Sistem Manajemen Integrasi

Presentasi berjudul: "Sistem Manajemen Integrasi"— Transcript presentasi:

1 Sistem Manajemen Integrasi
PELATIHAN Sistem Manajemen Integrasi (ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001:2007) PT Gorontalo Minerals Jakarta, 8 November 2011

2 QUALITY ?

3 MISPERCEPTION ABOUT QUALITY
Quality is only be QA/QC responsibility Quality is something expensive Quality is meet with product/service specification Quality is product/service which has pass inspection and test stage Quality become second priority after profit

4 “Degree to which a set of inherent characteristics meet requirements ”
DEFINITION OF QUALITY : “Degree to which a set of inherent characteristics meet requirements ” Reff: ISO 9001:2008

5 INHERENT CHARACTERISTICS FOR SERVICES
Accuracy Courtesy Credibility Safety Efficiency Responsiveness Access Communication Security Punctuality

6 NEED AND EXPECTATION OF CUSTOMER
Fitness for use Certainty Quality of product/service On time performance Low price Safety and secure After Sales Etc

7 HOW TO MEET THE REQUIREMENTS ?
Focus to customer (internal and external) Quality should be planned and suitable with company’s capability Quality is prevention not detection Quality should be all employees responsibility Quality should be improved continually Quality first, profit follows Quality should get management commitment

8 Works without Quality Culture TOTAL QUALITY MANAGEMENT
QUALITY EVOLUTION QUALITY CONTROL 1960’ INSPECTION 1930’ QUALITY ASSURANCE 1970’ Works without Quality Culture TOTAL QUALITY MANAGEMENT 1990 ‘

9 Quality Management (QM)
“ Coordinated activities to direct and control an organization with regard to quality “ Quality Management Comprised: - Quality Planning - Quality Control - Quality Assurance - Quality Improvement Ref: ISO-9001:2008

10 CUSTOMER ?

11 Customer INTERNAL EXTERNAL Transaction Company Services Internal
Function Internal Function Internal Function Internal Function Customer Transaction Internal Function Company Services

12 Every personnel Have Customer

13 I S O ?

14 WHAT IS ISO ? A worldwide federation of national standards bodies from some 150 countries, based on Geneva, Switzerland. A non-governmental organization established in 1947 ISO’s Mission is to promote the development of standardization and related activities in the world ISO's work results in international agreements which are published as International Standards. Is a Management System Standard for quality and not product standard

15 EVOLUTION OF ISO 9000 MoD - 05 Military Std. 9858A AQAP Series (NATO)
BS 5157 (UK) BS 5750 (UK) CSA Z 299 (CANADA) ISO 9000:1987 ISO / TC 176 ISO 9000:1994 ISO 9000:2000 ISO 9001:2008

16 8 QUALITY MANAGEMENT PRINCIPLE ?

17 8 QUALITY MANAGEMENT PRINCIPLES
Have been identified as a framework towards improve performance of an organization. Aimed at helping organizations to achieve sustained success. Form the basis for the quality management system standards within the ISO 9000 Series

18 8 QUALITY MANAGEMENT PRINCIPLES
1. CUSTOMER FOCUSED 2. LEADERSHIP 3. INVOLVEMENT OF PEOPLE 4. PROCESS APPROACH 5. SYSTEM APPROACH TO MANAGEMENT 6. CONTINUAL IMPROVEMENT 7. FACTUAL APPROACH TO DECISION MAKING 8. MUTUALLY BENEFICIAL SUPPLIER RELATIONSHIPS

19 PRINCIPLE 1 : CUSTOMER FOCUS
“ ORGANIZATIONS DEPEND ON THEIR CUSTOMERS AND THEREFORE SHOULD CURRENT AND FUTURE CUSTOMER NEEDS, SHOULD MEET CUSTOMER REQUIREMENTS AND STRIVE TO EXCEED CUSTOMER EXPECTATIONS ”

20 CAN BECOME FULLY INVOLVED IN ACHIEVING THE ORGANIZATION’S OBJECTIVES “
PRINCIPLE 2 : LEADERSHIP “ LEADERS ESTABLISH UNITY OF PURPOSE AND DIRECTION OF THE ORGANIZATION. THEY SHOULD CREATE AND MAINTAIN THE INTERNAL ENVIRONMENTAL IN WHICH PEOPLE CAN BECOME FULLY INVOLVED IN ACHIEVING THE ORGANIZATION’S OBJECTIVES “

