kwitansi Belanja Belanja Operasional 2 juli 2011 3 juli 2011 1 bks ARSIPARIS PERTAMA

41 PROSEDUR PENATAAN BERKAS:
1. Tahap pemeriksaan (inspecting). 2. Memberikan indeks/judul berkas (indexing) 3. Memberikan kode klasifikasi (coding) 4. Menempatkan arsip pada folder yang telah dituliskan kode klasifikasi dan indeks pada tab folder/sekatnya. 5. Meletakkan/menyusun folder/sekat dalam filing cabinet/ordner. ARSIPARIS PERTAMA

42 1. TAHAP PERSIAPAN : a. Menyiapkan sarana pemberkasan
b. Memeriksa kelengkapan berkas 2. MENENTUKAN INDEK/JUDUL/TITLE : a. arsip yg mempunyai urusan yg sama dihimpun menjadi satu berkas, b. tentukan judulnya dan ditulis di Tab folder c. judul bisa diambil dari kesamaan masalah (rubrik), kesamaan kegiatan (dosir), kesamaan jenis (seri). Contoh : kesamaan masalah : Cuti kesamaan kegiatan : Bimtek Kearsipan kesamaan jenis : Seri SK ARSIPARIS PERTAMA 42

43 KEGUNAAN INDEKS • UNTUK MENGELOMPOKKAN DAN MEMBERKASKAN ARSIP YANG MEMPUNYAI KODE DAN KEGIATAN/MASALAH YANG SAMA; • SEBAGAI SARANA UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN ARSIPARIS PERTAMA 43

44 • JELAS DAN MUDAH DIINGAT; • DIAMBIL DARI ISI ARSIP ATAU ISI SURATNYA.
SYARAT INDEKS • SINGKAT; • JELAS DAN MUDAH DIINGAT; • DIAMBIL DARI ISI ARSIP ATAU ISI SURATNYA. ARSIPARIS PERTAMA 44

45 a. Kode klasifikasi dituliskan pada Tab Folder
3. MEMBERIKAN KODE: a. Kode klasifikasi dituliskan pada Tab Folder sesuai dgn klasifikasinya. b. Kode klasifikasi diambil dari pedoman klasifikasi yang sudah ditentukan oleh lembaga 4. MENEMPATKAN ARSIP PADA FOLDER: a. Arsip yg telah diberkaskan (ditentukan judul dan kode klasifikasi) ditempatkan pada folder. 5. MELETAKAN FOLDER PADA FILING CABINET a. Menempatkan/menyusun folder sesuai susunan urutan klasifikasi dalam filing cabinet. ARSIPARIS PERTAMA 45

46 CONTOH : PENEMPATAN BERKAS
Sub-Sub Masalah Sub Masalah POKOK MASALAH LABEL 934 SPJ Rutin 930 Verifikasi 900 Keuangan ARSIPARIS PERTAMA

47 Penataan folder dan sekat pd filing cabinet:
BIARTO ARSIPARIS PERTAMA

48 FLOW CHART PROSEDUR PEMBERKASAN
Petugas Arsip Pemeriksaan (Inspecting) Penentuan Indeks (Indexing) Pengkodean (Coding) Kode & Indek pd sekat dan folder Penyimpanan Berkas Pd Filing Cabinet Menempatkan arsip pd folder BIARTO ARSIPARIS PERTAMA

49 LANGKAH PENGELOLAAN (PENATAAN) ARSIP
Pemilahan arsip Mencatat arsip pada lembar diskripsi Menyusun skema pengaturan arsip Manuver,penomoran definitif dan pembungkusan arsip Penyusunan daftar arsip ARSIPARIS PERTAMA

50 Mengelompokkan arsip, bukan lembar per lembar tapi berkas per berkas.
1. PEMILAHAN ARSIP Tahap awal dari kegiatan pengolahan arsip adalah memilah-milah arsip dan non arsip Mengelompokkan arsip, bukan lembar per lembar tapi berkas per berkas. ARSIPARIS PERTAMA

51 2. DESKRIPSI ARSIP: - Mencatat arsip pada lembar diskripsi
Bertujuan memberikan gambaran yang akurat tentang arsip yang didiskripsi berisi mengenai: Asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip. Struktur pemberkasannya. Hubungan dengan arsip lain Cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan ARSIPARIS PERTAMA

