CHAPTER SURAT PESANAN.

Presentasi berjudul: "CHAPTER SURAT PESANAN."— Transcript presentasi:

1 CHAPTER SURAT PESANAN

2 Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang isinya me
Mesan produk tertentu Informasi produk Hal-hal yang perlu disampaikan: nama, jenis, type, ciri-ciri barang yang dipesan Jumlah atau banyaknya barang yang dipesan Cara pembayaran Cara pengiriman barang atau penyerahan Waktu penyerahan atau waktu pengiriman Harga dan bila perlu kalkulasi harga bila sudah pasti perinciannya 7. Potongan harga

3 Penulisan surat pesanan
Pembuka penunjukan acuan iklan s.penawaran wiraniaga Inti deskripsi barang/jasa Penutup harapan, ucapan terima kasih

4 CONTOH SURAT PESANAN Kop surat
Nomor : 035/RS/PS/V/ Mei 2007 Hal : Pesanan cat Toko cat Avian Jln. Dewi Sartika 95 Jakarta Dengan hormat berdasarkan informasi petugas pemasaran Saudara, kamimemesan barang-barang tersebut dibawah ini 40 kg cat Avian warna biru metalik (BM05) 60 kg cat ICI warna hijau dop (H-080) 100 kg dempul plastik sanpoli 30 gallon thinner supertin Pembayaran kami lakukan secara kredit (dua kali angsuran) Pembayaran tahap I (50%) pada saat penyerahan barang Pembayaran tahap II (sisanya), satu bulan setelah penerimaan barang. Seandainya pesanan ini dapat disetujui, kami minta cat dan dempul seluruhnya dalam kemasan 1 kg. Kami harap barang tersebut dikirim secepatnya. Terima kasih

5 V.a. SURAT PENOLAKAN PESANAN
Hal-hal yg dpt menimbulkan penolakan pesanan, yaitu: Barang tdk tersedia Barang tersedia tp jumlahnya tidak cukup dk bisa diusahakan Pemesan bermasalah dgn keuangan Tdk disepakatinya cara penyerahan brg yg ditawarkan Tdk disetujuinya cara pembayaran brg yg diajukan Surat penolakan pesanan hrs berisi alasan logis dan obyektif. Cara pembuatan surat penolakan pesanan Pembuka : ucapan terima kasih atas pesanan Inti : alasan logis dan obyektif penolakan penawaran alternatif barang penawaran alternatif pembayaran Penutup : harapan dan ucapan terima kasih

6 SURAT PENGIRIMAN PESANAN
CHAPTER 6 SURAT PENGIRIMAN PESANAN

7 VI. SURAT PENGIRIMAN PESANAN DAN SURAT TANDA BUKTI
Fungsi surat pengiriman pesanan selain menerangkan pengiriman barang juga sebagai pengantar untuk dokumen yang dikirim. Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan: Berdasarkan order yang mana barang dikirim Jenis barang apa saja yang dikirim Berapa jumlah barang yang dikirim Alat angkut yang dipergunakan Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan

8 Dokumen barang yang sering dilampirkan bersama surat pengiriman barang (sesuai dengan kasus)
Surat pengantar barang, dan faktur Bila dikirim dengan perusahaan pengangkutan, harus ada surat muatan barang atau surat angkutan barang: a. surat jalan kendaraan darat b. bill of lading (B/L) atau konosemen kapal laut c. air way bill (AWB) pesawat Bila barang perlu dirinci atau dipak, harus dibuat daftar rincian barang sesuai faktur Bila telah dilakukan pembayaran baik seluruhnya atau sebagian dilampirkan kwitansi 5. Bila diasuransikan, dilampirkan polis asuransi.

