PT.DINAMIKA MEDIA PROMOSINDO

Presentasi berjudul: "PT.DINAMIKA MEDIA PROMOSINDO"— Transcript presentasi:

1 PT.DINAMIKA MEDIA PROMOSINDO
BUSINESS PLAN and MARKETING PLAN 2015 PT.DINAMIKA MEDIA PROMOSINDO

2 Event organizer Apa sih arti event organizer
PENGERTIAN Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material. Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu kliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.  Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional.

3 Dalam mengerjakan event di butuhkan Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang. “Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).

4 Prinsip dalam membuat event
Why     : Alasan event itu dibuat ·        What    : Apa bentuk event itu ·        Where  : Dimana akan dilaksanakan ·        When   : Kapan dan berapa lama event tersebut dilaksanakan ·        Who     : Siapa saja yang akan terlibat dalam event tersebut ·        How     : Bagaimana cara melaksanakannya

5 Proses Tahapan Pembuatan Event
- Mencari konsep yang kreatif. - Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis. - Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan. - Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal. -Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal. - Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat. - Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor. - Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll. - Melakukan kontrak kepada semua pihak - Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara Jika diperlukan melakukan konferensi pers - Melakukan publikasi - Merekruit sesuai dengan kebutuhan - Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

6 Eksekusi Event Yang Significant
- Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.. - Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll. - Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat). - Tepat waktu. - Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien. - Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih. - Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya. - Hasil acara diliput di media cetak / elektronik

7 BEBERAPA TIPS YANG BERHUBUNGAN DENGAN EVENT ORGANIZER
Belajarlah untuk mengatur waktu Anda untuk menghindari situasi sibuk dan stres dalam menghadapi permintaan klien Anda. Berkordinasi untuk pembagian tugas-tugas kepada team kerja Anda sebagai Jasa Event Organizer Membuat berbagai macam ide dan menerapkannya dalam berbagai kebutuhan event-event Anda,sesuai dengan kebutuhan klien. Cobalah untuk memberikan segala kebutuhan klien Anda sesuai dengan tingkat kemampuan Jasa Event Organizer anda. Menerapkan solusi Event daripada menggunakan teknik konvensional untuk memberikan layanan yang efisien untuk klien-klien Anda di Jakarta dan sekitarnya Selalu memberikan masukan dan solusi yang positif dan baik kepada klien,sehingga klien merasa itulah pentingnya anda sebagai Jasa Event Organizer.

8 Klien 1 2 3 Anda sebagai eo Meeting intern 5 4 Team work 6 Vendor 7
Ide yaitu sebuah Konsep 2 3 Anda sebagai eo Meeting intern 5 4 Team work 6 Vendor 7

9 Gambar 1. : adalah dimana klien menghubungi event organizer untuk
Gambar 1 : adalah dimana klien menghubungi event organizer untuk dibuatkan suatu event atau acara . Gambar 2 : Dimana Kita DMP selaku perusahaan yang bergerak dibidang Event Organizer siap untuk membuatkan sebuah event yang diinginkan oleh klien Gambar 3 : menjelaskan dimana dari keinginan klien kita tuangkan dalam sebuah ide yaitu proposal ,dari proposal konsep itulah yang mana dikembangkan menjadi sebuah event sesuai dengan keinginan klien. - Ada baiknya sebelum menuangkan ide tersebut didalam suatu konsep,conseptor meminta saran ke team multimedia dan production karena hal ini akan berhubungan dengan kelengkapan dalam event tersebut dan budget yang harus klien keluarkan untuk terwujudnya event tersebut.karena terkadang seorang konseptor dapat mengeluarkan ide - ide yang terkadang membuat budget event menjadi mahal. - Ketika konsep sudah disetujui oleh pihak klien diharapkan semua team marketing,productions,multimedia mengadakan meeting untuk membicarakan hal2 Apa saja yang di butuhkan nantinya ketika event tersebut dilaksanakan.

