Modern Office Administration

Presentasi berjudul: "Modern Office Administration"— Transcript presentasi:

1 Modern Office Administration
Fungsi Surat Dinas A. Umum Alat komunikasi tertulis untuk sampaikan informasi B. Khusus Wakil penulis berhadapan dengan penerima surat Alat pengingat ( Arsip ) Pedoman kerja ( SK, Surat Instruksi ) Bukti Tertulis ( Perjanjian ) Alat bukti ( Perkembangan instansi ) Modern Office Administration

2 TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
Definisi Surat Menurut Zaenal Arifin Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pihak satu (org, instansi) kepada pihak kedua Surat adalah kertas yang berisi bahan komunikasi tertulis dari seseorang kepada orang lain Modern Office Administration

3 Syarat Surat Dinas Yang Baik
Format Menarik & sesuai ketentuan (wujud fisik menarik) Bahasa Jelas, Ringkas, Tegas, Padat, Lengkap, Tepat, Sopan Harus bercirikan formal atau Kedinasan Penggunaan Bahasa Indonesia Baku Modern Office Administration

4 Modern Office Administration
SYARAT PENULIS SURAT Menguasai : Materi komunikasi Bahasa Pemikiran penerima surat Posisi dalam hubungan kerja penulis dan pembaca Tehnik korespondensi LANGKAH PENULISAN SURAT Penegasan tujuan penulisan surat Pengumpulan data / informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan konsep Penyelesaian Modern Office Administration

5 KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT
Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip Modern Office Administration

6 Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. Bagian-bagian dari surat dinas : a. kepala surat dinas; b. pembuka surat dinas; c. isi surat dinas; dan d. penutup surat dinas.

7 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Contoh Surat Dinas DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL LPP GLOBAL EDUKASINDO Jl. Sukonandi No. 19 Yogyakarta Telp. (0274) 55813 10 ketukan Nomor : tanggal surat……… Lampiran : 1 inci Hal : Yth. ____________ ________________ ______ ______________________________________ ____________________ nama jabatan tanda tangan Tembusan : nama pejabat NIP 15 ketukan …………… 1 ½ inci 215 mm

8 Modern Office Administration
KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat/mengeluarkan surat. Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek surat. Modern Office Administration

9 Frase pembuka sebuah surat resmi :
Dengan ini kami beritahukan bahwa…………. Bersama ini kami kirimkan …….. Dalam rangka……… Diberitahukan dengan hormat ……… Menyusul surat kami tanggal…….. Membahas surat Anda no…….. perihal….. Sehubungan dengan……… Sehubungan dengan surat saudara tanggal…… Menunjuk surat pemberitahuan dari…….. bahwa……. maka…..

10 Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain :
Sesuai dengan surat perjajian………. Seperti Saudara ketahui……… Berikut ini kami sampaikan…….. Sehubungan dengan hasil rapat……. Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..

11 Kalimat Penutup yang baik :
Atas perhatian dan bantuan Saudara kami sampaikan terima kasih Kami mengharap bantuan Saudara Kami menunggu kabar dari Saudara Besar harapan kami akan

12 Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku , antara lain :
Mudah-mudahan pertimbangan yang kami kemukakan bermanfaat bagi Saudara Kami harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini kepada staf/pegawai di lingkungan unit kerja Saudara Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini

13 Jenis-Jenis Surat Dinas
Surat Undangan Surat Pengantar Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Bantuan Surat Keterangan Surat Tugas Surat Edaran Surat Pernyataan Surat Pengumuman Surat Peringatan Surat Ucapan Terima Kasih Surat Permohonan Izin Surat Pemberian Izin Surat Perintah Kerja Surat Perjanjian Kerja Surat Keputusan Surat Pengusulan Surat Susulan Surat Kuasa Surat Panggilan Surat Berita Acara Surat Laporan Surat Rekomendasi Surat Penunjukan Surat Pemberi Bantuan Modern Office Administration