Pengantar Infrastruktur Teknologi Informasi & Komunikasi

Presentasi berjudul: "Pengantar Infrastruktur Teknologi Informasi & Komunikasi"— Transcript presentasi:

1 Pengantar Infrastruktur Teknologi Informasi & Komunikasi
IK305 Infrastruktur Teknologi Informasi Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

2 Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan
Mahasiswa mampu menjelaskan keterkaitan antara (proses) bisnis dan teknologi (informasi dan komunikasi)

3 Topik Bahasan Alasan pembangunan infrastruktur TIK
Proses bisnis dalam konteks organisasi Organisasi, rantai pasok, rantai nilai, dan proses

4 Staf TIK harus menjadi bagian tak terpisahkan dari organisasi dan terlibat dengan bisnis dan misinya  anggota staf harus memahami proses bisnis dan dampak TIK terhadap proses bisnis tersebut. Mereka tidak perlu mengetahui detil dari setiap dan seluruh proses, tetapi mereka harus memahami organisasi pada level tertentu dan yang paling penting, memahami bagaimana proses bisnis saling mengisi dan bagaimana TIK memberikan nilai pada produk atau layanan organisasi.

5 Penyelarasan strategi infrastruktur TIK membutuhkan integrasi dan interaksi antara strategi bisnis, struktur organisasi, dan proses organisasi. Integrasi ini memungkinkan organisasi untuk menyelaraskan strategi, struktur, dan proses organisasi, menggunakan kondisi atau proses internal organisasi maupun kondisi atau proses eksternal industri atau pasar, sambil memahami bahwa keduanya dapat memiliki pengaruh pada pemilihan infrastruktur TIK.

6 Alasan pembangunan infrastruktur TIK

7 Penyelarasan strategi TIK adalah penyesuaian antara tujuan dari organisasi dan bagaimana organisasi bermaksud untuk memnuhi tujuan tersebut menggunakan TIK. Penyesuaian akan terjadi saat Analis Bisnis mampu untuk melihat organisasi, menyelaraskan implementasi TIK dengan tujuan organisasi, dan menghasilkan solusi TIK yang mendukung dan mengembangkan organisasi. TIK diimplementasi karena 3 alasan: pengurangan biaya (cost reduction), perbaikan mutu (quality improvement), dan pertumbuhan pemasukan (revenue growth) – yang masing2 memiliki pengaruh yang berbeda pada kinerja organisasi.

8 1# Pengurangan biaya (cost reduction) Perusahaan dapat mencoba untuk menjadi pemimpin pasar (market leadership) dengan mengurangi biaya melalui beberapa strategi, misalnya mengurangi buangan, inventori rendah, produktivitas tinggi, pengurangan waktu siklus. Dalam strategi pengurangan biaya (cost reduction), tujuan utamanya adalah untuk mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas sehingga mampu untuk menjaga posisi cost-leadership di pasaran. TIK dapat menjadi faktor berpengaruh untuk strategi ini, misalnya supply chain management, inventory control, atau sistem ERP.

9 2# Peningkatan mutu (quality improvement) Perusahaan dapat memperoleh pangsa pasar (market share) dengan memproduksi barang berkualitas tinggi dengan biaya yang sama atau lebih tinggi dibanding para pesaing. Dengan strategi product differentiation, perusahaan mencoba membedakan produknya dari produk lain di pasar sambil meningkatkan pangsa pasar dan menjaga margin keuntungan (misalnya: pendapatan tambahan untuk setiap produk atau layanan yang diberikan). Untuk mengimplementasi strategi peningkatan mutu dengan sukses, maka persepsi akan perlunya nilai (value) perlu diciptakan, sehingga memungkinkan harga yang lebih tinggi dan meningkatkan pangsa pasar. TIK dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas produk melalui perbaikan manufaktur dan meningkatkan persepsi produk di pasar (misalnya: CRM).

10 3# Pertumbuhan pendapatan (revenue growth) Di pasaran, strategi pertumbuhan pendapatan fokus pada peningkatan penjualan dan keuntungan. Pendekatan ini memerlukan penggunaan TIK untuk menciptakan atau meningkatkan produk, sehingga memungkinkan lebih banyak variasi produk yang ditawarkan dan/atau untuk meningkatkan penjualan sambil menjaga pangsa pasar. Strategi ini lebih mudah diterapkan bagi perusahaan online seperti Amazon, Google, atau eBay.