21 PRINCIPLE 3 : INVOLVEMENT OF PEOPLE
“ PEOPLE AT ALL LEVELS ARE THE ESSENCE OF AN ORGANIZATION AND THEIR FULL INVOLVEMENT ENABLE THEIR ABILITIES TO BE USED FOR THE ORGANIZATION’S BENEFIT “

22 PRINCIPLE 4 : PROCESS APPROACH
“DESIRED RESULTS IS ACHIEVED MORE EFFICIENTLY WHEN ACTIVITIES AND RELATED RESOURCES ARE MANAGED AS A PROCESS “

23 PRINCIPLE 5 : SYSTEM APPROACH TO MANAGEMENT
“ IDENTIFYING, UNDERSTANDING AND MANAGING A SYSTEM OF INTERRELATED PROCESSES FOR A GIVEN OBJECTIVE IMPROVES THE ORGANIZATION’S EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY “

24 “CONTINUAL IMPROVEMENT OBJECTIVE OF THE ORGANIZATION ”
PRINCIPLE 6 : CONTINUAL IMPROVEMENT “CONTINUAL IMPROVEMENT SHOULD BE A PERMANENT OBJECTIVE OF THE ORGANIZATION ” P D A C

25 PRINCIPLE 7 : FACTUAL APPROACH TO DECISION MAKING
“EFFECTIVE DECISION ARE BASED ON THE ANALYSIS OF DATA AND INFORMATION ”

26 PRINCIPLE 8 : MUTUALLY BENEFICIAL SUPPLIER RELATIONSHIP
“ AN ORGANIZATIONAND ITS SUPPLIERS ARE INTERDEPENDENT, AND A MUTUALLY BENEFECIAL RELATIONSHIP ENHANCES THE ABILITY OF BOTH TO CREATE VALUE ”

27 KONSEP INTEGRASI

28 MANAGEMENT CHALLENGES
Peningkatan kompetisi dalam ekonomi global Permintaan mutu Produk & Jasa Kebijakan Struktur Organisasi SDM Q Ramah Lingkungan Peduli K3

29 INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (IMS) ?
Kombinasi antara beberapa sistem/program menjadi satu sistem untuk mencapai sasaran sekarang maupun akan datang

30 Integrated Management System (IMS)
QMS EMS OHSAS IMS Integrasi FSMS ISMS SMS

31 KEUNTUNGAN IMS ? Meningkatkan pemahaman dan penggunaan sistem manajemen oleh seluruh personel Mengurangi birokrasi dan administrasi proses Memastikan “strategic direction” organisasi Employee “buy in”

32 KEUNTUNGAN IMS ? Mencegah duplikasi: sumberdaya internal, dokumen,
rekaman, audit Mereduksi biaya: dokumen, sosialisasi, audit Mengurangi potensi mis-komunikasi dan mis-koordinasi Satu sistem manajemen terintegrasi, satu kontrol

33 MODEL INTEGRASI Terpisah/Paralel Kombinasi/Gabungan Integrasi Penuh

34 GAMBARAN TENTANG STANDARD SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

35 Who gives better services?
Mutu dan Pasar Pembeli (Goods and Services) Who provides higher quality? Who gives better services? Services Who Delivers Faster? Who sells it cheaper? The Market Sumber Daya THE BUSINESS PASAR Supplier Goods/ Penjual (Goods and Services)

36 Mutu Keuntungan Ketika Mutu mulai meningkat… Harga Kepuasan pelanggan
Penguasaan pasar/ area Mutu Harga Produktifitas Biaya Keuntungan

37 ( World Class Business excellence model )
Tahapan ISO 9001 ( World Class Business excellence model ) T Q M ISO 9001 :2008 ISO 9001 :2000 ISO 9001 :1994 ISO 9001 :1987 QC/QA model QM model TQM model

38 Kualitas Produk/Jasa Marketing & Market Research
Specification/Planning Disposal Customer Services Procurement Kualitas Produk/Jasa Sales and Distribution Operations Testing

39 Seri ISO 9000 Prinsip manajemen mutu Kosakata dan istilah ISO 9000:2005 Fundamentals & vocabulary ISO 9001:2008 Requirements ISO 9004:2000 Guidelines for performance improvement Persyaratan Perangkat/alat untuk peningkatan performa

40 Continual improvement terhadap SMM
Pendekatan Proses Continual improvement terhadap SMM Tanggung Jawab Manajemen Kepuasan Persyaratan Pengelolaan Sumber Daya Pengukuran, analisa dan improve Pelanggan Pelanggan Input Realisasi Produk Output Produk

