Pengantar elo office.

Presentasi berjudul: "Pengantar elo office."— Transcript presentasi:

1 Pengantar elo office

2 Daftar Isi Pengertian Document Management System
Karakteristik Solusi ELO Klien ELO ELO ECM Pengembangan Solusi ELO Sistem Keamanan Manfaat Menggunakan Dasar-dasar ELO

3 Document Management System
What is Document Management? Manajemen Dokumen sebenarnya adalah nama yang digunakan untuk berbagai solusi yang harus dilakukan terkait dengan dokumen. Ini mencakup setiap tindakan yang diambil, yang berhubungan dengan penciptaan, distribusi dan penghapusan dokumen. Nama lain yang digunakan adalah: o DIS (Document Information System) o IDM (Integrated Document Management) o EDM (Electronic Document Management) o ECM (Enterprise Content Management) o Dst

4 Digital Document Management System - ELO
Merupakan salah satu unsur pengelolaan informasi perusahaan yang berkenaan dengan dokumen sebagai data, catatan, rekaman aktifitas, dll. Penerapan ELO Digital document management system pada suatu perusahaan di fungsikan sebagai : Decision Making Corporate Memory History Reference

5 Solution Characteristic

6 WEB Portal Mailbox Microsoft Office Workflow DMS & Security Archiv
Characteristic Product WEB Portal Modularity and Flexibility Integration Replication Mobile Multi CAD Fulltext / OCR Digital Signatur Workflow DMS & Security Archiv Barcode-/ Form recognation Internet Gateway Mailbox Click & View COLD-XML Import Microsoft Office ERP Archivlink Backup Server

7 ELO Multi Client ELO Digital Office MOSS iPhone Outlook Windows Client
Java Client Database ERP, CRM CAD Explorer

8 Java, Windows, Explorer, …
ELO ECM ELO Multiclient Java, Windows, Explorer, … Web ELO WCM Portal Sharepoint, SAP ELO Enterprise Search Office, CAD Mail Paper Doc ERP, CRM, PM Sharepoint Guideline untuk become mature BP. ELO Content Management Server ELO Workflow 8

9 ELO Solutions Development
1. Digital Archiving 2. Administrative Processing 3. Legal and Cooperations 4. Reporting (Executive / Periodic Report) 5. Monitoring & Coordinating 6. Audit

10 Digital Archiving Documents Archiving Scanning Indexing
Back up And Export Searching

11 ELO for Legal solutions
Legal Document Lifecycle Legal Document Management Contract Document Management Proposal Document Management

12 ELO Legal Document Lifecycle

13 Security Documents dan Data
Melalui system DRM (Digital Right Management), dapat membuat dokumen dan data lebih aman dan terjamin Pemberi wewenang bisa mengetahui siapa yg membaca dokumennya di IP nomor berapa, jam berapa, tanggal berapa dan di daerah mana.

14 DASAR-DASAR ELO

15 Membuka ELO client Setiap pengguna ELOclient memiliki otoritas (sesuai dengan batas kewenangannya) untuk membuka dan mengoperasikan Program ELO dengan diberikan user name dan password. LOGIN ELO : Entry : Nama, Password, Archive Archive merupakan gudang arsip yang akan dimasuki

16 Area Kerja Elo office 9.0 Archive Clipboard Mailbox Searching Tasks
Messages In Use

17 Jenis Dokumen yang bisa diarsip ke dalam ELO
File softcopy yang sudah ada Dokumen hardcopy Dokumen baru pada Microsoft Office / Open Office Dokumen hasil generate software lain

18 Tracking Physical Location

19 Check-In dan Check-Out
Fitur Standar ELO Check-In dan Check-Out Version History Sticky Notes Document Link Searching

20 Check-In dan Check-Out
Archive ELO Check Out Editing Di Komputer Client Doc new version Check In Dokumen dibuka untuk dilakukan editing dengan menggunakan software sesuai tipe dokumen (Mis. *.doc akan diedit dengan menggunakan word processor / Microsoft Word)

21 Version History Setiap dokumen yang mengalami perubahan akan disimpan sebagai versi baru dan dokumen sebelum tetap tersimpan secara historical. Keuntungan dari fitur version history adalah sebagai berikut : Dapat membandingkan dokumen antara versi satu dengan versi lainnya Bisa mengembalikan dokumen menjadi dokumen versi sebelumnya jika dirasa perubahan yang baru tidak sesuai. Bisa melihat kapan dokumen tersebut mengalami perubahan dan user mana yang telah melakukan perubahan. Bila mengetahui untuk apa terjadi perubahan dokumen dengan menggunakan komentar yang disediakan oleh version history ini.