10 Gambar 4 : dimana ketika suatu konsep tersebut telah disetujui oleh pihak
klien sudah seharusnya semua team baik marketing,multimedia, produksi , finance dan admin membicarakan atau membahas event tersebut disebuah meeting karena semua akan berhubungan dalam pelaksanaan event tersebut.inilah yang dinamakan team event organizer.dalam hal ini pasti akan ada berdebatan namun hal ini wajar terjadi,selama hal ini baik maka semua akan berjalan lancar. Gambar 5 , 6 : mengambarkan dimana adanya berbedaan pendapat , berdebatan dari masing – masing individu akan disatukan dalam sebuah kerjasasama dalam sebuah event 7 .dimana vendor sebagai penunjang yang mana nantinya pelengkap yang akan membantu kita mejalankan atau mewujudkan event tersebut.

11 Team . Dalam sebuah Event Organizer terdapat beberapa divisi ,yaitu :
Marketing : terbagi menjadi 2 yaitu marketing aktif dan Pasif Produksi Multimedia : terbagi menjadi 2 visual dan Animasi Administrasi Keuangan Penunjang : Vendor - Dalam sebuah event organizer item – item ini lah yang berpengaruh penting dalam sebuah perusahaan dan dalam kelangsungan suatu event .

12 Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat
 Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat? A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar sebuah brand Event Organizer cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) , menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Pada awalnya bissa mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan sebagainya.

13 Marketing itu apa yah???? Dan pentingnya marketing di sebuah perusahaan
MAKETING PASIF Menunggu bola Mendapatkan informasi dari telpon, Klien datang langsung ke kantor AKTIF Datang langsung ke perusahaan – perusahaan Memperkenalkan diri melalui telpon ke klien atau mengirim compro by Mempergunakan link yang sudah di miliki sebelumnya. Meminta referensi langsung dari klien sebelumnya. Memfolow up kembali klien – klien sebelumnya baik yang sudah pernah berkerjasama sebelumnya atau belum.

14 KLIEN Dari informasi yang kita dapat dari telpon atau yang masuk klien ,barapa banyak Dalam satu tahun atau dalam waktu 1 bulan ???? Dan brapa % yang pitching dan berapa % yang langsung penunjukan ke kita ?? Dalam hal ini dapat di ketahuin alasan kenapa dari banyaknya Telpon atau yang masuk …banyak event yang lost atau tidak Dijalankan / tidak tereksekusi Dalam hal ini perlu adanya seorang admin yang membantu marketing Untuk menilai krna admin sebagai sentral dimana data telpon dan yang masuk Pertama kali di ketahui atau di terima .admin harus menyimpan atau mempunyai Data tersebut sehingga dapat dianalisa,untuk menunjang data perusahaan.

15

16 IDE YANG KREATIF YANG DITAWARKAN PERUSAHAAN JASA EVENT ORGANIZER KE PIHAK KLIEN
Kualitas seperti ide sangat penting dalam mencapai kesuksesan sebagai Event Organizer. klien biasanya mencari jasa Event organizer yang berpengalaman agar bisa meningkatkan efektivitas Event mereka. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang ini kita harus selalu melatih cara menghemat biaya dan efisien dalam mengoranisir suatu event untuk menarik perhatian klien. Hal ini akan membantu kita selaku Event organizer meningkatkan klien dan pendapatan perusahaan – tujuannya utama kita sebagai event organizer agar mereka dapat menikmati Event yang sukses. MEMPERTAHANKAN FLEKSIBILITAS DALAM PENDEKATAN JASA EVENT ORGANIZER DENGAN KLIEN. salah satu kualitas yang paling penting dari suatu Event Organizer yang sukses adalah fleksibilitas dalam pendekatan mereka untuk melayani klien. Seorang ahli Jasa Event Organizer harus memahami konsep suatu Event sebelum memilih dan bernegosiasi dengan vendor. Pemahaman ini akan membantu kita untuk mengeluarkan ide-ide yang mana untuk memenuhi kebutuhan klien kita harus bisa beradaptasi dengan segala macam kebutuhan klien, yang dapat berubah tak terduga. Kemampuan kita untuk mengakomodasikan perubahan ini akan meningkatkan efektivitas Anda, yang diperlukan untuk mendapatkan kepuasan dari klien Anda.