41 Keterkaitan antar proses
PDCA Process E Process A PDCA PDCA Process C Process D PDCA PDCA Customers & stakeholders Customers & stakeholders Process B PDCA Internal Customer Internal Customer Process F PDCA

42 Struktur ISO 9001:2008 Terdiri dari 8 klausa: Lingkup Acuan Normatif
Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Mutu Tanggung jawab Manajemen Manajemen Sumberdaya Realisasi Produk Pengukuran, analisa dan penyempurnaan Annex A Annex B Bibliography

43 Act Plan Check Do ISO 9001:2008 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
Persyaratan Umum Persyaratan Dokumentasi Umum Manual Mutu Pengendalian Dokumen Pengendalian Catatan ISO 9001:2008 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Komitmen Manajemen Fokus pada Pelanggan Kebijakan Mutu Perencanaan Sasaran Mutu Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Tanggung Jawab dan Wewenang Tanggung Jawab dan Wewenang Wakil Manajemen Komunikasi Internal Tinjauan Manajemen Umum Masukan untuk tinjauan manajemen Keluaran dari tinjauan manajemen Act Plan Check 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN IMPROVE Umum Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Audit Internal Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan Pengukuran Produk Pengendalian Produk yang tidak sesuai Analisis Data Perbaikan Perbaikan berkesinambungan Tindakan Korektif Tindakan Pencegahan 7. REALISASI PRODUK Perencanaan realisasi produk Proses yang berkaitan dengan pelanggan Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk Komunikasi pelanggan Desain dan Pengembangan Perencanaan desain dan pengembangan Masukan desain dan pengembangan Keluaran desain dan pengembangan Tinjauan desain dan pengembangan Verifikasi desain dan pengembangan Validasi desain dan pengembangan Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Pembelian Proses pembelian Informasi pembelian Verifikasi produk yang dibeli Produksi dan Penyediaan Jasa Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Identifikasi dan mampu telusur Milik Pelanggan Preservasi produk Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA Penyediaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia Umum Kompetensi, pelatihan dan kesadaran Prasarana Lingkungan Kerja Do

44 Klausul 1: Lingkup

45 Klausul 1.2: Aplikasi

46 Persyaratan Dokumentasi
ISO 9001; klausa 4 4 Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Umum 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.4 Pengendalian Rekaman 4.2.2 Manual Mutu 4.2.1 Umum 4.2.3 Dokumen

47 ISO 9001; klausa 4

48 ISO 9001; klausa 4

49 ISO 9001; klausa 4

50 ISO 9001; klausa 4

51 ISO 9001; klausa 4

52 Tanggung jawab manajemen
ISO 9001; klausa 5 (1) 5 Tanggung jawab manajemen 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu

53 kewenangan dan komunikasi
ISO 9001; klausa 5 (2) 5 Tanggung jawab manajemen 5.4 Perencanaan 5.5 Tanggung jawab, kewenangan dan komunikasi 5.6 Tinjauan Manajemen 5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 5.5.1 Tanggung jawab dan kewenangan 5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.3 Komunikasi Internal 5.6.1 Umum 5.6.2 Masukan Tinjauan 5.6.3 Keluaran

54 ISO 9001; klausa 5 (5)

55 ISO 9001; klausa 6 6 Manajemen Sumberdaya 6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Manusia 6.2.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian 6.2.1 Umum 6.3 Infrastruktur 6.4 Lingkungan Kerja

56 ISO 9001; klausa 6

57 ISO 9001; klausa 6

58 ISO 9001; klausa 6

59 ISO 9001; klausa 6

60 Peninjauan persyaratan Penentuan persyaratan
ISO 9001; klausa 7 (1) 7 Realisasi Produk 7.1 Perencanaan 7.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan 7.2.2 Peninjauan persyaratan terkait dengan produk 7.2.1 Penentuan persyaratan 7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan

61 ISO 9001; klausa 7 (1)

62 ISO 9001; klausa 7 (2)

63 ISO 9001; klausa 7 (3) 7.3 Disain dan Pengembangan
7.3.1 Perencanaan Disain dan Pengembangan 7.3.2 Masukan Disain dan Pengembangan 7.3.3 Keluaran Disain dan Pengembangan 7.3.4 Tinjauan Disain dan Pengembangan 7.3.5 Verifikasi Disain dan Pengembangan 7.3.6 Validasi Disain dan Pengembangan 7.3.7 Perubahan Disain dan Pengembangan

64 ISO 9001; klausa 7 (3)

65 ISO 9001; klausa 7 (3)

66 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli
ISO 9001; klausa 7 (4) 7.4 Pembelian 7.4.1 Proses Pembelian 7.4.2 Informasi Pembelian 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli

67 ISO 9001; klausa 7 (5) 7.5 Penyediaan Produksi dan Jasa
7.5.1 Pengendalian penyediaan produksi dan jasa 7.5.2 Validasi proses untuk penyediaan produksi dan jasa 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur 7.5.4 Milik pelanggan 7.5.5 preservasi produk 7.6 Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran

68 ISO 9001; klausa 7 (5)

69 ISO 9001; klausa 7 (5)

70 ISO 9001; klausa 7 (5)

71 ISO 9001; klausa 7 (5)

72 ISO 9001; klausa 7 (6)

73 Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan Pengukuran Produk
ISO 9001; klausa 8 (1) 8.2 Pemantauan dan pengkuruan 8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit Internal 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.1 Umum

74 ISO 9001; klausa 8 (2)

75 ISO 9001; klausa 8 (2)

76 ISO 9001; klausa 8 (2)

77 ISO 9001; klausa 8 (2)

78 Penyempurnaan Berkelanjutan
ISO 9001; klausa 8 (3,4,5) 8.5 Penyempurnaan 8.5.1 Penyempurnaan Berkelanjutan 8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.3 Pengendalian produk tidak sesuai 8.4 Analisa data

79 ISO 9001; klausa 8 (3)

80 ISO 9001; klausa 8 (4)

81 ISO 9001; klausa 8 (5)

82 ISO 9001; klausa 8 (5)

83 GAMBARAN TENTANG STANDAR SISTEM MANAJEMEN LK3 ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001:2007

84 Evolusi Sistem Manajemen K3
patuh pada aturan Manajemen Resiko Mencegah Kecelakaan Present & Future Pro aktif Perbaikan setelah kecelakaan Reaktif Yesterday Kaku Penetapan Goal internal & Taat jika ada aturan & Pembuatan aturan internal

85 MODEL ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001:2007 Pemeriksaan Perbaikan
Berkelanjutan Kebijakan K3 Tinjauan Manajemen Perencanaan Penerapan dan Operasi Pemeriksaan

86 ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001:2007 - 1. Ruang Lingkup
2. Publikasi Acuan 3. Istilah dan Definisi 4. Persyaratan Sistem Manajemen K3 4.1 Persyaratan Umum 4.2 Kebijakan K3 4.3 Perencanaan 4.4 Penerapan dan Operasi 4.5 Pemeriksaan dan Tindakan Perbaikan 4.6 Tinjauan Manajemen

87 Persyaratan Sistem Manajemen K3
ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001; klausul 4 4 Persyaratan Sistem Manajemen K3 4.1 Persyaratan Umum 4.3 Perencanaan 4.3.3 Tujuan dan Program 4.3.2 Peraturan dan Persyaratan Lainnya 4.3.1 HIRADC 4.2 Kebijakan K3

88 4.1. Organisasi harus komitmen dan konsisten  penetapan R. Lingkup
4.2. Top manajemen harus menetapkan dan mengesahkan Kebijakan K3  3 pilar komitmen harus tercakup didalamnya, dikomunikasikan, tersedia bagi pihak terkait, ditinjau secara periodik dsb

89 4.3.1 ASPECT & HIRA  DC (Perlu kontrol apa lagi ya?)
Bagaimana parahnya (consequence/severity)? Dapatkah diterima (accept)? Existing Control? Apa masalahnya (hazard)? 10 item Bagaimana terjadi (likelihood)? Metode HIRA?

90 Pertimbangan penetapan kontrol (Determining control)….
Pengurangan resiko harus mengikuti hirarki pengendalian resiko: a) eliminasi b) substitusi c) engineering controls/rekayasa d) signage/warnings and/or administrative controls (peringatan/rambu/pengendalian administrasi) e) personal protective equipment/APD PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENTS ADMINISTRATIVE ENGINEERING SUBSTITUTION ELIMINATION

91 4.3.2. Identifikasi, Akses, Mana yang berlaku, Update informasi dan dikomunikasikan
Tujuan  Specific & Measurable Program  Achievable, Realistic, Time Frame & harus ditinjau

92 ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001; klausul 4.4 (1)
Penerapan dan Operasi 4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang 4.4.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian & Komunikasi, partisipasi dan konsultasi 4.4.4 Dokumentasi

93 Penyediaan sumberdaya, penetapan peran, tanggung jawab dan wewenang dan penunjukkan wakil manajemen  diketahui di seluruh organisasi 4.4.2. Kompetensi personil  dasar kompetensi Pelatihan/Cara lain  pemenuhan kompetensi Kepedulian  item minimal Pertimbangan dalam prosedur pelatihan