11 Perubahan proses Salah satu pekerjaan Analis Bisnis (orang yang bertanggung jawab untuk rekomendasi strategi TIK dalam organisasi) adalah untuk merekomendasikan inovasi dan peningkatan proses yang dapat dicapai melalui penggunaan enabler seperti perubahan struktur/budaya atau TIK organisasi. Analis Bisnis harus menerapkan strategi yang memungkinkan diakuinya peluang untuk melakukan perubahan proses dan kemudian mendorong atau memandu rekomendasi melalui berbagai halangan yang mungkin mengehalangi keberhasilan.

12

13 Masukan informasi Masukan informasi utama yang dibutuhkan untuk menyelaraskan teknologi dengan strategi bisnis dan memilih proses bisnis untuk inovasi dapat diperoleh dari hasil analisis bisnis. Informasi yang diperlukan untuk menyelaraskan TIK dengan strategi dan memilih proses bisnis untuk diubah meliputi: Aktivitas internal organisasi yang menciptakan nilai (value- creating), Kerjasama eksternal, Kekuatan bersaing (competitive forces), dan Strengths, weakness, opportunities, dan threats.

14 1# Aktivitas internal organisasi yang menciptakan nilai Aktivitas utama (primary) dalam rantai nilai (value chain) menggambarkan proses yang memasok bahan mentah ke dalam organisasi, mengubahnya untuk menambah nilai ke dalam produk organisasi, dan kemudian memberikannya kepada pelanggan. Aktifitas pendukung (supporting) dari rantai nilai (value chain) menyediakan struktur organisasi yang memungkinkan aktivitas utama (primary) berjalan. Analisis rantai nilai menjadi penting untuk mengungkap proses bisnis dalam organisasi yang terbuka untuk peningkatan melalui implementasi TIK.

15 2# Hubungan rekanan eksternal Analisis rantai pasok membantu dalam mengidentifikasi rekanan yang bersaing dan bekerja sama dengan organisasi saat pembuatan produk atau layanan. Memahami hubungan antara rekanan dan organisasi serta tingkat pengendalian organisasi terhadap rekanan tersebut dapat membantu Analis Bisnis dalam mengetahui proses bisnis, rekanan, pemasok, dan pesaing kooperatif (asco- opetition) mana yang terbuka untuk perubahan yang dimediasi TIK.

16 3# Kekuatan bersaing Sebagai tambahan pesaing langsung yang ada di pasar yang sama dengan organisasi, beberapa kekuatan lain berpengaruh pada kemampuan perusahaan untuk bersaing di pasar. Kekuatan lain itu adalah barang pengganti, pemain baru di pasar, pemasok, dan pelanggan; semua mewakili kekuatan yang memiliki pengaruh terhadap perusahaan. Analisis kekuatan bersaing dapat membantu dalam memahami lingkungan dan pasar industri, yang akan mengarah pada rekomendasi TIK untuk meningkatkan posisi bersaing bagi organisasi.

17 4# Analisis strengths, weaknesses, opportunities, dan threats Analisis perbandingan strengths, weaknesses, opportunities, dan threats (SWOT) sebuah organisasi dan pesaing utamanya memungkinkan Analis Bisnis untuk mengidentifikasi posisi bersaing organisasi saat ini serta kemungkinan untuk perubahan bersaing yang potensial. Analisis SWOT juga memungkinkan Analis Bisnis untuk melihat dimana organisasi mungkin dapat menjadi first mover untuk solusi inovatif atau fast follower untuk teknologi sukses milik pesaing. Analisis SWOT juga memungkinkan untuk mengidentifikasi strengths dan weaknesses organisasi serta threats dan opportunities lingkungan  area2 ini dapat membangkitkan ide untuk implementasi TIK.

18 Dampat TIK terhadap ekonomi
Dampak TIK harus dilihat dari 2 sisi: Sebagai peningkatan dalam keuntungan bersih (net profit) organisasi, Sebagai peningkatan manfaat yang diinginkan oleh pelanggan. Semua perubahan TIK harus memenuhi uji manfaat ekonomi ini dan harus dipertimbangkan menggunakan pendekatan manajemen proyek untuk proyek TIK berbasis nilai (value- based).

