Pengelolaan rapat Novi Trisnawati.

Presentasi berjudul: "Pengelolaan rapat Novi Trisnawati."— Transcript presentasi:

1 Pengelolaan rapat Novi Trisnawati

2 Kenapa harus rapat…... Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi organisasinya Informasi semua orang sama Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming dari persoalan Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi Mencari komitmen bersama

3 Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan balai pustaka
Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang majelis

4 Kesimpulan Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama.

5 Tujuan Rapat : Untuk memecahkan suatu masalah.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. Sebagai alat koordinasi Bisnis dan Manajemen

6 Jenis-jenis Rapat Rapat Berdasarkan Tujuan : Rapat Berdasarkan sifat
Rapat Berdasarkan jangka waktu Rapat Berdasarkan Frekuensi Rapat Berdasarkan Nama Bisnis dan Manajemen

7 Berdasarkan Sifat Berdasarkan Tujuan Rapat Penjelasan
Rapat Pemecahan Masalah Rapat Perundingan Berdasarkan Sifat Rapat Formal Rapat Informal Rapat Terbuka Rapat Tertutup

8 Berdasarkan Jangka Waktu
Rapat Mingguan Rapat Bulanan Rapat Semester Rapat Tahunan Berdasarkan Frekuensi Rapat Rutin Rapat Insidental

9 Berdasarkan Nama Rapat Kerja Rapat Dinas Musyawarah Kerja

10 Syarat-Syarat Rapat Persiapan Rapat Pelaksanaan Rapat

11 Persiapan Rapat Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun Penentuan Tempat Akomodasi Konsumsi Media/Peralatan

12 Suasana Rapat berlangsung terbuka Peserta Rapat berpartisipasi aktif
Pelaksanaan Rapat Suasana Rapat berlangsung terbuka Peserta Rapat berpartisipasi aktif Adanya kendali dari ketua rapat Hindarkan debat kusir Bahasa harus komunikatif Hindarkan monopoli ketika berbicara Adanya keputusan dan kesimpulan rapat Adanya Notulen Acara Rapat Media Rapat Waktu

13 Unsur-unsur rapat Tujuan Rapat Masalah yang akan dibicarakan
Pemimpin Rapat Peserta Rapat Media Rapat Notulis

14 1. Tujuan Rapat Untuk memecahkan suatu masalah.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. Bisnis dan Manajemen

15 2. Masalah yang akan dirapatkan
Permasalah meliputi permasalahan ringan, sedang dan berat yang memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula salah satu cara dengan mengadakan rapat. 3. Pemimpin Rapat Tipe otoriter Tipe demokratis Tipe laissez-faire Bisnis dan Manajemen

16 4. Peserta Rapat Sifat atau karakter peserta rapat 1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara 3) Tipe pendengar 4) Tipe pemberi semangat 5) TIpe inisiatif 6) Tipe pemberi informasi 7) Tipe penyerangan b. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Sebagai penyimpul 3) Sebagai penyumbang data 4) Sebagai penerima hasil keputusan 5) Sebagai pembantu pemimpin Bisnis dan Manajemen

17 Notulis adalah seseorang yang menulis
5. Media Rapat Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board Lampu penerangan Flip chart Sound system Alat tulis OHP, komputer dll,. 6. Notulis Notulis adalah seseorang yang menulis Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat Bisnis dan Manajemen

18 Teknik Penyelenggaraan Rapat
Persiapan rapat Pelaksanaan Rapat Pelaporan Sarana Komunikasi/bahasa

19 Persiapan administrasi Persiapan ruangan Persiapan akomodasi konsumsi
1. Persiapan rapat Persiapan administrasi Persiapan ruangan Persiapan akomodasi konsumsi Kesehatan dan keamanan Bisnis dan Manajemen

20 2. Pelaksanaan rapat Pembukaan rapat Pembagian tugas Rapat kelompok
Rapat pleno Perumusan Reproduksi Bisnis dan Manajemen

21 4. Sarana komunikasi (bahasa)
3. Pelaporan Pelapor Penerima laporan Bahan yang dilaporkan 4. Sarana komunikasi (bahasa) Paragraf yang runtut Kalimat yang efektif Bisnis dan Manajemen

22 Alat Tulis dan Perlengkapan Akomodasi
Keperluan Rapat Bahan Alat Tulis dan Perlengkapan Akomodasi Bisnis dan Manajemen

23 Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya
Bahan Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya Makalah yang akan dibahas dalam rapat Peraturan-peraturan yang diperlukan Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media cetak/elektronik. Bisnis dan Manajemen

24 Alat Tulis dan Perlengkapan
Pensil, Bolpoin, Penghapus Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat Komputer/Laptop Sound System Overhead Proyektor (OHP) Video Tape Recorder White Board Camera Bisnis dan Manajemen

25 Akomodasi dan Konsumsi
Hotel/Penginapan Transportasi Makanan dan Minuman

26 MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
Macam-macam Tata Ruang Rapat Perencanaan Cahaya Perencanaan Warna Perencanaan Udara Penataan Suara

27 Surat Undangan tidak resmi Surat Undangan setengah resmi
Teknik Menyusun Undangan Rapat Surat Undangan resmi Surat Undangan tidak resmi Surat Undangan setengah resmi

28 Contoh : Undangan Rapat dinas
Surat Undangan Resmi Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang. Contoh : Undangan Rapat dinas

29 Surat Undangan tidak resmi
Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh yang mengundang. Contoh : Undangan Pernikahan, Khitanan, dan Syukuran.

30 Surat Undangan Setengah Resmi
Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi. Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

31 Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat :
Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan Mengetahui tema dan tujuan rapat Mengetahui keadaan calon peserta rapat Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat Mengetahui peralatan yang akan digunakan Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat Mengetahui keadaan ruang rapat Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman Mengetahui tata tertib rapat

32 Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara rapat :
Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan Urutan acara rapat terdiri dari : Pembukaan Pengarahan dari pemimpin rapat Pelaksanaan rapat Pembawa acara membacakan hasil rapat Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan Mengetahui tema dan tujuan rapat

33 Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat Mengetahui peralatan yang akan digunakan Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat Mengetahui keadaan ruang rapat Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman Mengetahui tata tertib rapat

34 Pertemuan para eksekutif muda
Contoh Agenda Rapat Pertemuan para eksekutif muda Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul di ruang Presidential Hotel Indonesia. Agenda : 1. Laporan dari rapat sebelumnya 2. Perkenalan produk baru 3. Tanggapan terhadap produk baru 4. Pemasaran produk/promosi 5. Pembagian wilayah pemasaran 6. Persiapan promosi 7. Tanggal untuk rapat selanjutnya