SURAT BISNIS Penulis surat bisnis harus memahami tiga hal

Presentasi berjudul: "SURAT BISNIS Penulis surat bisnis harus memahami tiga hal"— Transcript presentasi:

1 SURAT BISNIS Penulis surat bisnis harus memahami tiga hal
Masalah yang akan dikonfirmasikan Bentuk atau teknik penulisan surat Bahasa dan istilah bisnis Istilah bisnis bersifat khas dan berlaku universal

2 PROSEDUR UMUM SURAT BISNIS
Penjual S. Perkenalan Calon Pembeli Penjual S. Permintaan Penawaran Calon Pembeli S. Penawaran Penjual Calon Pembeli Penjual S. Pesanan Pembeli S.Pengiriman Pesanan Pembeli Penjual S.Penuntutan S.Penagihan

3 TERMINOLOGI BISNIS UMUM After sales service =Layanan purna jual Air way bill/AWB = Surat angkutan barang yang dikirim dengan kapal udara B/L Bill of Lading = Konosemen = Surat angkutan barang yang dikirm dengan kapal laut CCB = Claim Constatering bewijs = Tanda bukti kerusakan barang Claim = Tuntutan Confidential = Rahasia Consignment = Konsinyasi = Perdagangan titip jual Accomodation, akomodasi = semua yang memenuhi keperluan seperti penginapan dan transportasi Mail order selling = penjualan barang melalui pos Manual = buku pedoman pengoperasian barang

4 TERMINOLOGI BISNIS Brosur = lembaran berita yang umumnya berisi gambar dan keterangan singkat mengenai suatu produk Cargo = muatan Certificate of origin = surat keterangan yang menyatakan asal barang diimpor. Commercial Invoice = faktur untuk perdagangan internasional Faktur = surat perhitungan mengenai barang-barang yang dijual (tanda Bukti jual beli barang) Joint venture = gabungan beberapa perusahaan untuk bekerjasama dengan Cara bagi hasil. Leasing = penyewaan Long term loan = pinjaman jangka panjang lebih dari lima tahun.

5 TERMINOLOGI BISNIS Monster, sample = contoh barang
Packaging = pengepakan Packing list = daftar rincian barang dalam peti Patent = hak dari pemerintah kepada orang atau badan yang menemukan hasil atau karya lain Ready stock = persediaan barang yang siap untuk dikirim. Retail outlet = toko eceran SE & O (salvo errore at ommisionem) atau sering juga disebut E & O (error and ommissions excepted) = perhitungan dapat dibetulkan jika terdapat kesalahan. Underwriter = pemegang resiko, orang atau perusahaan yang menangani masalah asuransi

6 TERMINOLOGI BISNIS CARA PEMBAYARAN DP (down payment)/bayar dimuka = barang-barang dibayar sebelum barang diterima atau sebelum barangnya ada. Cash/tunai = barang dibayar tunai bersama surat pesanan Dibayar dibelakang = pembayaran dilakukan beberapa saat setelah barang diterima CAC/ Cash and Carry = harga barang dibayar dahulu sebelum barang dibawa COD Cash on Delivery = harga barang dibayar dilakukan pada waktu barang diserahkan Secara rembers = pembeli menyerahkan pembayaran kepada pengangkut barang pada waktu barang diserahkan

7 TERMINOLOGI BISNIS CARA PENYERAHAN BARANG
FOB = Free on Board = Penjual menanggung semua ongkos sampai barang dimuat di atas kapal selanjutnya ongkos ditanggung pembeli Franco gudang pembeli = Semua ongkos termasuk ongkos pengangkutan sampai barang tiba digudang pembeli menjadi tanggung jawab penjual C & F = Cost n Freight = Semua ongkos termasuk biaya pengangkutn barang dengan kapal ditanggung penjual C.I.F = Cost Iinsurance n Freight = Semua ongkos yang dikeluarkan untuk barang yang dibeli termasuk asuransi dan biaya pengangkutan dengan kapal ditanggung penjual

8 TERMINOLOGI BISNIS Loco Gudang = barang diserahkan kepada pembeli sebelum dibungkus atau ditimbang. Pembeli menanggung ongkos penimbangan, pengepakan, dll. Franco Station = ongkos mengangkut barang dari gudang sampai stasiun kereta api ditanggung pembeli. FOR (Free On Rail) = semua ongkos sampai barang dimuat ke dalam kereta api oleh penjual. FOS (Free on Station) = penjual menanggung ongkos sampai barang tiba di stasiun, tetapi ongkos memasukkan ke dalam gerbong dan ongkos kereta api ditanggung pembeli. FAS (Free Alongside Ship) = penjualan dilakukan di luar kapal. ongkos selanjutnya ditanggung pembeli.

9 TERMINOLOGI BISNIS POTONGAN HARGA Potongan tunai Korting atau discount
Rabat Rafaksi Potongan berat   Tarra = potongan berat kotor barang Ekstra tarra = potongan barang karena pembungkusnya yang luar biasa misalnya peti yang memakai pelat besi. Tarra netto = potongan berat yang diberikan setelah barang ditimbang dengan sungguh-sungguh. Tarra faktur = potongan berat kotor barang yang resmi dicantumkan pada barang yang dikirim.