19

20 Hubungan antara rencana TIK, perubahan proses, dan manfaat ekonomi menjadi penting untuk keberhasilan usaha perubahan. Setiap rencana TIK perlu untuk menyertakan perubahan proses yang memaksimalkan hasil ekonomi bagi organisasi dan pelanggan.

21 Jenis2 inplementasi TIK
4 jenis implementasi TIK biasanya terjadi dalam organisasi: Pengurangan biaya, Dukungan manajemen, Perencanaan strategis, dan Dorongan kompetitif/bersaing. Saat Analis Bisnis merekomendasikan atau mengimplementasikan teknologi, haruslah waspada terhadap jenis proyek yang akan dikerjakannya. Jenis proyek bisanya ditentukan juga oleh prioritas dan ketersediaan sumberdaya.

22 Pengurangan biaya TIK membuat proses lebih efisien melalui perubahan proses, biaya pembuatan produk dapat dikurangi. Dukungan manajemen Sistem informasi dapat digunakan untuk membantu memantau, mengendalikan, dan merancang aktivitas bisnis. Perencanaan strategis Sistem ini dapat membantu formulasi strategi bisnis dan termasuk pelaporan manajemen serta pengumpulan data bersaing dari sumber eksternal organisasi. Dorongan kompetitif Infrastruktur TIK secara langsung digunakan untuk memantapkan keunggulan bersaing (competitive advantage) di pasar.

23 Proses bisnis dalam konteks organisasi

24 Organisasi terdiri dari departemen dan proses bisnis biasanya berjalan lintas departemen.
Proses alami dalam bisnis dapat dilihat pada rantai nilai (value chain). Kini hampir seluruh proses bisnis didukung oleh infrastruktur TIK. Penting bagi Analis Bisnis untuk dapat mengidentifikasi proses2 tersebut dan membuat rekomendasi teknologi apa yang terbaik untuk digunakan meningkatkan organisasi. Untuk melakukannya amak Analis Bisnis harus memahami bagaimana memecah organisasi menjadi unit2 kecil sehingga memudahkan dalam membuat rekomendasi.

25 Infrastruktur saat ini versus infrastruktur baru
Keuntungan dapat diperoleh dari penciptaan infrastruktur TIK dalam organisasi. Penting bagi Analis Bisnis untuk merasakan lingkungan sekitar, baik untuk membangun infrastruktur teknologi untuk proses baru atau menggunakan infrastruktur itu untuk mengubah proses yang ada. Bagaimanapun Analis Bisnis harus cukup pandai untuk menentukan apa yang diperlukan/diharuskan agar implementasi TIK atau perubahan dapat berhasil dengan sukses.

26 Bagi organisasi first mover dalam strategi bersaing maupun fast follower, orang yang bertanggung jawab terhadap rekomendasi TIK harus menyadari bahwa sangat penting untuk merasakan keinginan pelanggan dan melakukan perubahan proses yang akan meningkatkan net profit atau meningkatkan persepsi pelanggan terhadap produk organisasi. Penting juga bagi Analis Bisnis untuk selalu waspada terhadap persaingan dan apa yang perlu dilakukan untuk mempertahankan posisi kompetitif/bersaing.

27 Definisi proses bisnis
Untuk memandang organisasi secara proses (atau melihat organisasi sebagai satu kumpulan proses bisnis dan bukan sekelompok departemen yang tidak saling berhubungan) menuntu Analisis Bisnis untuk menggali lebih dalam ke organisasi. Analis Bisnis harus selalu ingat bahwa proses adalah sebuah kumpulan aktivitas terstruktur dan terukur yang dirancang untuk menghasilkan output tertentu dan dapat berjalan lintas departemen di dalam organisasi. Sebuah proses memiliki input, kumpulan aktivitas kerja, output yang telah diketahui.

28 Pikirkan proses sebagai sebuah pandangan dinamis dari organisasi yang melibatkan biaya, waktu, kualitas output, dan kepuasan pelanggan. Sebuah process focus berarti bahwa Analis Bisnis harus melihat lintas dan ke dalam organisasi untuk menggambarkan keseluruhan proses dan bukan hanya melihat departemen atau unit fungsional yang terpisah. Analis Bisnis kemudian harus memilah proses bisnis menjadi unit yang lebih kecil untuk memahami dengan jelas bagaimana proses beroperasi dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan proses tersebut.

