MANAJEMEN RAPAT Lab. Kesekretariatan, D3 Kesekretariatan,

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN RAPAT Lab. Kesekretariatan, D3 Kesekretariatan,"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN RAPAT Lab. Kesekretariatan, D3 Kesekretariatan,
Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jember

2 - DEFINISI rapat - Menurut Wursanto dalam Sedianingsih et al. (2010), rapat merupakan: Media pertemuan atau komunikasi kelompok (organisasi, perusahaan, lembaga, negara) Media pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kepentingan internal atau eksternal kelompok

3 - JENIS-JENIS RAPAT - KLASIFIKASI JENIS RAPAT Tujuan
Penjelasan/pemberian informasi, pemecahan masalah/pengambilan keputusan Sifat Formal, informal, terbuka, tertutup Jangka waktu Harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan Frekuensi Rutin/berkala, insidental/khusus Peserta Vertikal, horizontal Urgensi Biasa, penting Jumlah kehadiran Kecil, besar

4 - JENIS-JENIS RAPAT PERUSAHAAN-
Briefing harian/mingguan Rapat laporan/evaluasi kerja antar departemen RUPS Rapat Internal Rapat dengan vendor atau rekanan bisnis Rapat dengan pihak pemerintah Rapat dengan asosiasi perusahaan Rapat Eksternal

5 - PRINSIP PENYELENNGGARAAN RAPAT -
WHAT WHY WHO WHERE HOW WHEN Apa yang ingin dibicarakan? Mengapa rapat diselenggarakan? Lokasi rapat Siapa yang harus hadir? 5 Ws and I H Kapan sebaiknya diselenggarakan? Bagaimana penyelenggaraannya?

6 - Persiapan rapat - Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam rapat (sebelum, saat berlangsung, dan sesudah rapat): Agenda rapat: susunan acara Jadwal pelaksanaan Peserta (jumlah, asal) Lokasi Undangan atau pengumuman rapat (via telepon, e- mail, surat, lisan, dan sebagainya) Penyelenggara rapat/kepanitiaan Daftar hadir peserta Fasilitas: meja-kursi, komputer, media presentasi, alat tulis, microphone, pencahayaan, spanduk, dokumen terkait, dan sebagainya Notulensi (siapa notulennya, format, pengesahan) Pengumuman/distribusi hasil rapat

7

8

9 - NOTULENSI RAPAT - Notulensi rapat merupakan catatan hasil rapat yang berisi tentang: Waktu dan tempat pelaksanaan Peserta rapat Bahasan/materi rapat Pengesahan

10

11

12

13 Referensi Sedianingsih., Mustikawati, E. F. & Soetanto, N. P Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group Stroman, J., Wilson, K. & Wauson, J Administrative Assistant’s and Secretary’s Handbook, Third Edition. New York: Amacom.

14 Arrigatou Gozaimasu!