Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

Presentasi berjudul: "Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan"— Transcript presentasi:

1 Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
STIESS BATANG Pertemuan ke 6

2 Pengertian Perencanaan
Perencanaan atau planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (robbins dan coulter ,2002) Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&kurniawan,2005) Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

3 Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan
Pengarah Organisasi Minimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi inefisiensi sumber daya Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

4 Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)
Faktual dan Realistis Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan. Logis dan Rasional Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat. Logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern. Fleksibel Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksiIbel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya. Komitmen Perencanaan yang baik harus melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Komprehensif atau menyeluruh Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

5 Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan
Tujuan (Goals) Pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. Rencana (Plans) Adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan

6 Jenis-jenis Tujuan Berdasarkan jumlah Berdasarkan Kejelasan
Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals) Pada praktiknya, beberapa organisasi ternyata tidak hanya memiliki satu tujuan. Ada perusahaan yang bertujuan selain untuk memaksimalkan profit, juga perluasan pasar, dan sekaligus meningkatkan kesejahteraan pegawai perusahaan. Demikian juga kasus yang sama dapat terjadi dengan organisasi nonprofit. Dengan kenyataan ini, kadangkala organisasi memiliki tujuan yang banyak (muhiple goals). Sehingga dengan demikian, dari sisi jumlah tujuan yang ingin dicapai, ada yang dinamakan tujuan tunggal (single goals) dan tujuan yang banyak (muhiple goals). Berdasarkan Kejelasan Tujuan yang dinyatakan (stated goals) adalah tujuan yang dinyatakan secara formal oleh sebuah organisa" kepada publik, dan menjadi jaminan akan kejelasan perusahaan di mata publik. Adapun tujuan yang aktual dan nyata (real goals) adalah tujuan yang tidak dinyatakan pada publik akan tetapi secara aktual dan nyata, berusaha dicapai oleh para anggota di dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals) Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun, atau juga lebih. Sebagai contoh tujuan strategis adalah "untuk menjadi mark leader dalam bisnis makanan siap saji". Pencapaian tujuan ini jelas tidak dapat dicap2 dalam hitungan lian, akan tetapi memerlukan waktu yang cukup lama. Tujuan Taktis (tactical goals) Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu menengah relatif lebih singkat dari tujuan strategis. Biasanya pencapaian tujuan ini antara 1 hingga 3 tahun. Sebagai contoh dari tujuan taktis ini misalnya, "meningkatkan pangsa pasar sebesar 30 persen." Peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen jelas akan mem bantu perusahaan tersebut untuk menjadikan market leader dalam jangka panjang di sini kita dapat melihat bahwa pencapaian tujuan strategis akan tercapai jika tujuan taktis juga tercapai. Bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen bisa dicapai di sinilah jenis ketiga dari tujuan dirumuskan, yaitu tujuan operasional. Tujuan Operasional (operational goals) Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun. Tujuan operasional ini, dalam evaluasinya terkait dengan masa pelaporar keuangan perusahaan yang biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun.

7 Jenis-jenis Rencana Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian
Rencana Strategis (Jangka Panjang) Rencana yg akan dijalankan oleh seluruh komponen organisasi utk mencapai tujuan keseluruhan. Rencana Taktis (jangka Menengah) Rencana utk mencapai tujuan jangka menengah sebagai dorongan mencapai tujuan jangka panjang dan Rencana Operasional (Jangka Pendek) Rencana untuk mencapai tujuan jangka pendek, sebagai dorongan untuk mencapai tujuan jangka menengah Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana yang dirumuskan secara jelas tanpa memerlukan interpretasi. Rencana Direktif (Directive Plans) Rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu, tetapi pencapaiannya diberi keleluasan/fleksibel. Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (single-use plans) Rencana untuk organisasi yang sifatnya sementara, misal kepanitiaan. Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans) Rencana yg digunakan oleh organisasi yg pemakaiannya terus menerus, misal kebijakan, prosedur, aturan kerja, dll

8 Hubungan antara Rencana dan Tujuan
Tujuan Organisasi Tujuan Strategis (Jangka Panjang) Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Tujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Strategis Rencana Taktis Rencana Operasional

9 Pendekatan dalam Penetapan Tujuan
Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting)   Penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak untuk kemudian diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer tingkat bawahnya secara spesifik. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives) Penetapan tujuan secara spesifik dirumuskan bersama antara pimpinan dan bawahan dengan asumsi bahwa seringkali bawahan yg berada di lapangan lebih memahami apa yg semestinya dicapai dari pada apa yg dipahami oleh atasannya.

10 Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuan
Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan Tujuan Manajemen Puncak Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami Tujuan Manajemen Divisi Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya Tujuan Manajemen Departemen Tujuan Pekerja secara Individual Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat

11 Pendekatan MBO Perencanaan Bersama Penentuan Tujuan Penentuan Standar
Pemilihan Kegiatan Pelaksanaan pada setiap Pihak Bawahan Menunjukkan kinerja terbaik Pimpinan memberikan pengarahan Evaluasi Bersama Analisa Hasil yang dicapai Mendiskusikan akibat dari hasil yang dicapai Memperbaharui siklus MBO Pimpinan dan Bawahan

12 Kekuatan dan Kelemahan MBO
MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemen MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen MBO memfokuskan pada hasil akhir daripada niat yang baik maupun faktor personal. MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu. MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter (yang bisa saja disebabkan karena orang-orang yang bertipe X dari McGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat. MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.