29 Product focus akan memastikan kualitas produk akhir dan kemudian memeriksa departemen yang secara langsung berkontribusi pada penciptaan produk untuk melihat peluang untuk meningkatkan kualitas produk dan mengurangi biaya. Dalam process focus, konsentrasi pada tahapan dalam proses yang menghasilkan produk akhir; bila langkah2nya efisien dan berkualitas tinggi maka output juga akan berkualitas tinggi. Process focus melihat ke depan melalui work flow (dan lintas departemen), membuat kualitas sebagai bagian dari work flow; sedangkan product focus melihat ke belakang dari kualitas produk untuk menentukan apa yang tidak benar saat pembuatan produk tersebut. Product focus itu reaktif, sedangkan process focus itu proaktif.

30 Pengukuran proses Proses dapat diukur. Bila tidak dapat menentukan ukuran yang tepat untuk mengidentifikasi dampak perubahan proses, berarti proses tidak teridentifikasi dengan benar. Agar TIK dapat diimplementasi untuk mendukung posisi kompetitif organisasi, ukuran yang biasa digunakan adalah net profit, pangsa pasar, dan kepuasan pelanggan. Pemilihan ukuran didorong oleh beberapa faktor seperti organisasi dan maksud dari infrastruktur TIK.

31 Proses yang dipengaruhi oleh proyek TIK perlu untuk diukur sehingga dampak dari investasi TIK dapat dipastikan. Contohnya teknologi baru yang sedang dipertimbangkan oleh sebuah perusahaan asuransi untuk membuat ID card: Apakah produksi ID card yang lebih cepat akan cukup untuk menyetujui pengeluaran? Apakah produksi yang lebih cepat berarti lebih banyak pelanggan yang puas karena waktu antara order dan terima kartu lebih sedikit? Apakah banyak pelanggan yang puas berarti lebih banyak pelanggan yang loyal sehingga mengurangi biaya marketing?

32 Pemilik proses Pemilik proses adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap operasi dan output dari proses tersebut. Kepemilikan proses terkadang sulit dipastikan, karena proses biasanya melintasi batas dan hirarki departemen. Namun penting untuk menentukan pemilik proses walaupun kumpulan departemen harus berbagi kepemilikan. Mengidentifikasi pemilik proses memungkinkan orang yang mengelola aktivitas di dalam proses untuk menguasai perubahan proses serta membawa dampak positif bagi organisasi.

33 Proses membutuhkan adanya pemilik yang jelas untuk bertanggung jawab terhadap pelaksanaan langkah2 di dalam proses serta untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan telah terpenuhi. Penyelarasan proses lintas departemen dapat menyebabkan isu politik, perebutan kekuasaan, dan kesulitan penganggaran, khususnya bila perubahan proses berada di antara departemen yang saling berebut sumberdaya.

34 Dorongan proses Beberapa proses melibatkan sejumlah dorongan, kekuatan yang mempengaruhi keberhasilan sebuah usaha perubahan proses. Salah untuk berpikir bahwa hanya infrastruktur TIK yang dapat membawa perubahan proses atau bahwa hanya infrastruktur TIK yang dapat membawa posisi kompetitif/bersaing (competitive positioning).

35 Melalui penelusuran mendalam di organisasi dan penggunaan sumberdata organisasi, Analis Bisnis akan menemukan bahwa kombinasi dari dorongan seperti infrastruktur TIK, human capital (karyawan), kapabilitas organisasi, dan agen perubahan internal (pemilik proses) yang dapat memberikan keberhasilan usaha perubahan proses. Analis Bisnis harus memperhatikan dorongan2 proses internal utama agar perubahan proses bisa berhasil.

36 Organisasi, rantai pasok, rantai nilai, dan proses

37 Semua organisasi memiliki rantai pasok (supply chain) dan rantai nilai (value chain).
Didalam rantai nilainya, sebuah organisasi dapat memiliki beberapa proses yang memberikan nilai dengan mengolah bahan/material mentah menjadi produk akhir. Material2 itu diproses menjadi produk melalui sebuah value- added effect. Proses2 di dalam rantai pasok dan rantai nilai organisasi akan mewakili kompetensi inti (core competency) tertentu.