17 Event Management Process
Proses dasar penyelenggaraan suatu event the process cycle research research Design evaluasi Coordinations Planing

18 Marketing ????..... Dalam Pengertian Marketing atau dikenal sebagai kata pemasaran merupakan salah satu bagian dari penjualan atau permintaan. Pengertian Marketing atau pemasaran berperan penting bagi semua usaha, karena pemasaran mempunyai kedudukan sebagai penghubung antara perusahaan pembuat produk dengan konsumen atau masyarakat sebagai pemakai produk. Oleh karena itu, perusahaan selalu memberikan perhatian yang maksimal terhadap hal ini agar tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik dan memberikan fasilitas yang menunjang kinerja marketing di lapangan.

19 Kebutuhan marketing Pribadi - LAPTOP - Komputer - Modem - Pulsa

20 Kebutuhan Team Marketing
Secara Team - KOMPUTER PC atau LAPTOP dan WEBsite Perusahaan - WIFI / Internet - Line telpon yang menghubungkan antar ruangan Yang mana menghubungkan antara ruangan marketing Dengan team yang lainnya.

21 Penunjang Website Perusahaan Dimana web perusahaan ini harus update setiap saat, yang mana berisikan keterangan keterangan yang baru di lakukan atau di kerjakan , update foto – foto Event yang baru saja berlangsung , agar klien yang lama atau yang baru dapat dapat melihat hasil – hasil yang sudah dikerjakan. Data Base Data base klien yang lama dan yang baru. Untuk data base klien lama sangat penting karena dapat di follow up kembali untuk event-event selanjutnya.untuk mendapatkan data base klien yang baru,sebagai marketing harus sering – sering datang ke suatu event orang lain atau bisa seperti pameran contoh prj dll, karena biasanya disini kita bisa mendapatkan data base baru sesama marketing perusahaan atau sesama eo.

22 Alangkah baiknya jika event Organizer di tunjang dengan Advertasing sebagai media promotions event tersebut. Misal dapat membuat majalah sebagai media promotionsnya.

23

24 LAKUKAN INI SAAT BERTEMU KLIEN
Bertemu dengan klien bisnis punya peran penting, karena Anda ingin menjadikan itu sebagai awal dari hubungan kerja yang baik. Anda pasti ingin terlihat profesional, percaya diri, serta mampu meyakinkan sang klien. Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan saat pertemuan dengan klien bisnis. Buat perencanaan  Saat akan bertemu dengan klien baru, ada baiknya buat perencanaan, terutama tentang apa yang ingin Anda capai dari pertemuan tersebut. Buat juga persiapan mengenai produk atau jasa yang Anda tawarkan kepada klien. Ketahui latar belakang klien dan apa yang menjadi misi mereka Dengan begitu, Anda bisa mempersiapkan presentasi dengan menawarkan produk yang sesuai dengan keinginan klien. Susun agenda pertemuan Sebelum mengadakan pertemuan, coba susun agenda atau jadwal tentang meeting yang akan dilakukan. Cara ini untuk mengetahui apa tujuan utama pertemuan Anda dengan klien dan agar pertemuan itu tetap fokus pada tujuan. Sehari sebelum bertemu, kirimkan kepada klien mengenai agenda pertemuan tersebut. Buat kesan profesional  Saat bertemu klien baru, tentu Anda harus bisa memperlihatkan kesan profesional. Berpakaian rapi, bersikap sopan, dan profesional adalah kuncinya. Jika Anda terbiasa berpenampilan kasual saat ke kantor, cobalah untuk lebih formal saat bertemu klien. Ini adalah salah satu cara untuk memberi kesan Anda menghormati dia dan pertemuan tersebut. Selain itu, jaga sikap profesional dengan datang tepat waktu dan menjabat tangannya saat bertemu. Saat berada di dalam meeting, jangan pernah gunakan ponsel, terlihat mengantuk, atau mengobrol dengan sesama rekan kerja saat klien sedang berbicara. Catat Selain melakukan presentasi di depan klien, Anda juga harus menjadi pendengar yang baik. Anda harus bisa mengetahui apa keinginan klien dan agar tidak lupa, buatlah catatan mengenai isi pertemuan tersebut. Catatan ini juga berguna untuk menyamakan pikiran antara Anda dengan klien. Setelah selesai meeting, Anda bisa membuat notulen mengenai rangkuman dari isi pertemuan yang sudah selesai. Kemudian kirimkan notulen tersebut ke klien, supaya Anda dan mereka sama-sama punya catatan untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.