9 Penulisan surat pengiriman pesanan
Pembuka : acuan pesanan waktu pengiriman Inti : jenis dan jumlah barang pengepakan (bila ada) penyebutan dokumen yang dilampirkan Penutup : estimasi tibanya barang pengharapan

10 CONTOH SURAT PENGIRIMAN PESANAN
Nomor : 078/SPB/V/ Mei 2007 Lampiran: Satu berkas Hal : Pengiriman mesin diesel PT Simona Ambonia Jln. Pattimura 26 Ambon Dengan hormat Pesanan Saudara melalui surat nomor: 72/SP/V/2007 berupa 20unit mesin diesel merek yanmar telah kami kirim hari melalui perusahaan EMKL Mutiara, dan diperkirakan tiba ditempat akhir bulan ini. seluruh mesin diesel tersebut kami pak ke dalam lima peti yang kuat masing-masing berisi empat unit mesin. Sesuai dengan permintaan Saudara, barang tersebut kami asuransi kan pada perusahaan Asuransi Parolamas, Jakarta. Untuk memudah kan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopi premi asuransi, daftar rincian barang, dan dokumen lainnya. Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik.

11 SURAT TANDA BUKTI Surat tanda bukti yang dimaksud disini adalah surat yang berbentuk formulir isian. Dan baru dianggap surat jika telah ditandatangani. Surat tanda bukti berupa faktur, daftar rincian barang, dan surat pengantar barang. FAKTUR Faktur/invoice adalah tanda bukti penjualan barang. Ada 3 macam jenisnya: Faktur pro-farma adalah faktur sementara yang diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan. Faktur konsuler, untuk perdagangan luar negeri faktur yang dikeluarkan atau dilegalisasikan oleh perwakil an negara pengimpor yg berkedudukan dinegara pengekspor 3. Faktur biasa

12 CONTOH FORMAT FAKTUR KOP SURAT
FAKTUR Nomor: …………. Yth………… ……………….. …………….. Untuk pembelian barang-barang dibawah ini No Nama barang banyaknya harga jumlah satuan 1 Mesin cuci Sanyo model S-88E units Kipas angin national units 3 Magic com King units jumlah disc 10% jumlah dibayar

13 DAFTAR RINCIAN BARANG Daftar rincian barang dibuat bila barang dipak (untuk menge tahui isinya), dan bila barang yang dikirim terdiri atas bebe rapa jenis. Daftar rincian barang merupakan alat kontrol untuk mengeta hui apakah kiriman barang sudah lengkap seluruhnya atau belum. Daftar rincian barang berbentuk form yang terdiri kolom kolom: kode atau nomor peti, isi peti, ukuran peti, berat barang (netto dan bruto). Guna daftar rincian barang adalah: Mengetahui isi peti atau alat pengepakan lain Dicocokkan dengan faktur Memudahkan menghitung ongkos angkut Memperlancar proses pemuatan dan pengangkutan brg

14 CONTOH DAFTAR RINCIAN BARANG
KOP SURAT DAFTAR RINCIAN BARANG Sesuai dengan faktur ……… Yth………… Untuk pengiriman barang-barang di bawah ini No Kode Peti Isi Peti Ukuran Peti Berat Netto Bruto Jumlah S.E. & O Surabaya, ………

15 SURAT PENGANTAR BARANG
Surat pengantar barang yaitu surat yang disertakan bersama barang sebagai pengantar dalam pengiriman barang. SPB merupakan bukti penyerahan barang sekaligus ber fungsi sebagai tanda terima barang. SPB dibuat rangkap dua, lembar asli setelah ditandatangani Pembeli dibawa kembali oleh pengantar barang untuk diserah kan ke bagian penjualan atau bagian ekspedisi, duplikatnya tinggal pada penerima barang.

16 CONTOH SURAT PENGANTAR BARANG
KOP SURAT SURAT PENGANTAR BARANG Nomor :………….. Yth……………… Harap diterima kiriman barang-barang di bawah ini yang diangkut dengan Kendaraan ………………… No Banyaknya Nama Barang Keterangan Surabaya, Yang Menerima Pengirim