38 Sebuah rantai pasok meliputi pemasok bahan mentah, manufaktur dan operasi, distribusi, toko ritel, dan pelanggan. Terkadang rantai pasok dibuat bersama beberapa rekan (organisasi eksternal lain) yang menyediakan layanan untuk organisasi. Terkadang beberapa segmen atau aspek dari rantai pasok dilakukan di dalam organisasi itu sendiri.

39 Sebuah rantai nilai terdiri dari aktivitas pendukung (support activity) seperti administrasi, personalia, teknologi, dan pembelian serta aktivitas utama (primary activity) seperti pengiriman masuk, operasi, penjualan dan pemasaran, layanan, dan pengiriman keluar. Sebuah rantai nilai organisasi dapat menyertakan beberapa aktivitas rantai pasok.

40 Saat menentukan proses dimungkinkan untuk memeriksa:
Proses bisnis yang overarching (misalnya: CRM yang lintas unit fungsional organisasi), Aktivitas (misalnya: layanan yang ada dalam rantai nilai), dan Prosedur operasi (misalnya: menangani keluhan pelanggan) Cara Analis Bisnis melihat proses dan aktivitas sebagai komponen penting dalam menentukan tingkat perubahan proses yang akan dijalankan Analis Bisnis serta manfaat yang dapat diberikan kepada organisasi. Penting bagi Analis Bisnis untuk proses bisnis dari sudut pandang tingkat tinggi yang luas untuk memaksimalkan investasi di dalam infrastruktur teknologi informasi.

41

42 Visi untuk inovasi proses
Setiap implementasi proses memiliki dampak terhadap pelanggan. Pandangan pelanggan terhadap organisasi diciptakan oleh produk yang disediakan oleh perusahaan, khususnya setiap produk baru yang dibawa ke pasar. Analis Bisnis harus memahami bagaimana organisasi menghasilkan produknya, inovasi apa yang harus dilakukan, dan kompetensi apa yang harus ada untuk memastikan kesuksesan setiap inovasi.

43 Inovasi produk membutuhkan visi untuk inovasi proses.
Membawa produk baru ke pasar berarti menghasilkan ide untuk produk baru, sebagaimana halnya meningkatkan produk yang sudah ada. Inovasi yang tidak memberikan dampak terhadap peningkatan keunggulan bersaing (competitive advantage) dianggap sebagai pengeluaran.

44 Berikut adalah 3 pendekatan untuk inovasi produk yang dapat diwujudkan melalui infrastruktur TIK.
Integration. Perusahaan mengelola dan mengendalikan setiap langkah yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan membawa produk ke pasar. Orchestration. Perusahaan fokus pada beberapa bagian proses komersial (misalnya membawa produk ke pasar) dan berkolaborasi dengan rekanan untuk mengerjakan selanjutnya. Licensing. Perusahaan menjual atau melisensikan produk atau ide baru untuk organisasi lain, yang kemudian menangani seluruh proses komersial.

45

46 Tujuan proses dan atribut
Saat menciptakan inovasi proses, Analis Bisnis harus memahami proses secara menyeluruh dan mengidentifikasi tujuan dan atribut proses saat ini. Analis juga harus mengetahui bagaimana proses akan bekerja setelah inovasi proses selesai, beserta tujuannya, sebelum perubahan proses dijalankan. Proses bisnis harus memiliki tujuan. Sebuah tujuan (objective) adalah sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi. Sebuah atribut proses menjelaskan sebuah proses dan mengindikasikan bagaimana harus berfungsi.

47 Identifikasi tujuan proses dan atributnya penting untuk mengamankan sumberdaya untuk usaha perubahan proses. Penting bagi proses yang terbuka untuk perubahan dipilih untuk inovasi. Memilih proses yang tepat dan menentukan tujuan serta atribut proses akan mengarah pada tujuan yang dapat tercapai. Identifikasi adalah tahap penting dalam mencapai inovasi proses yang customer-centered, product-focused, and profit-focused. Inovasi dibutuhkan bagi organisasi untuk menjaga posisi kompetitif/bersaing.

48 Terima Kasih