94 Reaktif 4.4.3.1. Komunikasi (Internal & Eksternal)
Partisipasi (Internal) & Konsultasi (Eksternal) organisasi, kontraktor, tamu Reaktif Pekerja kontraktor, pihak terkait

95 Disyaratkan standard & ditetapkan oleh organisasi
DOKUMENTASI SML 1 2 3 4 KONTROL DOKUMEN Disyaratkan standard & ditetapkan oleh organisasi

96 ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001; klausul 4.4 (2)
Penerapan dan Operasi 4.4.5 Pengendalian dokumen 4.4.6 Pengendalian Operasional 4.4.7 Kesiagaan dan Tanggap darurat

97 4.4.6. Pengendalian Operasional Prosedur harus dibuat Kriteria operasi
Kontrol kontraktor dan tamu “Change Management” harus diatur Pembelian barang dan jasa Kesiagaan dan Tanggap Darurat Emergency Response Plan  Identifikasi Do  Jalankan jika ada kejadian Check  Simulasi, uji prosedurnya, berkala Action  Tinjau, jika perlu revisi prosedurnya, berkala OUT OF CONTROL?

98 ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001; klausul 4.5 (1)
Pemeriksaan 4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran Kinerja 4.5.2 Evaluasi Penaatan

99 4.5.1. Pemantauan dan Pengukuran Kinerja
Secara berkala pada basis reguler Qualitative atau quantitative Untuk pemantauan dan pengukuran Kesehatan ≈ Keselamatan Kalibrasi dan pemeliharaan alat pantau dan ukur Evaluasi Penaatan untuk peraturan ≈ untuk persyaratan lainnya legal vs data hasil pantau dan ukur  Taat?

100 ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001; klausul 4.5 (2)
Pemeriksaan Investigasi Insiden 4.5.4 Pengendalian Rekaman 4.5.5 Audit Internal Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan

101 tentukan faktor penyebab terjadinya dilakukan pada waktu yang tepat
Investigasi Insiden tentukan faktor penyebab terjadinya dilakukan pada waktu yang tepat setiap tindakan perbaikan atau pencegahan  mengacu pada klausa didokumentasikan dan dikomunikasikan hasilnya Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Mencegah tidak terulang Mencegah tidak terjadi Pertimbangan HIRA sebelum penerapan

102 Keputusan dan Tindakan – 4 item
ISO 14001: 2004 & OHSAS 18001; clause 4.6 oleh Top Manajemen pada selang waktu terencana 4.6 Management review Agenda 9 item (input) Keputusan dan Tindakan – 4 item (output)

103 IMPLEMENTATION ?

104 System Design & Development System Implementation
IMPLEMENTATION METHODOLOGY Module 1 Baseline Analysis Module 2 Training Module 3 System Design & Development Module 4 System Implementation Module 5 Internal Audit Module 6 Pre-Assessment Module 7 Follow-up Assessment

105 OBSTACLES TO IMPLEMENTATION
1. Lack of Commitment 2. Resistance of people 3. Lack of Resources 4. Time Constraint 5. Lack of Involvement 6. Lack of Understanding 7. Lack of Measurement and Monitoring 8. External Limitation

106 HOW TO OVERCOME THE OBSTACLES
1. Get Commitment 2. Provide Enough Resources 3. Training 4. Set up Performance Indicators

107 Internal Benefits of ISO 9000 Implementation
Improves Management efficiency Planning Problem-solving Supplier control Communications Ability to change Discipline Staff Morale Use Standard as a promotional tool Reduces Duplicate effort Re-work Waste Costs Staff turnover

108 External Benefits of ISO 9000 Implementation
Improves Product and service Quality Improved Customer Service Repeat sales Company image Kept existing customers Improved market share Reduces Complaints Warranty claims

109 CERTIFICATION ?

110 WHY DO WE NEED TO BE CERTIFIED ?
TO SHOW COMPANY’S COMITMENT IN ORDER TO COMPLY WITH ISO 9001 REQUIREMENT TO ESTABLISH DOCUMENTED SYSTEMS WHICH PROVIDE EVIDENCE TO EXTERNAL AUDITORS THIRD PARTY VERIFICATION

111 CERTIFICATION PROCESS
APPLY TO THE CERTIFICATION BODY CHOOSEN DOCUMENT ASSESSMENT (DESK TOP AUDIT) PRE-ASSESSMENT AUDIT (OPTIONAL) ASSESSMENT CERTIFICATION SURVEILLANCE AUDIT (PERIODICAL)