22 Sticky Notes Fitur ini menyediakan catatan kecil yang bisa digunakan oleh user, meliputi : Public Sticky Notes Digunakan untuk catatan yang bisa dibaca oleh user manapun selama user tersebut memiliki hak akses Private Sticky Notes Digunakan untuk catatan yang bisa dibaca oleh user yang membuat sendiri Stamp Sama dengan public sticky notes, tetapi tidak bisa diubah atau dihapus oleh siapapun termasuk administrator. Biasanya digunakan untuk keperluan approval

23 Document Link Dalam proses bisnis terkadang ada suatu dokumen yang membutuhkan dokumen lain sebagai lampiran atau sebagai referensi. Pada ELO, telah disediakan fitur document link. Fitur ini digunakan untuk mengatasi kebutuhan tersebut, sehingga dengan cepat dapat mencari dokumen yang berkaitan dengan dokumen yang lain.

24 Inter Document Relation

25 Searching Digunakan untuk mencari kembali dokumen yang sudah diarsip. Sistem ini memberikan alternatif pencarian sebagai berikut : Pencarian berdasarkan keywording atau bisa dikatakan pencarian berdasarkan kategori dokumen. Pencarian berdasarkan sticky notes, dengan pencarian ini anda bisa menemukan kembali dokumen melalui catatan kecil yang dibuat sebelumnya. Pencarian berdasarkan komentar versi yang diisikan saat terjadi penambahan versi dari suatu dokumen. Pencarian langsung, baik mencari berdasarkan nama, catatan, key, full text (content dari dokumen) dan version history

26 Searching Search by Category

27 Searching Searching in document

28 Keywording Forms Digunakan untuk keperluan indexing. Pada gambar disamping terdapat beberapa bagian, dengan penjelasan sebagai berikut : Digunakan untuk membuat key / field Nama dari kategori dokumen yang akan dibuat Untuk Pengaturan (pencarian, secara otomatis dilakukan fulltex, pembuatan struktur hirarki otomatis) Penyimpanan pada storage

29 Pengaturan Penyimpanan :
Filling Path Pengaturan untuk lokasi penyimpanan dari file yang diarsip ke dalam archive Filling Clause Pengaturan untuk struktur hirarki. Dengan mengisi filling clause, maka setiap pengarsipan dokumen dengan kategori ini akan diarsip pada struktur hirarki yang telah diisi. Contoh : ¶Books¶Fiction¶English  berarti dokumen dengan kategori ini akan disimpan pada struktur \Books\Fiction\English Color Pengaturan warna Lifetime Di sini Anda bisa mengisikan masa dokumen, baik dalam hari, minggu, bulan, ataupun tahun. Contoh pengisian lifetime. +5Y  masa dokumen dengan kategori ini selama 5 tahun. D = untuk hari, W = untuk minggu, M = untuk bulan, dan Y = untuk tahun.

30 Security ELO Object Dokumen Folder
Selain pengaturan hak dari user atau group, juga memungkinkan pengaturan hak akses terhadap folder atau dokumen. Jenis object dalam ELO Dokumen Folder Cont. User A berhak terhadap dokumen B, meliputi RWDEL (Read, Write, Delete, Edit, List)

31 Pelaporan Memungkinkan dilakukan customization laporan untuk dokumen-dokumen yang sudah diarsip ke dalam ELO.

32 Contoh: Kearsipan Sistem Abjad
Karton penyekat abjad        Map ordner sistem abjad     Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

33 Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).

34 Jenis Perlengkapan Sistem Abjad
Filing Kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci, maka kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci II berkode G – L, Laci III berkode M – S, Laci IV berkode T – Z.

35 Guide, banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide yang dibutuhkan dapat sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.

36 Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya
Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya. Pada tiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.

37 Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder.

38 Dengan perincian sebagai berikut:
Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab, Ac…………..Az Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb, Cc……………Cz

39 4. Rak Sortir, yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak
4. Rak Sortir, yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A sampai z sehingga memudahkan pemisahan surat.

40 Kartu Indeks disesuaikan dengan kebutuhan
Kartu Indeks disesuaikan dengan kebutuhan. Kartu Indeks disimpan dalam laci kartu indeks.

41 Contoh: Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan. Cara Mengindeks: PT. Waringin Indeks Waringin PT Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

42

43

44 Thank you for your attention