52 TEKNIS DESKRIPSI Sesuai ISAD(G)/ General International Standard Archival Description Diterapkan untuk arsip tekstual dari lembaga pemerintah. Disusun secara bertingkat (multilevel description) yang dikelompokkan menjadi 6 (enam) elemen: a. identitas arsip (identity treatment area) b. konteks arsip (contex area) c. struktur dan isi arsip (structur and content) d. persyaratan agar arsip dapat diakses (condition of access and use area) e. berhubungan dengan materi arsipnya (allied material area) f. informasi yang berkaitan dengan catatan khusus (note) ARSIPARIS PERTAMA

53 LEMBAR DISKRIPSI Contoh : Penulisan dalam lembar Diskripsi Instansi
Indeks: Pendampingan Kearsipan Kode 045 Instansi UPT K3 Disnakertrans Prov Jatim Nomor Sementara Definitif N/1 Uraian Masalah Berkas tentang laporan akhir kegiatan Tata Kelola Kearsipan tahun 2017 Tahun penciptaan 2017 Jumlah 1 berkas Catatan Boks 1 ARSIPARIS PERTAMA

54 3. SKEMA PENGATURAN ARSIP
Yaitu susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan klasifikasi informasi arsip Dasar: Struktur dan tugas pokok dan fungsi lembaga pencipta. Informasi masalah yang terdapat pada isi kelompok arsip tersebut setelah proses deskripsi selesai. ARSIPARIS PERTAMA

55 4. Manufer dan Penomoran Definitif
Manuver kartu/fisik arsip: Kegiatan pengelompokkan arsip sesuai dengan skema yang telah dibuat. Penomoran definitif: Pemberian nomor akhir pada kartu deskripsi/sampul berkas secara berurut. Pembungkusan arsip: Kegiatan membungkus arsip dengan kertas pembungkus khusus untuk menjaga keutuhan fisik dan informasinya. ARSIPARIS PERTAMA

56 5. Pembungkusan dan Pelabelan
Pembungkusan arsip: Kegiatan membungkus arsip dengan kertas pembungkus khusus (kertas kissing/kraf) untuk menjaga keutuhan fisik dan informasinya. Pelebelan : Kegiatan memberikan label pada pembungkus maupun pada boks arsip ARSIPARIS PERTAMA

57 Unit Pencipta Arsip Tahun Penciptaan Nomor Urut Berkas Nomor Boks
LABEL PADA BOKS ARSIP Isi : Unit Pencipta Arsip Tahun Penciptaan Nomor Urut Berkas Nomor Boks ARSIPARIS PERTAMA

58 NO. BERKAS NOMOR BOKS KODE KLASIFIKASI INSTANSI PENCIPTA
LABEL PADA KERTAS PEMBUNGKUS NO. BERKAS NOMOR BOKS KODE KLASIFIKASI INSTANSI PENCIPTA N0 :………../…………./…………./………… ARSIPARIS PERTAMA

59 6. PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP
Kegiatan penuangan informasi arsip dari susunan kartu deskripsi sesuai dengan skema dan penomoran definitif ke dalam sebuah DAFTAR. ARSIPARIS PERTAMA

60 DAFTAR ARSIP -------------------------------------- TAHUN...........
INSTANSI :…………………………………. NO. BERKAS NO. BOKS KODE KLAS. INDEKS URAIAN TAHUN SATUAN KET. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Pacitan, KEPALA NIP. ARSIPARIS PERTAMA

61 UNIT PENGOLAH (UP) BIDANG-BIDANG:
Unit Pengolah adalah bagian dari unit kerja yang melaksanakan tugas mengelola arsip aktif Fungsi : 1.Mengelola, menyimpan dan menyajikan arsip aktif Unit Kerja 2. Melakukan penyusutan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan 3. Mengelola Pusat Berkas. ARSIPARIS PERTAMA