13 Beberapa Alat Bantu perencanaan
Bagan Arus (Flow Chart) Bagan Gantt (Gantt Chart) Jaringan PERT (PERT Network) dll

14 Contoh Bagan Arus (Flow Chart)
Mulai Perlu Buku Bacaan? Tidak Berhenti Ya Beli Buku Bacaan ? Tidak Pinjam Ya Membeli Buku Bacaan yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan Selesai

15 Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan
Contoh Bagan Gantt Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 I II III IV 1. Pembelian Bahan Baku 2. Proses Produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan Gantt Chart memudahkan para pelaksana kegiatan untuk merencanakan segala bentuk kegiatan yang akan dilakukan. Namun di sisi lain, alat bantu ini memiliki keterbatasan, di antaranya adalah keterbatasan dalam menjadwal­kan berbagai kegiatan yang sifatnya sangat detail dan kompleks. Jenis kegiatan yang sangat kompleks dan cenderung tidak berkelanjutan lebih sulit untuk dijadwalkan melalui Gantt Chart.

16 Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network)
Keterbatasan dari bagan gantt pada giliran berikutnya dikembangkan dan di­koreksi oleh alat bantu perencanaan lainnya. Di antara alat bantu tersebut adalah apa yang dikenal sebagai jaringan PERT atau lebih dikenal dengan PERT network. PERT adalah singkatan dari program evaluation and review technique. PERT merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologias dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar ' inaupun kompl.Eks. Ada 4 konsep yang harus dipahami dalam PERT Keempat konsep tersebut adalah Event  atau kejadian adalah indikator dari performa pekerjaan baik sebelum mau­pun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dilakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini. Activity  atau kegiatan adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan. Time  atau waktu menunjukkan perkiraan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalamn jaringan PERT. Critical Path  atau indikator kritis menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam kerangka path yang dapat diterima.

17 Contoh Jaringan PERT 2 5 8 Te=6 Te=2 Te=2 1 3 6 9 10 Te=7 ¼ Te=1
F 8 Te=6 Te=2 Te=2 A 1 B 3 D 6 G 9 H 10 I Te=7 ¼ Te=1 Te=5 ¼ Te=2¼ Te=4 ¼ 4 E 7 Te=3 Te=1 = Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari. = Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya. Te = Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari.

18 Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan
Masalah vs Gejala “Jika kita gagal untuk mengidentifikasi masalah, kita akan gagal untuk memecahkan masalah“ Penentuan faktor Penyebab Perhatikan gejala yang ada Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah   Berdasarkan gejala yg ada, kita bisa mendekati masalah apa yg sebetulnya sedang terjadi Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian Masalah Pilih satu cara penyelesaian dari berbagai alternatif yang ada.

19 Lingkungan dan Pengambilan Keputusan
Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty) Adalah keadaan dimana organisasi memiliki informasi yg lengkap mengenai suatu keadaan lingkungan yg dihadapi, sehingga estimasi mengenai masa depan dapat dipastikan. Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) Adalah keadaan dimana organisasi tidak memiliki informasi yang lengkap , sehingga pegambilan keputusan tidak tahu dengan pasti apa yang akan terjadi di masa depan, juga sulit untuk diprediksi. Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risky condition) Adalah keadaan dimana organisasi memiliki informasi tetapi tidak selengkap pada kondisi yang pasti namun lebih baik dibandingkan dengan kondisi yang tidak pasti.

20 Proses Pengambilan Keputusan
INVESTIGASI SITUASI Identifikasi Masalah Diagnosa Penyebab Identifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil PENENTUAN ALTERNATIF Identifikasi berbagai altenatif keputusan Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini 2 1 IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN Rencana Implementasi mpelementasi dari Rencana yang telah dibuat Pengawasan terhadap langkah implementasi PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada Penentuan Alternatif yang terbaik 3 4

21 Tahapan Evaluasi Alternatif
TIDAK Batalkan alternatif TIDAK Batalkan alternatif YA TIDAK Batalkan alternatif Apakah alternatif yang ada memungkinkan ? YA Apakah alternatif yang ada memuaskan ? Lakukan Evaluasi Lanjutan Apakah alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ? YA

22 Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan
Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan Sumber Daya Kelebihan Informasi Keterbatasan Ingatan Masalah Keahlian

23 Memperbaiki Keputusan
Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan Kriteria Prioritas Alternatif keputusan disusun berdasarkan prioritas dari yg tertinggi hingga terendah. Kriteria Minimum Alternatif keputusan diambil berdasarkan persyaratan minimum yang harus dipenuhi. Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan Pengujian dapat dilakukan dengan melakukan berbagai simulasi atas bbrp alternatif, misalnya perusahaan ritel dapat mengambil 3 alternatif strategi: 1.       Pemberian hadiah atas pembelian di atas rp ,- 2.       Parkir gratis bagi setiap pengunjung 3.       Pemberin kupon untuk makan gratis Pengambilan Keputusan secara berkelompok Teknik Curah Ide Dilakukan untuk memperoleh ide sebanyak-banyak nya dari berbagai pihak agar alternatif keputusan semakin banyak. Teknik Kelompok Nominal Cara melakukannya adalah dengan meminta setiap individu memberikan penilaian terlebih dahulu, kemudian didiskusikan dalam kelompok, keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak melalui pilihan secara tertutup dan rahasia Teknik Delphi,dll Mirip dg kelompok nominal di atas, tetapi anggotanya adalah orang-orang yg telah ditentukan keahliannya, dan keputusan tidak berdasarkan suara terbanyak melainkan berdasarkan hasil diskusi.

24 Tugas kuliah Carilah jurnal ISSN mengenai perencanaan dan pengambilan keputusan. Studi kasus pada jurnal di review oleh masing” kelompok dan dipresentasikan minggu depan. Semangat belajar 