Organisasi dan struktur

Presentasi berjudul: "Organisasi dan struktur"— Transcript presentasi:

1 Organisasi dan struktur
Pelatihan sistem penjaminan mutu Sekolah Dahlan Ekajaya

2 Persyaratan organisasi
4.1 Persyaratan Umum Organisasi harus : Identifikasi proses Tentukan urutan dan hubungan antar proses Tentukan kriteria dan metode untuk memastikan operasi dan pengendalian yang efektif dari proses tsb Memastikan ketersediaan sumber daya & informasi untuk menunjang operasi dan pemantauan proses tsb Memantau, mengukur dan menganalisa proses tsb. Penerapan tindakan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan, dan secara berkesinambungan meningkatkan proses tsb.

3 Indentifikasi proses Setiap unit kerja harus jelas “core bussiness”, bisnis utamanya---profil unit Menentukan proses nya; Identifikasi proses Proses/ urutan kerjanya/ urutan proses

4 Menetapkan proses Menetapkan urutan dan interaksi antar proses, urutan dan interaksi antar proses merupakan langkah demi langkah dalam menyelesaikan setiap permintaan atau proses kegiatan. Urutan proses ini biasanya disebut proses model atau standar operasional prosedur (SOP) dan instruksi kerja (IK). SOP merupakan langkah atau proses kegiatan yang melibatkan beberapa unit dalam menyelesaikan prosesnya sedangkan instruksi kerja merupakan proses atau tahapan dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu.

5 lanjutan Sop merupakan standar operasi kerja baku dengan demikian harus diuraikan secara gamblang supaya tidak terjadi bias makna oleh pihak-pihak terkait. Secara umum sop yang baik berisi: ada judul SOP dilengkapi dengan no dokumen, revisi, masa berlaku nama perusahaan dan logo perusahaan definisi sop manfaat sop unit terlibat dokumen terkait prosedur pengesahan

6 Struktur organisasi

7 Dalam implementasi sistem manajemen mutu, struktur organisasi :
Harus disusun berdasarkan prosedur yang jelas dan mendapatkan ketetapan yang jelas dari top manajemen, dalam hal ini dibutuhkan standar operasional prosedur (SOP) penysusunan struktur organisasi dan surat keputusan direktur tentang struktur organisasi unit. Menetapkan unit kerja berdasarkan struktur organisasi, yang dimaksud adalah menetapkan secara jelas nama unit kerja serta pekerjaan utama atau core bussines. Masing-masing unit kerja mempunyai penjabaran struktur organisasi lebih rinci Masing-masing jabatan dalam unit kerja mempunyai uraian kerja yang jelas dan tidak tumpang tindih. tersosialisasi dengan baik, melalui papan informasi, papan struktur organisasi yang berada di ruang kerja unit yang bersangkutan. Kebutuhan dokumen adalah dapat berupa “profil unit” untuk setiap unit dan ditetapkan berdasarkan surat keputusan direktur, yang berisi nama unit, pekerjaan inti unit, visi dan misi unit, sasaran mutu unit, strategi pencapaian dan struktur organisasi.

8 Organisasi yang baik mempunyai persyaratan:
mempunyai visi dan misi serta kebijakan mutu yang jelas dan tersosialisasi dengan baik. Rencana strategis yang jelas Sumber daya tersedia dengan baik Mempunyai proses kerja yang jelas Memantau dan mengukur proses kerja Selalu meningkatkan hasil.

9 Struktur organisasi

10 Struktur organisasi menunjukkan adanya :
pembagian kerja Gambaran cara kerja organisasi menunjukan fungsi koordinasi menunjukan saluran perintah pimpinan menunjukan saluran dan penyampaian laporan. Menunjukan spesifikasi bidang pekerjaan Menunjukan struktur inti dan pendukung Menunjukan luas cakupan kerja organisasi Menunjukan perhatian kerja organisasi

11 Uraian Jabatan Uraian jabatan (job analysis) merupakan penjelasan dari sebuah job tentang pekerjaan yang seharusnya dilakukan. uraian jabatan ini harus dibuat untuk semua pimpinan dan staf yang terlibat serta mendapat persetujuan dari pelaksana jabatan dan pimpinan unit.

12 workshop

13 Kebutuhan dokumen SK penetapan struktur organisasi
SK penetapkan unit dan bisnisnya / profil unit Sop sosialisasi struktur organisasi bisnisnya dan uraian job Dokumen uraian job Sk dan Dokumen statuta Sk dan Dokumen Rencana strategis yang jelas Sop peninjauan rencana strategis

14 Selesai