62 UNIT KEARSIPAN (UK)/ TU:
UK adalah bagian dari unit kerja yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif, menyimpan dan mengelola arsip inaktif yg berasal dari UP di lingkungannya Fungsi : 1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis pada unit pengolah. 2. Menyimpan, memelihara dan menyajikan arsip inaktif yg berasal dari Unit Pengolah. 3. Melakukan penyusutan dgn memusnahkan arsip yg tidak bernilai guna dan menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan. 4.Mengelola Pusat Arsip / Record Center. 5.Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan SKPD dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada lembaga kearsipan daerah; ARSIPARIS PERTAMA

63 PEMINJAMAN ARSIP (TEMU BALIK ARSIP)
PRINSIP PEMINJAMAN ARSIP : Peminjaman arsip dilakukan secara tertulis. Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas. Peminjaman dicatat pada buku/formulir peminjaman arsip. Arsip yang dipinjam tidak boleh ditambah dan dikurangi. Peminjaman dan/atau perpanjangan peminjaman arsip harus persetujuan pimpinan unit pengolah. ARSIPARIS PERTAMA

64 PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP
Peminjaman arsip dengan menggunakan tanda bukti peminjaman Peminjam mengisi tanda bukti pinjaman rangkap 3: (lembar I ; disimpan di file sebagai arsip yg dipinjam. Lembar II : disertakan pada arsip dan lembar III disimpan sebagai sarana penagihan) Tanda bukti pinjam ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dan kepala Unit Kearsipan Peminjam wajib mengembalikan arsip sesuai tanggal yang ditentukan Penyimpan wajib menagih arsip yang dipinjam pada peminjam. ARSIPARIS PERTAMA

65 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
TANDA BUKTI PINJAM Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : ………………………………… NIP. : …………………. Unit : …………………………………… Telepon : ……………….. Telah meminjam arsip : ……………………….. Kode nomor : ……………………… Perihal : …………………………………………… …………………………………. Dan akan mengembalikan pada tanggal : ……………………… Kota,…..tanggal…… Petugas yg melayani yang meminjam ……………………….. …………………… NIP. …… NIP. ………. Mengetahui/Menyetujui ; Kepala Unit Kearsipan ……………………….. NIP. ………………… ARSIPARIS PERTAMA

66 CONTOH OUT INDIKATOR KELUAR No. Indeks Peminjam Paraf
ARSIPARIS PERTAMA

67 ALUR PENGELOLAAN ARSIP IN AKTIF
SKEMA/ KLASIFIKASI TERATUR DAFTAR ARSIP UK/Record Centre ARSIP UP NON ARSIP MUSNAH KACAU ARSIP PEMBERKASAN SELEKSI PENDISKRIPSIAN SKEMA/ KLASIFIKASI ARSIPARIS PERTAMA

68 FILING CABINET Tampak Depan Tampak Samping ARSIPARIS PERTAMA 68

69 FOLDER TAB FOLDER ARSIPARIS PERTAMA

70 FOLDER GANTUNG Ditulis kode & Judul berkas Lebel TAB
ARSIPARIS PERTAMA

71 EKSISTENSI ORGANISASI Manajemen Kearsipan Sistem, SDM, Kelembagaan
ARSIPARIS PERTAMA

72 SAMPAI JUMPA TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT ARSIPARIS PERTAMA

73 SELAMAT MENGERJAKAN…! Petunjuk : 1. Praktek Pemberkasan Arsip Aktif
LATIHAN : PRAKTEK Petunjuk : 1. Praktek Pemberkasan Arsip Aktif Buatlah Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas 2. Praktek Penataan Arsip Tatalah arsip tersebut sesuai tahapan PENATAAN ARSIP Buatlah DAFTAR ARSIP SELAMAT MENGERJAKAN…! ARSIPARIS PERTAMA

74 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Pada hari ini … tanggal… bulan… tahun…. Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah… … ke Unit Kearsipan, sebagai berikut : Nama : Jabatan : NIP : Unit Kerja : Dalam hal ini bertindak dan atas nama Kepala Unit Pengolah…… selanjutnya disebut sbg Pihak I Dalam hal ini bertindak atas nama Kepala Unit Kearsipan selanjutnya disebut Pihak II Pihak I menyerahkan wewenang dan tanggung jawab pengelolaan Arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir pada Pihak II. Pihak II menerima dan akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I apabila sewaktu-waktu diperlukan. Surabaya,……..Juli 2017 Pihak II Pihak I biarto 2017