Disusun oleh: herry syafrial, s.pd., m.a.

Presentasi berjudul: "Disusun oleh: herry syafrial, s.pd., m.a."— Transcript presentasi:

1 Disusun oleh: herry syafrial, s.pd., m.a.
General Affair Disusun oleh: herry syafrial, s.pd., m.a.

2 Standard Operating Procedure (SOP)
Pengertian SOP adalah: Serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Menurut Tjipto Atmoko, Standard Operating Procedure merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

3 Manfaat SOP Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitas proses bisnis perusahaan. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional kerja. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional dalam perusahaan. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena perusahaan telah memilki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis.

4 Prinsipi Prinsip SOP Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum.

5 Konsisten, SOP harus dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan. Komitmen, SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran pegawai dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi. Perbaikan Berkelanjutan, Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien. Mengikat, SOP sifatnya harus mengikat pelaksana dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting, Seluruh pegawai memiliki peran dalam setiap prosedur yang telah di standarkan. Jika pegawai tersebut tidak melaksanakan peranannya dengan baik, maka proses produktivitas dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu. Terdokumentasikan dengan Baik, Seluruh prosedur yang telah di standarkan harus di dokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yang membutuhkan.

6 Tugas GA Melakukan pengelolaan dan perawatan kendaraan dinas
Perawatan gedung perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb) Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan) Perawatan instalasi listrik (Mechanical dan electrical) Semua bentuk perizinan perusahaan

7 Distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
Keamanan perusahaan (satpam, security) Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll) Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll) Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll) Mengurusi dan mengelola kantin jika ada

8 Spesifikasi Jabatan Pendidikan SMU/Sederajat Atau berpengalaman +/- 5 tahun di bidang General Affairs. Mengerti dan memahami peraturan dan perundangan yang berlaku serta proses pengurusannya Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Pemeliharaan fasilitas Kantor dan memperbaiki kerusakan. Memiliki kemampuan untuk merencanakan Jadwal Inspeksi Asset Perusahaan dan melaporkan ke FAA Dept. Memiliki kemampuan untuk mengamankan fasilitas Perusahaan dan Asset Perusahaan.

9 Ringkasan Pekerjaan Melakukan pengurusan seluruh perijinan yg dibutuhkan oleh perusahaan, menjaga hubungan baik dengan lingkungan sekitar perusahaan dan dengan pemerintah daerah setempat, melakukan pencatatan dan pelaporan Asset Perusahaan, melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana kantor, dan memastikan ketersediaan kebutuhan kantor, serta pengamanan Fasilitas kantor dan asset perusahaan.

10 Tanggung Jawab Bertanggung jawab terhadap pemenuhan perijinan yang diperlukan perusahaan. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya hubungan baik dengan lingkungan sekitar Perusahaan. Bertanggung jawab terhadap pelaporan secara periodik keberadaan dan kondisi asset perusahaan. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya fasilitas kantor. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan kebutuhan stationary . Bertanggung jawab terhadap keamanan seluruh fasilitas kantor dan asset perusahaan.

11 Indikator Kinerja Ketersediaan Izin yang diperlukan perusahaan dan terjaganya hubungan dgn lingkungan sekitar perusahaan. Ketepatan laporan Asset perusahaan ke FA Dept. Ketersediaan Stationary yg dibutuhkan perusahaan. Terpeliharanya Fasilitas pendukung di kantor. Terpeliharanya Keamanan Fasilitas kantor dan asset perusahaan.