10 CHAPTER 2 SURAT PERKENALAN

11 II. SURAT PERKENALAN Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli mengenai informasi perusahaannya atau produk/ jasa. Tujuan : mengatur atau memberikan konfirmasi janji, memberitahukan promosi penjualan, dan memberitahukan produk baru. Agar surat perkenalan dapat efektif ke sasaran yang dituju, maka perlu memperhatikan: Pemahaman tentang calon konsumen Kemungkinan dibutuhkannya barang/jasa yang ditawarkan Keterangan produk Keunggulan produk yang ditawarkan dibandingkan produk sejenis Cara menghubungi bila calon pembeli berminat Penawaran-penawaran khusus lebih diutamakan

12 Penulisan surat perkenalan
Pembuka : informasi bonafiditas perusahaan dan bidang usaha ciri khusus produk Inti : persuasi keuntungan/manfaat kualitas, kemampuan yang dimiliki,tenaga ahli,peralatan Penutup : harapan, prospek yang diinginkan

13 CONTOH SURAT PERKENALAN
KOP PERUSAHAAN Nomor : 22/FL-02/V/ Mei 2007 Hal : Perkenalan jasa ekspedisi Yth. Ibu pupung handayani Kabag umum PT Karya Sentosa Co.Ltd Jl. Imam Bonjol 55 Surabaya Dengan hormat, Kami PT First Line yang bergerak di bidang ekspedisi baik dokumen maupun barang. Perusahaan kami berusaha memberikan pelayanan terdepan dan tercepat, serta bergaransi. Garansi berupa pengembali- an uang jasa pengiriman berikut uang penyesalan 25% dari biaya bila paket yang dikirim tidak sampai sesuai dengan perjanjian. Hal ini kami berikan semata-mata hanya untuk menjamin kepuasan pelanggan. Kami berharap apabila ibu berkenan mencoba jasa kami, akan kami berikan potongan istimewa 50% Suatu kehormatan apabila ibu mencoba jasa kami. Silahkan hubungi Nina atau Tetty mengenai info lengkap lewat atau Fax Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

14 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
CHAPTER 3 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

15 III. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Merupakan surat dari calon pembeli kepada penjual yang meminta penawaran. Tujuan : untuk meminta informasi mengenai produk atau jasa yang meliputi katalog, brosur, dll Untuk meminta penawaran barang, perlu menanyakan: Nama dan jenis barang Ciri-ciri khusus(spesifikasi)barang, yaitu type, ukuran, kualitas, kapasitas, dll Harga satuan Potongan Cara pembayaran Cara penyerahan Service gratis, garansi, layanan purna jual

16 Surat permintaan penawaran jasa, perlu menanyakan:
Bentuk layanan jasa yang dapat diberikan penjual Peralatan yang dipergunakan sebagai penunjang Harga Potongan Cara pembayaran Penulisan surat permintaan penawaran Pembuka : pengenalan diri menyatakan maksud Inti : menanyakan meminta keterangan Penutup : harapan, ucapan terima kasih

17 CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
KOP PERUSAHAAN Nomor : 045/KS/V/ Mei 2007 Hal : Permintaan penawaran boneke PT Wisnu Bahari Jl. Rungkut Industri Kav 23 Surabaya Dengan hormat, Dari salah seorang relasi, kami memperoleh keterangan bahwa peru sahaan Saudara memproduksi boneka yang berkualitas. Karena itu kami minta keterangan mengenai harga, model, dan warna-warna yang menarik, beserta sampel. Selain itu kami juga meminta mengenai syarat-syarat pembayaran dan penyerahan barang serta discount yang diberikan. Agar pemesanan dapat segera dilakukan, kami minta Saudara mem beri kabar secepatnya. Atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih.

18 CHAPTER 4 SURAT PENAWARAN

19 IV. SURAT PENAWARAN Penawaran produk dari penjual kepada pembeli dapat terjadi karena Ada permintaan penawaran atau tanpa ada permintaan penawaran. Hakikat surat penawaran adalah memberikan informasi tentang produk Dan mengugah minat calon pembeli agar tertarik pada yang ditawarkan Surat penawaran harus memenuhi syarat-syarat : Bahasa surat harus menarik Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi produk yang di tawarkan. Isi surat harus bersifat memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan se baiknya dilampiri gambar-gambar

20 Penulisan surat penawaran
Pembuka : penunjukan acuan pengenalan diri Inti : informasi detail/spesifik -spesifikasi produk -harga dan potongan harga -pembayaran -layanan purna jual, dll Penutup : harapan, ucapan terima kasih

21 CONTOH SURAT PENAWARAN
Nomor : 031/Pn/V/ Mei 2007 Lampiran: satu lembar Hal : Penawaran mesin kantor Yth. PT Bank Kiri kanan Jl. Pacuan kuda 56 Surabaya Dengan hormat, Pada kesempatan ini perkenankanlah kami menawarkan mesin- mesin kantor berikut ini: Mesik ketik manual/elektronik Royal Proyektor layar dengan slide atau tanpa slide Meopta Mesin penghancur dokumen/kertas Eba Mesin pendikte-stenoretta Grundig Dalam setiap penjualan kami senantiasa memberikan layanan purna Jual berupa: Garansi service berikut suku cadang selama satu tahun Pelatihan penggunaan mesin secara Cuma-Cuma Suku cadang minimum selama lima tahun Jaringan layanan purna jual di seluruh indonesia Bersama ini kami lampirkan leaflet, daftar harga. Untuk informasi lebih lanjut serta peragaan mesin-mesin silahkan hubungi bagin penjualan kami yang akan melayani dengan senang hati. Sambil menunggu tanggapan yang positif, kami berterima kasih